Wie Sie mit einer cleveren Personalplanung für künftige Herausforderungen vorsorgen
Niemand kann wissen, was die Zukunft bringt. Dennoch müssen Arbeitgeber den Blick in die Glaskugel wagen und versuchen, ihren Personalbedarf für die Zukunft so gut wie möglich zu planen. 🔮🤔
Nach Angaben des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) konnten deutsche Unternehmen im vergangenen Jahr rund 2 Millionen Stellen nicht besetzen. Umso wichtiger ist eine vorausschauende Personalplanung, die auftretende Lücken schnellstmöglich schließt – auch und gerade in Zeiten des Fachkräftemangels.
Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie mit einer intelligenten Personalplanung immer das benötigte Personal zur Verfügung haben und welche Methoden und Instrumente Sie dafür nutzen können. ⬇️
Inhalt
Definition: Was ist Personalplanung?
Im Idealfall stehen in einem Unternehmen immer genau so viele Mitarbeiter zur Verfügung, wie zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben benötigt werden. Die Praxis sieht jedoch oft anders aus: Es gibt Personalüberhänge, die das Unternehmen ineffizient machen. Oder es fehlt an Personal, um die Unternehmensziele zu erreichen. 🎯
Die Personalplanung versucht, sich dem Idealzustand anzunähern. Ihre Aufgabe ist es, den Personalbedarf des Unternehmens in qualitativer und quantitativer Hinsicht optimal abzudecken.
Personalplanung ist notwendig, weil der Personalbedarf im Zeitablauf ständig schwankt.
Dafür sind sowohl interne als auch externe Einflussfaktoren verantwortlich:
Interne Einflussfaktoren
Sie können zumindest bis zu einem gewissen Grad beeinflusst werden.
Beispiele:
- Steigerung der Absatz- und Produktionsmenge
- hohe Fluktuation
- viele Fehlzeiten
- Renteneintritt von Mitarbeitern
- unzureichende Qualifikation der Mitarbeiter
Externe Einflussfaktoren
Sie lassen sich kaum beeinflussen und sollten gut beobachtet werden, um schnell darauf reagieren zu können.
Beispiele:
- Entwicklung der deutschen und europäischen Wirtschaft sowie der Weltmärkte
- Veränderungen im politischen Rahmen
- rechtliche Vorgaben ⚖️
- demografischer Wandel
- Veränderungen im technologischen Umfeld (z. B. Digitalisierung und Automatisierung)
Zuständigkeiten: Durchführung der Personalplanung durch HR
Die Personalplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensplanung. Da sie sich jedoch hauptsächlich mit dem Humankapital des Unternehmens beschäftigt, ist die Aufgabe im Regelfall im HR-Bereich angesiedelt.
Dieser arbeitet eng mit der Geschäftsführung und den einzelnen Fachabteilungen zusammen, um den Personalbedarf zu ermitteln. Dieser geht nämlich Hand in Hand mit den künftig zu erreichenden Unternehmens- und Bereichszielen. 🤝
Die wichtigsten Arten der Personalplanung im Überblick
Die Personalplanung lässt sich je nach Betrachtungsweise unterschiedlich unterteilen:
Die Personalplanung in quantitativer und qualitativer Hinsicht
Es gilt nicht nur, die benötigte Anzahl an Arbeitnehmern zur Verfügung zu stellen. Bei der Personalplanung sollten Sie zudem sicherstellen, dass diese die richtige Qualifikation vorweisen können. 📝
Deshalb ist zu unterscheiden:
- Quantitative Personalplanung: Stellen Sie sicher, dass genügend Personal vorhanden ist, um die Unternehmensziele zu erreichen. Dabei sollten Sie einen ausreichenden Puffer einkalkulieren, um natürliche Ausfälle durch Erkrankungen, Urlaub oder Fluktuation ausgleichen zu können. Damit das Unternehmen wirtschaftlich bleibt, soll aber auch nicht zu viel Personal beschäftigt werden.
- Qualitative Personalplanung: Weiter beschäftigt sich die Personalplanung mit der „Qualität“ der Arbeitnehmer. Im Fokus stehen hier deren Kompetenzen, Erfahrungen und ihr Fachwissen. Reichen diese aktuell und in Zukunft aus, um die Unternehmensziele zu bewältigen? Oder müssen zusätzliche Kompetenzen aufgebaut werden, etwa durch Weiterbildungen?
