HR goes digital: So digitalisieren Sie Ihr Personalwesen!
Gerade in Zeiten von Corona sehen wir jeden Tag auf’s Neue, dass digitale Prozesse aus dem Unternehmen nicht mehr wegzudenken sind. So geben 65 Prozent der Befragten in einer Umfrage zu den bleibenden Veränderungen nach Corona im Personalwesen an, dass flexible Arbeit und digitale Kommunikation die Corona-Krise überdauern werden (Statista). Wir haben Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie auch Sie HR-Prozesse in die digitale Welt übertragen können.
Die Rolle(n) von HR im Unternehmen
In der weltweiten Praxis des Aufbaus von Personalbereichen hat sich das Konzept des „HR-Businesspartners“ von Dave Ullrich (1997, „Human Resource Champions“) durchgesetzt.
Nach diesem Ansatz muss das Personalwesen zum Partner der Führungskräfte des Unternehmens werden. Es soll damit einen Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens leisten. Insgesamt 4 Rollen soll der HR-Bereich im Unternehmen ausfüllen:
- Strategic Partner – umfassende Beratung und Reporting gegenüber den Führungskräften
- Administrative Expert – Steuerung von personalwirtschaftlichen Prozessen (Personalbeschaffung und -verwaltung, Gehaltsabrechnung, Arbeitsrecht)
- Change Agent – aktive Gestaltung/Begleitung von Veränderungsprozessen im Unternehmen
- Employee Champion – Hilfestellung für die Mitarbeitenden des Unternehmens
Die Ausfüllung der administrativen Rolle beansprucht in vielen Unternehmen die personellen Ressourcen des HR-Bereichs am stärksten. Gerade die Aufgaben dieser Rolle (z.B. Beantragung von Freistellungen) eignen sich für die Digitalisierung des HR-Bereichs und damit für die Digitalisierung des Personalmanagements.
Ebenso können Teile der Rolle als Employee Champion z.B. durch ein HR-Self-Service-Portal gut digitalisiert werden. Die strategische Rolle und die Rolle als Change Agent sind in der Regel erst anschließend zur Digitalisierung vorgesehen. Hier sind vor allem die Lösungsansätze aus dem Bereich der künstlichen Intelligenz vielversprechend für künftige Digitalisierungen.
Warum sollen HR-Prozesse digital werden?
Die Digitalisierung des Personalwesens hat das Ziel, die Qualität der Prozesse zu erhöhen, Durchlaufzeiten zu reduzieren und damit personelle Freiräume zu schaffen. So soll die beratende Funktion des HR-Bereichs gestärkt werden.
Die Umwelt um die Unternehmen (VUCA*) verändert sich immer schneller. Gerade deshalb ist es wichtig, Ressourcen im HR-Bereich zur Verfügung zu haben. Sowohl für die Beratung der übrigen Bereiche als auch für die Arbeit mit neuen Trends im HR-Bereich. Nur so kann die HR-Arbeit auf einem exzellenten Niveau durchgeführt werden. Und das Unternehmen kann jederzeit agil auf neue Anforderungen aus der Umwelt reagieren.
*Abkürzung VUCA (volatility – Unbeständigkeit, uncertainty – Unsicherheit, complexity – Komplexität und ambiguity – Mehrdeutigkeit)
Schritt 1: Bestandsaufnahme vor der Digitalisierung des Personalmanagements
Bevor die HR-Prozesse digitalisiert werden, muss eine Bestandsaufnahme aller Prozesse erfolgen. Sofern ein Prozessmanagement im Unternehmen etabliert ist, ist die Bestandsaufnahme bereits gegeben. Andernfalls kann für jeden Prozess ein Steckbrief erarbeitet werden, der aufführt:
- Wer am Prozess innerhalb der HR-Abteilung beteiligt ist
- Wer am Prozess im gesamten Unternehmen beteiligt ist
- Wie oft der Prozess z.B. in einem Monat durchgeführt wird
- Wie viel Zeit der Prozess beansprucht / welche Kosten resultieren
- Welcher HR-Rolle der Prozess zugeordnet werden kann
- Ob der Prozess optimiert werden kann bzw. muss
Erst wenn dieser Überblick existiert, kann strukturiert mit der Digitalisierung des HR-Bereichs begonnen werden.
Insbesondere die Prozesse der administrativen HR-Rolle gehören zu den ersten Prozessen, die in die digitale Welt überführt werden sollen. Diese sind unstrittig und erfolgen in einer hohen Fallzahl.
