Jobwechsel und Umzug: Diese Kosten übernimmt der Arbeitgeber
Ein beruflicher Neuanfang, verbunden mit Jobwechsel und Umzug, ist oft ein aufregender Einschnitt im Leben. Doch neben den Chancen und Herausforderungen, die ein neuer Arbeitsplatz mit sich bringt, stellt sich eine entscheidende Frage: Wer trägt die Kosten dieser Veränderung? Die finanziellen Belastungen eines Umzugs können erheblich sein, angefangen bei den Umzugskosten bis hin zu möglichen Ausgaben für die Wohnungssuche in der neuen Stadt. In diesem Zusammenhang kommt dem Arbeitgeber eine entscheidende Rolle zu. 📦
Doch was sollten Sie als Arbeitgeber bei einem Jobwechsel und damit verbundenen Umzug beachten? Erfahren Sie es in diesem Beitrag! ⬇️
Inhalt
Umzug - beruflich oder privat bedingt?
Ist der Umzug aufgrund einer Versetzung oder eines Arbeitsplatzwechsels auf Veranlassung des Arbeitgebers notwendig? Dies ist die erste Frage, die geklärt werden muss.
Ein Umzug aufgrund eines Arbeitsplatzwechsels kann der Fall sein, wenn der Arbeitsplatz verlegt wird, das Unternehmen umstrukturiert wird oder ein neuer Arbeitsplatz mit besseren Bedingungen oder Aufstiegsmöglichkeiten angeboten wird.
Bei einem Umzug aus privaten Gründen trägt der Arbeitnehmer die Kosten.
Bei einem beruflich bedingten Umzug kann der Arbeitgeber den Umzug finanziell unterstützen. Dies kann auch dazu führen, dass das Pendeln zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zugunsten des Arbeitnehmers beendet wird.
Entscheidend ist, dass die doppelte Haushaltsführung beendet wird. Es macht einen Unterschied, ob der Umzug aufgrund betrieblicher Veränderungen notwendig ist oder ob es sich um ein finanzielles Entgegenkommen des neuen Arbeitgebers für den Ortswechsel handelt.
Was ist ein betrieblich veranlasster Umzug?
Ein beruflich veranlasster Umzug im Sinne des § 670 BGB ist ein Umzug, der aus beruflichen Gründen erfolgt.
Dies ist nur der Fall, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:
- Betriebliche bzw. unternehmerische Notwendigkeit:
Ein betrieblich veranlasster Umzug liegt vor, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer anweist, den Arbeitsort zu wechseln. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitsplatz an einen anderen Ort verlegt und sich dadurch der Arbeitsweg des Arbeitnehmers erheblich verlängert.
- Erforderliche Umzugskosten:
Erstattungsfähig sind nur die Umzugskosten, die der Arbeitnehmer für erforderlich halten durfte. Dazu gehören typische Umzugskosten wie Speditionskosten, Übernachtungskosten, Mietwagen, Reisekosten, Versicherungen, Einlagerungskosten, Maklergebühren usw.
- Vereinbarung:
Enthält der Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag keine Regelung über die Erstattung von Umzugskosten, kann der Arbeitnehmer dennoch einen Anspruch aus § 670 BGB geltend machen. Dies setzt voraus, dass zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Vereinbarung besteht, wonach der Arbeitgeber die Umzugskosten übernimmt oder sich daran beteiligt.
Es wird empfohlen, bei Unsicherheiten oder in besonderen Fällen juristischen Rat einzuholen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte angemessen berücksichtigt werden. ⚖️
Was gilt als beruflich veranlasst aus Sicht des Finanzamts?
Umzugskosten sind aus Sicht des Finanzamtes beruflich veranlasst, wenn der Umzug aus beruflichen Gründen notwendig ist.
In der Regel gilt ein Umzug als beruflich veranlasst, wenn einer der folgenden Gründe vorliegt:
- Versetzung:
Ein beruflich bedingter Umzug liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer Versetzung durch den Arbeitgeber den Wohnort wechselt.
