Mitarbeiterbefragungen richtig durchführen: Gründe, Ziele, Best Practices und Checkliste
Zufriedene und motivierte Mitarbeiter, die sich mit dem Unternehmen identifizieren und ihm über viele Jahre treu bleiben – das klingt wie ein Traum. Doch es muss kein Traum sein. Den Mitarbeitern Wertschätzung entgegenzubringen und Möglichkeiten zur Mitbestimmung zu bieten, sind wichtige Voraussetzungen. Mit einem einfachen Mittel lässt sich das erreichen. Das Zauberwort heißt Mitarbeiterbefragung.
Was Sie über dieses wichtige Instrument des Personalmanagements wissen müssen, erfahren Sie hier. ⬇️
Inhalt
- Definition: Was ist eine Mitarbeiterbefragung?
- Warum sind Mitarbeiterbefragung wichtig?
- Ziele einer Mitarbeiterbefragung
- Vorteile einer Mitarbeiterbefragung
- Durchführung einer Mitarbeiterbefragung
- Themen für die Mitarbeiterbefragung
- Fragestellungen für die Mitarbeiterbefragung
- Was ist bei Mitarbeiterbefragungen erlaubt?
- Best Practices für eine Mitarbeiterbefragung
- Maßnahmen nach der Befragung
- Checkliste für die Mitarbeiterbefragung
- Fazit
Definition: Was ist eine Mitarbeiterbefragung?
Eine Mitarbeiterbefragung ist eine systematisch durchgeführte Befragung der Mitarbeiter eines Unternehmens. Ziel ist es, interne Meinungen und Einschätzungen der Mitarbeiter zu verschiedenen Bereichen oder Prozessen im Unternehmen zu erhalten. Die Fragen beziehen sich auf den Arbeitsalltag, die Zufriedenheit mit dem Unternehmen und das Verhältnis zu den Vorgesetzten. 📝
Die Ergebnisse werden ausgewertet, um Verbesserungsmaßnahmen ableiten und umsetzen zu können. Eine Mitarbeiterbefragung kann einmalig oder in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Von den größten Unternehmen in der DACH-Region führen rund 90 Prozent Mitarbeiterbefragungen durch. Die meisten davon in regelmäßigen Abständen. Dies zeigt, wie wichtig eine Mitarbeiterbefragung als Instrument des Personalmanagements ist.
Warum sind Mitarbeiterbefragungen wichtig?
Mitarbeiterbefragungen sind wichtig, weil das Unternehmen auf diese Weise seine Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse einbezieht. Besonders bei Veränderungen sind Befragungen eine Möglichkeit, die Einstellungen, Wünsche und Meinungen der Mitarbeiter zu erfahren. Befragungen wirken sich immer positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Denn wenn Unternehmen aktiv auf ihre Mitarbeiter zugehen, Feedback einholen und Interesse an einem offenen Austausch zeigen, sind die Mitarbeiter zufriedener und loyaler. 🤝
Dies ist die Voraussetzung für Motivation und Leistungsbereitschaft, die sich in höherer Produktivität niederschlägt. Die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen bringt dem Unternehmen also glückliche und zufriedene Mitarbeiter, die produktiver sind und mehr leisten.
Ziele einer Mitarbeiterbefragung
Die Anlässe für eine Mitarbeiterbefragung können unterschiedlich sein. Gemeinsam ist den Befragungen aber das übergeordnete Ziel, sich ein Bild über die Meinung der Belegschaft zu machen. Ein individueller Anlass für eine Befragung kann zum Beispiel sein, Informationen über die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur, der Arbeitsatmosphäre und dem Führungsstil zu gewinnen. So lassen sich Rückschlüsse auf das Betriebsklima ziehen, die wichtig für die Motivation sind.
Ein weiteres Ziel einer Mitarbeiterbefragung ist es, Fehlzeiten und Fluktuation zu vermindern. Sind die Mitarbeiter motiviert, haben wenig Fehlzeiten und bleiben lange im Unternehmen, steigert das die Produktivität – ein weiteres Ziel. Durch eine Mitarbeiterbefragung identifizieren Führungskräfte außerdem Stärken und Schwächen des Unternehmens sowie vorhandene bzw. fehlende Fähigkeiten in Teams und im Unternehmen. 🎯
Vorteile einer Mitarbeiterbefragung
Mitarbeiterbefragungen haben den Vorteil, dass Unternehmen Daten zu Themen erheben können, die sich nicht gut durch Kennzahlen abbilden lassen. So können Befragungen zur Erfolgskontrolle betrieblicher Maßnahmen eingesetzt werden. Wird die Mitarbeiterbefragung online durchgeführt, ergeben sich weitere Vorteile. Da die meisten Fragen geschlossen gestellt werden, lassen sich die Ergebnisse leicht erfassen und vergleichen.