Schritt 2: Prozessoptimierung und Priorisierung vor der Digitalisierung der HR-Prozesse
Die genannte Auflistung aller HR-Prozesse dient der Erarbeitung einer Priorisierung für die Digitalisierung des HR-Bereichs. Nicht alle Prozesse können zum gleichen Zeitpunkt umgesetzt werden. Neben den begrenzten Ressourcen z.B. im Application-Management und der Fachabteilung begrenzt häufig auch die Entwicklungsumgebung der ERP-Systeme die parallele Arbeit an mehreren Digitalisierungsprojekten.
Ebenso sind einige Prozesse eng miteinander verwoben. Auch dies sollte bei der Planung der Digitalisierung berücksichtigt werden. Es empfiehlt sich daher mit einem einfachen Prozess die Digitalisierung im HR-Bereich zu beginnen. Dies bedeutet wenige Beteiligte und wenige Entscheidungsknoten.
Bevor die HR-Prozesse digitalisiert werden, soll eine Optimierung erfolgen. Das Digitalisieren eines bestehenden Prozesses, der bereits auf dem Papierweg problembehaftet ist, wird das Grundproblem des Prozesses nicht lösen. Im Gegenteil: Es würde viele wertvolle Ressourcen binden.
Bei der Prozessoptimierung sollte das Augenmerk auf der Verschlankung der Prozesse liegen. Erst nachdem ein HR-Prozess optimiert ist und mit allen Beteiligten abgestimmt ist, sollte mit seiner Digitalisierung begonnen werden.
Schritt 3: Durchführung der Digitalisierung von HR-Prozessen
Nachdem die Reihenfolge für die Digitalisierung im HR-Bereich feststeht, muss die technische Basis (Möglichkeiten des ERP-Systems) mit dem Application-Management evaluiert werden. Hierbei stellt sich die Frage nach Standard-Lösungen für bestimmte Prozesse. Diese könnten auf das Unternehmen einfach übertragen werden.
Häufig kann beispielsweise der Prozess der Urlaubsbeantragung und –genehmigung im Standard von den ERP-Anbietern übernommen werden. An diesem Punkt der Digitalisierung kann gegebenenfalls die vom Fachbereich erstellte Prioritätenliste der Prozesse angepasst werden. Jedoch nur, wenn für einen im Ranking hinten anstehenden Prozess eine nutzbare Standard-Lösung existiert.
Für jeden zu digitalisierendem Prozess sollte ein Detailkonzept durch den HR-Bereich sowie das Application-Management erstellt werden. Gerade bei den ersten Prozessen ist hier externe Unterstützung ratsam. Damit können Erfahrungen anderer Unternehmen genutzt werden. Außerdem werden die personellen Ressourcen sowohl im HR- als auch im IT-Bereich bei ihrer Projektarbeit entlastet.
Bei der Erstellung des Detailkonzepts sollte frühzeitig auf die Personalvertretung sowie die IT-Sicherheit (Datenschutzbeauftragter) zugegangen werden. In vielen Fällen liegt hier ein Mitbestimmungstatbestand vor, da prinzipiell mit der Digitalisierung im HR-Bereich auch eine Leistungsüberwachung möglich wäre. Zudem werden die persönlichen Daten der Beschäftigten in einem umfänglicheren Maße verarbeitet. Auch daher sind eine frühzeitige Abstimmung und Einbeziehung sinnvoll.
Darüber hinaus sollte in Richtung der Beschäftigten im HR-Bereich offen kommuniziert werden, wie die Digitalisierung der HR-Prozesse in den folgenden Jahren insgesamt geplant ist. Die Angestellten sollten informiert werden, welche Veränderungen hier konkret angedacht sind. Nur mit einer überzeugten HR-Mannschaft, die die Ziele der Digitalisierung kennt und vertritt, ist diese große Aufgabe zu bewältigen.
Fazit: Schritt für Schritt zum Ziel
Die Digitalisierung des Personalwesens ermöglicht eine höhere Qualität der HR-Prozesse und schnellere Durchlaufzeiten. Bevor bestimmte Prozesse digitalisiert werden, muss eine Bestandsaufnahme der HR-Abläufe erfolgen. Außerdem sollen problembehaftete Prozesse noch optimiert werden. Erst dann kann eine Evaluation der technischen Basis erfolgen und ein Detailkonzept erstellt werden.
Wie läuft die Digitalisierung des Personalwesens in Ihrem Unternehmen ab? Wir freuen uns, wenn Sie uns Ihre Erfahrungen oder Tipps mitteilen.
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- Kategorie: Personalmanagement, Recruiting
- 29. November 2021
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