Was Arbeitgeber zum Einsatz von Mitarbeiterfotos wissen sollten
Im Internetauftritt, in Broschüren, auf Weihnachtskarten und vor allem in den Social-Media-Kanälen der Unternehmen werden sie gern eingesetzt, um Vertrauen und Nähe zu schaffen: Fotos und Videos von sympathisch lächelnden Mitarbeitern. Doch ganz so einfach ist der werbewirksame Einsatz von Mitarbeiterfotos nicht. Damit einer korrekten Veröffentlichung nichts im Wege steht, sollten Sie vor dem nächsten Fotoshooting unbedingt die Rechtsgrundlage beachten.
Inhalt
Mitarbeiterfotos: authentisch, sympathisch – kritisch?
Fotos von Mitarbeitern (sowie auch Filme und Videos von ihnen) kommen in der Regel gut an. So bekommen Kunden, Interessenten und Informationssuchende schließlich eine bessere Vorstellung davon, wer im Betrieb arbeitet und möglicherweise der nächste Ansprechpartner oder künftige Arbeitskollege ist. Wirken Mitarbeiter auf ihren Fotos sympathisch und nahbar, fällt es tatsächlich oft leichter, Kontakt zum Unternehmen aufzunehmen.
Unternehmen sind heute ganz selbstverständlich in den sozialen Medien bei XING, Linkedin, Facebook, Instagram etc. vertreten, um dort regelmäßig über Neuigkeiten, Veranstaltungen und Veränderungen zu berichten. Für mehr Transparenz geben sie Einblicke in ihre Arbeit und stellen häufig auch die Menschen vor, die bei ihnen arbeiten. Diese mediale Aufmerksamkeit sollte jedoch – bei allen positiven Absichten – immer gut überlegt sein.
Entscheidend ist: Jeder Mensch hat ein Recht an seinen persönlichen Daten und an seinem eigenen Bild. Darüber können Sie als Arbeitgeber nicht einfach verfügen, weil es Sie gerade interessiert oder weil es aufgrund eines abgeschlossenen Arbeitsvertrags vermeintlich in Ordnung sein könnte. In Deutschland gibt es klare gesetzliche Regelungen, die für die Veröffentlichung von Mitarbeiterbildern gelten. Sollten Sie dagegen verstoßen, kann dies unter Umständen hohe Bußgelder nach sich ziehen.
Einwilligung zur Veröffentlichung und Widerruf
Grundsätzlich benötigen Sie als Arbeitgeber sowohl für die Anfertigung bzw. für das Fotoshooting und die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos vorab die ausdrückliche und schriftliche Einwilligung Ihrer Mitarbeiter. Auch im firmeneigenen Intranet ist die Veröffentlichung von Mitarbeiter- oder Teamfotos nur dann zulässig, wenn die Arbeitnehmer dazu freiwillig und in Kenntnis der Sachlage eingewilligt haben. „Freiwillig“ bedeutet, sie dürfen keinerlei Nachteil befürchten, falls sie die Einwilligung nicht erteilen sollten. Sie sollten zudem genau einschätzen können, wofür ihr Foto verwendet und wo es veröffentlicht wird.
Hilfreich sind vorbereitete Formulare, die den Veröffentlichungszweck für die Bilder transparent und nachvollziehbar beschreiben, das Einverständnis der namentlich genannten Mitarbeiter aktiv einholen („Hiermit erkläre ich mich damit einverstanden, dass …“) und die Zustimmung zur Veröffentlichung mit Ort, Datum und Mitarbeiterunterschrift dokumentieren.
Ihre Mitarbeiter haben jedoch das Recht, ihre Einwilligung zur Veröffentlichung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Sie sollten daher auch sicherstellen, dass Sie diesem Wunsch unverzüglich nachkommen und das Bild entsprechend entfernen. Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist dafür nicht automatisch ein Grund, sondern vielmehr die Tatsache, dass Sie mit dem Bild Ihres ehemaligen Mitarbeiters weiterhin mit seinen nicht mehr vorhandenen Fähigkeiten und Spezialisierungen werben. Dann kann dieser die Entfernung seines Bildes verlangen.
Ausnahmen von der Zustimmungsregel
Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos ohne eine vorliegende Einwilligung muss im berechtigten Interesse Ihres Unternehmens gemäß Datenschutzgrundverordnung liegen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie ein Vertriebsteam oder einen Geschäftsführer vorstellen möchten, die in der Regel auch Außenkontakt haben. Entscheidend ist, dass keine erkennbare Verletzung des Persönlichkeitsrechts Ihrer Mitarbeiter vorliegt. Dieses „berechtigte Interesse“ führt jedoch häufig zu Diskussionen oder gar Rechtsstreitigkeiten. Wenn kein konkretes betriebliches Interesse vorliegt, bleibt die Entscheidung, ob sein Bild im Business-Kontext verwendet werden darf, weiterhin dem Mitarbeiter vorbehalten.
