Offboarding: Checkliste für ein erfolgreiches Exit-Management

In jedem Anfang wohnt ein Zauber inne. Doch wie sieht das bei einem Ende aus? Für jeden Mitarbeiter eines Unternehmens ist ein positiver Abschied genauso wichtig wie ein guter Anfang. In diesem Beitrag werfen wir daher einen Blick auf das sogenannte “Offboarding”. Was das ist und was es damit genau auf sich hat, können Sie diesem Artikel entnehmen. Am Ende finden Sie eine Checkliste mit einer Step–by–Step-Anleitung für den idealen Offboarding-Prozess.

Weder für Arbeitgeber noch für viele Mitarbeiter eines Unternehmens ist es oft nicht einfach, ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Der Arbeitgeber verliert einen Teil der wichtigsten Ressource seines Unternehmens. Für den Arbeitnehmer bricht eine Einnahmequelle für die nötigen Lebenshaltungskosten sowie eine sinnstiftende Beschäftigung weg.

Für Sie als Arbeitgeber ist es äußerst wichtig, ein solches Arbeitsverhältnis möglichst positiv für beide Parteien zu beenden. Dieses abgeschlossene Arbeitsverhältnis bedeutet nämlich nicht automatisch, dass Sie nie wieder mit dem Angestellten zusammenarbeiten werden.

Wenn die Zusammenarbeit und der Abschied für beide Parteien positiv in Erinnerung bleiben, ist auch eine erneute Zusammenarbeit in der Zukunft nicht ausgeschlossen. Da heutzutage immer mehr Arbeitnehmer den Job wechseln, profitiert auf lange Sicht dabei jeder Beteiligte.

Was ist Offboarding?

Prinzipiell gehört Offboarding zu den Prozessen im Personalmanagement und wird auch als „Exit-Management“ bezeichnet. Dabei geht es darum, den Austritt eines Angestellten aus der Firma so professionell wie möglich zu organisieren.

Das Hauptziel ist dabei stets, für den jeweiligen Angestellten eine möglichst positive Atmosphäre zu erzeugen. Das Unternehmen soll so in guter Erinnerung bleiben.

Die Ebenen im Offboarding-Prozess

Der Prozess des Offboardings beginnt im Regelfall mit der Kündigung des Mitarbeiters und endet mit dem letzten Arbeitstag. Darüber hinaus läuft das Exit-Management auf zwei unterschiedlichen Ebenen ab. Zum einen auf der administrativen Ebene und zum anderen auf der emotionalen Ebene.

Die administrative Ebene umfasst sämtlichen bürokratischen und arbeitstechnischen Aufwand, den der Austritt eines Mitarbeiters für die Firma mit sich bringt.

Bei der emotionalen Ebene geht es darum, dass der Arbeitgeber dem betroffenen Angestellten einen möglichst vernünftigen Abschied bietet. Der Arbeitnehmer soll schließlich mit einem guten Gefühl aus diesem Job gehen.

Als Unternehmen sollte darauf geachtet werden, dass die Prozesse auf beiden Ebenen möglichst reibungslos und wertschätzend ablaufen.

Ausstieg aus dem Unternehmen - Ein sensibles Thema

Wenn ein Mitarbeiter seine Firma verlässt, wird dies meistens von allen Beteiligten nicht als besonders angenehm empfunden. Besonders schwierig wird es, wenn sich der betroffene Mitarbeiter aus eigener Überzeugung heraus dazu entscheidet.

In solchen Fällen müssen Sie als Arbeitgeber herausfinden, warum der Angestellte Ihr Unternehmen verlassen möchte. Dann wissen Sie, ob dies auch in Zukunft für andere Mitarbeiter ein Grund sein könnte, den Betrieb den Rücken zu kehren.

Bei den Kollegen des scheidenden Mitarbeiters entsteht häufig auch ein Gefühl der Unsicherheit. Sie kennen die Gründe für den Austritt des Mitarbeiters oft gar nicht genau. Außerdem wissen sie noch nicht, ob und wann ein neuer Kollege diesen Platz einnimmt.

Mit diesem Thema sind also zahlreiche Fragen und Unsicherheiten verbunden. Obwohl das so ist, spielt das Thema Offboarding keine besonders große Rolle in vielen Unternehmen.

Viele Arbeitnehmer kennen solche Fälle. Es wird lediglich die Kündigung des Mitarbeiters bestätigt und die restlichen Arbeitstage abgesprochen. Und nachdem diese Tage vorbei sind, kann der Angestellte einfach gehen.

Die Ursachen dafür sind vielfältig. Personalarbeiter haben oft wenig Zeit und das Thema wird zu niedrig priorisiert. Hinzu kommt, dass viele Personaler Offboarding als unangenehm empfinden.

So führen Sie ein Offboarding-Gespräch

Um den Ablauf des Offboardings so professionell wie möglich zu gestalten, ist für den scheidenden Angestellten ein Austrittsinterview ein entscheidender Bestandteil dieses Prozesses. Solch ein Gespräch hilft Ihnen als Arbeitgeber dabei, die Motive hinter dem Austritt des Mitarbeiters herauszufinden.

Wenn der Angestellte ein gutes Verhältnis mit dem direkten Vorgesetzten hat, kann das Austrittsinterview auch von diesem durchgeführt werden.

