Personalakten anlegen und führen: So geht’s
Einen eigenen Betrieb zu führen macht eine Menge Arbeit. Neben den eigentlichen Herstellungsprozessen müssen Sie Kundengespräche führen, E-Mails beantworten und sich um Versicherungen und Bezahlungen kümmern. Personalakten anzulegen klingt nach zusätzlicher Arbeit, für die eigentlich keine Zeit ist. 🗂️
Tatsächlich sparen Sie aber Zeit und Nerven. Wenn Sie für jeden Ihrer Mitarbeiter einen eigenen Ordner anlegen, haben Sie alle arbeitsbezogenen Daten stets griffbereit.
Welche Vorteile haben Personalakten und wie können Sie diese übersichtlich und effizient gestalten? Mehr dazu im Artikel.
Inhalt
Was ist eine Personalakte?
Unter einer Personalakte versteht man im Grunde nichts weiter als einen Ordner oder Hefter, in dem Sie alle Daten und Dokumente Ihrer Mitarbeiter sammeln. Diese Akte können Sie in Papierform oder als Computerdatei anlegen.
Es darf sich dabei ausschließlich um Informationen handeln, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Arbeit in Ihrem Unternehmen stehen. Nur so kann der Datenschutz und die Privatsphäre aller Angestellten bewahrt werden.
Drei Gründe, die Sie von Personalakten überzeugen!
In einem gut geführten Betrieb sollte stets Ordnung herrschen. Nur wenn es übersichtlich und transparent bleibt, ist ein reibungsloser Ablauf im Arbeitsalltag möglich. Jeder Tischler räumt abends seine Werkbank auf, jeder Reinigungsservice hängt Namenszettel an die vielen schwarzen Jacketts.
Mit einer übersichtlichen Akte sind Sie in der Lage, bei Behörden und Versicherungen schnelle Auskünfte zu erteilen, ohne lange suchen zu müssen. 👍
- Mit einer übersichtlichen Akte sind Sie in der Lage, bei Behörden und Versicherungen schnelle Auskünfte zu erteilen, ohne lange suchen zu müssen.
- Wenn ein Mitarbeiter mit einem besonderen Anliegen zu Ihnen kommt (z.B. Lohnerhöhung oder zusätzliche Urlaubstage), können Sie anhand der Personalakte nachvollziehen, ob die Anliegen angemessen und nachvollziehbar sind.
- Besonders bei Streitigkeiten ist es für Sie von großem Vorteil, den Werdegang eines Angestellten in Ihrem Betrieb zu betrachten. Dies kann die Entscheidung für oder gegen eine Abmahnung erleichtern.
Es geht also nicht nur um das Vermeiden von Chaos und Sucherei. Sondern im ernsten Fall auch um rechtliche Fragen, die mit gut geführten Personalakten besser zu klären sind.
Checkliste Personalakte: Was soll rein?
Der Aufbau einer Personalakte sollte zunächst immer dem gleichen Muster folgen. So finden Sie sich schneller zurecht, wenn Sie zum Beispiel kurz nachschlagen wollen, seit wann ein Mitarbeiter für Sie arbeitet oder wann er Geburtstag hat. 📅
Diese Dokumente gehören in eine Personalakte:
- Deckblatt mit den Angaben zur Person
- Bewerbungsunterlagen mit Zeugnissen und allen weiteren Einsendungsunterlagen
- Arbeitsvertrag
- Angaben und Nachweise zu Kranken- und Sozialversicherungen
- Steuerunterlagen
- Zwischenzeugnisse und Unterlagen zu Teilprüfungen
- Weiterbildungsnachweise
- Nachweise über gewährte Darlehen
- Nachweise über Lohn- oder Honorarzahlungen
- Falls vorhanden: Abmahnung, gegebenenfalls die Gegendarstellung des bzw. der Angestellten
- Falls vorhanden: Mitgliedschaft in Betriebsrat
- Schriftwechsel per Brief oder E-Mail
Bitte beachten Sie: Atteste zu einmaligen oder dauerhaften Erkrankungen dürfen Sie nur mit der ausdrücklichen Einwilligung des Arbeitnehmers in die Personalakte aufnehmen. Sollten Sie diese Daten in der Personalakte vermerken wollen, lassen Sie sich die Einwilligung dazu schriftlich bestätigen. Vergessen Sie nicht, auch diese Einverständniserklärung der Akte hinzuzufügen.
