Chatbots und KI im Personalwesen – So profitieren Sie davon
Digitalisierung, künstliche Intelligenz (KI), Chatbots: Die ganze Thematik rund um “Artificial Intelligence” ist schon lange keine Science-Fiction mehr: Die technologischen Fortschritte, die durch den Einsatz von KI-System erreicht wurden, sind beeindruckend. Aber auch ein wenig beängstigend. Paradebeispiele für den Einsatz dieser Technologien stellen die verschiedenen Sprachsysteme wie Apples Siri oder Amazons Alexa dar – und seit Neuestem auch die Chatbot-Plattform ChatGPT.
Als Hilfsmittel werden KI-Systeme vor allem als Chatbots genutzt. Nutzer bekommen keine Antwort mehr von einer Person aus Fleisch und Blut, sondern von einem KI-gesteuerten Chatbot. Das kann äußerst praktisch sein, um beispielsweise Personalkosten sparen zu können. Denn der Anwender, welcher den Chatbot um Hilfe fragt, weiß manchmal sogar gar nicht, dass ihm gerade kein echter Mensch, sondern eine programmierte KI antwortet.
Wie genau können Sie diese KI-Systeme und Chatbots im Personalwesen einsetzen? Mehr dazu in diesem Beitrag.
Definition: Was ist künstliche Intelligenz?
Künstliche Intelligenz (KI) ist eine fortschrittliche Technologie, die es Maschinen ermöglicht, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. Im Wesentlichen geht es darum, Computern beizubringen, wie sie selbstständig lernen und Entscheidungen treffen können, indem sie große Mengen an Daten analysieren und Muster erkennen.
KI kann auf vielfältige Weise eingesetzt werden, um komplexe Probleme in verschiedenen Bereichen zu lösen, wie beispielsweise in der Medizin, der Finanzwelt, der Produktion oder in der Logistik.
Insgesamt bietet die Entwicklung von KI enorme Möglichkeiten, neue Probleme zu lösen, die bisher nicht gelöst werden konnten. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass diese Technologie auf eine ethische und verantwortungsvolle Weise entwickelt und eingesetzt wird, um negative Auswirkungen auf die Gesellschaft zu vermeiden.
Chatbots im HR-Bereich werden immer populärer
Die technischen Fortschritte von Chatbots lassen vermuten, dass es nur eine Frage der Zeit ist, bis die künstliche Intelligenz Personalmanagement und Arbeitswelt fest im Griff hat. Der Einsatz einer KI im Personalwesen mag für Sie im ersten Moment eher fraglich erscheinen, jedoch können Chatbots vor allem im Bereich Human Resources vielen nützlichen Aufgaben für Sie erledigen.
Diese sogenannten Chatbots werden dabei in Messenger-Diensten oder aber auf Ihrer Webseite eingesetzt und stehen dort Ihren Kunden für potenzielle Fragen zur Verfügung. Der Einsatz solcher Chatbots eignet sich also überall dort, wo Kommunikation eine wichtige Rolle spielt.
Auf diese Form der Bearbeitung von Supportanfragen setzen bereits immer mehr Unternehmen. Denn es ist für den jeweiligen Nutzer einfach ein schöneres Gefühl, seine Fragen selbst zu formulieren und das Gefühl zu haben, dass man mit einer Person kommuniziert, statt beispielsweise nur eine FAQ-Seite zu lesen. Auch, wenn hinter dieser “Person” ein KI-System steckt.
Was bedeutet Automatisierung im Personalwesen?
Automatisierung im Personalwesen bezieht sich auf den Einsatz von Technologien und Software-Tools zur Automatisierung von Personalprozessen und -aufgaben. Dabei geht es darum, manuelle und repetitive Aufgaben zu minimieren und die Produktivität von Personalabteilungen zu steigern.
Konkret kann Automatisierung im Personalwesen Folgendes umfassen:
- Automatisierte Personalakten: Die Verwendung von Software, um elektronische Personalakten zu erstellen, zu verwalten und zu aktualisieren.
- Automatisierte Gehaltsabrechnung: Die Nutzung von Software, um Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen und zu verwalten, einschließlich der Abrechnung von Überstunden, Urlaubstagen und anderen Vergütungen.
- Automatisierte Leistungsbeurteilung: Der Gebrauch von Software, um Leistungsbeurteilungen zu automatisieren, einschließlich der Eingabe von Leistungsdaten, der Überprüfung von Zielen und der Berechnung von Boni und Belohnungen.
- Automatisierte Job-Postings: Das automatische Veröffentlichen von Stellenangeboten auf verschiedenen Online-Job-Portalen.
- Automatisiertes Mitarbeiter-Onboarding: Die Verwendung von Software, um den Onboarding-Prozess von Mitarbeitern zu automatisieren, einschließlich der elektronischen Verarbeitung von Formularen, der Einrichtung von Arbeitsplätzen und der Zuweisung von Schulungen.
