Automatisierte Verarbeitung der Bewerberdaten
Die automatisierte Verarbeitung von Bewerberdaten spart Arbeitgebern eine Menge Zeit, und somit schlussendlich auch viele Kosten. Dazu wird es in vielen Unternehmen derzeit nötig, den Schritt in die digitale Transformation zu wagen und die Firmen-IT auf den neuesten Stand zu bringen.
Dabei ist es nicht nur notwendig, aktuelle und schnell miteinander kommunizierende Server bereitzustellen, vor allem die Softwarelösung sollte zum Umgang mit den Bewerberdaten passen und nicht zuletzt müssen die Aspekte der seit Mai 2018 gültigen Datenschutzgrundverordnung beachtet werden.
Die (kurz:) DSGVO besagt, dass personenbezogene Kunden- und auch Bewerberdaten nicht von einer beliebigen Anzahl an Mitarbeiter*innen eingesehen werden dürfen, solange es keinen spezifischen Datenschutzbeauftragten im eigenen Unternehmen gibt.
Von einer automatisierten Verarbeitung der Bewerberdaten ist dies jedoch unabhängig. Haben regelmäßig nicht mehr als zehn Mitarbeiter*innen Zugriff auf die Daten, können die Kosten für einen Datenschutzbeauftragten eingespart werden.
Was ist bei einer automatisierten Verarbeitung von Bewerberdaten zu beachten?
Nach den EU-weit gültigen Gesetzen zum Datenschutz haben alle natürlichen Personen bestimmte Rechte, wenn es um die eigenen Daten geht. Nicht nur Arbeitgeber aus allen Gesellschaftsformen müssen sich an die Richtlinien halten, diese gelten ebenso für Behörden und öffentliche Institutionen. So haben alle Bewerber*innen für eine offene Stelle jederzeit das Recht, die eigenen Daten, welche im Unternehmen gespeichert und verarbeitet werden, einzusehen und bei Bedarf berichtigen zu lassen.
Auch über die Form der Datenverarbeitung muss ein Arbeitgeber auf Anfrage Auskunft geben, eine Weitergabe an Dritte sollte sich jeder Firmeninhaber unbedingt direkt vom Bewerber*in bestätigen lassen.
Am besten ist es, ungeeignete Bewerber*innen schnellstmöglich aus dem System zu entfernen. Passen die Daten des Bewerbers zwar nicht umfangreich genug auf die zu besetzende Position, ist der Bewerber*in aber grundsätzlich geeignet, um in der Firma zu arbeiten, können die Daten aus dem Bewerbungsschreiben aufbewahrt werden.
Es ist in jedem Fall hilfreich, sich für eine voll automatisierte Verarbeitung der Bewerberdaten zunächst das schriftliche Einverständnis einzuholen. Dies kann leicht und ohne großen Aufwand bewerkstelligt werden, wenn die Bewerbung online über ein gesondertes Formular eingereicht wird.
Bei Bewerbungen auf dem Postweg, die unter Umständen in Zukunft noch für die eigene Firma interessant sein könnten, kann eine E-Mail an den Bewerber*in gesendet werden, in der ihm die Speicherung der personenbezogenen Daten angeboten wird. Erst, wenn die Einwilligung zur Datenspeicherung und -verarbeitung vorliegt, dürfen die Bewerberdaten in die eigene Datenbank eingepflegt werden.
Welche Komplikationen kann es bei der automatisierten Verarbeitung von Bewerberdaten geben?
Es ist unklug, als Arbeitgeber nicht auf Anfragen ehemaliger Bewerber*innen einzugehen. Sind auf den Firmenservern Bewerberdaten gespeichert und werden diese automatisiert verarbeitet, hat die betreffende Person gemäß der DSGVO ein Recht auf Einsicht, Korrektur und Löschung der Bewerberdaten.
Erfolgt die Aufforderung zur Dateneinsicht auf dem elektronischen Weg, hat die Übermittlung der personenbezogenen Bewerberdaten ebenso auf diesem zu erfolgen. Der Bewerber*in kann jedoch gefragt werden, ob er mit einem postalischen Versand einverstanden ist, falls dies in der Firma weniger Umstände machen sollte.
Zustimmen muss der Bewerber*in jedoch nicht, er kann auch auf einer elektronischen Form der Datenübermittlung bestehen. Problematisch wird die Datenspeicherung und -verarbeitung immer dann, wenn zu viele Mitarbeiter*innen Zugriff auf die automatisiert verarbeiteten Daten haben. Dem kann ganz einfach vorgebeugt werden, wenn die Zugriffsrechte über innovative CRM-Software eingestellt werden. So kann jeder Arbeitgeber genau die Rechte definieren, wobei nicht jedem Angestellten der volle Datensatz angezeigt werden muss.