Die Personalplanung in zeitlicher Hinsicht
Zudem lässt sich die Personalplanung nach ihrer zeitlichen Warte aufgliedern:
Operative Personalplanung
- bis zu 1 Jahr (kurzfristig)
- Dieser Planungshorizont lässt sich gut absehen und entsprechend recht genau planen und umsetzen. Es besteht eine hohe Planungssicherheit.
Taktische Personalplanung
- 1 bis 5 Jahre (mittelfristig)
- Mit der taktischen Personalplanung erarbeiten Sie schon heute einen groben Fahrplan für die kommenden Jahre, ohne bereits zu stark ins Detail zu gehen. In diesem Zeithorizont können selbst kleine Änderungen eine große Auswirkung haben.
Strategische Personalplanung
- mehr als 5 Jahre (langfristig)
- Die strategische Personalplanung lehnt sich an die langfristigen Unternehmensziele an und hat mehr einen signalgebenden Charakter. Ebenso dient sie größeren Projekten wie einer betrieblichen Umstrukturierung. Eine verlässliche Planung ist in diesem Zeithorizont nicht möglich. Die Gefahr von Fehleinschätzungen ist hoch.
Ziele und Aufgaben der Personalplanung
Die Personalplanung strebt danach, eine möglichst optimale Abdeckung des Personalbedarfs zu erreichen, damit das Unternehmen effizient und wirtschaftlich arbeiten und seine Ziele erreichen kann. Hier besteht jedoch die Schwierigkeit, dass sich die drei Ecken des magischen Dreiecks nicht gleichermaßen erfüllen lassen.
Die Personalplanung zerreißt sich zwischen:
- Wirtschaftlichkeit des Unternehmens (die bei zu viel Personal gefährdet wird)
- Erreichung der Unternehmensziele (die nur mit ausreichend Personal zu erfüllen sind)
- Sicherstellung der Zufriedenheit der Mitarbeiter (die sowohl durch einen Mitarbeiterüberhang als auch eine Unterdeckung sinkt)
Wie genau die Aufgaben und Ziele der Personalplanung gesteckt werden, hängt immer auch von der individuellen Ausgangssituation des Unternehmens und dessen Zielen ab.
Grundsätzlich gilt jedoch folgender Ablauf der Personalplanung:
- Schritt: Legen Sie fest, ob Sie kurz-, mittel- oder langfristig planen wollen. Danach richtet sich auch die Detailtreue der Personalplanung.
- Schritt: Definieren Sie die zu erreichenden Unternehmensziele, um das dafür erforderliche Personal planen zu können.
- Schritt: Berechnen Sie den qualitativen und quantitativen Personalbedarf. Berücksichtigen Sie dabei neben Anzahl und Qualifikation der Arbeitnehmer auch den Arbeitsort und den Zeitraum des Bedarfs (sofern dieser begrenzt ist).
- Schritt: Leiten Sie aus den errechneten Zahlen Maßnahmen ab. Ergibt sich etwa eine Personalunterdeckung, leiten Sie rechtzeitig Recruiting-Strategien ein, investieren Sie in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter oder erwägen Sie die Nutzung von Zeitarbeit.
- Schritt: Schreiben Sie Ihre Personalplanung regelmäßig fort und reagieren Sie auf Entwicklungen. Überprüfen Sie auch, ob die bereits ergriffenen Maßnahmen zu den gesteckten Zielen geführt haben oder ob eine Nachjustierung erforderlich ist.
Wir gehen also bei der Personalplanung immer vom Ist-Zustand aus, zum Abgleich mit dem Soll-Zustand, und versuchen, die Personaldecke künftig immer in der richtigen Stärke zur Verfügung zu stellen. 💪
Warum ist die strategische Personalplanung sinnvoll?
In Kleinstbetrieben unter zehn Mitarbeitern lässt sich die Personalplanung in der Regel ohne Tools durchführen – im einfachsten Fall auf einem Blatt Schmierpapier. Komplexer wird sie jedoch in mittelständischen und großen Unternehmen und somit um einiges umfangreicher.
