Meetings in Corona-Zeiten: 14 Tipps für effektivere Online-Besprechungen
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Sagen wir es mal so: Ohne das Internet und entsprechende Online-Tools wären wir in Zeiten von Corona, in denen wir zuhause bleiben und den Kontakt mit anderen vermeiden sollen, ziemlich aufgeschmissen. Doch glücklicherweise leben wir im 21. Jahrhundert und haben somit allerhand Möglichkeiten, um uns auch ohne physischen Kontakt miteinander auszutauschen. Wenn du zur Zeit auch von zuhause aus im Home Office arbeitest, hast du sicher schon einige Online Meetings hinter dir. Diese liefen vielleicht etwas chaotisch ab, da sie vorher nicht unbedingt zur Tagesordnung in deinem Unternehmen gehörten. Von technischen Problemen bis hin zu Kommunikationsschwierigkeiten kann da alles dabei sein.
Inhaltsverzeichnis
Damit die Zusammenarbeit trotzdem gelingt haben wir 14 Tipps für euch gesammelt, mit deren Hilfe ihr eure Besprechungen auch virtuell effektiv und effizient gestalten könnt.
#1: Findet das passende Tool
Der erste Schritt für effektivere Online-Meetings ist die Auswahl eines passenden Tools. Hier gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, beispielsweise Skype for Business, Zoom und Cisco WebEx. Für Unternehmen, die Office 365 nutzen, bietet sich auch Microsoft Teams an.
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#2: Wählt einen Moderator aus
Web-Meetings können ziemlich chaotisch ablaufen, wenn im Vornhinein nicht ein paar Dinge geklärt werden. Die Wahl eines Moderators ist dabei essenziell. Der Moderator leitet die Gesprächsführung und sorgt dafür, dass jeder Teilnehmer zu Wort kommt. Außerdem sollte er auch technische Probleme im Auge behalten und darauf achten, dass jeder gut zu hören und zu sehen ist.
#3: Legt ein spezifisches Thema fest
Um das Meeting möglichst effektiv zu halten ist es wichtig, dieses auf ein konkretes Thema zu beschränken. Das Thema muss für alle Teilnehmer interessant sein und jeder sollte etwas dazu beitragen können. Auch das Festlegen konkreter Ziele der Webkonferenz kann sehr hilfreich sein. Sobald alle Ziele erreicht wurden haben die Teilnehmer außerdem sofort das Gefühl, dass die Besprechung erfolgreich war und die Zusammenarbeit funktioniert.
#4: Macht euch mit der Technik vertraut
Bevor ihr ein Online-Meeting startet sollte sich jeder einzelne Teilnehmer mit der Technik vertraut machen. Dazu gehört sowohl das Testen von Audio als auch der Kamera. Achtet darauf, dass keine störenden Hintergrundgeräusche zu hören sind und man euch gut in der Kamera sehen kann.
#5: Seid pünktlich
Pünktlichkeit ist bei jedem Meeting wichtig – egal ob online oder offline. Doch gerade da Webkonferenzen sehr chaotisch ablaufen können, ist es hier noch essenzieller pünktlich zu erscheinen, um Verwirrungen zu vermeiden. Kommt deshalb am besten schon fünf Minuten vor Beginn in den virtuellen Konferenzraum. So habt ihr auch noch kurz Zeit, euch über private Dinge zu unterhalten, bevor es losgeht.
#6: Bereitet euch gut vor
Wie auch bei Offline Meetings hat jeder Teilnehmer die Pflicht, sich entsprechend auf das Treffen vorzubereiten. Andernfalls kann es schnell passieren, dass das Meeting den Zeitrahmen sprengt und nicht die Ergebnisse bringt, die man sich erhofft hat. Macht euch deshalb vorher Stichpunkte und überlegt euch, was ihr den anderen mitteilen möchtet oder welche wichtigen Fragen ihr habt.
#7: Sorgt für einen roten Faden
Um die Effizienz des Online Meetings zu gewährleisten, solltet ihr vorher unbedingt eine Agenda mit den wichtigsten Stichpunkten festlegen. Dies verleiht eurer Zusammenarbeit Struktur und funktioniert als eine Art Wegweiser. Zudem solltet ihr für die einzelnen Punkte eine Zeitspanne definieren, um euch nicht zu verrennen.
