Feiertagsplanung und Vertretungsregelungen 2021
Feiertagsplanung
Sonn- und Feiertage sind gesetzlich geschützt. Das Arbeitszeitschutzgesetz regelt ein Beschäftigungsverbot an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen von 0 bis 24 Uhr. In Schichtdienstbetrieben gelten gewisse Sonderregelungen, wobei sich die Zeiten um etwa 6 Stunden nach vorn oder hinten verschieben können. Voraussetzung allerdings ist, dass dazwischen ein 24-stündige Ruhezeit besteht. Diese Regelungen gelten allerdings nicht für alle Bereiche.
Ausgenommen hiervon sind :
- Not- und Rettungsdienste,
- Feuerwehr,
- Beschäftigte zur Aufrechterhaltung der öffentlichen Sicherheit und
Ordnung wie Polizei, - medizinisches Personal wie Ärzte, Krankenschwestern usw.
- Beschäftigte in Hotels und Gaststätten, Verkehrsbetrieben usw.
- Beschäftigte für Musikveranstaltungen, Theatervorstellung, kulturellen
Einrichtungen usw. - Beschäftigte des Rundfunks, Nachrichtenagenturen, Fernsehen usw.
- Beschäftigte von Messeveranstaltungen,
- Beschäftigte der Landwirtschaft und sonstiger notwendiger
Versorgungsbereiche usw. - Beschäftigte der Energie- und Wasserversorgung,
- Beschäftigte des Bewachungsgewerbes,
- Beschäftigte von Sport, Freizeit- und Erholungseinrichtungen usw.
Arbeitnehmer*innen von Bäckereien und ähnliche Dienste dürfen bis zu 3 Stunden mit dem Ausfahren, der Herstellung oder dem Verkauf beschäftigt sein. Vorgeschrieben ist, dass mindestens 15 Sonntage im Jahr für den Arbeitnehmer*in frei sein müssen. Das Arbeitszeitschutzgesetz lässt dennoch einige weitere Ausnahmeregelungen zu, die mit Tarifverträgen in Verbindung stehen. Danach kann nach § 12 Abs. 1 ArbZG die Anzahl der freien Sonntage verringert werden.
- auf mindestens 10: Beschäftigte in Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen,
öffentlicher Sicherheit, Gaststätten, Bewirtung und Beherbergung,
Verkehrsbetriebe, Transport von leicht verderblicher Ware usw. - auf mindestens 8 Sonntage im Jahr: Beschäftigte von Rundfunk, Theater, Orchester, Schaustellungen usw.
- auf mindestens 6 Tage im Jahr: Arbeitnehmer*innen in Filmtheatern oder
Tierhaltung.
Nach § 13 des ArbZG können durch Bund und Länder eigene Ausnahmeregelungen zur Sonn- und Feiertagsruhe aufgestellt werden. Das betrifft besonders Tankstellen oder verkaufsoffene Sonntage. Vorschrift ist, wer am Sonntag arbeitet, muss innerhalb von 2 Wochen einen Ersatzruhetag erhalten.
Dabei gilt, dass das ArbZG von einer 6-Tage-Arbeitswoche ausgeht und dieser freie Tag durchaus auf den Sonnabend verlegt werden kann. Zuschläge für Sonn- oder Feiertagsarbeit sind nicht gesetzlich geregelt. Werden Zuschläge gezahlt, sind diese bis zu einer bestimmten Grenze steuerfrei. Feiertage an Werktagen müssen nach dem Feiertagsrecht des Bundeslandes gemäß § 2 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) bezahlt werden.
Zu beachten gilt, dass für 2021 einige Feiertage auf das Wochenende fallen. Für den Arbeitgeber bedeutet das, dass eine zusätzliche Vertretung in den Bereichen, die arbeitsfrei an Sonn- und Feiertagen sind, nicht gewährleistet werden muss. Es betrifft die Feiertage:
- Tag der Arbeit: 1. Mai fällt auf den Sonnabend,
- Tag der Deutschen Einheit: 3. Oktober fällt auf den Sonntag,
- Reformationstag: 31. Oktober fällt auf den Sonntag,
- 1. und 2. Weihnachtsfeiertag am 25. Dezember und 26. Dezember fallen auf Sonnabend und Sonntag.