Nur in sehr wenigen Fällen können Sie auch von einer stillschweigenden Zustimmung Ihrer Mitarbeiter ausgehen. Nehmen wir an, Sie haben einen Fotografen engagiert, der zu einem angekündigten Termin durch Ihr Unternehmen geht und Fotos für ein Medium oder für den Webauftritt Ihres Unternehmens macht. Die Mitarbeiter wurden vorher ausführlich per Mail oder Rundschreiben über den Termin und den Zweck des Fotoshootings informiert und hatten ausreichend Zeit, einer Veröffentlichung ihres Bildes zu widersprechen.
Eine weitere Möglichkeit wäre die Teilnahme an Veranstaltungen wie einer Fachmesse, einer Ausstellung oder einem Tag der offenen Tür. Mitarbeiter, die an solchen öffentlichkeitswirksamen Events teilnehmen, die regelmäßig auch fotografisch begleitet werden, können bereits durch ihre Teilnahme ihre Einwilligung erteilen. Voraussetzung ist, dass sie wissen können, dass bei der Veranstaltung fotografiert wird. Auch wenn sie sich aktiv am Fotoshooting beteiligen, kann auf eine Einwilligung geschlossen werden. Das juristische Stichwort lautet „konkludentes Verhalten“, also schlüssiges Verhalten als stillschweigende Willenserklärung. Wenn Ihre Mitarbeiter unter den gegebenen Umständen und mit ausreichend Zeit nicht widersprechen, kann auch dies als Einwilligung gewertet werden.
Klarheit und Rechtssicherheit schaffen im Zweifel die schriftlich eingeholten Zustimmungen der Beteiligten bzw. eine ausführliche Dokumentation darüber, dass Sie diese vorab umfassend über die geplanten Fotoaktivitäten und eine anstehende Veröffentlichung informiert haben.
Diese Gesetze schaffen den rechtlichen Rahmen für Mitarbeiterfotos
- Das Grundgesetz (GG): Das allgemeine Persönlichkeitsrecht, das in Artikel 2, Absatz 1 GG verankert ist, schützt die Rechte der Mitarbeiter. Eine Veröffentlichung ohne Einwilligung kann eine Verletzung des Persönlichkeitsrechts darstellen und entsprechende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
- Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Die DSGVO ist ein europäisches Recht und gilt in allen EU-Mitgliedsstaaten. Nach Artikel 4, Absatz 1 DSGVO sind Mitarbeiterfotos personenbezogene Daten, da sie auf die identifizierbare natürliche Person schließen lassen. Als Arbeitgeber haben Sie gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO eine Informationspflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern zu ihren personenbezogenen Daten. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung solcher Daten regelt Artikel 6, Absatz 1 a DSGVO, beispielsweise bei Einwilligung, Vertrag, rechtlicher Verpflichtung, lebenswichtigem, öffentlichem oder berechtigtem Interesse. Die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter muss nach der DSGVO vorab, freiwillig und informiert erfolgen. Sie muss anlassbezogen und für den konkreten Einzelfall eingeholt werden und nachweisbar sein. Artikel 7 DSGVO klärt die Bedingungen für die Einwilligung und die Regelungen eines Widerrufs.
- Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Das BDSG ergänzt die DSGVO auf nationaler Ebene und bietet spezifische Regelungen und Ergänzungen für Deutschland. § 26 BDSG regelt die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Personenbezogene Daten können nur in bestimmten Fällen genutzt werden, wobei die Rechte und Interessen der Beschäftigten berücksichtigt werden müssen. Die Einwilligung zur Nutzung ihrer Daten muss freiwillig und informiert schriftlich oder elektronisch geben werden, es sei denn, besondere Umstände erfordern eine andere Form. Über den Nutzungszweck müssen die Beschäftigten zuvor ebenfalls informiert worden sein. In einigen Fällen können auch spezifische Bestimmungen der jeweiligen Landesdatenschutzgesetze relevant sein, insbesondere wenn es sich um öffentliche Arbeitgeber oder landesspezifische Regelungen handelt.
- Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Das BetrVG regelt die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats. Nach § 87 Absatz 1 Nr. 1 BetrVG hat der Betriebsrat bei Fragen zur Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb mitzubestimmen. Das kann auch die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos betreffen.
- Das Urheberrechtsgesetz (UrhG): Das UrhG schützt auch Fotografen und ihre Werke (§ 2 UrhG, Lichtbildwerke). Bei der Erstellung und Nutzung von Mitarbeiterfotos müssen auch die Rechte von Fotografen berücksichtigt werden, insbesondere das Recht auf Namensnennung und die Vergütung für die Nutzung des Fotos.
Es kann auch arbeitsrechtliche Regelungen oder individuelle Klauseln in Arbeitsverträgen geben, die die Nutzung und Veröffentlichung von Fotos betreffen. Diese Regelungen dürfen jedoch das im Grundgesetz verankerte Persönlichkeitsrecht Ihrer Mitarbeiter nicht verletzen. Als Arbeitgeber müssen Sie darauf achten, dass Sie dieses Recht respektieren und gegebenenfalls einen Widerruf akzeptieren.