Oftmals genügt es bereits, wenn ein Telefonbearbeiter*in lediglich den Nachnamen einsehen kann, oder aber die Sekretärin zwar alle Adressen der Bewerber*innen, nicht jedoch deren Gehaltsvorstellungen.
Welche Besonderheiten gibt es in der automatisierten Verarbeitung von sensiblen Bewerberdaten?
Müssen aus bestimmten Gründen neben den üblichen, personenbezogenen Daten wie:
- Name
- Anschrift
- Alter
- Geschlecht
- Herkunft
weiterhin noch sensible Angaben zum Bewerber*in hinterlegt werden, gelten besondere Schutzmaßnahmen, die der Arbeitgeber unbedingt einhalten sollte. Die automatisierte Verarbeitung von Bewerberdaten unter der Anwendung besonderer Sicherungsmethoden ist dann angezeigt, wenn zum Beispiel Daten zum eigenen Essverhalten oder Allergien erhoben werden oder auch wenn medizinische Hintergründe des Bewerbers für die Einstellung ausschlaggebend sind.
In diesen Fällen ist eine einfache Sicherung mit Passwort nicht ausreichend, die Daten müssen auch bei einer automatisierten Verarbeitung jederzeit vor Zugriffen Dritter bestmöglich geschützt sein. Viele Arbeitgeber lagern sensible Bewerberdaten gerne in einer Cloud aus, welche sich außerhalb der Firmen-IT – meist an einem ganz anderen Teil der Welt – befindet. Dadurch wird sichergestellt, dass Unbefugte, welche sich illegal zu den Arbeitsräumen Zutritt verschafft haben, nicht einen ganzen Firmenserver mit Bewerberdaten stehlen können.
Für die Datenverarbeitung in Kombination mit einem Cloud-System gibt es diverse Verschlüsselungsverfahren, welche zusammen mit langen Passwortkombinationen einen soliden Schutz gegen Fremdzugriffen bieten.
Arbeitgeber sollten wissen, dass es zwischen den unterschiedlichen Bewerberdaten zwar Unterschiede in den Anforderungen der Sicherung gibt, grundsätzlich jedoch alle personenbezogenen Daten vom Unternehmen geschützt werden müssen.
Seit Mai 2018 ist es ohne vorherige Einwilligung zum Beispiel nicht mehr erlaubt, Bewerberdaten einfach weiterzugeben. Ist die Anzahl der Mitarbeiter*innen so hoch, dass ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen nötig wird, sollte diese Ansprechperson am besten an geeigneter Stelle auf der Firmenwebseite benannt werden, damit alle Bewerber*innen sofort wissen, an wen sie sich im Zweifelsfall wenden können. Ein Datenschutzbeauftragter sollte unbedingt speziell geschult sein und sich mit den rechtlichen Hintergründen zur DSGVO bestens auskennen.
Wann es zu einer Abmahnung kommen kann bei der automatisierten Verarbeitung von Bewerberdaten
Die eigene Datenschutzerklärung sollte in mittleren und großen Unternehmen nie vom Arbeitgeber allein erarbeitet werden. Es lassen sich zwar vielerlei juristisch korrekte Formulierungen im Internet finden, jedoch kann es in einigen Unternehmen nötig werden, ein völlig eigenes Datensicherungskonzept zu schaffen.
Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Bewerberdaten zwingend an eine oder mehrere externe Stellen weitergegeben werden müssen, etwa weil das Unternehmen über verschiedene Standorte verfügt, die einer Einstellung des Bewerbers zustimmen müssen. Aber auch andere firmeninterne Abläufe können ein individuelles Datensicherungskonzept erforderlich werden lassen.
Der Arbeitgeber ist für die korrekte Umsetzung einer automatisierten Verarbeitung von Bewerberdaten gemäß der Datenschutzgrundverordnung in jedem Fall zuständig und haftbar. Kommt er den Rechten der Bewerber*innen nicht nach, werden also die in der Firma gespeicherten Daten auf Verlangen nicht herausgegeben, nicht korrigiert oder auf Wunsch des Bewerbers gelöscht, hat dieser die Möglichkeit, einen Anwalt einzuschalten.
Bei dieser Art der Prüfung kann es, vor allem bei Großkonzernen und staatlichen Institutionen, auch sein, dass unabhängige Prüfer*innen in den Betrieb kommen und die Prozesse zur automatisierten Verarbeitung von Kunden- und Bewerberdaten genau unter die Lupe nehmen.
Ein Aufwand, den sich jeder Arbeitgeber sparen kann, wenn von vornherein mit personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung umgegangen wird!
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- Kategorie: Recruiting
- 05. August 2020
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