Gehaltsabrechnung: So gelingt sie Ihnen fehlerfrei!
Gehaltsabrechnungen sind für Mitarbeiter als Verdienstnachweis goldwert – für viele Arbeitgeber sind sie jedoch nicht mehr als eine lästige Pflicht. Zu viele Fallstricke machen es leicht, Fehler zu machen. Schnell droht Ärger mit dem Finanzamt, der Krankenkasse und den Mitarbeitern.
Doch ist es wirklich so kompliziert, Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen? Worauf müssen Arbeitgeber unbedingt achten? Und lohnt es sich überhaupt, die Abrechnung selber zu machen?
Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie nie wieder Fehler bei der Gehaltsabrechnung begehen.
Was ist eine Gehaltsabrechnung?
Die Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung wird Arbeitnehmern in der Regel einmal im Monat vom Arbeitgeber ausgestellt.
Sie schlüsselt den Bruttoverdienst des letzten Monats auf und liefert alle Informationen über gezahlte Sozialabgaben und Steuern, darunter unter Umständen auch Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Kurz gesagt zeigt die Gehaltsabrechnung, wie das Bruttogehalt zum Nettogehalt wird.
Laut Gewerbeordnung sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine Gehaltsabrechnung in Schriftform auszustellen. Gleichzeitig können über die Gehaltsabrechnung Arbeitgeber berechnen, welche Abgaben sie an Krankenkasse und Finanzamt leisten müssen.
Wo liegt der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen?
Die Begriffe Lohn und Gehalt werden im Sprachgebrauch oft gleichbedeutend gebraucht. Dabei besteht ein feiner Unterschied zwischen beiden Arten der Entlohnung. Arbeitgeber müssen daher die Form des Entgelts in der Gehalts- bzw. Lohnabrechnung vermerken.
Lohn wird anhand der tatsächlich abgeleisteten Arbeitsstunden berechnet. Er entsteht aus dem vereinbarten Stundenlohn, der gearbeiteten Stunden im letzten Monat und aus eventuellen Zuschlägen, zum Beispiel für Überstunden. Es ist daher sehr wahrscheinlich, dass der Auszahlungsbetrag Monat für Monat variiert.
Gehalt ist dagegen eine feste Summe. Wie viele Stunden der Arbeitnehmer gearbeitet hat, beeinflusst den ausgezahlten Betrag nicht. Die Höhe des Bruttoverdiensts bleibt somit Monat für Monat gleich.
So erstellen Sie eine fehlerfreie Gehaltsabrechnung
Pflichtangaben, Sozialversicherungsbeiträge, Steuern – schnell kann die Gehaltsabrechnung Arbeitgeber überfordern.
Mit folgender Anleitung können Sie jedoch ganz einfach eine Gehaltsabrechnung erstellen. ⬇️
Das muss in der Gehaltsabrechnung stehen
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen, dürfen Sie einige Pflichtangaben nicht vergessen. Konkrete Formvorschriften gibt es zwar nicht, die Abrechnung in einen Kopf-, Haupt- und Fußteil zu gliedern, hat sich jedoch bewährt. Was genau darf in einer Gehaltsabrechnung nun jedoch nicht fehlen?
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Datum des Beschäftigungsbeginns
- Versicherungsnummer des Arbeitgebers
- Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers
- Abrechnungszeitraum inklusive aller für die Steuer und Sozialversicherung relevanten Arbeitstage
- Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
- Merkmale für den Abzug der Kirchensteuer
- eventuelle Kinderfreibeträge
- mögliche Steuerfrei- und Steueranrechnungsbeträge
Am Schluss sollte der ausgezahlte Netto-Verdienst stehen. Zur besseren Übersicht bietet es sich an, mit Abkürzungen zu arbeiten und diese im Fußteil näher zu erläutern.
So werden die Sozialversicherungsbeiträge berechnet
Zusätzlich zu den obligatorischen Beiträgen für die Sozialversicherung, die der Arbeitgeber für jeden Angestellten leisten muss, sind auch vom Arbeitslohn noch der sogenannte Arbeitnehmeranteil und die Steuern abzuführen. Diese werden jedoch ebenfalls durch den Arbeitgeber im Zuge der Gehaltsabrechnung überwiesen.
