Kostenübernahme beim Vorstellungsgespräch: Ja oder Nein?
Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber die dem Bewerber entstandenen Kosten erstatten muss, wenn dieser zu einem Bewerbungsgespräch einlädt.
Allerdings gilt dies nur in besonderen Fällen und Sie können als Arbeitgeber die Kostenübernahme auch begrenzen oder ganz ausschließen.
Gerade für kleine Betriebe mit vergleichsweise wenig Umsatz können hohe Kosten für die Anreise schnell zu einem Problem werden – vor allem dann, wenn es nur wenige qualifizierte Bewerber gibt und alle potenziellen Kandidaten eine weite Anreise haben. 🚄
Gleichzeitig gilt: Alle Bewerber müssen gleichbehandelt werden. Das bedeutet, dass Sie nicht bei einem Bewerber die Kosten übernehmen und bei einem anderen die Kostenübernahme verweigern können.
Sie als Arbeitgeber riskieren hier nämlich eine Klage auf Grundlage des Gleichstellungsgesetzes.
Welche Regelungen Sie zur Kostenübernahme kennen müssen und über welche Alternativen Sie nachdenken können, lesen Sie im Beitrag. ⬇️
Inhalt
Welche Vorstellungskosten können Sie erstatten?
Wenn ein Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird, hat er oder sie Anspruch auf Kostenerstattung. Hierzu zählen neben den Kosten für die Anreise auch die Übernachtungskosten und Spesen bzw. das Verpflegungsgeld. 😴💰
Ziel ist es natürlich, dass die Kosten für Sie am Ende überschaubar bleiben. Es ist deshalb ratsam, dass Sie der Personalabteilung gleich mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch eine klare Kostenregelung mitschicken.
Dann weiß die HR-Abteilung, dass sie beispielsweise ein Hotel für eine Nacht buchen oder die Fahrtkosten auf ein 2. Klasse Ticket zur Anreise mit der Deutschen Bahn begrenzen müssen. 🏨
Wann müssen Sie keine Kosten für ein Vorstellungsgespräch erstatten?
Um nach einem Vorstellungsgespräch die Kosten nicht übernehmen zu müssen, ist es ratsam, die Kostenübernahme direkt konkret auszuschließen. Dies muss zwingend schon mit dem Versand der Einladung geschehen. ✉️
Ein Hinweis könnte beispielsweise lauten:
„Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen, möchten Sie aber darauf hinweisen, dass die Reisekosten zum Vorstellungsgespräch leider nicht erstattet werden.“
Dies ermöglicht dem Bewerber zu entscheiden, ob er am Bewerbungsgespräch teilnehmen möchte. Die Kostenregulierung von Beginn an direkt zu klären, hat daher nicht nur Vorteile für Sie als Arbeitgeber, sondern auch für die Bewerber.
Immerhin möchte es nicht jeder Kandidat riskieren, womöglich Hunderte von Euro für ein Vorstellungsgespräch auszugeben, wenn die Wahrscheinlichkeit für eine Absage vergleichsweise hoch ist.
Entscheidet sich der Kandidat für eine Teilnahme am Bewerbungsgespräch, können Sie dann darauf hinweisen, dass die Kosten als Werbungskosten bei der Steuer geltend gemacht werden können.
Den Umfang der Kostenübernahme festlegen
Oftmals sind Arbeitgeber gerne bereit, die Kosten in einem bestimmten Umfang zu übernehmen. Hierzu bietet sich an, die Reisestelle mit der Buchung zu beauftragen oder einen Reisegutschein mit der Bahn auszustellen.
Auch ein Hinweis auf die Klasse, in der der Bewerber reisen darf, sollten im Abrechnungsformular hinterlegt werden, um spätere Unannehmlichkeiten und Unklarheiten auszuschließen.
Ob die Kosten für ein Vorstellungsgespräch übernommen werden, hängt auch von der Anzahl qualifizierter Bewerber ab.
Möchte man beispielsweise einen neuen Geschäftsführer für sich gewinnen, so werden Sie bereits in der Einladung zum Vorstellungsgespräch erwähnen, dass Reisekosten und Hotelübernachtung von Ihnen als Arbeitgeber übernommen werden.
Bei anderen Positionen, wie etwa Sachbearbeiter-Funktionen, ist es durchaus üblich, dass lediglich die Fahrtkosten in der Höhe der öffentlichen Verkehrsmittel erstattet werden. 🚎
Gibt es eine gesetzliche Grundlage bei der Kostenübernahme?
Ist aus der Einladung zum Vorstellungsgespräch nicht ersichtlich, in welcher Höhe die Kosten übernommen werden, ist der Arbeitgeber zu einer Kostenerstattung verpflichtet.
Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) legt in §670 fest, dass Bewerber …
… einen gesetzlichen Anspruch auf die Erstattung der ihnen entstandenen Kosten für die Wahrnehmung eines Vorstellungsgesprächs haben, sofern dies nicht bereits in der Einladung durch den Arbeitgeber ausdrücklich ausgeschlossen wurde.
In seltenen Fällen erscheinen Kandidaten ohne Einladung zu einem Vorstellungstermin. In diesem Termin müssen Sie als Arbeitgeber die Kosten für die Anreise in keinem Fall erstatten.
Der Wunsch, ein Vorstellungsgespräch zu führen, muss durch den Arbeitgeber erfolgt sein.
Wer zahlt die Vorstellungskosten bei Vermittlung durch Personalagenturen und Headhunter?
Organisiert und vermittelt eine Personalagentur oder ein Headhunter einen Vorstellungstermin zwischen einem Unternehmen und einem Bewerber, so ist grundsätzlich der Arbeitgeber verpflichtet, die Fahrtkosten und gegebenenfalls Übernachtungs- und Verpflegungskosten zu erstatten. 🤝
Die Erstattung erfolgt generell unabhängig davon, ob es nach dem Vorstellungsgespräch zu einem Arbeitsverhältnis kommt oder nicht.
Bewerber aus ganz Deutschland: Das sollten Sie wissen
Je nach Position, bewerben sich heute Personen aus ganz Deutschland auf Stellen bei Unternehmen.
Bei einer Anreise von insgesamt mehr als vier Stunden, also einer Reisezeit von acht Stunden für Hin- und Rückfahrt, darf der Bewerber eine Übernachtung in Anspruch nehmen.
Voraussetzung ist, dass dieser mit dem eigenen PKW fährt. Bei anderen Verkehrsmitteln, wie etwa einer Anreise mit der Bahn oder dem Flugzeug, wäre es durchaus zumutbar, nur für das Gespräch anzureisen und keine Übernachtung in Anspruch zu nehmen. 🚗
Wichtig zu wissen ist, dass auch der Arbeitgeber Rechte hat. So unterliegt die Erstattung einer genauen Prüfung.
Die Reisekosten zu einem Vorstellungsgespräch sollten also auch durch den Bewerber realistisch gewählt werden.
In der Vergangenheit kam es vor, dass Bewerber, die sich im Einkauf eines Unternehmens beworben haben, grundsätzlich 5-Sterne-Hotels für ihre Unterkunft gebucht haben.
Ein Arbeitsgericht hielt diese Hotelkategorie für die Funktion, die der Bewerber im Unternehmen bekleiden sollte, für unangemessen und musste somit nur anteilig die Übernachtungskosten erstatten, die zur gleichen Zeit in einem 3-Sterne-Hotel angefallen wären.
Die gleiche Regelung und Begrenzung der Vorstellungskosten beruhten auch auf das Verkehrsmittel. Für eine gewöhnliche Tätigkeit, gemessen am durchschnittlichen Verdienst dieser Tätigkeit, ist es unpassend, in der First Class zu fliegen. 🙅♂️
Selbst, wenn das Flugzeug ansonsten an diesem Tag ausgebucht ist, sollte der Bewerber Rücksprache mit Ihnen als Arbeitgeber halten. Lassen Sie den Termin verschieben und ein Ticket für einen anderen Tag buchen, an dem noch mehr Kapazitäten zur Verfügung stehen und die Preise niedriger sind.
Anreise mit PKW: Das wird erstattet
Bei Anreisen mit dem PKW werden generell 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer erstattet. Berechnungsgrundlage ist dabei die Hin- und die Rückfahrt.
Für einige Positionen, wie bei einem Vorstellungsgespräch eines Geschäftsführers, werden oft auch 60 oder 80 Cent je gefahrenen Kilometer erstattet.
Bewerbungsgespräche per Zoom oder Telefon sparen Zeit und Geld
Je mehr Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, desto höher werden die Kosten für ein Unternehmen in der Regel auch – zumindest dann, wenn die anfallenden Kosten der Bewerber beglichen werden.
Wollen Sie als Unternehmer hierbei sparen, gibt es viele Möglichkeiten, um die Kosten zu senken.
Laden Sie weniger Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch ein, fallen weniger Kosten an, wenn Sie grundsätzlich bereit dazu sind, diese zu übernehmen.
Wollen Sie die Kosten grundsätzlich nicht zurückerstatten, können Sie so viele Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen, wie Sie wollen – ohne, dass direkte Kosten für Sie dabei entstehen.
Häufig lohnt es sich auch, Erstgespräche über das Telefon oder über Videochatplattformen wie Zoom zu führen – das ist in der Regel nicht nur kostenlos, sondern erspart sowohl Bewerbern als auch Ihnen als Arbeitgeber jede Menge Zeit und Aufwand. 💻
Worauf müssen Arbeitgeber bei der Kostenerstattung achten?
