So optimieren Sie Ihren Bewerbungsprozess und Ihr Bewerbermanagement
Das Recruiting beinhaltet viele verschiedene Aufgabenbereiche. Einer davon ist die sogenannte Bewerberverwaltung, welche auch als Bewerbermanagement bezeichnet wird. Dieses Tätigkeitsfeld schließt sämtliche Prozesse, Mittel und Methoden ein, die Ihnen als Arbeitgeber dabei helfen sollen, für Ihre Bewerber einen effizienten Bewerbungsprozess zu ermöglichen.
Hier in diesem Artikel finden Sie viele interessante Informationen zum genauen Vorgehen, zu den Aufgaben, und zu den Zielen des Bewerbermanagements. Integrieren Sie diese in Ihre Bewerberverwaltung, kann das zu einem effizienteren Bewerbungsprozess in Ihrem Unternehmen beitragen.
Aufgaben und Ziele der Bewerberverwaltung
Das Hauptaugenmerk liegt bei diesem Tätigkeitsfeld auf der Kommunikation mit Bewerbern, der Verwaltung ihrer Dokumente und den internen Abstimmungsprozessen. Bei einem guten Bewerbermanagement werden somit sämtliche Prozesse, die den Bewerber betreffen, abgedeckt. Des Weiteren besteht die hauptsächliche Aufgabe dieses Managements darin, unter den Bewerbern den passenden Kandidaten für die eigene Firma zu finden. Dabei spielen nicht ausschließlich fachliche Qualifikationen eine Rolle. Zwischen dem Kandidaten und dem Unternehmen muss auch die Chemie stimmen, damit auf Dauer ein erfolgreiches Arbeitsverhältnis daraus werden kann. Wenn Mitarbeiter und Firma auf einer Wellenlänge sind, arbeiten Mitarbeiter meist für längere Zeit bei diesem Unternehmen, was sich im Endeffekt nur positiv auf alle Beteiligten auswirkt.
Im Kern des Bewerbermanagements werden am Ende drei bestimmte Ziele verfolgt. Zum einen das Finden des am besten geeigneten Kandidaten unter allen Bewerbern. Dann die Einsparung von Zeit und Geld, und zuletzt die Aufbesserung des Arbeitgeber-Images. Dieses Tätigkeitsfeld betrifft sämtliche Unternehmen, die neue Mitarbeiter einstellen. Jedes von ihnen hat auf irgendeine Art und Weise mit Bewerberverwaltung zu tun. Die Qualität der Umsetzung unterscheidet sich jedoch teilweise stark zwischen den Firmen. Nur die Firmen, die ihr Bewerbermanagement gut umsetzen, gewinnen aus diesem Tätigkeitsfeld auch tatsächlich einen Mehrwert für ihr Unternehmen.
Damit sich Ihr Bewerbermanagement auch positiv auf Ihren Recruiting-Prozess auswirkt, muss die Verwaltung der Bewerber vor allem strukturiert ablaufen. Unstrukturierte Abläufe könnten unter anderem dazu führen, dass Sie ihre Bewerber wieder vergraulen. Um unter anderem solche Dinge zu vermeiden, gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Im Folgenden sind deswegen einige nützliche Tipps aufgeführt, die Ihnen beim Bewerbermanagement und durchaus weiterhelfen können.
Tipp 1: Den Bewerbungsprozess einfach gestalten
Verständlicherweise können es viele Arbeitssuchende überhaupt nicht leiden, wenn ihnen der Bewerbungsprozess unnötig schwer gemacht wird. Darum sollten Sie unbedingt darauf Wert legen, in Ihrem Unternehmen diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten. Dies können Sie schon, indem Sie das Bewerbungsformular der Stellenanzeigen nicht zu lang werden lassen und bei den Bewerbungsunterlagen nicht zu viele Dateien vom Bewerber einfordern – immerhin will der Kandidat einen möglichst schnellen und unkomplizierten Bewerbungsablauf haben.
Daher sollte Ihren Bewerbern stets die Möglichkeit geboten werden, die notwendigen Bewerbungsdokumente durch ein sogenanntes „CV-Parsing–Tool“ hochzuladen, und nur die Daten anzugeben, die unabdingbar sind. Ein solches Vorgehen bleibt beim Kandidaten mit großer Wahrscheinlichkeit positiv in Erinnerung, egal ob er die Stelle am Ende bekommt oder nicht.
Tipp 2: Automatisierung vorantreiben
Durch die immer weiter voranschreitende Digitalisierung wird Ihnen als Arbeitgeber unter anderem auch die Möglichkeit geboten, verschiedene Prozesse im Recruiting zu automatisieren. Die Automatisierung hilft maßgeblich dabei, für geregelte Abläufe im Unternehmen zu sorgen. Und genauso verhält es sich auch beim Bewerbermanagement.
Zum einen werden durch ein automatisiertes Bewerbermanagement bestehende betriebliche Prozesse zusätzlich beschleunigt, und zum anderen erleichtert sich Ihr Recruiting-Alltag enorm, da durch die Automatisierung wertvolle Zeit gespart wird. Verwaltungsarbeiten können zum Beispiel erheblich reduziert werden, wenn die Versendung von E-Mails zu Eingangsbestätigungen, Einladungen, Zusagen oder Absagen automatisiert abläuft.
Tipp 3: Das Kommunizieren mit Bewerbern
Einen Ablauf, den viele Bewerber kennen dürften: Man verschickt seine mit Mühe gestaltete Bewerbung an ein Unternehmen und bekommt im Anschluss direkt eine automatisch generierte Eingangsbestätigung. Danach kommt dann erstmal eine Zeit lang nichts. Dadurch erreichen Sie beim Bewerber nichts anderes, als das dieser sich völlig im Dunkeln gelassen fühlt.