Alle Angestellten mit einem monatlichen Lohn oder Gehalt von mehr als 450 Euro müssen die gleichen regulären Sozialversicherungsbeiträge leisten.
Diese setzen sich zusammen aus dem Anteil für die Krankenversicherung, die Pflegeversicherung, die Rentenversicherung und die Arbeitslosenversicherung. Folgende Anteile des Bruttolohns fließen an die Versicherung:
- Krankenversicherung: 14,6 % (je 7,3 % durch AG und AN) + individueller Zusatzbeitrag der Krankenkasse, der durch den Arbeitnehmer zu zahlen ist
- Pflegeversicherung: 3,05 % (je 1,525 % durch AG und AN) + 0,25 % Aufschlag für kinderlose Arbeitnehmer über 23 Jahren
- Rentenversicherung: 18,6 % (je 9,3 % durch AG und AN)
- Arbeitslosenversicherung: 2,4 % (je 1,2 % durch AG und AN)
Dabei gelten einige Ausnahmen. So ist der Beitrag zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung nur dann zu zahlen, wenn der Arbeitnehmer nicht privat versichert ist.
Arbeitnehmer in Sachsen müssen zudem einen Anteil von 2,025 % zur Pflegeversicherung leisten, während dieser für Arbeitgeber nur 1,025 % beträgt – weil Sachsen den Buß- und Bettag als Feiertag zur Finanzierung der Pflegeversicherung nicht abgeschafft hat.
Die Arbeitslosenversicherung entfällt zudem für Soldaten und Beamte.
Diese Lohnsteuerklassen gibt es
In Deutschland gilt ein progressiver Steuersatz. Ab Überschreiten des Freibetrages steigen die Steuern somit je nach Bruttoverdienst und betragen dann zwischen 14 % und 45 %. Wie hoch die Steuern für Arbeitnehmer aufgrund des monatlich steuerfreien Arbeitslohns (msA) genau sind, ergibt sich anhand der Steuerklasse:
- Steuerklasse I: alleinstehende Personen (Ledige, Unverheiratete, Geschiedene, Verwitwete), msA: bis 1.029 Euro
- Steuerklasse II: Alleinerziehende mit minderjährigen Kindern, msA: bis 1.225 Euro
- Steuerklasse III: Verheiratete oder eingetragene Lebenspartner, wenn der Partner Steuerklasse V gewählt hat, msA: bis 1.952 Euro
- Steuerklasse IV: Verheiratete oder eingetragene Lebenspartner, wenn beide Steuerklasse IV gewählt haben, msA: 1.029 Euro
- Steuerklasse V: Verheiratete oder eingetragene Lebenspartner, wenn der Partner Steuerklasse III gewählt hat, msA: 107 Euro
- Steuerklasse VI: Personen mit mehreren Jobs, wobei die zusätzlichen Jobs mit Steuerklasse VI abgerechnet werden, msA: 0 Euro
Wer Mitglied in einer Religionsgemeinschaft ist, muss 9 % seiner Lohnsteuer (in Bayern 8 %) noch einmal zusätzlich für die Kirchensteuer abführen – wenn die Religionsgemeinschaft diese erhebt.
Ebenso kommen grundsätzlich 3,5 % der Lohnsteuer für den Solidaritätszuschlag infrage. Dieser wird jedoch nur noch von Spitzenverdienern gezahlt.
Die Pflichten bei der Gehaltsabrechnung
Arbeitgeber sollten auf einige Vorschriften achten, wenn sie eine Gehaltsabrechnung erstellen. So müssen Sie sie einerseits für jeden Mitarbeiter erstellen und ihm diese außerdem aushändigen.
Während Sie Lohnabrechnungen jeden Monat anfertigen sollten, müssen neue Gehaltsabrechnungen nur dann ausgearbeitet werden, wenn sich an den Angaben etwas ändert. Andererseits bestehen auch verschiedene Aufbewahrungsfristen.