- Arbeitsplatzwechsel:
Ein beruflich bedingter Umzug liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aufgrund eines Arbeitsplatzwechsels den Wohnort wechselt.
- Wohnungswechsel wegen erstmaliger Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit an einem anderen Ort:
Erfolgt der Umzug wegen der erstmaligen Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit an einem anderen Ort, gilt er als beruflich veranlasst. 🏡
- Überwiegendes berufliches Interesse:
Ein Umzug kann auch dann als beruflich veranlasst gelten, wenn er im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt oder von ihm verlangt wird.
- Familienumzug mit Fahrzeitverkürzung zur Arbeit:
Auch wenn der Arbeitnehmer weder den Wohnort noch den Arbeitsplatz wechselt, kann ein Umzug als beruflich veranlasst gelten, wenn die Familie innerhalb derselben Stadt umzieht und sich die Entfernung zwischen der neuen Wohnung und dem Arbeitsplatz erheblich verkürzt (Fahrzeitverkürzung von mindestens einer Stunde pro Tag). 👩👨👦👦
Wichtig ist, dass diese Kriterien von den Finanzämtern herangezogen werden, um zu entscheiden, ob steuerfreie Zuschüsse oder Umzugskostenerstattungen möglich sind. Im Einzelfall können daher auch Umzüge, die nicht unmittelbar mit einem Arbeitsplatzwechsel verbunden sind, als beruflich veranlasst gelten, wenn sie die genannten Kriterien erfüllen.
Übernahme der Umzugskosten durch den Arbeitgeber
Liegen bei einem Umzug aufgrund eines Jobwechsels persönliche Interessen vor, hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Erstattung der Umzugskosten.
Möglicherweise ist der Arbeitnehmer interessiert an einem kürzeren Arbeitsweg und will deshalb eine Wohnung beziehen, die näher am Arbeitsort liegt.
Eine Erstattung der Umzugskosten ist auch dann ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer erstmalig seine Tätigkeit bei einem neuen Arbeitgeber aufnimmt.
Dennoch kann ein Arbeitgeber sich an Umzugskosten beteiligen. Dazu wird meist eine entsprechende Vereinbarung getroffen.
Es können auch Regeln aus Tarifverträgen, Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen Anwendung finden. Bei Arbeitsverträgen wird eine solche Leistung als Zusatzvereinbarung vermerkt. 📝
Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag
Diese Zusatzvereinbarung kann folgende Punkte enthalten:
- Anteilige oder volle Übernahme von Umzugskosten,
- Gewährung eines Antrittsbonus,
- inkl. Rückzahlungsklausel, falls der neue Mitarbeiter das Unternehmen vorzeitig verlässt,
- DSGVO-konform.
Rückzahlungsklauseln sind grundsätzlich dort zulässig, wenn der Mitarbeiter keinen Rechtsanspruch auf die Erstattung der Umzugskosten hat.
Einen Rechtsanspruch hat der Mitarbeitende, wenn er aus betrieblich bedingten Gründen umziehen muss. In allen anderen Fällen kann der neue Arbeitgeber sich an den Umzugskosten beteiligen und im Arbeitsvertrag eine solche Vereinbarung treffen.
Die Rückzahlungsklausel sollte aber nicht unnötig eine unangemessene Kündigungserschwernis darstellen. Die obere Grenze darf nicht über ein Brutto-Monatsgehalt hinausgehen.
Als maximale Bindungsfrist für Arbeitnehmer setzen Arbeitsgerichte 3 Jahre an. Es bietet sich hier eine Rückzahlungsstaffelung an, wobei sich der Gesamtbetrag mit jedem abgelaufenen Monat verringert.
Die Rückzahlungsklausel sollte transparent formuliert sein, damit der Mitarbeiter die Bedingungen gut versteht. Zudem sollte die Klausel fair und angemessen gestaltet sein, um eine mögliche rechtliche Anfechtung zu vermeiden.