- Automatisierte Mitarbeiterkommunikation: Der Einsatz von Chatbots und E-Mail-Systemen, um automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen an Mitarbeiter zu senden.
- Automatisierte Kommunikation: Die Nutzung von Chatbots und E-Mail-Systemen, um automatische Benachrichtigungen an Bewerber zu senden und den Prozess der Kommunikation zwischen Bewerbern und Recruitern zu optimieren.
Neue Möglichkeiten in HR durch den Chatbot ChatGPT
In der heutigen Zeit ist es wichtiger denn je, dass Unternehmen auf innovative Technologien zurückgreifen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Insbesondere im HR-Bereich können moderne Technologien wie Chatbots eine enorme Unterstützung bieten, um die tägliche Arbeit zu erleichtern und Zeit zu sparen. ChatGPT ist dabei eine der fortschrittlichsten Lösungen auf dem Markt und bietet zahlreiche Möglichkeiten, um HR-Prozesse zu optimieren und Mitarbeiter effektiver zu betreuen.
Was ist ChatGPT?
ChatGPT ist eine Art von Chatbot, der auf einer künstlichen Intelligenz namens GPT basiert, die von OpenAI entwickelt wurde. Die erste Version wurde 2018 veröffentlicht. GPT steht für „Generative Pre-trained Transformer“ und ist ein fortschrittliches Modell für die Verarbeitung von natürlicher Sprache.
ChatGPT kann daher menschenähnliche Gespräche führen und ist in der Lage, eine Vielzahl von Aufgaben zu automatisieren, wie zum Beispiel die Beantwortung von Fragen oder die Unterstützung bei der Bewerberauswahl.
ChatGPT kann somit ein wertvolles Werkzeug im Bereich des Kundenservice, des Marketings oder des Personalwesens sein und Unternehmen dabei helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen.
Einsatzmöglichkeiten: Wie ChatGPT HR unterstützen kann
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Bewerberkommunikation: ChatGPT kann eingesetzt werden, um automatisierte Antworten auf Bewerbungen und Fragen von Bewerbern zu geben. Auch kann die KI dazu beitragen, Kandidaten während des Bewerbungsprozesses zu informieren, indem sie automatische E-Mails oder Textnachrichten sendet, um Bewerber über den Stand ihrer Bewerbung oder Neuigkeiten im Unternehmen zu informieren. Das kann den Einstellungsprozess beschleunigen und dafür sorgen, dass Bewerber schnell eine Antwort erhalten.
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Screening von Bewerbungen: Mithilfe der KI können Bewerbungen automatisch gescreent und gefiltert werden, indem der Chatbot z. B. gezielte Fragen an Bewerber stellt und so deren Eignung für die Stelle und das Unternehmen bewertet.
- Erstellung von Stellenanzeigen: ChatGPT kann relevante Keywords identifizieren, die Sie in Ihrer Stellenanzeige verwenden sollten, damit diese von den passenden Kandidaten gefunden wird. Außerdem kann der Chatbot bei der Formulierung von klaren und präzisen Stellenanzeigen behilflich sein. Geben Sie die gewünschten Anforderungen und die Stellenbeschreibung ein und ChatGPT wandelt diese in eine ansprechende Stellenanzeige um. Des Weiteren kann Ihnen die KI dabei helfen, Ihre Stellenanzeigen zu überprüfen und zu optimieren, indem sie in diese z. B. die richtigen Keywords einbaut oder das Wording an die entsprechende Zielgruppe anpasst. Um sicherzustellen, dass die Anzeigen Ihre Unternehmenskultur und -werte widerspiegeln sollte ein Recruiter die Stellenanzeige nochmal überprüfen.
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Mitarbeiterfeedback: Mithilfe der KI kann Feedback von Mitarbeitern gesammelt und analysiert werden. Das kann dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.
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HR-Analytics: Mit ChatGPT können Daten gesammelt und analysiert werden. Die KI kann z. B. dazu verwendet werden, Trends im Bereich der Mitarbeiterzufriedenheit und Fluktuation zu erkennen und darauf zu reagieren.
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Employer Branding: Durch ChatGPT kann das Employer Branding eines Unternehmens gestärkt werden, indem der Chatbot z. B. Bewerbern ein positives Bewerbungserlebnis bietet und ihnen das Gefühl gibt, dass das Unternehmen fortschrittlich und innovativ ist.
Was sind die Vorteile von einer KI im Personalwesen?
Dass eine künstliche Intelligenz Personalmanagement und HR-Aufgaben erledigen soll, mag für viele Menschen noch ein befremdlicher Gedanke sein. Doch Sie werden sehen, der Einsatz dieser Chatbots bringt einige nützliche Vorteile für Sie mit.
In erster Linie profitieren Sie durch eine KI im Personalwesen von enormen Zeitersparnissen. Denn Anfragen, welche häufig immer wiederkehren, können so bequem von Ihrem Chatbot beantwortet werden. Das kann natürlich auch Personalkosten sparen, da Sie für das Bearbeiten dieser Anfragen keinen extra Mitarbeiter einstellen müssen. Jedoch brauchen Sie einen KI-Experten, welcher wiederum Geld kostet. Hier gilt es Kosten und Nutzen genau abzuwägen.
