Digitale Personalakte: So gelingt die Einführung!
Die digitale bzw. elektronische Personalakte stellt einen Meilenstein in der Entwicklung des Personalmanagements dar. Von traditionellen papierbasierten Systemen hat sich die Arbeitswelt hin zu effizienteren, sichereren und flexibleren Lösungen entwickelt. Diese innovative Form der Informationsverwaltung revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen den beruflichen Werdegang ihrer Mitarbeiter dokumentieren, organisieren und schützen.
Die Umstellung von physischen Personalakten auf digitale Archive ist nicht nur ein technologischer Fortschritt, sondern auch eine strategische Entscheidung, die die Arbeitsweise von Unternehmen nachhaltig verändert. Dabei spielen nicht nur technologische Aspekte eine Rolle, sondern auch gesetzliche Vorgaben, Datenschutzrichtlinien und die Frage nach einem sinnvollen Umgang mit sensiblen Mitarbeiterinformationen. 🖥️📃
Erfahren Sie mehr über die digitale Personalakte im Detail – von den rechtlichen Grundlagen über die Vorteile bis hin zu den Schritten, die Unternehmen bei der Einführung dieser innovativen Lösung beachten sollten. ⬇️
Inhalt
Definition: Was ist eine digitale oder elektronische Personalakte?
Eine digitale oder elektronische Personalakte bezieht sich auf die elektronische Verwaltung von personalbezogenen Dokumenten und Informationen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Früher wurden Personalakten in Papierform aufbewahrt. Mit dem technologischen Fortschritt und der Einführung digitaler Lösungen werden diese Informationen heute häufig elektronisch gespeichert. 💾
Eine digitale Personalakte enthält typischerweise eine Vielzahl von Dokumenten, die den beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters dokumentieren. ✍️
Durch die Digitalisierung dieser Informationen können Unternehmen effizienter arbeiten, da der Zugriff auf die Daten erleichtert, die Aktualisierung vereinfacht und die Personalverwaltung insgesamt effizienter wird. Die elektronische Personalakte trägt auch zur Senkung der Papierkosten und zur Verbesserung der Datensicherheit bei, da der Zugriff auf die Informationen besser kontrolliert und autorisiert werden kann.
Gesetzliche Grundlagen und Datenschutz
Die Einführung und Führung digitaler Personalakten unterliegt verschiedenen rechtlichen Grundlagen und Datenschutzbestimmungen. Die wichtigsten rechtlichen Rahmenbedingungen sind das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Gesetze regeln die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, auch solcher, die in digitalen Personalakten gespeichert sind. 🔐
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist die nationale Grundlage für den Datenschutz in Deutschland. Es enthält spezifische Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext. Insbesondere enthält es Bestimmungen zur Zulässigkeit der Datenverarbeitung, zur Informationspflicht gegenüber den Betroffenen und zur Gewährleistung angemessener Datenschutzmaßnahmen.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine europäische Verordnung, die in der gesamten Europäischen Union gilt. Sie setzt hohe Datenschutzstandards und legt Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten fest. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Grundsätzen der DSGVO erfolgt, darunter Transparenz, Zweckbindung, Datensicherheit und Rechtmäßigkeit.
Darüber hinaus spielen weitere Gesetze eine Rolle, wie das Betriebsverfassungsgesetz, das die Mitbestimmung der Arbeitnehmer regelt und auch datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt, sowie das Arbeitszeitgesetz, das Bestimmungen zur Dokumentation von Arbeitszeiten und Pausen enthält.
Die Einhaltung dieser gesetzlichen Bestimmungen ist entscheidend, um die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und Strafen zu vermeiden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die Zustimmung der Beschäftigten zur Verarbeitung ihrer Daten einholen, angemessene Sicherheitsmaßnahmen umsetzen und dafür sorgen, dass nur befugte Personen Zugang zu den Informationen in den digitalen Personalakten haben. Datenschutzbeauftragte können dabei helfen, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen und potenzielle Risiken zu minimieren. Verstöße gegen das Datenschutzgesetz können mit hohen Geldbußen geahndet werden. 👩💻
Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?
Der Einsatz einer digitalen Personalakte bietet Unternehmen und Organisationen eine Reihe von Vorteilen.
