Rückstellungen für Urlaubstage im letzten Geschäftsquartal als Arbeitgeber berücksichtigen
Als Unternehmer und Arbeitgeber müssen Sie im Verlauf eines Geschäftsjahres an unzählige Dinge denken. Sie sind nicht nur für Themen wie Arbeitssicherheit oder Brandschutz verantwortlich, sondern Ihnen obliegt auch die Letztverantwortung, wenn es um die Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter*innen geht. Ein Teilaspekt sind hier Rückstellungen für Urlaubstage.
Gesetzliche Regelungen zum Thema Resturlaub
Eine Ihrer Aufgaben als Arbeitgeber ist es beispielsweise, dafür zu sorgen, dass für bestimmte Dinge genügend Finanzmittel vorhanden sind. So kann es nötig sein, im vierten und damit letzten Geschäftsquartal an Rückstellungen für Urlaubstage zu denken.
Grund für die Notwendigkeit einer solchen Rückstellung ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH), in dem dieses entschied, dass ein noch vorhandener Resturlaub nicht einfach zum Jahresende verfällt, sondern unter bestimmten Voraussetzungen ins nächste Jahr übertragen werden kann (Aktenzeichen C-619/16 sowie C-684/16). Bis zu diesem Urteil galt § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) als Rechtsgrundlage.
Warum Rückstellungen für Resturlaub notwendig sind
Es gibt verschiedene Gründe, warum es notwendig sein kann, Resturlaub ins nächste Jahr zu übertragen. So könnten Sie als Arbeitgeber beispielsweise einen Großauftrag erhalten, für dessen Bewältigung Sie sämtliche Arbeitskräfte über einen längeren Zeitraum hinweg durchgehend benötigen. Anschließend könnte dann nicht mehr genügend Zeit bleiben, um die Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter*innen zu befriedigen.
In diesem Fall kann es tatsächlich eine Lösung sein, Resturlaubstage mit ins neue Jahr zu nehmen. Dann müssten Sie allerdings auch Rückstellungen in der Bilanz bilden, da aufgrund von übertragenen Urlaubstagen im nächsten Jahr Kosten anfallen können. Solche Kosten entstehen beispielsweise in folgenden Situationen:
- ein Mitarbeiter*in mit Resturlaub wird gekündigt
- ein Arbeitnehmer*in mit Resturlaubsanspruch stirbt
- das Unternehmen muss Insolvenz anmelden
Für alle hier genannten Fälle sind Rückstellungen zu bilden, weil unter Umständen Finanzmittel zur Abgeltung von Ansprüchen benötigt werden.
Kosten bei der Kündigung eines Mitarbeiters mit Urlaubsanspruch
Es kommt immer wieder vor, dass Sie einem Mitarbeiter*in kündigen müssen. In einem solchen Fall ist zu klären, ob der Gekündigte noch Urlaubsansprüche oder sogar Resturlaubsansprüche aus dem vergangenen Jahr geltend machen kann. Muss er bis zum Zeitpunkt seines Ausscheidens aus Ihrem Unternehmen noch mehr Tage arbeiten, als er Urlaubstage hat, kann er diese Urlaubstage natürlich noch in Anspruch nehmen.
Anders verhält es sich, wenn der gekündigte Mitarbeiter*in weniger Arbeitstage als Urlaubstage hat. Dies ist vor allem bei fristloser Kündigung oft der Fall. In dieser Situation müssen Sie ihm die Urlaubstage vergüten. Der Arbeitnehmer*in kann einen solchen Anspruch auf Abgeltung von Urlaubstagen bis drei Jahre nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses geltend machen. Anschließend verfällt der Anspruch.
Urlaubsrückstellungen für verstorbene Mitarbeiter*innen
Vor allem, wenn einer Ihrer Mitarbeiter*innen Urlaubsansprüche mit ins neue Jahr nehmen durfte und dann plötzlich stirbt, haben die Erben meist einen Anspruch darauf, die nicht genommenen Urlaubstage vergütet zu bekommen. Hierzu wurde vom EuGH (Europäischer Gerichtshof) unter dem Aktenzeichen C-569/16, C 570-16 ein entsprechendes Urteil gefällt.