#8: Stellt Kommunikationsregeln auf
Wenn sich euer Team im Büro gemeinsam in einem Meetingraum befindet, weiß es vermutlich ganz genau, an welche Regeln es sich halten sollte. Doch nun, da dieser Raum nur noch virtuell ist, ändern sich die Regeln ein wenig. Bei einer virtuellen Zusammenarbeit kann es schnell passieren, dass alle durcheinanderreden und es zu kommunikativen Schwierigkeiten kommt. Deshalb ist es hier umso wichtiger, diese vorher durchzusprechen. Eine Idee wäre beispielsweise, dass Teilnehmer wie in der Schule die Hand heben und vom Moderator aufgerufen werden müssen, wenn sie etwas sagen möchten.
#9: Haltet Präsentationen übersichtlich
Wer eine Präsentation in einer Online-Besprechung halten möchte, sollte diese kurz und schlicht zu halten. Hierbei ist es wichtig, möglichst wenig Text zu verwenden und Seitenzahlen einzufügen, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten.
#10: Kein Multi-Tasking
Natürlich ist es verlockend während des Meetings nebenbei noch ein paar E-Mails zu checken, vor allem dann, wenn gerade ein Thema an der Reihe ist, welches dich nicht wirklich betrifft. Trotzdem solltet ihr alle eure ganze Aufmerksamkeit auf das Meeting richten. Dies vermittelt dem restlichen Team Respekt und Interesse. Immerhin würdest du in einem Offline-Meeting ja auch nicht einfach auf dein Handy schauen, während jemand etwas erzählt. Außerdem weißt du nie, ob das Besprochene nicht doch relevant für dich sein könnte.
#11: Zeichnet das Meeting auf
Das Praktische an Online-Meetings ist, dass es einfach ist, sie aufzuzeichnen und ihr euch somit sparen könnt, ein Protokoll zu schreiben. So kann sich jeder das Meeting im Nachhinein noch einmal ansehen, wenn er etwas noch einmal hören möchte. Natürlich könnt ihr zusätzlich trotzdem noch ein Protokoll führen, dieses kann jedoch deutlich weniger ausführlich sein als sonst.
#12: Begrenzt Zeit und Teilnehmer
Je begrenzter die Teilnehmeranzahl, desto besser. Online-Meetings können schnell außer Kontrolle geraten, wenn sich zu viele Leute in dem virtuellen Raum befinden. Außerdem kann man so auch den Überblick darüber verlieren, wer eigentlich alles in der Besprechung anwesend ist, da eventuell nicht jeder mit Bild auf dem Bildschirm angezeigt wird. Begrenzt deshalb die Teilnehmeranzahl und ladet nur die Personen ein, die wirklich wichtig für das Thema sind. Auch die Zeit sollte von vorherein begrenzt werden und es sollte euer Ziel sein, sie nicht zu überschreiten.
#13: Probiert Steh-Meetings aus
Nun da wir aufgrund der aktuellen Corona-Krise den ganzen Tag zuhause verbringen und dies größtenteils sitzend, ist es wichtig, etwas Bewegung in den Alltag zu bringen. Wie wäre es also mal mit einem Steh-Meeting anstatt eines Sitz-Meetings? Stellt dafür alle eure Laptops auf eine höhere Ablage, sodass ihr euch davor hinstellen könnt. Probiert das doch einfach mal gemeinsam aus – vielleicht kurbelt der „Perspektivenwechsel“ ja sogar eure Kreativität an und stellt sich als gute Lösung gegen das „Sitz-Problem“ heraus.
#14: Macht euch schick
In Zeiten von Corona verbringen viele von uns ihren gesamten Tag in Jogginghose oder sogar im Schlafanzug. Schließlich sieht einen ja sowieso niemand, oder? Naja, nicht ganz – in einem Online-Meeting ist immerhin die obere Hälfte deines Körpers zu sehen. Warum also diese Meetings nicht dazu nutzen, sich mal wieder etwas schicker zu machen? Manchmal kann es wirklich gut tun, sich auch zuhause für ein „Event“ herzurichten.
Fazit
Online-Konferenzen sind eine klasse Möglichkeit, um auch in Corona-Zeiten weiterhin produktiv zusammenzuarbeiten und die Kommunikation im Team aufrechtzuerhalten. Auch wenn es anfangs Schwierigkeiten hinsichtlich der Organisation geben kann, können diese mit einer entsprechenden Vorbereitung schnell beseitigt werden. Die Lösung sind hierbei ein paar feste Regeln und der Zusammenhalt des Teams. Mit unseren Tipps steht einer produktiven Videokonferenz nichts mehr im Wege und euer Team kann trotz Corona-Krise weiterhin kreativ und erfolgreich Projekte realisieren.
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