Absage schreiben: Was Sie bei der Absage auf eine Bewerbung beachten sollten
Es ist wohl eine der schwierigsten Aufgaben, denen sich ein Recruiter stellen muss: Die Absage auf eine Bewerbung. Wie sagt man einem Bewerber höflich, aber bestimmt, dass er oder sie nicht in die engere Auswahl gekommen ist? Wie vermeidet man dabei unnötige Enttäuschung oder gar Verletzung? Und wie stellt man sicher, dass das Image des Unternehmens dabei nicht leidet? Eine Aufgabe, die selbst gestandene Profis ins Schwitzen bringt.
Wir haben für Sie hilfreiche Informationen rund um die gesetzliche Lage und korrekte Formulierungen einer Absage zusammengestellt. Am Ende des Artikels finden Sie zudem Mustervorlagen, um die perfekte Absage zu schreiben.
Inhalt
Warum ist eine gute Bewerbungsabsage so wichtig?
Eine gute Bewerbungsabsage ist wichtig, um Bewerbern den Respekt und die Wertschätzung entgegenzubringen, die sie verdienen. Eine höfliche und respektvolle Absage zeigt, dass ihre Bemühungen im Bewerbungsprozess wertgeschätzt werden und dass sie ernst genommen werden.
Bewerbungsabsagen können auch das Image des Unternehmens pflegen. Wenn Bewerber eine positive Erfahrung mit dem Bewerbungsprozess machen, kann dies ihre Meinung über das Unternehmen verbessern und möglicherweise dazu führen, dass sie das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen. Dies kann sich positiv auf die Wahrnehmung Ihrer Arbeitgebermarke und Ihr Employer Branding auswirken.
Schließlich kann eine gute Bewerbungsabsage dazu beitragen, dass potenzielle zukünftige Kandidaten gewonnen werden. Eine positive Erfahrung im Bewerbungsprozess kann Bewerber dazu motivieren, sich in Zukunft erneut zu bewerben oder das Unternehmen sogar als Arbeitgeber weiterzuempfehlen.
Mögliche Gründe für eine Absage
Oft unterlassen die Arbeitgeber es geschickt mit dem Vermerk, es könnte sich ja später eine Möglichkeit ergeben, eine Absage zu verfassen. Ein Absageschreiben zu verfassen ist aus arbeitsrechtlicher Sicht keine Pflicht. Aber stillschweigend die Bewerbungsmappe in der Schublade abzulegen, wirft ein negatives Licht auf die Verfahrensweise des Unternehmens.
Viele Arbeitgeber scheuen sich davor, eventuelle negative Absagen zu formulieren. Eine Rolle spielen oft Twitter und Facebook, wo sich alles in Sekundenschnelle herumspricht. Und das kann auf das Unternehmen einen schadhaften Einfluss ausüben.
Eine Begründung muss auch nicht angegeben werden. Die Formulierung „Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden“ würde als Minimum vollkommen ausreichen. Für Personalchefs ergeben sich oft mehrere Ablehnungsgründe:
- Die Bewerbung ist eine Initiativbewerbung, aber es besteht kein Bedarf
- Unter- oder Überqualifizierung des Bewerbers
- Fehlende Erfahrung des Bewerbers
- Der Bewerber erwartet zu hohes oder zu niedriges Gehalt
- Die Bewerbungsunterlagen sind mangelhaft
- Falschangaben im Lebenslauf des Bewerbers
- Der Bewerber macht einen unsympathischen Eindruck
Die sogenannte Überqualifizierung wird oft angegeben, wenn ein Bewerber dem Unternehmen zu viele nicht stellenbezogene Angaben gemacht hat. Zu hohe Kompetenz und Qualifikation sind für manche Unternehmen ein Hindernis. Mitunter verbirgt sich dahinter die Angst, eine solche Person könnte zu viel Einblick haben und damit Unruhe in das Unternehmen bringen und Konkurrenzkämpfe in der Belegschaft auslösen.
Die Forderung nach einem zu niedrigen Gehalt spricht eher dafür, dass der Bewerber sich nicht gut vermarktet und seinen eigenen Arbeitswert nicht kennt oder selbst unterschätzt. Manche Ablehnungsgründe des Unternehmens sind vorgeschoben. Der Bewerber hat dann allerdings das Recht auf Nachweis.
Die gesetzliche Lage zur Absage: So bleiben Sie auf der sicheren Seite
Seit 2006 besteht das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz AGG gegen Diskriminierungen im Bewerbungsprozess. Das gilt für Vorstellungsgespräche und Anschreiben gleichermaßen. Ablehnungen aus folgenden Gründen sind laut AGG untersagt:
- Religion
- Rasse oder ethnische Herkunft
- Weltanschauung
- Geschlecht
- Behinderung
- Alter
- sexuelle Identität
§ 3 des AGG richtet sich auch gegen Benachteiligung wegen Schwangerschaft oder Mutterschaft. Ausnahmen gibt es bei speziellen Institutionen wie Frauenhäusern oder kirchlichen Arbeitgebern. Dem Kandidaten sollte generell so neutral wie möglich geantwortet werden. Anstandshalber sendet man die Bewerbungsunterlagen wieder zurück, die der Bewerber zeitaufwendig und kostenintensiv angefertigt hat.