Warum ein Deckblatt?
Mit einem Deckblatt haben Sie alle wichtigen Daten einer Person immer sofort parat. So sparen Sie sich langes Suchen in den Bewerbungsunterlagen. Auf ein Deckblatt gehören:
- Name,
- Anschrift,
- Geburtsdatum,
- Telefonnummer,
- E-Mail-Adresse,
- Steuer-Identifikationsnummer,
- Abschluss,
- Status für Ihren Betrieb (z.B. Praktikant, Auszubildender, Angestellter, Führungsposition)
- Stichpunkte zu Weiterbildungen und zusätzlichen Qualifikationen.
Mit einem Deckblatt sind Sie für viele Gesprächssituationen oder behördliche Nachweise gut ausgerüstet, da Sie Fragen schnell und sicher beantworten können.
Was ist bei der Aufbewahrung von Personalakten zu beachten?
Alle personenbezogenen Daten müssen Sie selbstverständlich vertraulich behandeln. Sie dürfen sie nicht frei zugänglich aufbewahren. ❌ Nur so ist ein Missbrauch durch Dritte ausgeschlossen.
Sollte es notwendig sein, dass Angestellte (z.B. Sachbearbeiter) mit diesen Daten arbeiten müssen, beachten Sie folgendes: Tragen Sie dafür Sorge, dass der Personenkreis derer, die Zugriff auf Daten haben, möglichst klein bleibt. Stellen Sie sicher, dass auch diese Personen alle Daten vertraulich behandeln.
Beachten Sie, dass Sie das Deckblatt immer auf dem neuesten Stand halten. Geänderte Adressen oder Telefonnummern zum Beispiel sollten stets sofort eingetragen werden. Löschen Sie die nicht mehr gültigen Daten sofort, damit es übersichtlich bleibt.
Best Practices: So führen Sie Personalakten richtig
Zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses ist eine Personalakte im Normalfall recht dünn. Neben dem Deckblatt, den Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag gibt es in den meisten Fällen zunächst nichts weiter festzuhalten.
Das kann sich aber ändern, wenn Ihr Mitarbeiter länger oder dauerhaft erkrankt, wenn die Arbeitsstundenanzahl geändert wird oder wenn sich Ihr Angestellter beruflich weiterqualifiziert.
Damit Sie bei Ihren Personalakten alles richtig machen, haben wir hier unsere Best Practices für Sie gesammelt. ✅
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1. Personalakte frühzeitig anlegen
Idealerweise legen Sie die Personalakte eines Mitarbeiters direkt bei seiner Einstellung an, genauer gesagt, wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben ist.
Zunächst werden in der Personalakte eines neuen Mitarbeiters seine Bewerbungsunterlagen sowie sein Arbeitsvertrag hinterlegt. Im Laufe der Zeit wird die Personalakte dann mit weiteren Unterlagen befüllt.
Ziel einer Personalakte ist es, den beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens möglichst genau darzulegen.
Glückwunsch, die Personalakte ist jetzt erfolgreich angelegt! Aber Achtung, denn damit ergeben sich für Sie einige Rechte und Pflichten. So dürfen z. B. nur bestimmte Dokumente in die Personalakte – nämlich alles, was in einem sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht.
Darunter fallen neben Bewerbungsunterlagen und Arbeitsvertrag z. B. der Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter, sämtliche Bescheinigungen, die ihn betreffen sowie Nachweise über besuchte Weiterbildungen und Zeugnisse.