Im Folgenden sind einige Gründe aufgeführt, warum Unternehmen die digitale Personalakte nutzen:
Effizienzsteigerung:
Digitale Personalakten ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf Mitarbeiterinformationen. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung im Vergleich zu manuellen, papierbasierten Systemen. Informationen können schnell gefunden, aktualisiert und gemeinsam genutzt werden. 🚀
Platz- und Ressourcenersparnis:
Die Umstellung auf digitale Personalakten verringert den Bedarf an physischem Speicherplatz für Papierdokumente. Dies führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer besseren Nutzung der Büroflächen.
Schneller Zugriff und Flexibilität:
Digitale Akten ermöglichen einen ortsunabhängigen Zugriff auf Mitarbeiterdaten. Dies ist besonders in Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitszeitmodellen von Vorteil. Berechtigte Personen können von verschiedenen Orten aus auf die Daten zugreifen. 🌏
Sicherheit und Datenschutz:
Durch den Einsatz digitaler Personalakten können Unternehmen die Sicherheit und den Datenschutz ihrer Mitarbeiterdaten besser kontrollieren. Der Zugriff kann auf befugte Personen beschränkt und Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung können implementiert werden.
Automatisierung von Prozessen:
Digitale Personalakten ermöglichen die Automatisierung von Personalmanagementprozessen wie die elektronische Genehmigung von Urlaubsanträgen, die Verwaltung von Fortbildungsmaßnahmen und die Durchführung von Leistungsbeurteilungen.
Compliance und Rechtssicherheit:
Durch die elektronische Verwaltung von Mitarbeiterdaten können Unternehmen leichter sicherstellen, dass sie gesetzliche Anforderungen und Datenschutzbestimmungen einhalten. Die Compliance wird durch die Möglichkeit der revisionssicheren Dokumentation erleichtert.
Verbesserte Suche und Analyse:
Digitale Personalakten ermöglichen eine effiziente Suche nach bestimmten Informationen und die Durchführung von Analysen der Personaldaten. Dies kann dazu beitragen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen und Trends im Mitarbeiterverhalten zu erkennen. 🔍
Die genannten Gründe machen digitale Personalakten für viele Unternehmen attraktiv, da sie nicht nur den Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch dazu beitragen, Personaldaten insgesamt effizienter und kontrollierter zu verwalten.
Wie funktioniert die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte funktioniert in der Regel über einen mehrstufigen Prozess.
Am Anfang steht der Import oder die manuelle Erfassung der Mitarbeiterdaten, die grundlegende Informationen wie Kontaktdaten, Geburtsdatum, Qualifikationen und Berufserfahrung umfassen. Anschließend können verschiedene Dokumente wie Lebensläufe, Arbeitsverträge usw. hinzugefügt und verwaltet werden. Diese Dokumente werden digital gespeichert und können bei Bedarf aktualisiert werden.
Ein wesentliches Merkmal digitaler Personalakten ist die Berechtigungs- und Zugriffskontrolle. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Teile der Akte zugreifen können, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten. Einige Systeme bieten auch die Möglichkeit elektronischer Signaturen, um Genehmigungen oder Vereinbarungen rechtsverbindlich zu machen.
Workflow-Management-Funktionen automatisieren personalbezogene Prozesse wie die Genehmigung von Urlaubsanträgen oder die Durchführung von Leistungsbeurteilungen. Die digitale Personalakte beinhaltet auch eine Terminverwaltung für wichtige Ereignisse wie Mitarbeitergespräche oder Schulungen.
Erweiterte Such- und Analysefunktionen ermöglichen die effiziente Suche nach bestimmten Informationen und die Durchführung von Analysen der Mitarbeiterdaten. Die Integration mit anderen HR-Systemen oder Unternehmensanwendungen gewährleistet einen nahtlosen Informationsaustausch.
Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, bieten digitale Personalakten Funktionen zur revisionssicheren Dokumentation und Protokollierung von Änderungen an Mitarbeiterdaten. Automatische Benachrichtigungen und Alarme können generiert werden, um auf wichtige Ereignisse oder anstehende Aufgaben hinzuweisen.
Insgesamt ermöglicht die digitale Personalakte eine effizientere und transparentere Verwaltung von Personaldaten, indem Routineaufgaben automatisiert und der Zugriff auf Informationen verbessert werden.
Welche Inhalte gehören in eine digitale Personalakte?
