Leitung eines verteilten Teams: Wie klappt das?
Scrum Masters, verteilte Teams und Remote-Zusammenarbeit? Diese Begriffe geistern immer wieder durch die virtuelle Welt von heute. Dabei werden die virtuelle Arbeit und das Steuern verteilter Teams immer wichtiger. Als Arbeitgeber stehen Sie damit vor neuen Herausforderungen. Diese betreffen vor allem die Art der Zusammenarbeit, die Führung eines verteilten Teams sowie die Bildung von effizienten agilen Teams.
Was sind verteilte Teams?
Verteilte Teams sind virtuelle Arbeitsgemeinschaften von Mitarbeitern*innen eines Unternehmens. Die einzelnen Mitarbeiter*innen befinden sich dabei an verschiedenen Orten und oft sogar in verschiedenen Ländern oder Regionen. Verteilte Teams waren ursprünglich in der Softwarebranche üblich. Heute gibt es diese Teams fast in allen Branchen. Gerade in Zeiten der Corona-Krise erfährt diese Art der Zusammenarbeit eine immer größere Bedeutung.
Wie können Arbeitgeber verteilte Teams führen?
Führungskräfte sind es gewohnt, Mitarbeitern*innen vor Ort Weisungen zu erteilen und in persönlichen Gesprächen Lob oder Kritik anzubringen. Ganz anders verhält es sich bei der Führung virtueller Teams. Hier sind die einzelnen Arbeitskräfte weit verstreut oder arbeiten von zuhause aus. Die Führung von verteilten Teams verlangt von den Arbeitgebern und Führungskräften sowie von den Mitarbeitern*innen eine gute Portion an Vertrauen. Ohne dieses Vertrauen ist ein virtuelles Arbeiten nur schwer möglich. Gerade an diesem Vertrauen mangelt es heute noch bei sehr vielen Führungskräften. Mitarbeiter*innen, die sich nicht vor Ort befinden, können weniger gut kontrolliert und bewertet werden. Doch die Leitung von verteilten Teams folgt bestimmten Regeln.
Tipps für Arbeitgeber
Arbeitgeber müssen in erster Linie schon beim Teambuilding dafür sorgen, dass bestimmte Regeln eingehalten werden. Zu diesen Regeln gehören:
- Zeitpunkt von Meetings
- Einrichtung von Kernarbeitszeiten
- Tools, die zu verwenden sind
- Verhaltensregeln bei Chats oder bei Problemen
Meetings oder Teambesprechungen sollten schon im Vorhinein geplant und abgesprochen werden. Wenn Arbeitgeber Freelancer als Teammitarbeiter*innen engagieren, ist darauf zu achten, dass diese Personen auch für andere Unternehmen gleichzeitig tätig sein können. Um deren Zeitressourcen zu berücksichtigen, können Meetings deshalb schon frühzeitig angesetzt werden.
Schwerpunkt Arbeit
Im Mittelpunkt virtueller und verteilter Teams steht natürlich die Arbeit als solche. Sie muss strukturiert ablaufen und auf die einzelnen Aufgaben der Mitarbeiter*innen abgestimmt sein. Das ist vor allem wichtig, wenn ein gemeinsames Projekt erarbeitet werden soll. Mitarbeiter*innen, die sich im Homeoffice befinden, tendieren oft dazu, weit über die eigentliche Arbeitszeit hinaus zu arbeiten. Dafür kann es tagsüber zu unvorhergesehenen Unterbrechungen kommen. Das stört nicht nur die Arbeit, sondern auch die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter*in sowie zwischen den Beschäftigten. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Einrichtung sogenannter Kernarbeitszeiten. Diese sind von den Teammitgliedern verpflichtend einzuhalten. Das funktioniert natürlich am besten, wenn sich die verteilten Teams ausschließlich aus angestellten Arbeitskräften zusammensetzen und weniger aus Freelancern.
Verwendung von Tools für verteilte Teams
Ein wichtiger Aspekt, um Teams aus der Ferne zu führen, ist die Verwendung entsprechender Tools. Es gibt mittlerweile eine Menge unterschiedlicher Tools für die Remote-Zusammenarbeit. Der Bogen spannt sich dabei von Tools für den Videochat über Dokumentationstools bis hin zu Tools für umfangreiche Videokonferenzen und Teambesprechungen. Die technische Ausstattung aller am Team beteiligten Menschen, muss natürlich auch einwandfrei funktionieren. Sorgen Sie als Arbeitgeber dafür, dass alle Teammitglieder dieselbe Technik verwenden und auch dieselben Tools. Treten technische Fehler auf, können diese rascher und effizienter behoben werden als bei der Nutzung unterschiedlicher Werkzeuge.
