Interne Kommunikation: Wie oft und auf welchen Wegen kommuniziere ich in dezentralen Teams?
Die Arbeit im Homeoffice unterscheidet sich sehr von der klassischen Arbeit, die direkt am eigentlichen Arbeitsplatz in der Betriebsstätte verrichtet wird. Vor allem die größere Distanz zu Ihnen als Vorgesetzten und zu anderen Kollegen*innen stellt den Mitarbeiter*in im Homeoffice vor Herausforderungen.
Dies gilt vor allem dann, wenn es sich um Projekte handelt, die im Team erledigt werden. Dann werden neue Kommunikationsstrategien und klare Strukturen benötigt, um jedes Teammitglied vollständig einzubinden und die Produktivität des gesamten Teams zu erhalten.
Eine zentrale Frage lautet für Sie als Arbeitgeber deshalb, wie die Kommunikation mit dezentralen Teams funktionieren kann.
Persönliches Kennenlernen erleichtert die spätere Kommunikation
In unserer globalisierten Welt werden Projekte zunehmend von Teams übernommen, die im schlimmsten Fall so weit von einander entfernt sind, dass sie sich nie von Angesicht zu Angesicht begegnen werden.
Wenn es sich irgendwie einrichten lässt, sollten Sie als Arbeitgeber bzw. Projektleiter*in zumindest versuchen, ein sogenanntes Kick-Off Meeting zu organisieren, bei dem sich die Teammitglieder persönlich treffen und gegenseitig kennenlernen können. Dies erleichtert die spätere Team-Kommunikation nach Auffassung von Kommunikationswissenschaftlern ungemein.
Festlegung der Kommunikationswege
Damit Sie als Arbeitgeber bzw. Projektgruppenleiter*in überhaupt mit Ihren dezentral arbeitenden Mitarbeitern*innen in Kontakt bleiben können, benötigen Sie Mittel zur Kommunikation bzw. zur Übermittlung von wichtigen Datensätzen oder Dokumenten. Da Sie sich mit dem Team nicht einfach im Konferenzraum treffen können, müssen Sie auf technische Hilfsmittel zurückgreifen. Für die Kommunikation in dezentralen Teams stehen Ihnen beispielsweise folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Telefonschaltungen
- Chaträume
- Videokonferenz-Tools
Für die Kommunikation zwischen verschiedenen Mitarbeitern*innen gibt es speziell gesicherte Anwendungen, zu dem Mitarbeiter*innen nur Zugang erhalten, wenn sie bestimmte Berechtigungen oder Passwörter besitzen.
Vor allem über regelmäßig angesetzte Videokonferenzen können Sie die Kommunikation in dezentralen Teams aufrecht erhalten, Informationen austauschen, Arbeitsschritte besprechen und Arbeitsaufträge erteilen. Wie häufig solche Konferenzen stattfinden müssen bzw. sollten, hängt vom jeweiligen Projekt sowie vom Zeitplan ab, der für das Projekt erstellt wurde.
Natürlich können Sie mithilfe solcher Videokonferenzen auch Einzelgespräche mit Mitarbeitern*innen führen, beispielsweise bei Fragen, die nicht vom gesamten Team gelöst werden müssen. Für solche Gespräche können Sie natürlich auch einfach das Telefon verwenden.
Datensicherheit bei der Kommunikation in dezentralen Teams
Die störungsfreie und vor allem sichere Übertragung von wichtigen Daten spielt bei der Kommunikation in dezentralen Teams eine wesentliche Rolle. Um zu verhindern, dass Daten in falsche Hände gelangen, können Sie ebenfalls technische Anwendungen nutzen, über die eine vor fremdem Zugriff gesicherte Kommunikation möglich ist. Dazu gehören z. B.:
- Nachrichten-Apps (für Datensätze und Dokumente)
- Digital Mindmaps (zur Sammlung von Ideen)
- File-Sharing-Tools (zur Übertragung von Daten auf mehrere Computer)
- VR Spaces (Virtual Reality, dreidimensionale Arbeits- und Präsentationsräume)
Mithilfe solcher Anwendungen ist es Ihnen als Arbeitgeber oder Projektleiter*in möglich, jederzeit auf die bisherigen Arbeitserfolge Ihres dezentralen Teams zuzugreifen und bei Bedarf einzugreifen. Damit Ihr Team dies nicht als übermäßige Kontrolle und Bevormundung ansieht, ist eine große Offenheit notwendig. Diese erreichen Sie vor allem durch eine regelmäßige Kommunikation mit Ihrem Team.
