Virtuelle Messen und Konferenzen in der Krisenzeit mit Corona: Pro und Contra
Messen sind ein Teil der vielen Großveranstaltungen, die aufgrund von COVID-19 abgesagt werden mussten. Sicherheit und Gesundheit haben Priorität – darunter leidet momentan jedoch die Wirtschaft. Um diesen wirtschaftlichen Schaden zu verringern, bieten virtuelle Messen eine praktische Alternative zum realen Messeevent. Genauso finden Konferenzen von nun an kaum noch mit physisch Anwesenden statt. Virtuelle Konferenzen werden für Unternehmen immer mehr zu einer interessanten Alternativlösung. Die Dauer dieser Ausnahmesituation ist noch unklar.
Deshalb sollten sich gerade Unternehmen, die nie zuvor von Online-Konferenzen und -Messen Gebrauch gemacht haben, mit der Thematik auseinandersetzen. Wir stellen im Folgenden die Vor- und Nachteile von virtuellen Messen und Konferenzen in der Krisenzeit mit Corona gegenüber.
Entscheiden Sie selbst, ob Online-Veranstaltungen dieser Art sinnvoll für Ihr Unternehmen sind.
Was genau sind virtuelle Messen?
Bei einer virtuellen Messe können Unternehmen ihren eigenen Messestand in Form einer Webpage eröffnen. Wie bei einer Messe in der echten Welt, können Sie potenzielle und bereits überzeugte Kunden zu Ihrem Messestand einladen. Bei einem Besuch der Seite können diese Interessenten sich über Ihre Produkte oder Dienstleistungen informieren.
Bei Bedarf können Ihre Produkte sogar, mithilfe einer Augmented Reality Technologie, in Originalgröße in einem virtuellen, dreidimensionalen Raum aufgestellt werden. Wenn Ihre Kunden über die entsprechende Technik verfügen, können sie mit Ihren Produkten interagieren, d.h. sie sind in der Lage, die Objekte im virtuellen Raum zu bewegen und aus verschiedenen Winkeln zu betrachten.
Was sind virtuelle Konferenzen? Wie funktionieren sie?
Zunächst muss differenziert werden: Dem Begriff „virtuelle Konferenzen“ werden drei verschiedene Arten zugeteilt. Dazu gehört die Telefonkonferenz, welche ausschließlich eine akustische Kommunikation ermöglicht. Sie sollten von ihr Gebrauch machen, wenn Sie ausschließlich über Ton Informationen austauschen möchten. Dazu gehört sowohl das direkte Sprechen als auch das Abspielen von Audio-Aufzeichnungen.
Mit Webkonferenzen gehen Sie einen Schritt weiter. Sie können, zusätzlich zum telefonischen Online-Gespräch, Dokumente und sonstige Medien miteinander sichten, sie bearbeiten und teilen. Das „volle Programm“ bieten Videokonferenzen. Zu den Medien Ton und Bild in Form von Dokumenten, kommt bei dieser Konferenzart die Live-Übertragung der Teilnehmer*innen in visueller Form. Die Teilnehmer*innen können sich also sowohl hören, Dateien untereinander austauschen und sich dabei gegenseitig sehen. Es bleibt zu beachten, dass sich die Möglichkeiten von Web- und Videokonferenzen immer mehr angleichen und überschneiden. Folglich sollten Sie sich, wenn Sie virtuelle Konferenzen in Erwägung ziehen, über die eingebauten Features des Tools Ihrer Wahl vorab informieren.
Haben Sie sich für eine Konferenzart entschieden, kann das Online-Meeting auch schon starten. Hierfür muss der Initiator der Konferenz den Teilnehmern entsprechende Zugangsdaten übermitteln. Dabei handelt es sich entweder um eine besondere Einwahlnummer, einen Code oder einen Link. Die Teilnehmer*innen können sich anschließend in den virtuellen Konferenzraum begeben. Es kann losgehen!
Was sind Event-Konferenzen bzw. -Calls?
Eine besondere Form der virtuellen Konferenzen stellen Event-Calls dar. Sie unterscheiden sich von üblichen virtuellen Konferenzen durch eine viel größere Teilnehmerzahl und höhere organisatorische Vorkehrungen. Über tausend Personen können so per Telefon teilnehmen und, falls vorhanden, einer Online-Live-Präsentation zuschauen.
Diese visuelle Informationsvermittlung findet zeitgleich über das Internet statt. Die Präsentatoren leiten das virtuelle Publikum durch die Konferenz. Manchmal vermittelt zusätzlich ein Moderator zwischen den Beteiligten. Per Telefontaste können sich die Teilnehmenden zu Wort melden. Sogenannte Q & A´s, also Frage- und Antwort-Runden, werden durch „Operatoren“ möglich. Die webbasierte Organisation, die unerlässlich ist, wird von diesen professionellen Konferenzmitarbeitern geleitet und überwacht. Auch bei technischen Schwierigkeiten während der Konferenz sind sie die ersten Ansprechpartner. Die Betreuung durch die Event-Call-Anbieter stellt einen großen Pluspunkt dar.
