Feedbackgespräch: Nutze deine Chance!

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Ein Termin, an dem sich die Geister scheiden: das Feedbackgespräch mit deinem Vorgesetzten. Während sich so manch einer am liebsten vor diesem Talk drücken würde und sich bei ihm an besagtem Tag bereits morgendliches Bauchgrimmen einstellt, fiebern andere dem Datum förmlich entgegen. Der eine fürchtet sich vor harscher Kritik, der andere kann es kaum erwarten, endlich zu erfahren, wie sein Chef ihn und seine Arbeitsweise beurteilt. Eines ist das Feedback-Gespräch auf jeden Fall: aufschlussreich.

Was ist ein Feedbackgespräch?

Turnus

Je nach Unternehmenskultur ist ein Feedbackgespräch in deinem Betrieb mehr oder weniger etabliert. In den letzten Jahrzehnten hat sich jedoch in den meisten Unternehmen diese Art von Chef-Mitarbeiter-Dialog zum Standard entwickelt. Mindestens einmal pro Jahr, manchmal auch halbjährlich oder sogar quartalsmäßig steht es dann an. Aber: Gerade in kleineren Firmen oder Familienbetrieben kommt es immer noch vor, dass diese Art des Bilanzziehens nicht fest im Jahreskalender verankert ist.

Witzig zu beobachten ist, dass sich oftmals diejenigen Angestellten, die in Betrieben arbeiten, die kein solches Gespräch anbieten, eigentlich einen festen Feedback-Termin wünschen würden. Andererseits stöhnen in der Regel viele derer, die in festem Rhythmus diese Besprechungen bestreiten müssen oder dürfen, über diese. Das liegt wohl daran, dass solch ein Gespräch immer zwei Seiten hat: Es bietet zum einen die Chance, selbst Bilanz zu ziehen, seine Erfolge darzustellen und Kritik zu äußern, zum anderen wird man selbst und die eigene Arbeitsleistung aber auch vom Gegenüber genau unter die Lupe genommen. Das birgt Chancen, aber auch Risiken.

Charakteristik

Ein gutes Feedbackgespräch sollte immer ein Dialog sein. Es wird geführt zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem und soll eine Rückmeldung über das Verhalten einer Person sein – und zwar in beide Richtungen. Sinn und Zweck des Unterfangens ist es, einen ungezwungenen Rahmen zu schaffen, bei dem beide gemeinsam Bilanz ziehen, Gewesenes bewerten und Zukünftiges planen können. Im Mittelpunkt steht der Austausch über die Arbeitssituation des Angestellten, seine Arbeitsleistung und sein generelles Befinden im Team bzw. im Unternehmen. Von beiden Seiten dürfen Lob und Kritik geäußert werden, doch auch Wünsche bezüglich der weiteren Zusammenarbeit oder der beruflichen Fortbildung haben hier Platz.

Voraussetzung dafür, dass dies in diesem Sinne gelingt, ist ein Mindestmaß an Vertrauen – auf beiden Seiten. Als Mitarbeiter werde ich mich zu bestimmten Themen nur offen äußern, wenn ich das Gefühl habe, dass mein Vorgesetzter meine Informationen vertraulich behandelt. Sprich wenn du deiner Chefin dein Herz ausschüttest und ihr erklärst, dass du dich gerade in Scheidung befindest und deshalb vielleicht ab und an emotional etwas weniger stabil bist, erwartest du Verschwiegenheit von ihr. Empfängt dich am nächsten Morgen dein komplettes Team mit mitleidigen Blicken, und auf deinem Arbeitsplatz liegt bereits eine Packung Taschentücher parat, ist da wohl was schief gelaufen. Es ist davon auszugehen, dass du in Zukunft Privates im Mitarbeitergespräch aussparen wirst. Das ist natürlich dein gutes Recht, trübt aber dennoch die Vertrauensbasis ein.

Tipp: Locker bleiben!