Dennoch lohnt es sich angesichts der Vorteile, Zeit und Ressourcen in die strategische Personalplanung zu stecken:
- Sie können frühzeitig feststellen, in welchen Bereichen wann Mitarbeiter fehlen werden, und darauf reagieren.
- Sie können die Weiterbildung Ihrer Belegschaft angehen, bevor der technologische Fortschritt Ihr Unternehmen überholt und Sie der Konkurrenz nur noch hinterherhechten.
- Sie senken die Personalkosten (etwa durch die Vermeidung teurer Fehlbesetzungen oder von Personalüberhängen).
- Sie steigern die Effizienz des Unternehmens und sichern das künftige Wachstum.
- Sie tragen zu einer hohen Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit bei, indem Sie unnötige Kündigungen oder sehr viele Neueinstellungen auf einmal vermeiden.
Teilbereiche der Personalplanung
Die Personalplanung besteht aus mehreren Teilbereichen, die jeweils für sich betrachtet werden und anschließend als Basis für andere Bereiche dienen. Hierzu gehören:
Die Personalbestandsplanung: Der Ist-Zustand des Unternehmens
Im Rahmen der Personalbestandsplanung erfassen Sie den Ist-Zustand des Unternehmens. Dazu gehören die Anzahl der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen und in den einzelnen Abteilungen, deren Qualifikation und Alter sowie die Art des Beschäftigungsverhältnisses.
Ausgehend von diesen Informationen finden Sie heraus, welche Mitarbeiter aktuell oder auch künftig fehlen könnten.
Die Personalbedarfsplanung: Der Soll-Zustand des Unternehmens
In der Personalbedarfsplanung geht es darum, den zukünftigen Soll-Zustand des Unternehmens festzulegen. Der zeitliche Horizont hängt davon ab, ob Sie sich in der operativen, taktischen oder strategischen Personalplanung befinden.
Versuchen Sie, möglichst genau zu prognostizieren, wie viele Arbeitnehmer mit welcher Qualifikation Sie zu welchem Zeitpunkt benötigen. Die wichtigste Leitfrage dabei ist: Welche und wie viele Mitarbeiter benötige ich, um die gesteckte Unternehmensziele zu erreichen?
Dabei berücksichtigen Sie nicht nur einen künftig möglicherweise steigenden Personalbedarf, sondern auch Veränderungen am bestehenden Personal. So lassen sich beispielsweise Abgänge von Mitarbeitern durch den bevorstehenden Renteneintritt, eine geplante Mutterschaft oder Weiterbildungen recht konkret einplanen.
Für die natürliche Fluktuation, etwa durch Kündigung oder Tod, gibt es häufig Erfahrungswerte aus dem eigenen Unternehmen oder der Branche.
Die Planung der Personalbeschaffung: Besetzung von Stellen
Einfach nur eine Stellenanzeige zu schalten, funktioniert heute für sehr viele Unternehmen nicht mehr. Aktuell besteht in Deutschland ein Arbeitnehmermarkt, in dem viele Arbeitgeber um wenige wechselwillige Kandidaten buhlen. Demnach sollten Sie die Personalbeschaffung gut planen und rechtzeitig angehen.
Beachten Sie hierzu:
- Stellen intern zu besetzen, kann eine Option sein, besonders wenn in anderen Abteilungen ein Überhang besteht. Ansonsten hinterlässt der Mitarbeiter an anderer Stelle ein „Loch“.
- Um Stellen extern zu besetzen, können Sie eine Vielzahl von Recruiting-Möglichkeiten nutzen, von der klassischen Stellenanzeige über die Direktansprache und Active-Sourcing bis hin zur Investition in Ihr Employer-Branding.
- In jedem Fall sollten Sie zunächst ein Anforderungsprofil als Basis für das Stellenangebot erstellen. Schließlich gilt es, zum Unternehmen passende Kandidaten auszuwählen, einzustellen und in einem professionellen Onboarding-Prozess einzuarbeiten.
