Eingeschlafene Teams – Wie breche ich Routinen auf?
Was sind Routinen?
Wir kennen sie alle – egal, ob der sonntägliche Spaziergang mit der Familie oder der Kaffeeklatsch am Samstagnachmittag mit Freunden – Routinen bestimmen unseren Alltag. Doch was genau versteht man eigentlich unter einer Routine? Das Wort “Routine” leitet sich aus dem Französischen ab und bedeutet “Wegerfahrung”. Fähigkeiten werden erst dann erworben, wenn man sie über einen gewissen Zeitraum ständig wiederholt und einübt. Damit eine Routine entstehen kann, benötigt es einen Auslöser (Trigger) für eine bestimmte Handlung (Action), die dann in einer Belohnung (Reward) mündet. Am Ende dieses Kreislaufs bildet sich eine Routine heraus.
Manchmal erleichtern Routinen den Arbeitsalltag, weil sie bestimmte Arbeitsprozesse strukturieren und erleichtern. Dennoch lassen sich Routinen auch negativ interpretieren, wenn etwas zur Gewohnheit wird und dadurch die Motivation und der Enthusiasmus für die Ausführung von Aufgaben schwindet. Werfen wir einen kurzen Blick auf Vor- und Nachteile von Routinen.
Welche Vor- und Nachteile haben Routinen?
Wie bereits erwähnt, helfen Routinen Arbeitnehmern oftmals dabei, ihren Arbeitstag zu strukturieren und ihre anfallenden Aufgaben besser zu organisieren. Durch Routinen sparen sich Teams Zeit und Energie, weil sie nicht ständig vor neuen Entscheidungen stehen. Außerdem können sie Qualität garantieren und Sicherheit geben. Letzteres ist besonders für Berufseinsteiger von Vorteil, da die anfängliche Nervosität durch routinierte Abläufe gemindert werden kann und Herausforderungen vermieden werden können.
Dennoch können Routinen für Mitarbeiter oftmals ermüdend wirken. Wenn man jeden Tag mit den gleichen Aufgaben konfrontiert wird, werden Abläufe vorhersehbar und die Arbeitnehmer denken gar nicht mehr richtig über die jeweilige Vorgehensweise bei der Erledigung verschiedener Arbeitsaufträge nach.
Dies hat jedoch auch zur Folge, dass durch eine derartige Unachtsamkeit vermehrt Fehler auftreten können. Gerade bei körperlicher Arbeit kann es dadurch zu einseitiger Belastung und Schäden kommen. Falls unvorhergesehene Änderungen auftreten, weil beispielsweise eine Mitarbeiterin ausfällt, können die Kollegen möglicherweise nicht so flexibel darauf reagieren, weil sie bisher nur mit ihren eigenen routinierten Arbeitsabläufen beschäftigt waren.
Wenn alte Routinen ihren Stellenwert verlieren
Bestimmt kennen Sie als Führungskraft den Satz “Das haben wir schon immer so gemacht”. Man hört ihn meistens von Mitarbeitern, die erst einmal alles ablehnen, was mit Veränderungen einhergeht. Sie wollen zum Ausdruck bringen, dass es bewährte Routinen gibt, die bisher immer funktioniert haben und deshalb keine Veränderung nötig ist. Grundsätzlich ist diese Einstellung nicht falsch.
Doch was ist zu tun, wenn plötzlich Routinen, die sich möglicherweise jahrzehntelang bewährt haben, nicht mehr funktionieren, weil das zu erreichende Ziel in ungreifbare Ferne rückt? Die Digitalisierung, Globalisierung und die Corona-Pandemie sind Entwicklungen, die die Rahmenbedingungen in Unternehmen verändern. Es werden neue Märkte erschlossen, manche Kunden wandern zur Konkurrenz ab, neue Technologien kommen zum Einsatz. Mit diesen Entwicklungen sind Ihre Mitarbeiter fast schon gezwungen, ihre Verhaltensmuster zu ändern, um auch die Weiterentwicklung des Unternehmens zu fördern.
Wie können Sie Routinen aufbrechen?
Es gibt wissenschaftliche Studien, die untersuchen, inwiefern Überzeugungen und Werte sowie Denk- und Verhaltensmuster und das Festhalten an Routinen im Menschen verankert sind. Alle Routinen im Beruf, die regelmäßig ablaufen und positiv besetzt sind, führen zu starken, schwer lösbaren Verknüpfungen bei den Mitarbeitern. Für Sie als Führungskraft ist es wichtig, diese Strukturen zu verstehen, damit Sie Ihre Angestellten auf Veränderungen vorbereiten können und Sie sie mit den neuen Verhaltensweisen vertraut machen können.