Obwohl ein Hierarchiegefälle allein durch die Kombination Vorgesetzter – Mitarbeiter gegeben ist, sollte die Gesprächssituation für beide Seiten angenehm sein. Jeder sollte sich wohl und relativ sicher fühlen. Das ist natürlich leichter gesagt als getan. In der Realität wirst du wahrscheinlich erst einmal einige Feedbackgespräche mit anfänglichem Herzklopfen und schweißnassen Händen über dich ergehen lassen müssen, bevor sich auch bei dir langsam die nötige Routine einstellt. Aber ruhig Blut: Hier spielt die Zeit für dich, denn mit zunehmendem Alter und Erfahrung wächst in der Regel die Gelassenheit, mit der man solche Termine wahrnimmt. Sicherlich wirst du auch einige negative Erlebnisse in solchen Gesprächen verbuchen müssen, aber das bringt dich weiter und schult dich für die nächste Runde. Nimm es sportlich!

Auf jeden Fall sollte der Termin in einem separaten Büro oder Besprechungszimmer stattfinden, sodass man ungestört ist. Das ist Grundvoraussetzung für eine vertrauensvolle Atmosphäre. Ein gutes Gespräch gliedert sich in drei Hauptpunkte: das Feedback, also die Rückmeldung, die Zielsetzung und die persönliche Entwicklung.

Und jetzt noch zum Gehalt

Die Gretchenfrage beim Feedbackgespräch: Darf hier überhaupt das Thema Geld zur Sprache kommen? Generell gilt: Eigentlich sollten Gehaltserhöhungen sowie Beförderungen nicht Gegenstand des Gesprächs sein. Für diese Themen bietet es sich an, gesonderte Besprechungen zu vereinbaren.

Allerdings hängt die Vorgehensweise hier sehr von der Unternehmenskultur ab. So gibt es durchaus Betriebe, in denen alle diese Aspekte in einem Aufwasch behandelt werden. Wichtig ist jedoch vor allem, dass der Mitarbeiter weiß, was ihn beim Termin erwartet. Denn nur dann kann er sich entsprechend darauf vorbereiten.

Die richtige Vorbereitung auf das Gespräch

Eine gute Vorbereitung ist bereits die halbe Miete, das gilt auch für das Mitarbeitergespräch. Zunächst einmal ist es wichtig, dass du dich darüber informierst, wie der Termin formal ablaufen wird. Bringe in Erfahrung,

• wo das Gespräch stattfindet,
• wer alles daran teilnimmt und
• wie lange es dauert.

Als nächstes solltest du dir darüber im Klaren sein, welche Themen besprochen werden. Geht es um deine Projekte, die Ergebnisse, deine Leistung und deine Situation im Unternehmen? Oder wird bei euch in der Firma zu diesem Termin auch das Thema Verdienst angesprochen? Werde dir auch klar darüber, was du kommunizieren möchtest. Bist du zum Beispiel insgeheim scharf auf den Posten deines Kollegen und möchtest das durch die Blume anbringen?

Egal, wo der Fokus liegt: Wichtig ist, dass du weißt, was auf dich zukommt und was du zu den unterschiedlichen Themenbereichen loswerden möchtest. Überlege dir auch, wie du bestimmte Dinge kommunizieren willst.

Beispiel: Dein Chef fragt dich: „Was war Ihrer Meinung nach Ihre beste Leistung für die Firma im letzten Jahr?“ Tja, da musst du dir jetzt erstmal Gedanken machen, schließlich willst du dich bestmöglich präsentieren. Doch jetzt noch Überlegungen anzustellen, dafür ist während des Gesprächs keine Zeit. Du solltest auf solche Standardfragen bereits vorab mögliche Antworten bzw. den Grundtenor, den du abgeben möchtest, parat haben.