- Um kurzfristige Spitzen abzudecken, können Sie alternativ auf die Arbeitnehmerüberlassung zurückgreifen. Vorteil: Häufig finden Sie so Talente, die Sie im Anschluss an den Einsatz für die betreffende Stelle übernehmen können. 👍
Nehmen Arbeitgeber die Planung der Personalbeschaffung auf die leichte Schulter, geraten sie leicht ins Hintertreffen. Die Stellenbesetzung dauert in deutschen Unternehmen durchschnittlich 135 Tage, insbesondere in Engpassberufen. So kann es passieren, dass das benötigte Personal nicht zum richtigen Zeitpunkt bereitsteht oder Sie durch eine beschleunigte Neueinstellung höhere Kosten verursachen. Zugleich steigt unter Zeitdruck das Risiko von Fehlbesetzungen.
Die Personalfreisetzungsplanung: Vermeiden von Kündigungen
Viele oder häufige Kündigungen erschüttern das Vertrauen der Mitarbeiter in ihren Arbeitgeber und schaden dem Arbeitgeberimage. Entsprechend wichtig ist eine fundierte Personalfreisetzungsplanung. Diese richtet den Blick in die Zukunft und erfasst, wann Mitarbeiter ohnehin aus dem Unternehmen ausscheiden und somit zum Abbau eines Personalüberhangs beitragen können.
Dazu gehört die bereits angesprochene natürliche Fluktuation, sei es durch Renteneintritte oder arbeitnehmerseitige Kündigungen. Im Rahmen der Personalfreisetzungsplanung haben Sie jedoch weitere Möglichkeiten, um einen Personalüberhang abzubauen, darunter:
- Verhängung eines Einstellungsstopps
- Vereinbarung von Altersteilzeit
- Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge
- Vorruhestandsregelungen
- interne Versetzungen
- Gewährung von Teilzeitanträgen
- Abbau von Überstunden
- Kurzarbeit
Mit einer vorausschauenden Personalfreisetzungsplanung können Sie dazu beitragen, Kündigungen im Unternehmen zu vermeiden und stattdessen auf sozialverträglichere Maßnahmen zu bauen.
Die Personaleinsatzplanung: Eher kurzfristiger Horizont
Bei der Personaleinsatzplanung dreht sich alles darum, die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter je nach Arbeitsanfall richtig einzusetzen. Der Bedarf kann deutlich variieren:
- Im Tagesverlauf (z. B. starker Andrang in Arztpraxen am Morgen, hohes Anrufaufkommen in Call-Centern zur Mittagszeit)
- Im Wochenverlauf (z. B. erhöhter Kundenandrang bei Handwerkern nach dem Wochenende)
- im Jahresverlauf (z. B. Auftragsflaute in den Sommerferien)
- Saisongeschäft (z. B. hoher Kundenandrang im Einzelhandel zur Weihnachtszeit, Saisonarbeiter in der Landwirtschaft) 🎄
Um solche Schwankungen auszugleichen, ist eine fein abgestimmte Personaleinsatzplanung entscheidend. Diese bezieht alternative Arbeitszeitmodelle ein (z. B. Arbeit auf Abruf, Jahresarbeitszeit, Rufbereitschaft, Jobsharing) und berücksichtigt rechtliche Anforderungen, die Erfahrung und das Wissen der Mitarbeiter sowie deren individuelle Wünsche oder Einschränkungen.
Da sehr viele Details zu beachten sind, ist es bei einer umfangreicheren Personaleinsatzplanung empfehlenswert, mit einer geeigneten Software zu arbeiten.
Die Personalentwicklung: Anpassung der Kompetenzen an die Anforderungen
Die heutige Arbeitswelt entwickelt sich in einem rasanten Tempo. Entsprechend werden Ihre Mitarbeiter künftig anderen Anforderungen gegenüberstehen als heute. Deshalb gehört zu einer umfassenden Personalplanung auch das Feld der Personalentwicklung. Dieses kümmert sich darum, das bestehende Personal so weiterzubilden, dass es mit den Entwicklungen Schritt halten kann.