Jobwechsel aus beruflichen Gründen - Welche Umzugskosten können Arbeitgeber erstatten?
Wenn der Umzug aufgrund eines Jobwechsels auf Wunsch des Arbeitgebers stattfindet, kann sich der Arbeitnehmer die Aufwendungen durch den Arbeitgeber ersetzen lassen.
Bei einem betrieblich veranlassten Umzug, sofern nichts im Arbeitsvertrag vereinbart ist oder es keinen Tarifvertrag gibt, kann sich der Anspruch aus dem § 670 BGB auf Ersatz der Aufwendungen ergeben.
Das gilt aber nur in folgenden Fällen:
- Der Umzug des Mitarbeiters ist betrieblich bzw. unternehmerisch
notwendig. Das gilt bei Aufforderung zum Umzug durch den Arbeitgeber bzw. wenn der Arbeitsort an einen anderen Ort verlegt wird, wobei sich der Arbeitsweg des Arbeitnehmers wesentlich verlängert. - Erstattet wird nur, was unbedingt erforderlich war für den Umzug. Dazu gehören alle Kosten wie Speditionskosten, Mietwagen, Anreisekosten,
Übernachtungskosten, Versicherungen, Maklergebühren, Einlagerungskosten usw.
Steuerfreie Kostenerstattung
Zieht der Arbeitnehmer beruflich veranlasst um, kann der Arbeitgeber nach dem Bundesumzugskostenrecht die Kosten steuerfrei erstatten.
Diese Bestimmungen sind vor allem im Beamtenstatus anwendbar, gelten aber auch bei sonstigen betriebsbedingten Versetzungen oder Umzügen.
Aus der Sicht des Finanzamtes gilt als beruflich veranlasster Umzug, wenn es
- eine Versetzung,
- ein Arbeitsplatzwechsel,
- ein Wohnungswechsel wegen erstmaliger Aufnahme einer beruflichen
Tätigkeit an einem anderen Arbeitsort ist.
Der Umzug gilt auch dann als beruflich veranlasst, wenn vorwiegend
betriebliche Interessen des Arbeitgebers vorliegen.
Der Arbeitgeber kann dann bis zu Höchstbeträgen eines vergleichbaren Bundesbeamten die Umzugskosten steuerfrei ersetzen. Es gelten die Regeln des Bundesumzugskostengesetzes (BUKG).
Steuerfrei erstattungsfähige Umzugskosten sind:
- Alle Reisekosten des Arbeitnehmers samt aller im Haushalt lebenden
Personen bis zum neuen Wohnort (§ 7 BUKG), - Speditionskosten und alle Kosten, die mit dem Umzugstransport entstehen können wie Transportversicherung, Parkgebühren, Autobahngebühren (§ 6 BUKG), 🚚
- Alle Reisekosten des Arbeitnehmers und der Begleitpersonen zur Suche und Besichtigung der neuen Wohnung,
- Miete für die vorherige Wohnung bis zum frühesten Zeitpunkt der
Auflösung des Mietverhältnisses, längstens 6 Monate, da der Arbeitnehmer bereits für die neue Wohnung die Miete zahlen muss. (§ 8 BUKG) - Mietentschädigung für die neue Wohnung, falls die neue Wohnung noch nicht genutzt werden kann, längstens 3 Monate (§ 8 Abs 2. BUKG),
- Ortsübliche Maklergebühren für Wohnung und Garage nach (§ 9 Abs. 1 BUKG) im Zusammenhang mit der Vermietung,
- Wenn zusätzliche Unterrichtskosten pro Kind wegen Nachhilfe anfallen,
können 20 % der Kosten erstattet werden. Die Höchstbeträge pro Kind sind seit 01.03.2015 1814 Euro, 👨🏫 - Weitere darüber hinausgehende Kosten können mit 75 % Erstattung
angesetzt werden. Das gilt nicht bei Pauschalbeträgen, sondern nur bei den tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers beispielsweise für Unterricht. - Sonstige Umzugskosten wie Renovierungskosten in der alten Wohnung, Kosten für neue Vorhänge, Trinkgelder für Umzugshelfer, Rollos, Anschlusskosten für Herde oder Öfen, Telefonanschluss, Kosten für neue KFZ-Kennzeichen usw.