Der Inhalt einer digitalen Personalakte kann je nach den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens variieren. Es gibt jedoch einige grundlegende Informationen und Dokumente, die in der Regel in einer digitalen Personalakte enthalten sind.
Typische Inhalte sind:
- Persönliche Informationen: Kontaktdaten, Geburtsdatum, Familienstand
- Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse
- Arbeitsvertrag: Vertrag, Zusatzvereinbarungen
- Leistungsbeurteilungen: Feedback, Entwicklungsgespräche
- Fort- und Weiterbildungen:Schulungen, Zertifikate
- Gehaltsinformationen: Gehaltsabrechnungen, Bonusvereinbarungen
- Arbeitszeiterfassung: Arbeitszeiten, Urlaubstage
- Krankheits- und Abwesenheitsinformationen: Krankheitsbescheinigungen, Abwesenheiten
- Versicherungsinformationen: Sozialversicherung, Krankenversicherung
- Personaldokumente: Beförderungen, Versetzungen, Kündigungen
- Elektronische Genehmigungen: Urlaubsanträge, Schulungen
- Elektronische Unterschriften: Signierte Vereinbarungen
- Notizen und Korrespondenz: Memos, E-Mails
- Relevante gesetzliche Dokumente: Datenschutzvereinbarungen, Betriebsvereinbarungen
Es ist wichtig zu betonen, dass der Umgang mit diesen Informationen den Datenschutzbestimmungen entsprechen muss. Die genaue Struktur und die erforderlichen Informationen können je nach Unternehmensrichtlinien und anwendbaren Gesetzen variieren.
Was gehört nicht in die digitale Personalakte?
Nicht alle Informationen gehören in eine digitale Personalakte. Es ist wichtig, sensible Daten und Informationen, die nicht im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, auszuschließen, um den Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Nachfolgend einige Beispiele dafür, was in der Regel nicht in eine digitale Personalakte gehört:
- Persönliche finanzielle Informationen: Private Bankkontodaten, Kreditkarteninformationen
- Gesundheitsinformationen: Detaillierte medizinische Daten, außer für arbeitsbezogene Zwecke
- Private Familienangelegenheiten: Informationen über Eheprobleme, Familienmitglieder
- Religiöse oder politische Ansichten: Persönliche Überzeugungen, politische Meinungen
- Nicht arbeitsrelevante Hobbys und Interessen: Persönliche Hobbys ohne beruflichen Bezug
- Strafregisterauszüge ohne Bezug zur Arbeit: Strafregisterauszüge ohne berufliche Relevanz
- Persönliche Fotos ohne beruflichen Bezug: Fotos ohne berufliche Relevanz
Voraussetzungen für die Digitalisierung von Personalakten
Die Digitalisierung von Personalakten erfordert die sorgfältige Berücksichtigung mehrerer Schlüsselfaktoren. Zunächst ist die Kenntnis und Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Anforderungen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Digitalisierungsprozess den rechtlichen Rahmenbedingungen entspricht.
Die Sicherheit und der Schutz von Mitarbeiterdaten sind von entscheidender Bedeutung. Eine robuste technologische Infrastruktur, einschließlich geeigneter Hardware, Software und Netzwerkinfrastruktur, ist erforderlich, um die sichere Speicherung und Verwaltung digitaler Personalakten zu gewährleisten. Die Auswahl einer geeigneten Dokumentenmanagement-Software mit Funktionen wie sichere Speicherung, Suchmöglichkeiten und Workflow-Management ist entscheidend.
Ebenso wichtig ist die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der digitalen Plattform, um einen reibungslosen Übergang von papierbasierten zu digitalen Prozessen zu gewährleisten. Die Implementierung einer revisionssicheren Archivierung, elektronische Signaturmöglichkeiten und Maßnahmen zur Sicherung der Datenintegrität sind weitere kritische Aspekte. 🖋️
Nicht zuletzt erfordert die Digitalisierung eine Überprüfung und Optimierung der bestehenden HR-Prozesse, um eine effiziente Gestaltung zu gewährleisten. Auch die Einbindung der Beschäftigten in den Digitalisierungsprozess und die Berücksichtigung ihrer Bedürfnisse sind von zentraler Bedeutung. Schließlich ist eine Kosten-Nutzen-Analyse erforderlich, um sicherzustellen, dass die Digitalisierung wirtschaftlich sinnvoll ist. 💸
Insgesamt erfordert die erfolgreiche Digitalisierung von Personalakten eine ganzheitliche Betrachtung rechtlicher, technologischer, organisatorischer und sozialer Aspekte.