Sollte der Abwanderungsgrund jedoch auch mit dem direkten Vorgesetzten zusammenhängen, ist es empfehlenswerter, wenn das Interview von der Personalabteilung durchgeführt wird.

Ähnlich wie Vorstellungsgespräche sollten auch diese Austrittsinterviews möglichst gut vorbereitet sein. Als Führungskraft sollten Sie im Vorfeld des Interviews einen Leitfaden erarbeitet haben. Darin sollen alle wichtigen Punkte enthalten sein, die Teil des Gesprächs werden sollen.

Möglicherweise handelt es sich bei dem Angestellten um einen Mitarbeiter, den Sie gerne behalten hätten. Dann können Sie folgenden Punkte ansprechen:

Überlegen Sie sich, zu welchen Aspekten Sie gerne Rückmeldungen hätten. Informativ wären dabei Meinungen zu seiner Anfangszeit im Unternehmen, den Arbeitsbedingungen, der Vergütung und dem Führungsstil.
Weisen Sie Ihren Ex-Angestellten darauf hin, dass die Firma an seiner ehrlichen Meinung über das Unternehmen interessiert ist – auch dann, wenn diese Meinung kritisch ausfallen sollte.
Zeigen Sie dem ehemaligen Mitarbeiter Ihre Dankbarkeit über sein Engagement für das Unternehmen und über das ehrliche Feedback. Sie können ihm auch anbieten, den Kontakt weiterhin zu halten – auch im Hinblick auf mögliche Kooperationen in der Zukunft.

Checkliste: Diese Schritte gibt es im Offboarding-Prozess

Damit der Offboarding-Prozess auch auf administrativer Ebene möglichst reibungslos abläuft, sollten diese fünf Schritte in Form einer Checkliste abgearbeitet werden:

1. Das Austrittsgespräch

Vereinbaren Sie dafür einen Termin mit Personalarbeitern oder der Teamleitung. Falls nötig vereinbaren Sie mehrere Termine.
Klären Sie die Gründe des Austritts. Falls die Gründe nicht verändernde Lebensumstände (wie ein Umzug) sind, können Sie die Gründe als konstruktive Kritik betrachten.
Falls Sie einem Angestellten kündigen, muss der Angestellte vom Unternehmen über die Gründe der Entscheidung aufgeklärt werden.
Klären Sie die Übergangsphase. Steht der zukünftige Ex-Mitarbeiter für die Einarbeitung seines Nachfolgers zur Verfügung?
Regeln Sie alle noch offenen Forderungen des Angestellten. Begleichen Sie noch alle restlichen Überstunden und Bonuszahlungen.
Klären Sie mit dem Mitarbeiter ab, wann sein Austritt aus der Firma offen im Unternehmen kommuniziert werden soll.

2. Arbeitszeugnis und Referenzen vorbereiten

Stellen Sie das Zeugnis so früh wie möglich aus.
Verfassen Sie das Zeugnis möglichst wohlwollend. Der Ex-Mitarbeiter darf in Zukunft nicht durch das Zeugnis im beruflichen Fortschritt gehindert werden.
Bieten Sie sich dem Mitarbeiter als Referenz im Lebenslauf an (optional).

3. Übergang und Ersatz

Klären Sie ab, ob der scheidende Angestellte bereit ist, den Nachfolger (oder die Vertretung) einzuarbeiten.
Organisieren Sie eine Vertretung, die zumindest die wichtigsten Aufgaben dieser Position weiterhin erledigen kann.
Wenn im Unternehmen kein Nachfolger gefunden werden kann, starten Sie eine Stellenausschreibung.

4. Löschung persönlicher Daten & Rückgabe von Arbeitsmitteln

Entziehen Sie dem Ex-Angestellten alle Zugriffsrechte auf sämtliche Software und Hardware des Unternehmens.
Entziehen Sie die Zutrittsrechte zum Firmengelände.
Fordern Sie die Rückgabe von Hardware des Unternehmens (z. B. Laptop, Tastatur etc.).
Verlangen Sie Dienstwagen und Diensthandy zurück.
Löschen Sie die persönlichen Daten des Mitarbeiters.

5. Verabschiedung

Finden Sie möglichst positive Abschiedsworte für Ihren ehemaligen Mitarbeiter.
Zu guter Letzt versenden Sie noch eine Abschiedsmail mit positiven Wünschen für die Zukunft.

Fazit: Auch der letzte Eindruck zählt

Ein professionelles Offboarding hilft maßgeblich dabei, die Zusammenarbeit zwischen einem Arbeitnehmer und einem Arbeitgeber möglichst reibungslos zu beenden.

Viele Ex-Angestellte eines Unternehmens bewerten beispielsweise ihren ehemaligen Arbeitsplatz im Internet nicht sonderlich gut, wenn der letzte Eindruck negativ war.

Außerdem wird durch ein gelungenes Offboarding stets gewährleistet, dass auch in Zukunft eine Zusammenarbeit mit dem scheidenden Mitarbeiter nicht ausgeschlossen werden muss. Der letzte Eindruck eines Jobs ist eben für viele Arbeitnehmer mindestens genauso wichtig wie der erste.

Welchen Stellenwert hat Offboarding in Ihrem Unternehmen? Wie läuft es bei Ihnen ab? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

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