Zudem ist der Befragungsprozess deutlich kürzer. Eine wichtige Rahmenbedingung für eine aussagekräftige Mitarbeiterbefragung ist die Anonymität. Ist sie gewährleistet, sind die Mitarbeiter zu ehrlichen Aussagen bereit. Strategische Antworten im Hinblick auf mögliche Aufstiegschancen oder persönliche Sympathien fallen weg. Dies ist der größte Vorteil einer Mitarbeiterbefragung: Die wahre Stimmung im Unternehmen zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten zu können. Langfristig verändert sich dadurch das Betriebsklima und es entsteht eine offenere Kommunikation.
Schritt für Schritt-Durchführung einer Mitarbeiterbefragung
In acht Schritten lässt sich eine Mitarbeiterbefragung aufgliedern:
Schritt 1: Zieldefinition
Definieren Sie Ziele wie z. B. die Steigerung der Produktivität oder die Senkung des Krankenstandes. Die Zielsetzung bestimmt den Fokus und die Fragen der Umfrage.
Schritt 2: Fragebogen entwickeln
Gliedern Sie den Fragebogen in sinnvolle Kategorien wie Arbeitsbedingungen, Führung, Teamarbeit, Kommunikation, Weiterbildung usw. Dies erleichtert die Auswertung und Interpretation der Ergebnisse.
Schritt 3: Mitarbeiter informieren
Informieren Sie die Mitarbeiter über den Zweck der Befragung, den Zeitrahmen und die Bedeutung ihrer Teilnahme. Klären Sie, wie die Anonymität gewährleistet wird und wie die Ergebnisse verwendet werden.
Schritt 4: Datenerhebung
Erheben Sie die Daten durch den Versand des Fragebogens und entsprechenden Erinnerungsschreiben. Für Online-Befragungen sind ca. 2 Wochen einzuplanen. 📊
Schritt 5: Auswertung der Daten
Werten Sie die gesammelten Daten aus. Verwenden Sie geeignete Analysemethoden, um Muster, Trends und Zusammenhänge zu erkennen.
Schritt 6: Ergebnisse präsentieren
Kommunizieren Sie die Ergebnisse transparent an die Mitarbeiter. Zeigen Sie auf, welche Maßnahmen geplant sind und wie deren Umsetzung erfolgen wird.
Schritt 7: Umsetzung der Maßnahmen
Setzen Sie die geplanten Maßnahmen um. Halten Sie die Mitarbeiter über die Fortschritte auf dem Laufenden. 🚀
Schritt 8: Mitarbeiterbefragung wiederholen
Führen Sie regelmäßig Folgebefragungen durch, um die Fortschritte zu überprüfen. Dies zeigt den Mitarbeitern, dass ihre Meinung ernst genommen wird.
Generell können diese Schritte intern oder in enger Abstimmung von einem externen Dienstleister umgesetzt werden.
Welche Themen werden in Mitarbeiterbefragungen behandelt?
Die Anlässe für eine Mitarbeiterbefragung sind ebenso vielfältig wie die Themen, die behandelt werden können. Thematische Schwerpunkte einer Mitarbeiterbefragung können die Arbeitszufriedenheit, die Unternehmenskultur oder auch das Führungsverhalten bzw. der Umgang der Führungskräfte mit den Mitarbeitern sein.
Wenn ein Unternehmen Veränderungen umsetzt – personell z. B. in der Führung oder betrieblich z. B. in der Unternehmensstrategie – ist eine Mitarbeiterbefragung eine wichtige Begleitmaßnahme. Auch bevor ein Unternehmen neue Systeme oder Prozesse einführt, ist eine Mitarbeiterbefragung ein geeignetes Instrument, um den Status Quo der Stimmung im Unternehmen zu ermitteln. Spätere Veränderungen können auf dieser Basis leicht erkannt werden.
Welche Fragen können zum Beispiel gestellt werden?