Einsicht in die Personalakte durch den Mitarbeiter
Der Mitarbeiter hat das Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Dieses Recht ist gesetzlich im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verankert. 👀
Hier sind einige wichtige Punkte dazu:
Antrag auf Einsicht:
- Der Mitarbeiter kann einen Antrag auf Einsicht in seine Personalakte stellen. Dieser Antrag sollte schriftlich erfolgen.
Ort der Einsichtnahme:
- Die Einsichtnahme erfolgt üblicherweise am Arbeitsplatz oder an einem anderen vereinbarten Ort.
Dauer der Einsichtnahme:
- Der Mitarbeiter hat das Recht, die Personalakte während der regulären Arbeitszeit und ohne unangemessene Verzögerung einzusehen.
Begleitung:
- Der Mitarbeiter kann eine Vertrauensperson zur Einsichtnahme mitbringen. Diese Person kann beispielsweise ein Betriebsrat oder ein Gewerkschaftsvertreter sein.
Kopien anfertigen:
- In einigen Fällen kann der Mitarbeiter Kopien von Dokumenten aus seiner Personalakte anfertigen. Dies ist jedoch nicht in allen Unternehmen gestattet.
Nicht einsehbare Dokumente:
- Bestimmte Dokumente, wie interne Notizen oder Bewertungen Dritter, sind unter Umständen von der Einsichtnahme ausgenommen.
Protokollierung der Einsichtnahme:
- Es ist üblich, die Einsichtnahme in die Personalakte zu protokollieren. Das Protokoll kann festhalten, welche Dokumente eingesehen wurden und wann dies erfolgt ist.
Recht auf Berichtigung:
- Sollte der Mitarbeiter Unstimmigkeiten oder Fehler in seinen Unterlagen feststellen, hat er das Recht, eine Berichtigung zu verlangen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Regelungen zur Einsicht in die Personalakte im Unternehmen durch betriebliche Vereinbarungen oder Betriebsvereinbarungen festgelegt sein können. Mitarbeiter sollten sich daher mit den internen Richtlinien ihres Unternehmens vertraut machen und im Bedarfsfall den betrieblichen Datenschutzbeauftragten konsultieren.
Einführung der digitalen Personalakte Schritt für Schritt
Schritt 1: Auswahl des Softwaredienstleisters
Bereits zu Beginn des Projekts ist es wichtig, sich Gedanken über die Wahl des Softwareanbieters zu machen. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt, aber wer für Sie der richtige Partner ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. 🧐
Um hier eine gute Entscheidung treffen zu können, benötigen Sie eine interne Zusammenfassung der Qualitätskriterien, die Sie am besten in Form einer Checkliste erstellen.
Folgende Fragen sollten Sie sich bei der Auswahl eines Dienstleisters stellen:
- Ist eine Schnittstellenanbindung zu bereits im Unternehmen angewandten Systemen (z. B. MDE/BDE, ERP-System, Zeiterfassungs-Software) vorhanden?
- Erfüllt das Sicherheitskonzept die gesetzlichen Bestimmungen und auch Ihre Erwartungen? Die Einhaltung rechtlicher Vorschriften steht an oberster Stelle. Deshalb muss eine Software dies auch gewährleisten.
- Sind mit der Software Workflows möglich? Diese Frage sollten Sie sich auf jeden Fall stellen, da in der täglichen Personalarbeit ein hohes Einsparpotenzial vorhanden ist, wenn Sie gewisse Abläufe automatisiert über einen Workflow laufen lassen (z. B. Genehmigungsverfahren eines Urlaubsantrages bzw. Planung und Durchführung von Schulungsmaßnahmen).
- Hat der Softwareanbieter im Bereich digitale Personalakte Erfahrung (Referenzkunden) und welche Erweiterungsmöglichkeiten bietet die Software? In der Regel entscheiden Sie sich dauerhaft für eine Software für die digitale Personalakte. Daher ist es wichtig, dass Sie einen kompetenten Partner an der Seite haben.
- Ist die Software benutzerfreundlich und wie ist das Kosten-/ Leistungsverhältnis? Durch eine benutzerfreundliche Oberfläche ist die Anwendung prozesssicherer als bei einem unübersichtlichen System.