Für Entgeltabrechnungen und Belege für den Lohnsteuerabzug beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. Sind diese Dokumente für die betriebliche Gewinnermittlung relevant, steigt sie sogar auf zehn Jahre an.
Unterlagen über die Beitragsabrechnungen für Sozialversicherungen müssen Sie ebenfalls zehn Jahre aufheben. Dokumente, die Ansprüche auf die Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge bezeugen, müssen dagegen ganze 30 Jahre im Unternehmen verbleiben.
Prüfen Sie die Gehaltsabrechnung zudem auf Korrektheit, schließlich ändern sich Freibeträge regelmäßig. Zu guter Letzt müssen Sie die Steuern und Versicherungsabgaben rechtzeitig abführen.
Steuern überweisen Sie an das Finanzamt, während die gesamten Versicherungsbeiträge – auch für die Renten- und Arbeitslosenversicherung – an die Krankenkasse des Arbeitnehmers gezahlt werden.
Gehaltsabrechnung falsch – was droht Arbeitgebern jetzt?
Gehaltsabrechnungen müssen fehlerfrei sein, schließlich ergeben sich daraus die Pflichtabgaben an das Finanzamt und an die Krankenkasse. Doch was passiert, wenn sich doch einmal ein Fehler eingeschlichen hat?
Bemerken Sie den Fehler rechtzeitig, wartet bis auf zusätzliche Arbeit kein Ärger auf Sie. Drei Monate haben Sie Zeit, um fehlerhafte Abrechnungen rückwirkend zu korrigieren.
Vergessen Sie jedoch dreimal in Folge, fällige Beiträge für Ihre Arbeitnehmer zu entrichten, machen Sie sich sogar strafbar. Beim „Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt“ droht nach § 266a StGB eine Freiheitsstrafe bis fünf Jahre oder eine Geldstrafe.
Gehaltsabrechnung auslagern oder selbst erstellen?
Dass eine Gehaltsabrechnung Arbeitgeber überfordern kann, ist angesichts der schieren Menge an Arbeit keine Überraschung. Die Zeitersparnis macht es reizvoll, die Abrechnung an externe Fachleute auszulagern.
Dennoch sprechen folgende vier Gründe dafür, die Gehaltsabrechnung selbst zu erstellen:
- Die Kosten sind deutlich niedriger
- Sie verschicken keine sensiblen Mitarbeiterdaten
- Ihr Steuerberater kann sich um wichtigere Angelegenheiten kümmern
- Sie haben einen persönlichen Ansprechpartner für Mitarbeiter im Unternehmen
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen, sollten Sie auf eine dafür spezialisierte Software vertrauen. Damit sind Sie nicht nur gesetzeskonform unterwegs, sondern ersparen sich zudem viel Arbeit.
Die besten Softwarelösungen werden regelmäßig aktualisiert, um mit aktuellen Freibeträgen und Versicherungsbeiträgen arbeiten zu können.
Fazit: Mit digitalen Lösungen gelingt die Gehaltsabrechnung fehlerfrei
Gehaltsabrechnungen zu erstellen, muss nicht mühselig sein. Digitale Lösungen erledigen heute die Arbeit, für die vor Jahren ein Steuerberater noch teuer bezahlt werden musste.
Auch ohne detailliertes Wissen über Steuerklassen und Versicherungsbeiträge kann Ihre Personal- oder Lohnabteilung heute ganz einfach Ihre Abrechnungen selbst erstellen – ohne zu rechnen, über einfache Eingaben in ein Formular.
Haben Sie Tipps bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.
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Bildquelle: „Müder Geschäftsmann mit Berechnungen“ ©Jelena Danilovic – istockphoto.com; „Berechnung Sozialversicherungsbeiträge“ ©utah778 – istockphoto.com; „Negative Nachrichten lesen“ ©Igor Vershinsky – istockphoto.com
- Kategorie: Personalmanagement
- 25. April 2022
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