Verhalten bei Chats und Videokonferenzen
Bei Chats oder in Videokonferenzen gelten sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter*innen bestimmte Verhaltensregeln:
- Verhalten Sie sich bei Videokonferenzen genauso wie bei persönlichen Meetings.
- Stellen Sie eine Tagesordnung für das Meeting zusammen.
- Der Konferenzraum sollte sauber und aufgeräumt sein und zudem gut beleuchtet.
- Überprüfen Sie schon vor Beginn der Konferenz alle technischen Details und Leitungen.
- Erscheinen Sie pünktlich zur Konferenz oder zum vereinbarten Meeting.
Während der Konferenz gibt es ebenfalls einige Dinge, die zu beachten sind:
- Checken Sie zu Beginn der Konferenz die Tonleitung und fragen Sie, ob Sie gut verstanden werden.
- Halten Sie bei Gesprächen mit dem virtuellen Gegenüber immer direkten Blickkontakt und schauen Sie dabei in die Kamera.
- Verzichten Sie, wenn möglich auf Gesten und Körpersprache.
Tipps für die Führung verteilter Teams
Virtuelles Führen bedeutet, andere Maßstäbe zu setzen als bei der konventionellen Führung. Vor allem Vertrauen und Kommunikationsfähigkeit zählen dabei zu den wichtigsten Soft Skills. Die folgenden Tipps gelten für alle Arbeitgeber, welche verteilte Teams erfolgreich führen wollen.
- Vertrauen aufbauen
Der Vertrauensaufbau erfolgt aktiv. Fragen Sie deshalb Ihre Teammitglieder, in welcher Weise die Arbeitsabläufe bei einer Remote-Zusammenarbeit am besten gestaltet werden sollten. Wenn Ihre Teammitglieder bereits Erfahrung damit haben, können Sie auch deren Ratschläge vorteilhaft befolgen. - Fördern der Kommunikation
Fördern Sie sowohl die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern*innen als auch die der Mitarbeiter*innen untereinander. - Lob anbringen
Sie können ruhig Mitarbeiter*innen loben, die zur erfolgreichen Teamarbeit beigetragen haben. Das stärkt das Selbstvertrauen Ihrer Beschäftigten. Stellen Sie auch fest, welche konkreten Qualifikationen die Mitglieder der verteilten Teams mitbringen sollen. - Misserfolge bewerten
Treten Probleme oder Misserfolge auf, bewerten Sie diese und üben konstruktive Kritik. Stellen Sie dabei jedoch niemanden bloß. - Konflikte lösen
Lösen Sie auftretende Konflikte möglichst so, dass sich die Problemlösung auf die Aufgaben der Teams bezieht. Suchen Sie gemeinsam mit allen Mitarbeitern*innen eine geeignete Lösung.
Der Arbeitgeber als Scrum Master
Bei der Leitung eines verteilten Teams agiert der Arbeitgeber in erster Linie als sogenannter Scrum Master. Der Begriff stammt eigentlich aus dem Bereich der Softwareentwicklung. In diesem Sektor wird sehr viel mit verteilten Teams gearbeitet. Bei der Entwicklung von Softwarelösungen arbeiten die einzelnen Teammitglieder selbstorganisiert und benötigen daher keinen eigenen Projektmanager*in.
Der Scrum Master dient hier als Moderator und Vermittler. Er trägt für einen reibungslosen Ablauf eines Projekts Sorge. Der Scrum Master ist dazu da, um auftretende Hindernisse möglichst rasch aus dem Weg zu räumen. In regelmäßigen Abständen führt der Scrum Master Teambesprechungen durch und analysiert gemeinsam mit den Teammitgliedern die erzielten Ergebnisse.
Er stellt auch die Regeln auf, die für das gesamte Team gelten und sorgt für deren Einhaltung. Ein guter Scrum Master muss auch in der Lage sein, Konflikte rechtzeitig zu erkennen und vermittelnd einzugreifen. Bei verteilten Teams übernimmt in der Regel der Arbeitgeber diese Rolle.
Remote-Zusammenarbeit, also die Zusammenarbeit aus der Ferne sowie Homeoffice sind relativ neue Arbeitsmodelle. Sie haben in der letzten Zeit jedoch immer mehr an Bedeutung gewonnen. Viele Unternehmen arbeiten weltweit und müssen auf diese verteilten Teams zurückgreifen, da Techniker oder Fachkräfte nicht überall zu finden sind. Gerade in der Corona-Krise hat diese Form der Arbeit erneut einen Aufschwung erfahren und wird auch in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen. Auch für Ihr Unternehmen.
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- Kategorie: Personalführung
- 21. April 2020
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