2. Änderungen sofort festhalten
Es gilt die Faustregel: Alle Änderungen, die sich in irgendeiner Art auf das Arbeitsverhältnis auswirken, sollten Sie sofort und direkt in der Personalakte dokumentieren. Dazu gehören auch Änderungen, die von Ihrer Seite aus vorgenommen werden, zum Beispiel Lohnerhöhungen oder die Versetzung in eine andere Abteilung.
3. Personalakten nach Themen sortieren
Damit die Akte übersichtlich bleibt, ist es empfehlenswert, sie nach verschiedenen Themen zu sortieren. Das können sein:
- Lohn- und Arbeitsstundenänderungen
- Zeugnisse und Abschlüsse
- Weiterbildungen
- Zusatzleistungen (Vereinbarungen zu Kita- und Benzingeldzahlungen, Kostenübernahmen für Weiterbildungen, Zahlungen für Mutterschutz etc.)
- Falls notwendig: Streitigkeiten (Abmahnungen, Gegendarstellungen u.Ä.)
4. Personalakten vertraulich behandeln
Es überrascht Sie hoffentlich nicht, dass Personalakten aus vertraulichen Unterlagen bestehen. Diese unterliegen dem Datenschutz und müssen von Ihnen sorgfältig aufbewahrt werden.
Nur wenige Mitarbeiter im Unternehmen sollten Zugang zu den Personalakten haben, nämlich diejenigen, die diese für ihre Arbeit benötigen.
Der Arbeitgeber ist für den vertraulichen Umgang mit den Daten verantwortlich, auch falls diese durch einen Sachbearbeiter bearbeitet werden.
Es ist wichtig, dass Sie stets alle Datenschutzvorschriften im Umgang mit Personalakten beachten. Vor allem sensible Informationen wie z. B. der Gesundheitszustand von Mitarbeitenden muss geschützt werden. Sollte Mitarbeitenden durch das achtlose Handhaben von Personalakten ein Nachteil entstehen, muss der Arbeitgeber für den gesamten Schaden aufkommen.
5. Personalakten nicht durchnummerieren
Am besten fügen Sie den Personalakten keine Seitenzahlen hinzu. Diese sorgen vor allem für Verwirrung und sind wenig hilfreich auf der Suche nach einem Dokument.
Für Dokumente, die gleich mehrere Mitarbeiter betreffen, wie z. B. Sammelbelege, ist es verboten, diese in den einzelnen Personalakten der Mitarbeiter aufzubewahren.
Sämtliche Unterlagen, die ausschließlich die Privatsphäre eines Mitarbeiters betreffen, gehören nicht in die Personalakte.
6. Elektronische Personalakte anlegen
Die Digitalisierung von Personalakten, also das Anlegen einer elektronischen Personalakte für jeden Mitarbeiter hat viele Vorteile. 🗄️ Mittlerweile ist das Führen von elektronischen Personalakten auch immer mehr in kleinen Unternehmen verbreitet.
Nicht nur schafft die Digitalisierung durch das Einscannen von Dokumenten Platz im Büro, sie erleichtert auch die Datensuche und ermöglicht eine schnelle Suche mit Stichworten.
Je nachdem, mit welcher Software Sie arbeiten, können Sie der elektronischen Personalakte auch weitere Funktionen, wie z. B. die digitale Urlaubsgenehmigung, hinzufügen.
Hinterlegen Sie die Unterlagen in der digitalen Personalakte sauber und halten Sie sich an bestimmte Aufbewahrungsfristen, wie z. B. für das Finanzamt oder die Sozialversicherung. Dokumente, für die es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt, müssen Sie so lange aufbewahren wie mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist, also mindestens so lange wie der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist.
7. Sonderfall: Abmahnungen in der Personalakte
Abmahnungen sollten in eine Personalakte aufgenommen werden. Der Arbeitnehmer kann nach einem gewissen Zeitraum beantragen, die Abmahnung bei einer Verhaltensbesserung zu entfernen. Allerdings sind Sie als Arbeitgeber dazu nicht verpflichtet.