Es gibt keine allgemein gültigen Musterfragen. Denn die Fragen variieren je nach Zielsetzung und Unternehmen. Die Themenfelder und damit die Fragestellungen ähneln sich jedoch in vielen Unternehmen.
Um die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, bietet sich eine globale Fragestellung an:
- Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit Ihrer Tätigkeit?
Im Anschluss daran können Sie die Zufriedenheit detaillierter, zum Beispiel mit Fokus auf die Arbeitssituation erfassen. Hier könnte eine Frage lauten:
- Wie zufrieden sind Sie mit der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben?
Fragen zur Arbeitsmotivation sind häufig als Aussagen formuliert. Der Mitarbeiter soll dann angeben, inwieweit die Angaben zutreffen.
- Mein Job macht mir Freude.
- Ich wünsche mir manchmal mehr Abwechslung bei der Arbeit.
Ein weiterer wichtiger Fragenkomplex thematisiert das Verhältnis der Führungskräfte zu den Mitarbeitern aus Sicht des Personals. Fragen aus diesem Bereich können wie folgt aussehen:
- Meine Führungskraft sagt klar und deutlich, was Sie von mir erwartet.
- Meine Führungskraft hat stets ein offenes Ohr, wenn ich etwas auf dem Herzen habe.
Die Bewertung erfolgt auf einer fünfstufigen Skala, die je nach Frage folgende Möglichkeiten umfasst: Sehr zufrieden; eher zufrieden; teils/teils; eher unzufrieden; sehr unzufrieden bzw. trifft voll und ganz zu; trifft eher zu; teils/teils; trifft eher nicht zu; trifft überhaupt nicht zu.
Mitarbeiterbefragung: Was ist erlaubt?
Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung setzt bestimmte Rahmenbedingungen voraus. So muss die Befragung datenschutzkonform und anonym durchgeführt werden. Es dürfen keine personenbezogenen Daten erhoben werden, so dass das Unternehmen keine Rückschlüsse auf die Teilnehmer ziehen kann.
Werden die Fragen und Antworten elektronisch übermittelt, ist daher darauf zu achten, dass der Fragebogen nicht einem Mitarbeiter oder einem PC zugeordnet werden kann. Außerdem muss die Teilnahme freiwillig sein und dies auch klar kommuniziert werden. Kein Mitarbeiter darf sich zur Teilnahme gezwungen fühlen. Wenn Sie diese Rahmenbedingungen einhalten, gibt es aus arbeitsrechtlicher Sicht keine Einschränkungen für Mitarbeiterbefragungen.
Best Practices für eine Mitarbeiterbefragung
Best Practices für Mitarbeiterbefragungen unterscheiden sich unter anderem nach der Größe des Unternehmens. Nachfolgend finden Sie ein Best-Practice-Beispiel für ein Unternehmen, dessen mehr als 15.000 Mitarbeiter weltweit in 80 Standorten beschäftigt sind. Das Unternehmen befragte sein Personal, um das Engagement und die Zufriedenheit zu ermitteln. Die Projektverantwortlichen erarbeiteten einen Fragebogen mit 14 Kategorien. Der Betriebsrat des Unternehmens wurde ebenso wie der Datenschutzbeauftragte mit einbezogen. 👨💻
Der fertige Fragebogen wurde in 14 Sprachen übersetzt und den Human-Resources-Beauftragen vorgelegt. Diese überprüften den Fragebogen in Hinblick auf die Verständlichkeit der Fragen und der kulturellen Angemessenheit. Alle Mitarbeiter erhielten frühzeitig Informationen über die Erhebung und deren Zielsetzung. Dieses transparente Vorgehen sorgte für eine Teilnehmerquote von 77 Prozent. Zufallsgenerierte Zugangscodes sicherten allen Mitarbeitern den anonymisierten Zugang zur Online-Befragung. Die Auswertung identifizierte die Bereiche Führung, Unternehmenskultur sowie Stress und Belastung als Handlungsfelder.
Die Ergebnisse wurden dem Vorstand vorgestellt. Berichte und Workshops waren die Folge, in denen die Führung den Mitarbeitern die Ergebnisse präsentierte und mit ihnen Verbesserungsmaßnahmen erarbeitete. Aktivitäten wurden geplant und dokumentiert. In der Folge setzte das Unternehmen mehr als 700 Einzelmaßnahmen um, um die Stressbelastung zu verringern und die Arbeitsbedingungen zu verbessern.