Als Arbeitgeber sollten Sie bei der Erstattung von Bewerbungskosten einige wichtige Aspekte berücksichtigen.
Es ist wichtig, klare Richtlinien zu den erstattungsfähigen Kostenarten, den Höchstbeträgen und dem Verfahren für die Einreichung von Erstattungsanträgen aufzustellen. Es ist sehr wichtig, dass diese Richtlinien den Antragstellern im Voraus transparent mitgeteilt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Es ist ratsam, Kosten vorab zu genehmigen und klare Anforderungen für die Einreichung von Belegen festzulegen. Angemessene Obergrenzen für verschiedene Kostenarten wie Reise- und Unterbringungskosten sollten festgelegt werden, um eine faire Erstattung zu gewährleisten und die Kosten im Rahmen zu halten. Arbeitgeber sollten auch sicherstellen, dass Erstattungsanträge zeitnah bearbeitet werden, um Professionalität zu vermitteln und den Bewerbungsprozess effizient zu gestalten. 😎
In jedem Fall sollten Arbeitgeber sorgfältig abwägen, wie wichtig die Besetzung der Stelle ist. Es wäre ärgerlich, wenn ein vielversprechender Kandidat das Vorstellungsgespräch aufgrund hoher Reise- und Spesenkosten absagt. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass die Kosten und die bereits investierte Zeit für die Sichtung der Bewerbungen steuerlich geltend gemacht werden können.
Auf Seiten der Bewerber besteht ebenfalls die Möglichkeit, Vorstellungskosten steuerlich geltend zu machen. Bei Einladungen durch Arbeitgeber während der Arbeitslosigkeit erstattet das Arbeitsamt die Kosten. Der Bewerber benötigt eine entsprechende Bescheinigung über das stattgefundene Vorstellungsgespräch, die er bei der Agentur für Arbeit einreichen kann, um die Kosten in voller Höhe erstattet zu bekommen. 👍
Generell informiert das Arbeitsamt die Bewerber über den Umfang und die Begrenzung der Bewerbungskosten und legt Richtlinien für die Erstattung fest. In diesem Rahmen können sowohl Arbeitgeber als auch Bewerber von klaren und transparenten Erstattungsrichtlinien profitieren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Erstattung von Vorstellungskosten ist der Datenschutz. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sensible Informationen in den eingereichten Unterlagen angemessen geschützt werden. Dies ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern dient auch dem Vertrauen der Bewerber in das gesamte Verfahren.
Fazit: Klares Vorgehen für Arbeitgeber
Die Kostenerstattung für Vorstellungsgespräche erfordert einen ausgewogenen Ansatz seitens der Arbeitgeber. Eine klare Kommunikation über die Kostenerstattung in der Einladung ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. Das Recht des Arbeitgebers, die Kostenerstattung auszuschließen, sollte transparent gehandhabt werden, und die Gleichbehandlung aller Bewerber ist von wesentlicher Bedeutung.
Die gesetzliche Grundlage im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) betont das Recht des Bewerbers auf Kostenerstattung, sofern dies nicht ausdrücklich ausgeschlossen wird. Die Position des Bewerbers beeinflusst häufig die Höhe der Erstattung, insbesondere bei höheren Positionen.
Der Einsatz alternativer Kommunikationsmittel wie Telefon- oder Videointerviews kann sich als kostengünstig erweisen. Steuerliche Aspekte sollten sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Bewerber berücksichtigt werden. Insgesamt erfordert die Entscheidung über die Kostenerstattung eine sorgfältige Abwägung zwischen den Bedürfnissen des Unternehmens und der Fairness gegenüber den Bewerbern.
Wir regeln Sie die Kostenübernahme bei Vorstellungsgesprächen? Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar. ✍️
Volle Reichweitenpower für Ihren Job
Die Kombination aus Ihrer individuellen Gestaltung und unserer Reichweiten-Technologie SmartReach 2.0 macht Ihre Stellenanzeige zum absoluten Star. Durch die Ausspielung im Mediennetzwerk und bei wirkungsvollen Reichweitenpartnern wird Ihre Stellenanzeige bei unseren fachspezifischen und regionalen Partnern ideal positioniert. Also nichts wie los!
Bildquelle: „Begrüßung Bewerberin“ ©Deklofenak – istockphoto.com; „Kostenkalkulation“ ©AntonioGuillem – istockphoto.com; „Video Interview“ ©News Oops GIF – istockphoto.com
- Kategorie: Recruiting
- 30. November 2023
Verwandte Artikel
Gut vorbereitet ins Vorstellungsgespräch: Tipps für Arbeitgeber
Kostenübernahme beim Vorstellungsgespräch: Ja oder Nein?