Zunächst müssen Sie Ihren Mitarbeitern den Sinn und Zweck der Veränderung in Ihrem Unternehmen nahebringen, damit sie verstehen, warum sie ihre Verhaltensweisen ändern sollen und Sie als Führungskraft Widerstand vermeiden können. Sie sollten auf keinen Fall Kritik an den Verhaltensweisen ihrer Mitarbeitenden üben, sondern nur das hervorheben, was sie richtig gemacht haben. Wenn Ihre Angestellten nun nachvollziehen können, weshalb das Unternehmen seinen Kurs ändert und das Positive an der Veränderung bemerken (“So wollen wir das in Zukunft machen”), dann ist eine Änderung ihrer Denk- und Verhaltensmuster wahrscheinlich.
Tipps zum Aufbrechen von Routinen
1. Notwendigkeit der Veränderung verdeutlichen
Wie bereits oben erwähnt, sollten Sie, wenn Sie den Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben möchten, Ihren Mitarbeitenden deutlich machen, weshalb die bisherigen Routinen ihren Zweck nicht mehr erfüllen. Teilen Sie ihnen Ihre Ziele mit und veranschaulichen Sie Ihren Angestellten, welche alternativen Möglichkeiten zur Zielerreichung bestehen. Dann verstehen Ihre Mitarbeiter den Sinn der Veränderung.
2. Veränderungen mit positiven Gedanken verbinden
Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden Ihre Vision und Ziele nahebringen, sollten Sie nicht nur mit sachlich nüchternen Informationen argumentieren, sondern auch eine Brücke zu den Gefühlen Ihrer Mitarbeiter herstellen und diese miteinander verknüpfen. Präsentieren Sie Ihrem Team beispielsweise Daten und Fakten, die die Steigerung der Kundenzufriedenheit anzeigt, wenn zwei Abteilungen verschmelzen sollen und gehen Sie dann auch auf die persönlichen Vorteile für Ihre Mitarbeiter ein.
3. Einen Blick in die Zukunft werfen
Versuchen Sie, dass Sie Ihre Angestellten dazu zu bewegen, über die Zukunft des Unternehmens und über eine Verbesserung der Arbeitsprozesse nachzudenken. Stellen Sie dazu einen Vergleich zwischen dem Soll- und Ist-Zustand auf. So bekommt Ihr Team eine Vorstellung davon, was sich ändern wird und welche positiven Effekte für sie entstehen können.
4. Umsetzung neuen Verhaltens
Wenn Ihre Angestellten letztendlich wissen, in welche Richtung sich das Unternehmen verändern wird bzw. welche Veränderungen geplant sind und die Aufgaben neu verteilt wurden, können Sie schließlich auch ihre Verhaltensweisen ändern. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter dabei, seien Sie offen für Schulungsmaßnahmen, Weiterbildungsangebote und Coachings.
5. Verhaltensänderungen wiederholen und deren Verfestigung überprüfen
Die Etablierung neuen Verhaltens Ihrer Mitarbeiter kann nur dann stattfinden, wenn Ihnen die erforderten Verhaltensweisen oft genug vorgelebt werden. Achten Sie als Vorgesetzte darauf, nicht selbst in alte Muster zurückzufallen, denn dann sinkt die Glaubwürdigkeit Ihrer Angestellten für die angestrebten Verhaltensänderungen. Erst wenn ausreichend viele Mitarbeitende das neue Verhalten angenommen haben und davon überzeugt sind, haben Sie das gewünschte Ziel erreicht.
Fazit: Routinen aufbrechen
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, deshalb ist es völlig normal, wenn Sie erst einmal mit Ihren geplanten Veränderungen auf Seiten Ihrer Belegschaft auf Widerstand treffen. Es ist nicht einfach, jahrzehntelange routinierte Arbeitsprozesse von heute auf morgen zu ändern.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern daher Zeit, die neuen Verhaltensweisen am Arbeitsplatz oder in den Arbeitsabläufen zu akzeptieren und zu verinnerlichen. Mit Geduld und Einfühlungsvermögen wird es Ihnen nach einer gewissen Eingewöhnungszeit gelingen, die neuen Verhaltensmuster zu etablieren – wenn Sie als Vorbild vorangehen.
Haben Sie weitere Tipps, wie Routinen im Unternehmen aufgebrochen werden können? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.
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- Kategorie: Personalmanagement
- 19. Juli 2021
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