Für alle oben genannten Bereiche bleibt die Regelung der Feiertags- und
Sonntagsplanung erhalten. Das heißt, der Arbeitgeber muss Ersatz für Sonnabend, Sonntag und für Feiertage zur Verfügung stellen, um den reibungslosen Ablauf in den genannten Bereichen zu gewährleisten. Das kann durch sinnvolle Einteilung der vorhandenen Beschäftigten geschehen oder durch den Einsatz befristeter Fachkräfte aus dem Stellenmarkt.
Das ArbZG unterscheidet zwischen gesetzlichen und kirchlichen Feiertagen. Gesetzliche Feiertage sind Neujahr, Karfreitag, Tag der deutschen Einheit und der 1. und 2. Weihnachtsfeiertag. In einigen Bundesländern gibt es zusätzliche gesetzliche Feiertage wie Heilige Drei Könige oder der Reformationstag.
Rein kirchliche Feiertage sind nicht durch das ArbZG geregelt. Für solche Tage besteht kein Freistellungsanspruch. Die Zuständigkeiten gesetzlicher Regelungen richten sich in erster Linie nach Arbeitsort bezüglich der Gesetzgebung des jeweiligen Bundeslandes und nicht nach der Ansässigkeit der Betriebsstätte. Der Arbeitgeber muss nicht nur die einheitlichen gesamtstaatlichen Regelungen, sondern auch die landesspezifischen Gesetzlichkeiten in seiner Planung einbeziehen.
Vertretungsregelungen

Vertretungsregelungen kommen in Betracht bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen oder bei vorher geplanten Feiertags- und Sonntagsdiensten. Idealerweise sind mehrere Kolleg*innen der gleichen Abteilungen mit ähnlichen Arbeiten betraut und können eine Vertretung übernehmen oder eine zusätzliche Arbeitsübernahme absichern. Das ist nicht immer der Fall. Je nach Verantwortungsbereich und Kenntnisstand kommt folgende Auswahl infrage:
Direkte*r Kolleg*in
Der direkte*r Kolleg*in aus derselben Abteilung oder Büro ist die idealste Vertretung. Es liegt meist die gleiche fachliche Eignung vor, man kennt sich und die Aufgaben. Diese*r Kolleg*in ist auf dem aktuellen Stand und kennt die Problematik besser als jeder andere. Die Übergabe gestaltet sich hier besonders leicht und unproblematisch.
Auszubildende*r
Ab dem 2. Lehrjahr sind Auszubildende für Vertretungen durchaus geeignet. Der bzw. die Auszubildende kennt das Unternehmen, die Abteilungen, die Kolleg*innen und die Arbeitsabläufe. Je nach Ausbildungsstand hat eine längere und gründliche Einarbeitung zu erfolgen. Das geschieht idealerweise bereits eine Zeit vor der Vertretung.
Aushilfe
Bei einer Aushilfe hängt das Gelingen von der Qualifikation ab. Handelt es sich beispielsweise um einen Teilzeitbeschäftigten, der vorher in Vollzeit tätig war, kann davon ausgegangen werden, dass er die Abläufe und Organisationen bereits kennt. Ein Werkstudent*in verrichtet eher wenig anspruchsvolle Tätigkeiten. Wichtig ist auch das Stundenkontingent, das durch die Aushilfe ausgeglichen werden kann.
Externer Mitarbeiter*in
Externe Mitarbeiter*innen erhält der Arbeitgeber oft kurzfristig über Zeitarbeitsfirmen oder eine Personalvermittlung. Dabei muss die Qualifikation stimmen und der Verantwortungsbereich des externen Mitarbeiters abgesteckt werden.
