Online-Bewerbungsgespräche: So klappt es auch mit der Kommunikation

Praktische Regeln für Online-Bewerbungsgespräche, wenn mehr als 2 Personen am Gespräch teilnehmen

Sie als Arbeitgeber präsentieren Ihr Unternehmen im Vorstellungsgespräch und geben auch Einblicke in die Unternehmenskultur. Damit ist das Gespräch nicht nur Mittel der Sondierung und Auslese.

Arbeitgeber wollen natürlich auch gut dastehen. Auch für sie ist daher die Gesprächsvorbereitung neben einer professionellen und wertschätzenden Durchführung in einer Gastgeberrolle von großer Bedeutung. Denn ein reibungsloser Ablauf des Bewerbungsgesprächs erleichtert auch die Kommunikation.

Aber in den vergangenen Jahren haben sich mit der zunehmenden Digitalisierung Veränderungen bei der Organisation und Durchführung der Bewerbungsgespräche ergeben.

Online-Bewerbungsgespräche: Zur Handhabe der Besonderheiten in der Kommunikation, Vorbereitung und Durchführung

Sowohl Arbeitgeber, als auch Arbeitnehmer*in sparen sich heute vermehrt Zeit und Geld, weil die Gespräche als sogenannte Online-Bewerbungsgespräche via Skype oder Webcam vorgenommen werden. Für Bewerber*innen ergibt sich ein zweigeteiltes Echo.

Denn Online-Bewerbungsgespräche folgen eigenen Regeln, die nichts mit der Qualifikation zu tun haben. Wer die moderne Form dieser Bewerbung eher ablehnt könnte schon damit Probleme bekommen, die eigene Stimme zu hören und sich auf dem Bildschirm zu sehen. Die Kommunikation im Rahmen eines Onlinegesprächs sollte daher vorbereitet und einstudiert werden. Da der persönliche Eindruck nicht ersetzt wird, können Sie Online-Bewerbungsgespräche zumindest für die Vorauswahl heranziehen und Zeit und Kosten einsparen.

Ein weiterer wesentlicher Faktor sind technische Aspekte eines Online-Bewerbungsgesprächs.

Erster grundlegender Aspekt einer erfolgreichen Kommunikation in Online-Bewerbungsgesprächen ist eine qualitativ gute Internetverbindung sowie ein Headset mit Mikrophon. Das ist zwar in Zeiten der Digitalisierung auch eine Grundausstattung. Allerdings gibt es noch oft genug Beispiele dafür, dass die grundlegenden technischen Geräte nicht funktionieren.

Das ist auch für Sie und Ihr Unternehmen, das Sie vorstellen möchten, ein grundlegendes Erscheinungsmerkmal. Das Onlinevideogespräch ist insofern anders als ein persönliches Gespräch, als es noch mehr auf eine deutliche Aussprache ankommt. Denn Verzögerungen in der Übertragung können dazu führen, dass Informationen unvollständig übertragen werden. Zu viele Nebengeräusche sollten zugunsten einer einwandfreien Übertragung vermieden werden. Außerdem sollten zu viele zusätzliche Bewegungen vermieden werden, um ein Ruckeln in der Übertragung zu unterbinden.

Darüber hinaus gibt es einige Besonderheiten bei einem Skype-Interview, die es für die Gewährleistung eines erfolgreichen Gesprächs zu berücksichtigen gilt.

Im Rahmen der Vorbereitung ist neben der wiederholten Sichtung der Bewerbungsunterlagen eine Analyse des Lebenslaufs von Bedeutung, um die grundlegenden Fragen an den Bewerber*in im Gespräch klären zu können.

Um einen reibungslosen Kommunikationsverlauf zu erhalten ist organisatorisch außerdem vorher zu klären, welche Abteilungen und Mitarbeiter*innen anwesend sein werden. Darüber hinaus sind die Kommunikationsanteile sowie die Entscheidungsbefugnisse im Vorfeld klarzustellen und zu verteilen. Das ist schon deswegen wichtig, um Konflikte und Unstimmigkeiten im Bewerbungsgespräch zu vermeiden.

Ein zuvor erstellter Gesprächsleitfaden für die Bewerbungsgespräche ermöglicht neben der besseren Vergleichbarkeit der Kandidaten*innen eine reibungslose Kommunikation.

Die Strukturierung der Kommunikationsabläufe in den Phasen des Bewerbungsgesprächs

Wenn Sie Online-Bewerbungsgespräche führen wollen, sollten Ihnen die fünf Phasen dieser Gesprächskategorie bekannt sein.

Exkurs: Phasen des Bewerbungsgesprächs

Begrüßung / Smalltalk (ca. 5 Minuten)
Kennenlernphase (ca. 15 Minuten)
Selbstvorstellung des Unternehmens (ca. 10 Minuten)
Rückfragen (ca. 5 Minuten)
Abschluss des Bewerbungsgesprächs (ca. 5 Minuten)

Darüber hinaus sollten Sie diese Phasen auch so moderieren können, dass Sie daneben kompetent und authentisch Ihr Unternehmen vorstellen. Dazu gehört natürlich auch, dass Sie sinnvolle Fragen stellen, was wiederum an die Gesprächsvorbereitung anknüpft. Die unterschiedlichen Gesprächsthemen in den Phasen des Bewerbungsgesprächs bestimmen die Kommunikation und Ihre Gesprächsanteile.

In der Begrüßungsphase erhalten die Kandidaten*innen zunächst den ersten Eindruck von dem Unternehmen und der Unternehmenskultur. Außerdem dient diese Phase dazu, den Bewerber*in „abzuholen“, Nervosität abzubauen, sich und die Anwesenden kurz vorzustellen und den Ablauf des Gesprächs zu erörtern. Die übliche im Bewerbungsprozess anzutreffende Frage nach der guten Anreise kann soweit modifiziert werden, als Sie zum Beispiel zunächst auf technische Fragen eingehen.

In der sich anschließenden Kennenlernphase agieren Sie hauptsächlich als Impulsgeber. Mit offenen Fragen versuchen Sie, den Bewerber*in in einen Redefluss zu bringen, um mehr über die Motivation und die Person zu erfahren. Unterbrechungen wirken unhöflich und lassen die Kandidaten*innen nervös werden. Da der Bewerber*in sich hier präsentieren soll, ist Ihre Zurückhaltung geboten. Sie als Arbeitgeber machen einen guten Eindruck, wenn sie dem Gegenüber im Gespräch auf Augenhöhe begegnen. Ein einladendes Gespräch ohne Verhörtechniken, geäußerter Skepsis oder Sarkasmus ist hier die richtige Kommunikation.

Ihr Part beginnt in der Selbstvorstellung des Unternehmens in der Sie, sowohl das Unternehmen als auch die vakante Stelle vorstellen. Dabei berichten Sie von den Zielen und von der Kultur, die in Ihrem Unternehmen gepflegt werden. Außerdem beschreiben Sie erste Arbeitsabläufe und die Stellenanforderungen. Sie stellen sich natürlich darüber hinaus den Fragen der Bewerber*innen.

In der weiteren Rückfragephase geben Sie den Kandidaten*innen noch die Möglichkeit für Rückfragen. Ihre Kommunikation sollte dabei so offen und ehrlich wie möglich sein.

In der Abschlussphase ist die Kommunikation vom abschließenden Dank und der Ankündigung darüber, wie es jetzt weiter geht geprägt.

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