Am besten, du beschäftigst dich vorab zuhause oder auch im Büro, wenn du dort die nötige Ruhe findest, mit deinem Arbeitsleben im letzten Jahr. Lasse für dich Revue passieren, welche Projekte du behandelt hast, was gut lief, aber auch was dir nicht geglückt ist, und überlege für dich, warum das so war. Denke ruhig auch einen Schritt weiter: Was würdest du anders machen? Warum? Wo siehst du Entwicklungschancen für dich? Auch der Blick nach vorne gehört dazu: Welche Aufgaben möchtest du in Zukunft erledigen, wo zieht es dich hin? Was brauchst du, um dorthin zu gelangen?

Typische Fragestellungen

Als Hilfestellung zur Vorbereitung auf ein Feedbackgespräch können dir folgende Fragen dienen, die du für dich selbst beantworten solltest:

• Welche Tätigkeiten und Projekte habe ich im letzten Jahr im Job übernommen und bearbeitet?
• Wie sieht meine persönliche Bilanz zu diesen Aufgaben aus? Was lief gut, was schlecht?
• Wieso waren die Ergebnisse entsprechend?
• Was würde ich anders machen? Warum?
• Wie fühle ich mich in meiner aktuellen fachlichen Position?
• Wohin möchte ich mich entwickeln und was sind meine konkreten Ziele im Unternehmen?
• Wie fühle ich mich im Team?
• Was wären meine Wünsche für die Zukunft, auch in puncto Fortbildung, Ausstattung, usw.?

Verhalten im Feedbackgespräch

Es ist soweit: Der Termin steht an. Du hast dich bestens präpariert, jetzt sitzt du im Besprechungsraum. Es kann losgehen. Zu deiner Entspannung sei gesagt: Ein Feedback-Gespräch richtig zu führen, ist eine Kunst – und diese beherrscht sicherlich auch nicht jeder Vorgesetzte. Fehler können also beide Seiten machen.

Für dich stellt sich jetzt die Frage, wie du mit dem geäußerten Feedback umgehst. Reicht dir deine Chefin zunächst einmal verbal ein dickes Geschenk in Form eines Lobs herüber, fällt es noch leicht, das anzunehmen. Schwieriger wird es da schon mit konkreter Kritik. Doch es gibt eben auch Geschenke, deren wahren Wert man erst auf den zweiten Blick erkennt. Die Kunst liegt darin, dem ersten Reflex, nämlich dem zur Verteidigung, nicht nachzugeben, und das Gesagte erst einmal sacken zu lassen. Nichts wirkt unprofessioneller, als wenn du sofort in die Rechtfertigungsschiene einbiegst und dem Chef klar machen willst, warum die Ergebnisse so dürftig waren und wieso du dafür aber wirklich nicht verantwortlich bist. Fängst du jetzt noch an, deine Kollegen schlecht zu machen und dich in Schuldzuweisungen zu verlieren, hast du dein erstes Feedback-Gespräch ordentlich in den Sand gesetzt.

Übrigens: Eine beliebte Methode der Gesprächsführung ist die Sandwich-Methode. Diese sieht folgendermaßen aus: Dein Chef will Kritik charmant verpacken und „schichtet“ sozusagen zwischen zwei gute Nachrichten zu dir oder deinem Arbeitsverhalten einen Kritikpunkt. Das ist ein klassischer Kniff, um dir Kritik besser verdaulich zu servieren.

Impulskontrolle: der einfachste Trick

Doch wie schafft man es, richtig zu reagieren und die Situation souverän zu meistern? Ein hilfreicher Tipp ist die sogenannte Impulskontrolle. Die meisten schalten bei an ihrer Person geäußerter Kritik nämlich automatisch in den Verteidigungsmodus. Wer jedoch den Impuls zu widersprechen unterdrücken möchte, dem hilft oft ein ganz einfacher Trick: Statt mit einem „Ja, aber…“ durchzustarten, fragst du dein Gegenüber einfach direkt nach einem konkreten Beispiel, an dem er seine Kritik festmachen kann. So gewinnst du nicht nur Zeit, mit deinen Impulsen zu ringen, sondern erfährst vielleicht auch noch Details, die zu einem besseren Verständnis des Feedbacks beitragen.