Rückstellungen für Urlaubstage bei einer Insolvenz
Rückstellungen jeder Art dienen dazu, eventuelle Ansprüche Dritter an Sie als Arbeitgeber und Unternehmer zu sichern. Haben Sie Rückstellungen für Urlaubstage gebildet und müssen Insolvenz anmelden, dann bleiben diese Rücklagen als Finanzmittel erhalten und helfen dabei, die berechtigten Forderungen Ihrer Mitarbeiter*innen zu erfüllen.
Auswirkungen von Rückstellungen auf Jahresabschluss und Bilanz
Solche Rückstellungen wirken sich immer auf den Jahresabschluss aus, denn sie reduzieren den steuerrechtlich relevanten Gewinn. Deshalb sollten Sie vor allem dann, wenn Ihr Unternehmen in den roten Zahlen steckt, dafür Sorge tragen, dass Ihre Mitarbeiter*innen möglichst wenig Resturlaub mit ins neue Jahr nehmen.
Wann keine Rückstellungen für Urlaubstage notwendig sind
Haben Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter*innen darauf hingewiesen, dass diese noch Resturlaub im laufenden Kalenderjahr haben? Ist von Ihrer Seite zudem deutlich vermittelt worden, dass noch bestehender Resturlaub verfällt, wenn die Mitarbeiter*innen ihn nicht bis zum Jahresende in Anspruch nehmen?
Nur bei Erfüllung dieser Voraussetzungen müssen Sie als Arbeitgeber keine Rückstellungen für Urlaubstage vornehmen. Wenn Sie nach solchen Hinweisen im letzten Jahr einem Mitarbeiter*in im aktuellen Jahr kündigen, dann müssen Sie ihm lediglich die Urlaubsansprüche des laufenden Kalenderjahres vergüten. Das bedeutet, dass Sie zumindest für ihn nicht auf schon im letzten Jahr gebildete Rückstellungen zurückgreifen müssen.
Rückstellungen für Urlaubstage bilden - wie funktioniert das?
Obwohl es immer noch zahlreiche Unternehmer gibt, nach deren Auffassung sich Urlaubsrückstellungen am Bruttolohn orientieren, ist dies nicht der Fall. Der eigentliche Hauptfaktor für die Rückstellungshöhe ist nämlich das sogenannte Urlaubsentgelt.
Seine Bemessung geschieht handelsrechtlich gesehen anders, als es steuerrechtlich der Fall ist. Grundsätzlich können Sie Rückstellungen für Resturlaubstage für jeden einzelnen Mitarbeiter*in oder als Durchschnittswert für alle Ihre Mitarbeiter*innen ermitteln.
In den Handelsbilanzen von Unternehmen schlagen Rückstellungen für Urlaubstage nahezu immer mit deutlich höheren Beträgen zu Buche als in Steuerbilanzen. Ursächlich für diese Tatsache ist die Berechnungsart. Folgende Berechnungen sind vorgesehen:
- Steuerrecht: Sie dürfen die Summe der Resturlaubsansprüche pauschal durch 250 Arbeitstage teilen, wenn eine Fünf-Tage-Woche zu Grunde liegt.
- Handelsrecht: Sie müssen die tatsächlichen Arbeitstage als Berechnungsgrundlage heranziehen. Nach dem Abzug der Urlaubs- und Krankheitstage bleiben hier fast immer weniger als 250 Tage übrig.
Darüber hinaus berücksichtigt das Handelsrecht nicht allein den Bruttolohn. Auch Sondervergütungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sowie zukünftig gewährte Gehaltssteigerungen werden mit eingerechnet.