So viel wie möglich, so wenig wie nötig - gute Mischung von Kommunikationswegen
Trotz der Einschränkung durch die vorhandene Distanz stehen Ihnen also doch zahlreiche Wege offen, über die Sie die Kommunikation in dezentralen Teams aufrecht erhalten können. Allerdings ist es sinnvoll, wenn Sie sich auf die Wege beschränken, die vom Team als sinnvoll erachtet werden. Es wäre vermutlich weniger förderlich für die Stimmung im Team, wenn Sie diesem eine bestimmte Form der Kommunikation sozusagen aufzwingen.
Am effektivsten steuern und koordinieren Sie ein dezentral arbeitendes Team, wenn sie ihm auch bei der Wahl der Kommunikationsmittel den höchstmöglichen Grad an Selbstorganisation und Eigenstrukturierung zugestehen.
Vereinbarung eines Kommunikationsplans als Basis effektiver Arbeit
Vor allem in der Anfangsphase einer Teamarbeit tauchen vermehrt Fragen zu den Themen Kompetenzen, Strukturen oder Abläufe auf. In dieser Einstiegsphase ist eine intensivere Kommunikation notwendig, weil durch sie eine Optimierung der Teamarbeit ermöglicht wird.
Je klarer die Grundbedingungen für die Arbeit des Teams werden, desto weniger grundsätzliche Fragen wird es geben und desto weniger Kommunikation zwischen Ihnen und dem Team ist vermutlich nötig. Während das Team seine Arbeit erledigt, können Sie sich auf die vereinbarten Termine konzentrieren und dem Team so signalisieren, dass Sie ihm die nötige Autonomie zugestehen.
Dennoch bleibt es natürlich Ihre Verantwortung, zu gewährleisten, dass das Team erfolgreich arbeitet. Daher sollten Sie regelmäßige Rückmeldungen durch und an das das Team vereinbaren.
Ausschließlich berufliche Kommunikation über Unternehmenskanäle
Auch im beruflichen Umfeld können enge Bekanntschaften oder sogar Freundschaften mit Kollegen*innen entstehen. Daran ist nichts auszusetzen, solange die Kommunikationswege des dezentral arbeitenden Teams nicht für private Belange verwendet werden. Gerade bei der Arbeit im Homeoffice verschwimmen bekanntlich manchmal die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben und was ist einfacher, als dem Kollegen*in, mit dem man befreundet ist, schnell mal eine kurze Einladung zum Essen über den Chatroom zu schicken, in dem ein Team beruflich kommuniziert.
Gerade Sie als Arbeitgeber oder Projektleiter*in tragen hier eine große Verantwortung und es wäre kontraproduktiv, wenn Sie berufliche Kanäle nutzen würden, um mit einem befreundeten Mitarbeiter*in privat Dinge zu besprechen. Dies erweckt mit großer Wahrscheinlichkeit Begehrlichkeiten und trägt nicht zu einem guten Arbeitsklima bei. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, fällt es Ihnen leichter, eine solche Praxis anzumahnen und zu unterbinden.
Regelmäßige Kommunikation fördert den Teamgeist und das Vertrauen
Obwohl die Kommunikationswege vor allem beruflichen Belangen zu dienen haben, ist es dennoch wichtig, dass Sie bei den regelmäßigen Terminen mit dem Team nicht nur als Arbeitgeber oder Projektleiter*in wahrgenommen werden, sondern auch als Mensch, der sich für die Menschen interessiert, die für ihn arbeiten.
Wenn Sie den regelmäßigen Kontakt aufrechterhalten, stärken Sie damit den Zusammenhalt im Team und wecken zudem das Vertrauen Ihrer Teammitglieder. Wie oft Sie das Team anrufen, in Videokonferenzen treffen, im Chat anschreiben oder per E-Mail kontaktieren, müssen Sie letztlich selbst abwägen.
Bedenken Sie dabei immer, dass ein tägliches Bombardement mit Chat-Nachrichten oder E-Mails ebenso abschreckend wirkt, wie eine wochenlange Stille auf sämtlichen Kommunikationskanälen.
Es heißt für Sie als Arbeitgeber also, einen Mittelweg zu finden, der allen gerecht wird.
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