Schritt 2: Festlegung eines Rollen- und Berechtigungskonzeptes
Die digitale Archivierung sensibler Personaldaten setzt die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen voraus. Da die digitale Personalakte jedoch von verschiedenen Personen im Unternehmen genutzt wird, müssen den Benutzern Berechtigungen zugewiesen werden.
So muss es z. B. möglich sein, dass ein Teamleiter Zugriff auf alle schriftlichen Einsätze der Mitarbeiter in seinem Verantwortungsbereich hat. Gleichzeitig soll er aber nicht sehen können, ob jemand davon eine Lohnpfändung hat. Dazu erstellen Sie im Vorfeld ein sogenanntes Rollen- und Berechtigungskonzept, das die entscheidenden datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt.
Dieses setzt sich wie folgt zusammen: Einem Berechtigungskonzept mit Einsichtsbeschränkung, bei dem die berechtigten Personen auf die für sie freigegebenen Dokumente zugreifen können und einer Einsichtsbeschränkung, die nur Teile der digitalen Personalakte freigibt.
Durch Protokollierung der digitalen Personalakte wird die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen (z. B. Metadaten und Scanvorgänge) dokumentiert. Die Verfahrensdokumentation stellt die Rechtssicherheit des internen Kontrollsystems sicher. 📜
Darüber hinaus muss die digitale Personalakte die Archivierung so durchführen, dass die Dokumente in einem unveränderbaren Format gespeichert werden. Zwischen dem Datenbankbereich und dem Archivbereich muss eine klare Trennung bestehen.
Dadurch wird verhindert, dass Administratoren keinen vollständigen Einblick in die elektronische Personalakte erhalten. Es sind verschiedene Sicherheitsmechanismen zur Verschlüsselung der Daten und zur Identifizierung zu installieren.
Schritt 3: Schaffung der technischen Rahmenbedingungen für die Einführung der elektronischen Personalakte
Ein zentraler Aspekt bei der Implementierung der elektronischen Personalakte ist die Schaffung geeigneter technischer Rahmenbedingungen. Dazu gehört die Bereitstellung einer robusten IT-Infrastruktur, um eine sichere und effiziente Nutzung der digitalen Personalakte zu gewährleisten.
Zunächst ist die Auswahl und Bereitstellung der notwendigen Hardware von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören Serverkapazitäten, ausreichend Speicherplatz und leistungsfähige Hardwarekomponenten. Auch die Möglichkeit der Nutzung von Cloud-Diensten sollte in Betracht gezogen werden. ☁️🌐
Die Netzwerkinfrastruktur spielt eine Schlüsselrolle, um einen schnellen und zuverlässigen Zugriff auf die digitalen Personalakten zu ermöglichen. Ein gut funktionierendes Netzwerk ist unabdingbar, um einen reibungslosen Datentransfer zwischen den Anwendern und dem zentralen Dokumentenspeicher zu gewährleisten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit. Es ist wichtig, Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls und Zugriffskontrollen zu implementieren, um die Vertraulichkeit und Integrität der Mitarbeiterdaten zu schützen. Zugriffsrechte sollten klar definiert sein und Authentifizierungsmechanismen sollten sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf die Informationen zugreifen können. 🙅
Die Entwicklung von Backup- und Recovery-Strategien ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Daten in der digitalen Personalakte jederzeit verfügbar und vor Datenverlust geschützt sind. Eine nahtlose Integration mit bestehenden HR-Systemen oder anderen Unternehmensanwendungen sollte ebenfalls geprüft werden, um einen effizienten Datenaustausch zu ermöglichen.
Darüber hinaus ist die Schulung des IT-Personals von großer Bedeutung. Ein gut ausgebildetes Team ist in der Lage, die Infrastruktur der digitalen Personalakte erfolgreich zu verwalten, zu warten und auf mögliche technische Herausforderungen zu reagieren. Diese technischen Rahmenbedingungen bilden somit eine solide Grundlage für die erfolgreiche Einführung und Nutzung der elektronischen Personalakte im Unternehmen.
Schritt 4: Digitalisierung der Dokumente und Implementierung in die digitale Personalakte
Die Software für die digitale Personalakte kann sofort nach der Installation genutzt werden. So werden alle neuen Dokumente in diesem System erfasst. Ab diesem Zeitpunkt werden laufend Dokumente für die digitale Personalakte eingescannt. Daher sollte man sich im Vorfeld Gedanken machen, wo man das Gerät unter Berücksichtigung des Datenschutzes und der Wirtschaftlichkeit aufstellt.