Benötigte Daten für eine Urlaubsrückstellung
Es macht keinen Unterschied, nach welcher Methode Sie die Rückstellung für Urlaubstage berechnen. Im Rahmen der Steuerbilanz benötigen Sie bei beiden Berechnungsvarianten die jeweils identischen Daten zu Lohn bzw. Gehalt, nämlich:
- Jahres-Bruttoarbeitsentgelt
- Jahressonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld)
- Arbeitgeberanteile Sozialversicherung (Krankenversicherung (KV), Pflegeversicherung (PV), Rentenversicherung (RV), Arbeitslosenversicherung (AV))
- Beiträge Berufsgenossenschaft
Wollen Sie die Rückstellungen für Urlaubstage im Rahmen der Handelsbilanz berechnen, werden zusätzlich noch folgende Angaben benötigt:
- Beiträge Vermögenswirksame Leistungen (VL)
- Zahlungen zu Pensionsrückstellungen
- Rückstellungen für Jubiläen
Beispielrechnung einer Rückstellung für Urlaubstage
Ein praktisches Beispiel zeigt Ihnen, wie eine solche Berechnung von Rückstellungen für Urlaubstage aussehen könnte.
Frank Fleißig erhält ein Bruttojahresgehalt in Höhe von 45.000 Euro. Zudem gewähren Sie ihm Weihnachtsgeld in Höhe von 3.100 Euro. Damit das zugrundeliegende Urlaubsentgelt berechnet werden kann, werden auch Ihr Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherung sowie weitere Lohnnebenkosten hinzugerechnet. Daraus ergibt sich folgende Rechnung:
Jahresbrutto: 45.000 Euro
+ Weihnachtsgeld: 3.100 Euro
+ AG-Anteil SV: 5.500 Euro
= zugrundeliegendes Urlaubsentgelt: 53.600 Euro
Mithilfe des Urlaubsentgelts können Sie jetzt die Urlaubsrückstellung errechnen. Die dafür notwendige Formel zur Berechnung der Urlaubsrückstellung lautet:
zugrundeliegendes Urlaubsentgelt : tatsächliche Arbeitstage x offene Urlaubstage
Frank Fleißig arbeitet an 5 Tagen pro Woche in Vollzeit. Zieht man die Feiertage ab, kommt er pro Jahr auf 248 tatsächliche Arbeitstage. Herr Fleißig verfügt über 10 Tage Resturlaub. Daraus lässt sich folgende Berechnung ableiten:
53.600 Euro : 248 x 10 = 2.161,29 Euro
Die von Ihnen als Arbeitgeber für Frank Fleißigs vorzunehmende Urlaubsrückstellung beträgt also 2.161 Euro. Diesen Betrag müssen Sie in die Steuerbilanz unter Passiva eintragen.
Exakte, zu hohe oder zu niedrige Rückstellung für Urlaubstage
Vielleicht fragen Sie sich, was denn zu tun ist, wenn Sie eine zu hohe oder zu niedrige Rückstellung für Urlaubstage gebildet haben. Ist die Rückstellung in der exakten Höhe gebildet worden, kommt es durch die Abgeltung zu einer erfolgsneutralen Auflösung. Haben Sie eine zu hohe Rückstellung gebildet, wird der nicht verwendete Restbetrag als sonstiger betrieblicher Ertrag gebucht.
War der Rückstellungsbetrag hingegen zu niedrig und reicht für die Abgeltung bestehender Forderungen nicht aus, müssen Sie für die noch notwendigen Finanzmittel einen zusätzlichen betrieblichen Aufwand verbuchen.
Fazit
Einem Urteil des EuGH zufolge verfällt ein vorhandener Resturlaub nicht zum Jahresende, sondern kann durchaus ins nächste Jahr übertragen werden. Für die Bildung von Urlaubsrückstellungen gibt es vielfältige Gründe. Grundlage für ihre Berechnung ist das Urlaubsentgelt. Dabei können Urlaubsrückstellungen entweder nach Steuer- oder nach Handelsrecht gebildet werden. Zu beachten ist, dass sie den Gewinn eines Unternehmens reduzieren.
Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar, wie hilfreich Sie den Artikel für die Rückstellungsbildung in Ihrem Unternehmen fanden.
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- Kategorie: Personalmanagement, Arbeitsrecht
- 28. Oktober 2020
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