Ein weiterer Vorteil, durch den die künstliche Intelligenz Personalmanagement und Human Resources positiv beeinflusst, ist die Vermarktung Ihres Unternehmens. Wenn Sie also sich und Ihr Unternehmen als innovativen und fortgeschrittenen Arbeitgeber darstellen möchten, dann sind Sie damit auf dem richtigen Weg.
Nicht alles muss perfekt laufen: Nachteile von KI und Chatbots im HR-Bereich
Doch wie alles im Leben kann auch der Einsatz von KI im Personalwesen einige Nachteile mit sich bringen. Wie bereits erwähnt, benötigen Sie einen Experten in diesem Bereich. Wenn Sie hier nicht gleich die richtigen Kontakte haben, kann es unter Umständen recht teuer werden. Denn der Bereich Machine Learning und künstliche Intelligenz ist äußerst gefragt und Experten mit entsprechendem Fachwissen sind leider noch nicht ausreichend vorhanden.
Dabei ist ein Experte absolut notwendig, denn eine KI muss all ihr Wissen erst einmal lernen. Dafür braucht es immer noch Menschen und diese sollten ihr Handwerk auf jeden Fall verstehen. Anderenfalls kann es zu Fehlfunktionen des Chatbots kommen, was besonders beim Einsatz im Personalmanagement unter Umständen zu Komplikationen führen kann.
Deshalb sollten Sie Ihren Chatbot genaustens überwachen lassen und auf einen intensiven Lernprozess achten, damit am Ende eine optimale Leistung der KI gewährleistet werden kann.
Generell gilt jedoch, dass auch die Technik streiken kann. Wenn es einmal zu internen Problemen mit der IT kommt, so steht auch der Chatbot nicht mehr zur Verfügung. Das bedeutet, dass Sie generell immer für einen menschlichen Ersatz sorgen sollten, falls es einmal zu technischen Problemen kommen sollte.
Ein weiterer Nachteil von Chatbots im Vergleich zu Menschen ist der begrenzte Wortschatz. Natürlich wird Ihre KI mit der Zeit immer intelligenter, lernt dazu und erweitert sich. Doch am Ende haben Sie hier immer noch eine Maschine und keinen denkenden Menschen vor sich.
Ein Mensch kann sich logische Gedanken bei einer Problemstellung machen und nach einem passenden Lösungsansatz suchen, eventuell auch durch maschinelle Hilfe. Eine Maschine, sollte Sie einen bestimmten Befehl nicht einordnen können, kann beim Auftauchen eines Problems hingegen gar nichts tun.
Auch gut optimierte Chatbots werden irgendwann an ihre Grenzen kommen und aktuell noch keinen menschlichen Mitarbeiter vollständig ersetzen können. Eine optimale Kombination stellt also eine Mischung aus KI-System und echten Menschen dar. Zudem gehört zum Einsatz eines Chatbots auch ein hoher Wartungsaufwand, dessen Sie sich auf jeden Fall bewusst sein sollten.
Fazit: Chatbots und KI als gute Ergänzung im Personalwesen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die technologischen Fortschritte rasend schnell voranschreiten. Immer mehr Unternehmen setzen auf den Einsatz von KI im Arbeitsalltag – egal ob Chatbots oder Machine Learning.
Speziell für Chatbots gibt es also die unterschiedlichsten Einsatzgebiete in Ihrem Unternehmen. Vor allem im Personalwesen profitieren Sie also zusammengefasst von diesen zwei großen Vorteilen:
- Ruf als innovatives und modernes Unternehmen verbessern
- Große Zeitersparnis
Gleichzeitig sollten Sie jedoch die Nachteile nicht übersehen:
- Chatbots verfügen über begrenzten Horizont
- Hoher Wartungsaufwand und spezielles Personal nötig
Sie müssen sich also unter Umständen auf hohe Kosten einstellen, wenn Sie möchten, dass Ihr Chatbot reibungslos funktioniert. Doch selbst dann lässt sich abschließend sagen, dass ein Chatbot einen menschlichen Mitarbeiter keinesfalls ersetzen kann. Zumindest nicht in einer wichtigen Position wie dem Personalwesen.
Denn besonders bei komplexeren Sachverhältnissen ist eine menschliche Expertenmeinung gefragt und die Maschinen kommen dabei an ihre Grenzen. Die perfekte Lösung stellt dabei eine Mischung aus Chatbot und Mensch dar. Beide gönnen sich gegenseitig ergänzen und Sie profitieren von beiden Vorteilen.
Kommen Chatbots oder anderweite KI-Systeme in Ihrem Unternehmen bereits zum Einsatz? Teilen Sie uns gerne Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit! ⬇️
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- Kategorie: Personalmanagement, Recruiting, Allgemein
- 28. Februar 2023
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