Ein weitaus umfangreicheres Thema ist jedoch die Archivierung der bereits vorhandenen Personalakten. Vor dem Scannen aller Dokumente empfiehlt es sich, die einzelnen Personalakten auf einen einheitlichen Stand zu bringen. Außerdem sollten sie anhand eines Kriterienkatalogs bereinigt werden. 🖨️
Diese Aufgabe kann auch von externen, speziell zertifizierten Dienstleistern übernommen werden. Auch der Umgang mit den Papierakten nach dem Scannen sollte bedacht werden. Hier ist es sinnvoll, die Akten vor der endgültigen Vernichtung noch sechs bis zwölf Monate zu lagern. So können eventuelle Unregelmäßigkeiten bei der Umstellung abgefangen werden.
Schritt 5: Testphase und digitale Personalakte einführen
Damit von Anfang an alles nach Plan läuft und im „Echtbetrieb“ keine unerwarteten Ereignisse auftreten, ist vor der Einführung eine Testphase notwendig. In dieser können die Anwender, nachdem die Stammdaten sowie die Rollen- und Berechtigungskonzepte hinterlegt sind, über einen Testserver erste Versuche durchführen. 💡
Sind die dabei erkannten Schwachstellen beseitigt und die notwendigen Optimierungen im Echtsystem umgesetzt, steht der Einführung aus technischer Sicht nichts mehr im Wege. Nicht zu unterschätzen ist jedoch der Schulungsbedarf und das „Abholen“ der betroffenen Mitarbeiter.
Da eine digitale Personalakte von Anfang an permanent gepflegt werden muss, sind die Weiterbildungsmaßnahmen bereits vor dem Kick-off notwendig. Das baut Unsicherheiten ab und erhöht die Akzeptanz bei allen Beteiligten.
Schritt 6: Eine Verfahrensdokumentation erstellen
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Schritt bei der Einführung einer digitalen Personalakte. Dieser Schritt beinhaltet die detaillierte Dokumentation aller Prozesse, Abläufe und Sicherheitsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Nutzung der elektronischen Personalakte.
Eine umfassende Verfahrensdokumentation hat mehrere Schlüsselfunktionen:
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
Die Verfahrensdokumentation schafft Transparenz über alle relevanten Schritte im Zusammenhang mit der digitalen Personalakte. Dies ermöglicht eine eindeutige Nachvollziehbarkeit der Prozesse.
- Compliance und gesetzliche Anforderungen:
Sie dient als Nachweis für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzrichtlinien. Die genaue Dokumentation ist entscheidend, um möglichen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
- Schutz vor Datenmissbrauch:
Die Verfahrensdokumentation enthält Sicherheitsmaßnahmen und Zugriffsbeschränkungen, um Datenmissbrauch zu verhindern. Sie hilft, potenzielle Sicherheitslücken zu erkennen und zu schließen. 🐱💻
- Schulung und Weiterbildung:
Die Dokumentation dient als Schulungsmaterial für Mitarbeiter, die mit der digitalen Personalakte arbeiten. Neue Mitarbeiter können sich anhand der Dokumentation schnell mit den Prozessen vertraut machen. 📚
- Änderungsmanagement:
Die Dokumentation ermöglicht ein effektives Änderungsmanagement, da alle Prozesse und Richtlinien festgehalten werden. Bei Anpassungen oder Aktualisierungen kann die Dokumentation als Leitfaden für die Umsetzung dienen.
Die Verfahrensdokumentation sollte folgende Elemente umfassen:
- Beschreibung der Benutzerrollen und -rechte:
Klare Definition der verschiedenen Benutzerrollen und ihrer Rechte im System.
- Nutzungsrichtlinien und Verantwortlichkeiten:
Festlegung von Richtlinien für die Nutzung der digitalen Personalakte und klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten.
- Zugriffskontrollen und Sicherheitsvorkehrungen:
Detaillierte Beschreibung der implementierten Zugriffskontrollen, Verschlüsselungsverfahren und sonstigen Sicherheitsmaßnahmen.