Der Arbeitgeber beschränkt sich bei der Ablehnung weitestgehend auf die berufliche Qualifikation und auf die Position, die zu besetzen wäre.
Arbeitgebern müssen folgende Fristen bekannt sein:
- Bewerber können nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von 2 Monaten eine Ablehnung wegen Diskriminierung schriftlich beanstanden
- Eine Klage auf Entschädigung muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen nach
- schriftlicher Beanstandung der Ablehnung
- Bewerbungsunterlagen sind bis zu 6 Monate aufzubewahren
Das heißt für einen Personalsachbearbeiter:
- sich unbedingt mit dem AGG vertraut zu machen
- eine Absage bei Unsicherheit nicht zu begründen
- grundsätzlich freundliche positive Formulierungen zu wählen
- sich bei der Absage nur auf die Qualifikationen und die zu besetzende Position zu beschränken
- Stellenanzeigen geschlechtsneutral zu formulieren
- in Stellenanzeigen keine Altersgrenzen zu nennen
- versteckte Diskriminierungen zu vermeiden
- Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen einzuhalten
- mit Vorlagen und Mustern zu arbeiten
Bei Anschreiben und Vorstellungsgesprächen ist genau auf Details zu achten, außerdem sind keine Verwechslungen zuzulassen. Die Absagen können zwar mit Textbausteinen verfasst werden, sollten aber dennoch individuell und empathisch sein. Die verwendeten Vorlagen und Muster sind immer auf den jeweiligen Bewerber auszurichten.
Datenschutz im Bewerbungsprozess
Datenschutz ist ein wichtiger Aspekt in allen Bereichen, einschließlich der Bewerbungsprozesse. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die personenbezogenen Daten von Bewerbern in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeiten. Dies beinhaltet:
- die Einholung der Einwilligung des Bewerbers für die Verarbeitung seiner Daten
- die Sicherung der Daten gegen Verlust, Diebstahl oder Missbrauch
- die Einhaltung der Regeln für die Aufbewahrung und Löschung von Daten
Auch bei Initiativbewerbungen spielt Datenschutz eine wichtige Rolle. Wenn ein Bewerber eine Initiativbewerbung an ein Unternehmen sendet, gibt er seine personenbezogenen Daten freiwillig preis. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass es die Einwilligung des Bewerbers zur Verarbeitung seiner Daten einholt und die Daten nur für den angegebenen Zweck verwendet. Es ist auch wichtig, dass das Unternehmen die Daten sicher und vertraulich aufbewahrt und nicht an Dritte weitergibt, es sei denn, dies ist ausdrücklich im Rahmen der Einwilligung des Bewerbers erlaubt.
Es ist auch wichtig, dass Unternehmen die Datenschutzrechte des Bewerbers respektieren. Wenn der Bewerber seine Bewerbung zurückzieht oder verlangt, dass seine Daten gelöscht werden, muss das Unternehmen dies umgehend und ohne unnötige Verzögerung umsetzen. Wenn das Unternehmen den Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt kontaktieren möchte, muss es sicherstellen, dass es erneut die Einwilligung des Bewerbers zur Verarbeitung seiner Daten einholt.
Durch die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen bei Initiativbewerbungen können Unternehmen das Vertrauen der Bewerber in den Bewerbungsprozess stärken und gleichzeitig die Risiken von Datenschutzverletzungen minimieren
Absage schreiben: Wählen Sie die richtigen Formulierungen
Das wichtigste Kriterium ist, ehrliche Rückmeldungen zu verfassen und dabei höflich, aber direkt zu bleiben. Das Schreiben ist wertschätzend und rechtskonform aufzusetzen. Ein „besserer Kandidat“ wäre schon eine Geringschätzung. Eine neutralere Formulierung wäre „ein anderer Kandidat“.
Auch bei der Ablehnung eines in die engere Wahl gekommenen Kandidaten sollte nicht mit Wertschätzung gespart werden. Der Hinweis auf langjährige Erfahrung oder hohes Fachwissen wird gern selbstbewusstseinsfördernd angenommen.
Hinter jeder Bewerbung steht ein Mensch mit Erwartungen, Zweifeln, Ängsten oder Gefühlen, die es zu beachten gilt. Wichtig ist die Wertschätzung, die auf keinen Fall missachtet werden sollte. Die Ansprache ist auch oft verbunden mit dem Alter des Bewerbers.