Natürlich ist es nicht nur erlaubt, sondern auch gewünscht, dass du dich nun im Feedbackgespräch auch zu der Kritik äußerst. Versuche aber nicht, eine Abwehrhaltung einzunehmen, sondern öffne zum Beispiel den Blick nach vorn. Bemängelt dein Chef etwa deine unsichere Art bei Präsentationen, so frage doch an, ob es möglich wäre, dich auf eine passende Rhetorikschulung zu schicken. Mit dieser Reaktion nimmst du seine Kritik an, zeigst Bereitschaft, dazu zu lernen und machst einen sinnvollen Vorschlag, an das gesetzte Ziel zu gelangen. Damit lässt sich sicherlich punkten.

Chancen nutzen

Wenn du es schaffst, eine sachlich formulierte Kritik an dich heran zu lassen, hast du schon vieles richtig gemacht. Wichtig ist jedoch, die Kritik nicht als Kränkung, sondern als Chance zu sehen: als Möglichkeit, daran zu wachsen und sich zu verbessern. Kannst du die geäußerte Kritik nachvollziehen, geht es im nächsten Schritt daran, Ideen zu entwickeln, wie man seine Arbeitsleistung optimieren kann. Und damit bist du schon in einem konstruktiven Prozess, der dich sicher weiterbringt.

Manchmal ist es jedoch auch so, dass man die Kritik des Vorgesetzten absolut nicht nachvollziehen kann. Fremd- und Selbstwahrnehmung sind eben nur selten deckungsgleich. So gibt es eventuell Hard oder Soft Skills, die du selbst bei dir als überdurchschnittlich beurteilst, der Vorgesetzte aber für verbesserungswürdig hält. Hier wird es schwierig. Im Gespräch selbst ist angeraten, diesbezüglich trotzdem eher zurückhaltend zu bleiben und die Kritikpunkte erst einmal sacken zu lassen. Mach dir zuhause in einer ruhigen Minute noch einmal Gedanken hierzu. Manchmal hilft es auch, einen vertrauten Kollegen oder den Partner zu dem Thema und der abweichenden Fremdwahrnehmung durch den Chef zu befragen.

Grenzen ziehen im Gespräch

Kannst du den Standpunkt deines Chefs absolut nicht verstehen, bitte um ein klärendes Gespräch. Du musst ihm natürlich dann auch anhand konkreter Beispiele darlegen können, warum du seine Sichtweise nicht unterstreichen kannst. Könnt ihr auf Dauer diese unterschiedliche Einschätzung nicht überwinden, wird es schwierig für die weitere berufliche Zusammenarbeit.

Im Idealfall ist es jedoch so, dass dir das Feedback aus deinem Jahresgespräch dabei hilft, deine Selbstwahrnehmung – im gesunden Maße – zu korrigieren. Daraus lassen sich dann auch Maßnahmen ableiten, mit denen du deine weitere Karriere gezielt fördern kannst.

Fazit

Ein Feedbackgespräch sollte in einem angenehmen, persönlichen und professionellen Rahmen stattfinden. Optimal ist ein Dialog zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter auf Augenhöhe, in dem beide Seiten Bilanz ziehen, ihre Einschätzung zur Arbeitsleistung und zum Arbeitsverhalten wiedergeben und gemeinsam die zukünftigen Ziele und ihr Erreichen besprechen und planen. Wichtig für dich ist, dass du dich gut vorbereitest und auch Kritikfähigkeit zeigst.

Übrigens: Ein Feedbackgespräch sagt auch viel über denjenigen aus, der Feedback gibt. Und das kannst du durchaus auch als Nutzen sehen: Denn im Dialog erfährst du auch einiges über deinen Vorgesetzten.

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