- Prozessbeschreibungen:
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für häufig vorkommende Prozesse, von der Erfassung neuer Mitarbeiterdaten bis zur Durchführung von Schulungen oder Leistungsbeurteilungen.
- Änderungshistorie:
Eine Chronik aller Änderungen an der Verfahrensdokumentation, um den Überblick über die Entwicklung zu behalten.
Eine gut durchdachte Verfahrensdokumentation bildet somit das Rückgrat für einen reibungslosen und sicheren Betrieb der digitalen Personalakte und unterstützt das Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und effiziente Prozesse zu gewährleisten.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für digitalisierte Personalakten?
Für die Aufbewahrung digitaler Personalakten gelten ähnliche Grundsätze wie für Papierakten. ⏳
Es gibt zwar keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters, aber es sind wichtige Fristen und Überlegungen zu beachten:
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen:
- Für bestimmte Unterlagen wie Lohnsteuerkarten, Lohnabrechnungen und Belege für den Lohnsteuerabzug gibt es besondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen (6 Jahre).
- Für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, beträgt die Frist 10 Jahre, für Beitragsnachweise zur Sozialversicherung 5 Jahre.
- Arbeitsrechtliche Fristen aus dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) oder dem Mindestlohngesetz sind ebenfalls zu beachten, z. B. 2 Jahre für Nachweise über die Zahlung des Mindestlohns.
Allgemeine Aufbewahrungshinweise:
- Unabhängig von gesetzlichen Fristen empfiehlt es sich, Personalakten mindestens bis zum Ablauf von Ausschluss- und Verjährungsfristen (bis zu 3 Jahre) aufzubewahren.
- Die Vernichtung der gesamten Personalakte sollte erst dann erfolgen, wenn alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis abgegolten sind. 🗑️
Digitale Personalakte und Originalunterlagen:
- Nach Einführung der digitalen Personalakte sollten wichtige Dokumente in Papierform aufbewahrt werden, um Beweisschwierigkeiten im Prozess zu vermeiden.
- Schriftliche Einverständniserklärungen für die Vernichtung können Risiken minimieren, Datenschutzrichtlinien sind zu beachten.
Personalakte und Löschfristen:
- Neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind datenschutzrechtliche Grundsätze zu beachten.
- Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für die Bearbeitung erforderlich ist.
- Für Krankheitsdaten gibt es differenzierte Löschfristen, die von der Dauer der Fehlzeiten abhängen.
Fazit: Die digitale Personalakte als Teil einer zukunftsorientieren Personalarbeit
Die Erweiterungsmöglichkeiten nach der Einführung einer digitalen Personalakte hängen in erster Linie von der Software bzw. den vorhandenen Schnittstellen ab. Daher sollten Sie sich bereits im Vorfeld die wichtigsten Fragen dazu stellen.
Mit einem vollständig integrierten und vernetzten System können Sie alle Aufgaben durchführen. Beispiele hierfür sind eine einfache Schulungsplanung, aber auch komplexe Prozesse wie die Kapazitätsberechnung der anwesenden Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Arbeitsaufträge und der Qualifikationsmatrix.
Unabhängig von der Unternehmensgröße wird sich die digitale Personalakte in den nächsten Jahren immer mehr durchsetzen. Insbesondere durch die Zunahme von Heimarbeitsplätzen ist ein zentrales, online verfügbares HR-System die Basis für eine effektive und effiziente Personalarbeit.
Personalakten werden von Anwendern aus unterschiedlichen Abteilungen benötigt. Durch die Einführung einer digitalen Personalakte sind daher erhebliche Kosteneinsparungen zu erwarten, sofern ein Workflow im System implementiert ist. Unter Berücksichtigung der genannten Punkte bietet Ihnen die digitale Personalakte eine transparente, flexible und rechtskonforme Grundlage für eine zukunftsorientierte Personalarbeit.
Haben Sie in Ihrem Unternehmen bereits digitale Personalakten eingeführt? Wir freuen uns über Ihre Tipps und Erfahrungen in den Kommentaren. 💬
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Bildquelle: „Frau versteckt sich vor Aktenstapel“ ©AndreyPopov – istockphoto.com, „Frau am Laptop“ ©insta_photos – istockphoto.com, „Personalakten am Tisch“ ©AndreyPopov – istockphoto.com
- Kategorie: Personalmanagement, Arbeitsrecht
- 28. November 2023
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