Absage auf eine Bewerbung: Formulierungen, Beispiele, Muster
Für jede Bewerbung sollte ein ordentliches Absageschreiben verfasst werden. Eine Absage zu schreiben ist besser als die Bewerbung einfach stillschweigend zu übergehen. Um bei Absagen an Bewerber wertvolle Zeit zu sparen, haben wir praktische Mustervorlagen für verschiedene Arten von Absagen für Sie vorbereitet. Damit kann bei Ihren Absagen nichts mehr schief gehen!
Basis Vorlage
Bei der Basis Vorlage muss nicht auf den Talent Pool verwiesen werden. Notwendig ist allerdings eine Zustimmung des Bewerbers.
Absage auf ausgeschriebene Stelle
Wurde die Stelle schon bereits von jemand anderen besetzt oder möglicherweise von Ihnen auch zurückgezogen, sollten Sie eine Absage formulieren.
Absage auf Initiativbewerbung
Leider müssen oft sehr gute Bewerbungen aufgrund fehlender freier Stellen abgewiesen werden. Auch hier sollte eine höfliche Absage erfolgen. Es besteht die Möglichkeit, auf den Talent Pool zu verweisen. Wir haben zwei kostenlose Vorlagen für Sie.
Absage nach Probearbeiten
Die Probearbeit gibt letztlich Auskunft darüber, ob der Bewerber wirklich kompatibel mit dem Unternehmen ist. Wenn die Chemie stimmt, steht einer Anstellung eigentlich nichts mehr im Wege. In diesem Fall wird oft auf einen telefonischen Anruf bei Ablehnung zurückgegriffen.
Absage Ausbildungsplatz
Bei Bewerbungen auf Ausbildungsplätzen ist besonderes Fingerspitzengefühl angesagt.
Absage nach Vorstellungsgespräch
Probearbeiten und Vorstellungsgespräch sind entscheidende Punkte im Bewerbungsprozess. Es ist wichtig, dem abzulehnenden Bewerber mitzuteilen, dass das Unternehmen den Einsatz zu schätzen weiß.
Absage Praktikum
Der Absage von Praktikanten ist ebenso viel Aufmerksamkeit zu widmen, wie der Absage auf eine feste Stelle. Praktikanten sind oft ungenutzte Reserven auf Bewerbungen von morgen, die wertvolle Arbeitskräfte werden können.
Wichtig: Absage höflich formulieren!
Die Absage auf Bewerbungen spiegelt ein Stück Unternehmenskultur wider.
Einige Punkte für eine freundliche, höfliche und wertschätzende Bewerbungsabsage sind zu empfehlen:
- Achten Sie auf die persönliche Anrede
- Passen Sie den Stil an
- Sparen Sie nicht mit Lob
- Setzen Sie Ihre Absage aus sinnvollen Textbausteinen zusammen
- Geben Sie einen sinnvollen Ablehnungsgrund
Eine rechtlich sichere Absage ist beispielsweise:
- Ein anderer Bewerber hat eine bessere Ausbildung oder mehr Erfahrung
- Die Stelle wurde bereits spontan intern besetzt
- Es sind keine freien Stellen vorhanden (Initiativbewerbung)
- Die Gehaltsvorstellungen sind zu hoch und überlasten die
Budgetmöglichkeiten
Ein Bewertungsbogen bei einem Vorstellungsgespräch erleichtert die Entscheidung und Ablehnungsbegründung. Folgende Grundregeln sollten in jedem Fall respektiert werden:
- immer freundlich, höflich, respektvoll und professionell bleiben
- zeitnah antworten
- Bewerbungsunterlagen vollständig zurücksenden
- Ansprechpersonen nicht ständig wechseln
Fazit: Höflichkeit und Respekt sind das A & O
Eine Absage auf eine Bewerbung kann für beide Seiten unangenehm sein, aber sie ist ein notwendiger Bestandteil des Bewerbungsprozesses. Wenn Unternehmen eine Absage formulieren, sollten sie höflich und respektvoll sein und dem Bewerber mitteilen, dass seine Bewerbung sorgfältig geprüft wurde.
Es ist auch wichtig, dem Bewerber eine Erklärung zu geben, warum er nicht für die Stelle ausgewählt wurde, jedoch ohne Details zu nennen, die den Bewerber verletzen könnten.
Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten und die personenbezogenen Daten des Bewerbers sicher und vertraulich behandeln, um das Vertrauen der Bewerber in den Bewerbungsprozess zu stärken und die Risiken von Datenschutzverletzungen zu minimieren.
Insgesamt kann eine höfliche und professionelle Absage dazu beitragen, das Ansehen des Unternehmens zu verbessern und das Vertrauen der Bewerber in den Bewerbungsprozess zu stärken.
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Bildquelle: „trauriger Mann hält Absage in der Hand“ ©Prostock-Studio – istockphoto.com, „Schreibende Hand und Laptop“ ©Prostock-Studio – istockphoto.com
- Kategorie: Recruiting, Employer Branding, Allgemein
- 31. März 2023
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