Wirtschaftliche Folgen eines Widerrufs
Wenn ein Mitarbeiter seine Einwilligung zur Nutzung seines Fotos widerruft, kann dies unterschiedliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben. Sobald der Widerruf erfolgt ist, müssen Sie das betreffende Mitarbeiterfoto aus Online-Medien wie Ihrer Website, Ihren Social-Media-Präsenzen und anderen digitalen Plattformen entfernen.
Bereits gedrucktes Material müssen Sie nicht unbedingt vernichten. In diesem Fall sollten Sie eine Interessensabwägung anstreben. Sie selbst müssen jedoch gewährleisten, dass die Nutzung des Bildes in der Zukunft eingestellt wird und keine neuen Druckwerke oder digitalen Medien damit produziert werden dürfen. Es empfiehlt sich auch, den Widerruf und die damit verbundenen Maßnahmen zu dokumentieren, um nachweisen zu können, dass Sie den Anforderungen nachgekommen sind.
Sieben Tipps für den Umgang mit Mitarbeiterfotos
- Klare Einverständniserklärungen: Setzen Sie möglichst detaillierte Einwilligungserklärungen ein, die den Umfang und die Dauer der Nutzung der Mitarbeiterfotos eindeutig definieren. Dies verringert das Risiko eines Widerrufs, da die Mitarbeiter genau wissen, wozu sie ihre Einwilligung geben.
- Alternative Lösungen: Halten Sie bei umfangreicheren Produktionen alternatives Bildmaterial bereit, um schnell reagieren zu können, falls ein Mitarbeiterfoto entfernt werden muss.
- Transparente Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig und transparent über die Verwendung ihrer Fotos, beispielsweise mit einer entsprechenden Information zum Einstieg ins Unternehmen oder bei Events. Auch dies stärkt das Vertrauen und verringert die Wahrscheinlichkeit eines Widerrufs.
- Vertragsklauseln: In Arbeitsverträgen oder gesonderten Vereinbarungen können spezielle Klauseln aufgenommen werden, die die Nutzung von Fotos regeln und die Möglichkeit eines Widerrufs sowie die Folgen eines Widerrufs festlegen.
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Einwilligungserklärungen und internen Verfahren regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.
- Rechtliche Beratung: Holen Sie gegebenenfalls Rechtsrat ein, um sicherzustellen, dass alle Verfahren und Dokumente den aktuellen Datenschutzbestimmungen entsprechen und rechtlich abgesichert sind.
- Versicherungen: Schließen Sie bei umfangreicherem und regelmäßigem Einsatz von Mitarbeiterfotos gegebenenfalls auch spezielle Versicherungen ab, die mögliche wirtschaftliche Verluste abdecken, die durch Rechtsstreitigkeiten oder den Widerruf von Einwilligungen entstehen können.
Fazit: Das Recht der fotografierten Person geht vor
Mitarbeiterfotos können ein wertvolles, Sympathie stiftendes Instrument für die Unternehmenskommunikation und für das Unternehmensimage sein. Allerdings sollten Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen strikt einhalten: Ein Foto darf nur mit ausdrücklicher freiwilliger und informierter Einwilligung des Mitarbeiters verwendet werden. Das allgemeine Persönlichkeitsrecht ist stets zu beachten und hat Vorrang. Mit einer genauen Beachtung dieser Vorgaben können Sie mögliche Risiken wie einen Datenschutzverstoß und wirtschaftliche Schäden für Ihr Unternehmen minimieren und gleichzeitig ein positives und authentisches Bild nach außen tragen.
Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit Mitarbeiterfotos um? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen!
Häufig gestellte Fragen zum Einsatz von Mitarbeiterfotografien
Mitarbeiterfotos dürfen nur verwendet werden, wenn der Mitarbeiter ausdrücklich, freiwillig und in Kenntnis der Sachlage (informiert) eingewilligt hat. Diese Einwilligung muss rechtzeitig schriftlich oder elektronisch erteilt werden.
Im Falle eines Widerrufs muss das Unternehmen das Bildmaterial aus allen Online-Medien entfernen und die weitere Verwendung in Printmedien einstellen. Bereits gedrucktes Material darf – je nach Interessensabwägung – nicht aktiv weiterverwendet oder verbreitet werden.
Unternehmen müssen besonders das Grundgesetz, die Datenschutzgrundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz beachten. Diese Regelungen schützen die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten und legen fest, unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Daten verarbeitet und veröffentlicht werden dürfen.
Die Unternehmen können Einwilligungserklärungen verwenden, die den Zweck und den Einsatz des Bildes darlegen. Sie können zudem spezielle Vertragsklauseln aufnehmen, Rechtsberatung in Anspruch nehmen und Versicherungen abschließen. Auch eine regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Formulare und Informationen und eine transparente Kommunikation mit Mitarbeitern können zielführend sein, um rechtliche Risiken gering zu halten.
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Bildquellen: „Fotografin macht Aufnahme von Mitarbeiter“ ©Jacob Wackerhausen – istockphoto.com; „Mitarbeiter lächeln für Foto“ ©jacoblund- istockphoto.com; „Mitarbeiter sitzen lachend beim Essen“ ©fizkes – istockphoto.com
- Kategorie: Arbeitsrecht, Employer Branding
- 13. Juni 2024
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