Wenn Umzugskosten steuerfrei erstattungsfähig sind, dann sind sie auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Bei beruflich bedingten Umzügen müssen nicht unbedingt für jede Ausgabe Quittungen vorgelegt werden.
Es sind Pauschalen im BUKG vorgesehen, die in diesem Fall anerkannt werden. Die Pauschbeträge können bei beruflich bedingtem Umzug in voller Höhe geltend gemacht werden. Es gelten
- für Verheiratete bei Beendigung des Umzugs 1460 Euro,
- für Ledige bei Beendigung des Umzugs 730 Euro.
Diese Pauschbeträge können sich nach § 6 Abs. 3 Sätze 2 und 3 BUKG um weitere Personen wie Kinder, Verwandte, Verschwägerte, Hausangestellte usw., die zum Haushalt gehören, mit der Ausnahme des Ehegatten des Arbeitnehmers, um jeweils 322 Euro für jede Person erhöhen.
Kosten für die Ausstattung der neuen Wohnung gehören zur privaten Lebensführung und sind steuerlich nicht abzugsfähig.
Übernahme der Umzugskosten bei Auslandsumzug durch Arbeitgeber
Für Auslandsumzüge gelten besondere Regeln. Steuerfrei kann der Arbeitgeber die Umzugskosten nur dann erstatten, wenn der berufliche Auslandsaufenthalt des Arbeitnehmers nur vorübergehend ist. 🌎
Das trifft zum Beispiel auf eine ausländische Niederlassung eines deutschen Unternehmens zu. Bei diesen Fällen finden die Regelungen der Auslandsumzugskostenverordnung (AUV) Anwendung. Ein dauerhafter Umzug wird hierbei nicht unterstützt. Das trifft zu, wenn
- der Arbeitnehmer dauerhaft vom Inland ins Ausland umzieht,
- der Arbeitnehmer unbefristet im Ausland wohnt,
- der Arbeitnehmer in Deutschland keinen steuerpflichtigen Lohn mehr
erzielt.
Steuerfreie Erstattungen sind nur mit tatsächlichem Kostennachweis über die angefallenen Aufwendungen möglich. Diese Belege sind dem Lohnkonto zuzuordnen und aufzubewahren.
Fazit: Grund für Umzug entscheidend
Grundsätzlich ist zu klären, ob der Umzug aufgrund einer Stellenverlegung, eines vom Arbeitgeber veranlassten Jobwechsels oder aufgrund von privaten Gründen durchgeführt wird.
Wenn der Arbeitnehmer aus privaten Gründen umzieht, muss er auch die gesamten Kosten tragen. Auch wenn der Arbeitnehmer erstmalig seine Tätigkeit bei einem neuen Arbeitgeber aufnimmt, ist eine Erstattung der Umzugskosten ausgeschlossen. Ist der Umzug beruflich bedingt, kann der Arbeitgeber aber finanzielle Unterstützung leisten.
Eine Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag kann jedoch eine Beteiligung des Arbeitgebers an den Umzugskosten ermöglichen.
Außerdem gibt es eine Reihe an Umzugskosten, die steuerfrei erstattungsfähig sind. Bei einem Auslandsumzug gilt darüber hinaus, dass die Umzugskosten hier nur erstattungsfähig sind, wenn der Auslandsaufenthalt von vorübergehender Dauer ist.
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Bildquelle: „Frau am Laptop plant Umzug“ ©Viorel Kurnosov– istockphoto.com, „Calculating“ ©The Simpsons – giphy.com, „Arbeiten im Ausland“ ©Olezzo – istockphoto.com
- Kategorie: Arbeitsrecht
- 22. November 2023
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