Keine Vertretung
Das ist die unbefriedigende Lösung für alle Seiten. Das kann nicht nur negativ für das Geschäft selbst sein, sondern würden den rückkehrenden Mitarbeiter*in nach der Auszeit wegen liegen gebliebener Aufgaben überfordern. Die Aufgaben bleiben liegen und unter Umständen muss der Kolleg*in aus dem Urlaub beispielsweise zurückgeholt werden. Bei Krankheit geht das natürlich nicht. Daher ist immer eine sorgfältige Planung im Voraus für den Eventualfall durchzuführen.
An den gesetzlichen Feiertagen kann es besonders eng werden mit dem Besetzen notwendiger dienstlicher Stellen. Da aber der öffentliche Betrieb wie s. o. aufrechterhalten werden muss, gilt es, langfristig den Einsatz zu planen und rechtzeitig eventuelle Vertretungspersonen mit einzubeziehen.
Eine langfristige Einsatzplanung und ein dazugehörender Vertretungsplan müssen für bestimmte Engpässe vorhanden sein. Nicht nur besondere Feiertage sind Engpässe, sondern auch die schulbedingten Urlaubsmonate wie Juli oder August. Für die Urlaubsvertretungen ist der Arbeitgeber verantwortlich. Eine Urlaubsverweigerung ist gesetzlich nicht zulässig. Auch die Urlaubs- oder Schwangerschaftsvertretung kann durch interne oder externe Mitarbeiter*innen geregelt werden.
Die internen Mitarbeiter*innen kennen das Unternehmen, sind meistens fachlich bestens geeignet und kennen die Arbeitsabläufe. Auch eine Mindestanzahl von Arbeitskräften kann infrage kommen. Man kann auf Aushilfen oder Auszubildende zurückgreifen. Bei längeren Abwesenheiten über mehrere Wochen oder Monate sind Lösungen wie
- Mitarbeiter*innen für den Übergang einzustellen,
- einen Minijobber*in einzustellen
- einen Telefon- oder Sekretariatsservice zu buchen usw.
Bezüglich Vertretungen haben Arbeitgeber im Rahmen des ArbZG Weisungsrecht. Ablehnen darf der Mitarbeiter*in nur, wenn keine dringenden betrieblichen Gründe vorliegen. Die Urlaubsvertretungen etc. sollten nach folgenden Schritten organisiert und durchgeführt werden:
- Kommunizieren der Lösung: Angestellte sollten die Regelungen der Vertretung kennen.
- öffentliche Liste: eine Liste mit Zeiten der Abwesenheit von Kolleg*innen sollte einsehbar sein,
- Prüfung vor Genehmigung: Die Vertretung muss vor der Abwesenheit geklärt sein.
- Abwesenheit vorher kommunizieren,
- Kolleg*innen und Externe informieren,
- die Übergabe ordentlich durchführen.
Die Übergabe für eine (Urlaubs-)Vertretung

Die Übergabe sollte schriftlich als Dokument erfolgen, woran sich der Vertretende halten kann. Darin enthalten sind beispielsweise folgende Fragen:
- Welche Projekte sind noch offen?
- Welche Deadlines muss die Vertretung einhalten?
- Was ist im Einzelnen zu tun?
- Wer sind die externen und internen Ansprechpartner für die Projekte?
- Welche Projekte sind am wichtigsten und sollten zuerst verarbeitet
werden? - Welche Fragen könnten auftreten und welche Antworten sind
bereitzuhalten? - Was passiert mit neuen Aufträgen?
- Kann der Vertretende noch weitere Links oder Dokumente erhalten?
- Benötigt die Vertretung Dokumente, Zugänge zu Software oder
Räumlichkeiten? - Wer ist bei Problemen zu kontaktieren?
Erforderlich ist ebenfalls eine Abwesenheitsnachricht für den bestimmten Zeitraum in verschiedenen Versionen für Kolleg*innen und für Externe. Dasselbe gilt für den Arbeitgeber selbst, der sich in seiner Abwesenheit von einer anderen Person vertreten lässt.
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- Kategorie: Arbeitsrecht
- 02. Dezember 2020
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