Wirken Sie dem am besten entgegen, indem Sie während des Bewerbungsprozesses den Kandidaten über den Bewerbungsstatus so gut wie möglich auf dem Laufenden halten, was ebenfalls mit automatisierten E-Mails bewerkstelligt werden kann. Darüber hinaus sollten Sie den Kandidaten entweder durch die Eingangsbetätigung, oder durch die entsprechende Karriereseite nochmals über den genauen Ablauf des Bewerbungsprozesses informieren, sodass der Kandidat auch weiß, wann die nächsten Schritte eingeleitet werden.
Tipp 4: Datenschutz im Bewerbungsprozess beachten
Wenn Sie die Bewerbungsdokumente eines Kandidaten zugeschickt bekommen, dann erwartet dieser Kandidat auch, dass Sie mit seinen Daten so diskret wie möglich umgehen. Schauen Sie daher besser nach, wie sehr der Datenschutz in Ihrem Talent–Pool eingehalten wird. Und überprüfen Sie besser, ob Ihr Bewerberdaten-System auch konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist.
Tipp 5: Mit der Fachabteilung abstimmen
Bei der Beurteilung einer Bewerbung sollten Sie sich nicht voll und ganz auf die Meinung eines oder mehrerer Personalarbeiter verlassen, sondern auch die Meinung eines Kollegen aus der entsprechenden Fachabteilung einholen. Ist das Bewerbermanagement Ihres Unternehmens bereits vollkommen in ein digitales System eingebunden, können Sie sich sehr leicht mit der betreffenden Fachabteilung über diese Bewerbung austauschen, da die Bewerbung nicht erst in physischer Form mühsam von Abteilung zu Abteilung geschickt werden muss.
Vorgang beim Bewerbermanagement
Viele stellen sich bei diesem Thema natürlich die Frage, welche Schritte für eine reibungslose Bewerberverwaltung unternommen werden müssen. Die Antworten darauf finden Sie in einer kleinen Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Schritt 1: Stellenanzeige erstellen
Nachdem Sie alle wichtigen Kriterien für den gewünschten Kandidaten mit der entsprechenden Fachabteilung geklärt haben, erarbeiten Sie zuerst eine passende Stellenanzeige.
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Schritt 2: Bewerber suchen & finden
Kreieren Sie „Candidate Personas“ mit einer passenden Vorlage, sodass Sie einen besseren Überblick darüber bekommen, wo Ihre Wunschkandidaten erreicht werden können. Währenddessen sollten Sie auch andere Maßnahmen vornehmen, wie beispielsweise das „Active Sourcing„, oder das „Social Media Recruiting„.
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Schritt 3: Auf Bewerbungen reagieren
Dieser Schritt wird durch eine automatisch generierte Eingangsbestätigung vorgenommen, welche dem Bewerber zugeschickt wird. Heutzutage ist dieses Prozedere praktisch Standard.
Schritt 4: Bewerbungen sichten
Sobald die Kandidaten über den Eingang ihrer Bewerbung in Kenntnis gesetzt wurden, schicken Sie die Bewerbungsunterlagen an die verantwortlichen Führungspersonen und klären mit ihnen ab, welche der Bewerbungskriterien in welchem Maße durch den Kandidaten erfüllt werden.
Schritt 5: Vorstellungsgespräch
Vereinbaren Sie Bewerbungsgespräche mit den Kandidaten und weiteren verantwortlichen Führungspersonen.
Schritt 6: Interne Abstimmung
Nach dem Interview besprechen Sie sich mit allen Verantwortlichen, ob der Kandidat für die ausgeschriebene Stelle geeignet ist, woraufhin die letztendliche Entscheidung getroffen wird. Egal ob in einem persönlichen Gespräch oder per Telefonkonferenz.
Schritt 7: Zusagen oder Absagen
Wenn der Kandidat während des Bewerbungsprozesses alle Beteiligten des Unternehmens überzeugen konnte, dann übermitteln Sie ihm die Zusage (bzw. das Jobangebot) am besten per Telefonanruf. Im Anschluss schicken Sie ihm den Arbeitsvertrag per Post zu. Sollte der Bewerber nicht überzeugt haben, muss diesem eine Absage erteilt werden. Im Grunde ist es dabei irrelevant, ob dies per Telefon oder auf dem Postweg geschieht. In jedem Fall sollten Sie darauf achten, die Absage möglichst freundlich und vor allem rechtssicher zu gestalten (zum Beispiel, indem Sie auf unnötige Begründungen Ihrer Entscheidung verzichten).
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So geht effizientes Bewerbermanagement - Fazit
Ein gutes Bewerbermanagement soll hauptsächlich dazu beitragen, leichter an den passenden Kandidaten für eine ausgeschriebene Stelle in Ihrem Unternehmen zu kommen. Darüber hinaus wird durch ein richtiges Bewerbermanagement der Bewerbungsprozess an sich für alle Parteien deutlich angenehmer. Sei es durch die Automatisierung, indem der Bewerber durch automatisch generierte E-Mails stets über den Status seiner Bewerbung auf dem Laufenden gehalten wird. Oder indem Sie einfach nicht zu viele Dateien von Ihren Bewerbern verlangen und das Bewerbungsformular in den Stellenanzeigen nicht zu umfangreich gestalten. In jedem Fall kann eine gut organisierte Bewerberverwaltung maßgeblich dazu beitragen, die Recruiting-Prozesse in Ihrer Firma zu verbessern.
Haben Sie weitere Tipps für den Bewerbungsprozess und das Bewerbermanagement? Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar.
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- Kategorie: Recruiting
- 29. September 2021
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