Generell gelten kürzere Fragebögen und dichtere Befragungsintervalle als Best Practice, da sie einer Befragungsmüdigkeit beim Personal entgegenwirken. Durch die kürzeren Abstände lassen sich Veränderungen einfacher erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten. So merken Ihre Mitarbeiter, dass ihr Feedback ernst genommen wird und Konsequenzen abgeleitet werden.
Wie geht es nach der Befragung weiter?
Nach der Mitarbeiterbefragung müssen Taten folgen. Nur dann fühlen sich die Mitarbeiter ernst genommen. Nach der Auswertung der Antworten können Schwachstellen identifiziert werden. Es ist dann Aufgabe der Führungskräfte bzw. der verantwortlichen Stellen, Verbesserungen zu planen und entsprechende Maßnahmen umzusetzen.💡
Die Maßnahmen können vielfältig sein und reichen von Besprechungen, Workshops, Schulungs– und Weiterbildungsmaßnahmen bis hin zu externer Beratung. Die Maßnahmen sollten dokumentiert und ihre Wirkung überprüft werden. Ob die Maßnahmen die gewünschte Wirkung erzielt haben, kann durch eine erneute Mitarbeiterbefragung nach einiger Zeit überprüft werden. Wichtig ist auch, dass die Ergebnisse und die daraus abgeleiteten Maßnahmen und deren Fortschritte transparent an die Mitarbeiter kommuniziert werden.
Checkliste für die Mitarbeiterbefragung
Um alle Schritte einer Mitarbeiterbefragung umsetzen zu können, können Sie sich an den folgenden Punkten orientieren:
- Haben Sie die Ziele definiert, sodass Sie Art und Umfang der Umfrage sowie die Teilnehmer daran ausrichten können?
- Haben Sie festgelegt, ob die Befragung über ein persönliches Gespräch, einen schriftlichen Fragebogen oder digital durchgeführt werden soll?
- Haben Sie kalkuliert, wie hoch der zeitliche und finanzielle Aufwand für die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung ist?
- Ist der Zeitplan mit allen Meilensteinen und Aufgabenbereichen fertig?
- Haben Sie eine Teilnehmerliste erstellt, sodass jeder einen Fragebogen bzw. eine E-Mail erhält?
- Haben Sie ausreichend Zeit eingeplant, um den Fragebogen zu erstellen?
- Sind Ihre Mitarbeiter über Verfahren und Ziele der Umfrage sowie den Datenschutz informiert?
Nachdem Sie die Fragen formuliert haben, sollten Sie auch dafür eine kurze Checkliste durchgehen:
- Sind die Fragen kurz und verständlich, sodass eine intuitive Antwort möglich ist?
- Haben Sie die Fragen eindeutig formuliert, sodass es zu keinen Fehlinterpretationen kommen kann?
- Haben Sie dafür zum Beispiel auf doppelte Verneinungen verzichtet und Extreme vermieden?
- Haben Sie die Fragen neutral gestellt, sodass diese den Befragten nicht manipulativ in eine Richtung lenken?
- Spricht jede Frage lediglich ein Thema an?
- Haben Sie offene und geschlossene Fragen kombiniert, sodass die Mitarbeiter ihre Antworten begründen und kommentieren können?
Wenn Sie alle Fragen dieser Checkliste mit „ja“ beantworten können, ist die Grundlage für Ihre erfolgreiche Mitarbeiterumfrage gelegt.
Fazit: Mitarbeiterbefragungen als Schlüssel für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung
Für jeden Arbeitgeber sind Mitarbeiterbefragungen eine wichtige Möglichkeit, direktes Feedback von der Belegschaft zu erhalten. Die Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit zur Mitgestaltung und erfahren dadurch Wertschätzung. Dies wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, die Motivation und damit auch auf die Leistung und Produktivität aus. Mitarbeiterbefragungen sind somit ein starkes Führungsinstrument, auf das kein Unternehmen verzichten sollte.
Führen Sie in Ihrem Unternehmen bereits Mitarbeiterbefragungen durch? Schreiben Sie uns in den Kommentaren! 🗨️
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Bildquelle: „Personaler bei der Mitarbeiterbefragung“ ©fizkes – istockphoto.com, „Mitarbeiterin füllt Fragebogen aus“ ©nortonrsx – istockphoto.com
- Kategorie: Personalmanagement, Allgemein
- 22. August 2023
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