Darüber hinaus können Ihre Angestellten beantragen, die Darstellung ihrer Sicht der Dinge in die Personalakte aufzunehmen. Einen solchen Widerspruch müssen Sie ebenfalls in die Akte einfügen.
Wenn sich allerdings herausstellen sollte, dass mindestens eine Aussage der Abmahnung widerlegt oder nicht (mehr) ausreichend mit Fakten belegt werden kann, dann muss die gesamte Abmahnung entfernt werden. Es ist nicht ausreichend, entsprechende Stellen zu streichen oder anderweitig zu eliminieren.
Achtung Datenschutz! Das gehört nicht in eine Personalakte
Eine Personalakte zu erstellen bedeutet auch, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu respektieren. Persönliche Ereignisse oder Informationen, die Ihre Angestellten Ihnen mitteilen und die in keinem direkten Bezug zu Ihrem Arbeitsverhältnis stehen, haben in einer Personalakte nichts zu suchen.
Dazu gehören:
- Angaben zu Krankheiten, psychologische Gutachten oder eine Auflistung der krankheitsbedingten Fehltage, wenn die Person das nicht ausdrücklich gestattet hat
- Persönlich mitgeteilte Informationen zu Hochzeiten, Schwangerschaften oder anderen privaten Ereignissen
- Informationen oder Fotos aus Social-Media-Kanälen wie Facebook, Instagram, Youtube, Twitter oder TikTok
- Sexuelle Neigungen
- Persönliche Meinungen oder Beurteilungen der Person, die sich nicht auf das Arbeitsverhältnis beziehen
Einsichtsrecht: Welche Rechtsgrundslage gibt es?
Ihre Mitarbeiter möchten in ihre Personalakten Einsicht nehmen? Das dürfen sie auch! In Deutschland hat jeder Arbeitnehmer das Recht, den vollständigen Umfang der über ihn geführten Personalakten einzusehen.
Das Einsichtsrecht ist in Paragraf 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) festgesetzt. Für die Einsichtnahme der Personalakte durch den Arbeitnehmer muss kein besonderer Grund vorgelegt werden und der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer keine Kosten dafür berechnen.
Außerdem besteht das Einsichtsrecht sogar nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses – das ist in Paragraf 241 Abs. 2 BGB als nachwirkende Fürsorgepflicht des Arbeitgebers sowie in Art. 1, 2 Abs. 1 GG als Recht auf informationelle Selbstbestimmung festgelegt.
Der Arbeitnehmer darf die Personalakten lesen und sich dazu Notizen machen. Allerdings hat er keinen Anspruch auf Aushändigung oder auf Überlassung von Fotokopien.
Die Einsicht kann in Gegenwart des Arbeitgebers oder einer von ihm beauftragten Person geschehen.
Fazit: Arbeit, die sich auszahlt!
All diese Punkte hören sich für Sie nun vielleicht nach einer Menge Extra-Arbeit an. Zunächst ist das auch wahr: Sie müssen ein wenig Zeit investieren, um die Personalakten für Ihre Angestellten anzulegen. Aber schon sehr bald werden Sie merken, dass sich diese Zeit und Mühe gelohnt haben!
Sparen Sie Energie, indem Sie für Ordnung in der Dokumentation Ihrer Personalangelegenheiten sorgen. Das zahlt sich oft schon nach wenigen Tagen aus und verschafft Ihnen Ruhe und die Möglichkeit, andere Dinge mit mehr Elan und Energie anzupacken.
Haben Sie weitere Tipps, wie man Personalakten gut führen kann? Wollen Sie Erfahrungen mit uns teilen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare. ⬇️
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Bildquelle: „Frau wirft Personalakten in die Luft“ ©MaxRiesgo – istockphoto.com, „Frau schreibt Checkliste“ ©fizkes – istockphoto.com, „Struktur Personalakten“ ©NicoElNino– istockphoto.com, „Gesperrtes Handy“ ©anyaberkut – istockphoto.com
- Kategorie: Personalmanagement, Personalführung
- 11. Oktober 2022
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