Genutzt werden Event-Calls hauptsächlich von groß- und mittelständischen Unternehmen, die an einer effizienten Informationsvermittlung an eine große Personengruppe interessiert sind. Diese Personengruppe kann, neben den eigenen Mitarbeitern*innen, Kunden, Geschäftspartner, die Presse und Investoren umfassen.
Welche Vorteile bieten virtuelle Messen und Konferenzen?
Wieso Sie virtuelle Messen und Konferenzen in der Krisenzeit mit Corona in Erwägung ziehen sollten, erfahren Sie hier. Es spricht eine Vielzahl an Faktoren für die Nutzung der digitalen Pendants zu realen Messe- und Meeting-Veranstaltungen.
Flexibilität
Sowohl zeitlich als auch räumlich betrachtet, bieten virtuelle Messen und Konferenzen in der Krisenzeit mit Corona ein hohes Maß an Freiheit. Kunden, Partner und sonstige Interessierte können unabhängig von ihrem Standort mit den neuesten Informationen versorgt werden. Die einzige Voraussetzung ist eine Telefon- bzw. Internetverbindung. Weltweite Kommunikation kann einfach und spontan stattfinden. Eine kurzfristige Organisation ist kein Problem. Auch während des Events können benötigte Änderungen unkompliziert online vorgenommen werden. Zudem sind Unternehmen flexibel in der ausgewählten Teilnehmerzahl, wodurch bei Bedarf mehrere tausend Personen erreicht werden können.
Geringer Aufwand und Ressourcenverbrauch
Dieser Vorteil von virtuellen Messen und Konferenzen in der Krisenzeit mit Corona knüpft eng an den vorherigen Aspekt an. Die Flexibilität entspringt der Tatsache, dass im Vergleich zu realen Events viel weniger Maßnahmen im Vorhinein getroffen werden müssen. Das betrifft zum einen den Wegfall der Anreise- und Übernachtungskosten, sowie der gesamten An- und Abreisezeiten. Zum anderen muss Ihr Unternehmen die Eventlocation nicht aufwändig im Vorhinein buchen, Personal organisieren und die räumliche Präsentation der Produkte bzw. Informationsmittel planen.
Es wird also Geld, genauso wie logistischer und organisatorischer Aufwand, gespart. Die Umwelt wird ebenso durch die Verringerung von Emissionen und von Materialverbrauch geschont.
Immersion
Es bleibt nicht zu unterschätzen, dass virtuelle Messen und Konferenzen in der Krisenzeit mit Corona eigene Erlebniswelten darstellen. Das „Feeling“, das durch die ansprechende, kundenfreundliche Gestaltung der Online-Events erzeugt wird, führt dazu, dass einzigartige, virtuelle Erlebnisse entstehen. Komplexe Produkte bzw. Dienstleistungen können durch die erstellten Themenwelten besonders tiefgehend erfahren werden. Ihr potenzieller Kunde oder Geschäftspartner wird durch die bereitgestellten Informationen, die erzeugten Emotionen und das gesteigerte Interesse, zum Kauf bzw. zu einer Kooperation mit Ihrem Unternehmen angeregt.
Virtuelle Präsenz und Reichweite
Ihr Unternehmen kann seine Zielgruppe immens erweitern, da potenzielle Kunden weltweit angeworben werden können. Die Kommunikation ist vielfältig und erfolgt parallel durch individuell anpassbare Chatfunktionen. Hinzu kommt die bereits erwähnte Möglichkeit einer sehr hohen Teilnehmerzahl. Viele Menschen zu erreichen bedeutet im Idealfall schließlich auch einen größeren Kundenkreis.
Welche Nachteile bringen virtuelle Messen und Konferenzen mit sich?
Virtuelle Messen und Konferenzen in der Krisenzeit mit Corona haben selbstverständlich nicht nur Vorteile. Ein ganz offensichtlicher Nachteil ist der Mangel an persönlichem Kontakt zwischen den Unternehmensvertretern und den Interessenten. Bei Konferenzen kommen Videoanrufe dem direkten Gespräch zwar nahe, letztendlich befindet sich aber immer ein Bildschirm zwischen den Beteiligten. Der Eventcharakter von realen Messen wird nicht erreicht, denn virtuelle Veranstaltungen sind, trotz ausgeklügelter VR-Technologien, auf das 2D- bis 3D-Erleben begrenzt. Die örtliche Flexibilität bedeutet auch ein Mangel an Ortsgebundenheit. Folglich fehlt die persönliche Basis für den Aufbau lokaler Geschäftsbeziehungen.
Fazit
Da die Ausbreitung des Covid-19- Virus strenge Maßnahmen bezüglich Kontakt- Minimierung erfordert, stellen virtuelle Messen und Konferenzen in der Krisenzeit mit Corona sicherlich eine willkommene Alternative dar. Sie sind sinnvoll für Unternehmen, die ihre wirtschaftlichen Verluste so gering wie möglich halten möchten. Außerdem eignen sie sich für Konzerne, die ihre Kommunikation und Präsenz trotz der bestehenden Ausnahmesituation aufrechterhalten möchten.
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- Kategorie: Personalmanagement, Corona
- 12. Mai 2020
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