Ein gutes Beispiel hierfür ist die digitale Transformation. Schon heute haben viele Unternehmen mit Digitalisierungsbestrebungen Probleme, offene Stellen zu besetzen, wie die KfW berichtet. Wer mit der Geschwindigkeit der digitalen Transformation Schritt halten will, tut gut daran, in der Belegschaft entsprechende Kompetenzen aufzubauen. (KfW)
Im Bereich der Personalentwicklung können Arbeitgeber eine Vielzahl von Strategien nutzen, etwa:
- berufsbegleitende Weiterbildungen, Seminare und Kurse (intern oder extern)
- Job-Enrichment-Programme zur schrittweisen Heranführung an neue Aufgaben
- Job-Rotation-Programme, um ein breitgefächertes Wissen aufzubauen
- Weitergabe von intern vorhandenem Wissen an Kollegen mittels Förderung des Austauschs
- Angebot von Fachliteratur
Gehen Sie die Planung der Personalentwicklung frühzeitig und stetig an. Weiterbildung braucht vor allem eines: Zeit.
Welcher Methoden bedient sich die Personalplanung?
Um die Methoden der Personalplanung zu betrachten, ist die Personalbedarfsplanung prädestiniert. Vielerorts wird der Bedarf lediglich anhand von Erfahrungswerten durch die Fachabteilung oder sogar die Geschäftsführung geschätzt (Schätzmethode).
Daneben gibt es jedoch eine Vielzahl weiterer Methoden, die zum Einsatz kommen können:
- Personalbemessungsmethode: Hochrechnung der benötigten Kapazität anhand der zu erbringenden Leistung (z. B. einer Stückzahl in der Produktion) plus Verteilzeiten und Reserven
- Kennzahlenmethode: Hochrechnung des Personalbedarfs anhand von Kennzahlen wie etwa dem Umsatz (Umsatzsteigerung = höherer Personalbedarf)
- Stellenplanmethode: Gegenüberstellung von Stellenplan und Stellenbesetzungsplan zur Ermittlung einer Personalunterdeckung
- Monetäre Methode: Personalbedarfsplanung nicht anhand des tatsächlichen Bedarfs, sondern eines vorgegebenen, begrenzten Budgets
Welche Methoden der Personalplanung zum Einsatz kommen, ist eine Frage der Unternehmensgröße sowie der vorhandenen Planungsdaten.
Instrumente der strategischen Personalplanung
Um ihr Ziel zu erreichen, das Unternehmen möglichst passgenau mit Personal zu versorgen, bedient sich die Personalplanung zahlreicher Instrumente:
Anforderungsprofil
Es fasst alle Anforderungen zusammen, die Bewerber für die Stelle mitbringen sollten. Es ist die Basis für die Stellenausschreibung und den Abgleich der Kompetenzen von Bewerbern mit dem Bedarf. 💡
Stellenbeschreibung
Sie fasst die Anforderungen, organisatorische Einbindung, Hauptaufgaben und Kompetenzen der Stelle zusammen. Sie ist Basis für das Anforderungsprofil des Stelleninhabers.
Stellenplan
Der Stellenplan ist eine Übersicht über alle Stellen im Unternehmen – auch wenn diese unbesetzt sind. Er definiert den Soll-Zustand und ist Grundlage für den Stellenbesetzungsplan.
Stellenbesetzungsplan
Er zeigt auf Basis des Stellenplans, welche Stellen besetzt und unbesetzt sind. Durch den Abgleich lässt sich der Personalbedarf feststellen.
Statistiken und Kennzahlen
Aus Informationen wie der Qualifikationsstruktur, Altersstruktur, Mitarbeiterbindung, Time to hire, interner Mobilitätsrate oder Abwesenheitsrate lassen sich Signale für die Personalplanung ableiten.
Best Practices der Personalplanung: 6 Tipps für Ihre Planung
Um aus Ihrer Personalplanung das Maximale herauszuholen und eine möglichst exakte Planung zu erreichen, beherzigen Sie diese Tipps:
1. Tipp: Rechtliche Vorgaben beachten
Gesetzliche Vorschriften wie das Arbeitszeitgesetz, das Mutterschutzgesetz oder das Bundesurlaubsgesetz wirken sich auf Ihre Personalplanung aus. Berücksichtigen Sie sie von vornherein, um die gute Arbeitsatmosphäre im Betrieb nicht zu gefährden.
2. Tipp: Betriebsrat einbeziehen
Bei der Personalplanung hat der Betriebsrat nach § 92 BetrVG Informationsrechte und darf Vorschläge machen. Beziehen Sie ihn frühzeitig ein, bevor Sie Maßnahmen einleiten.
3. Tipp: Flexibel bleiben
Bei der strategischen, langfristig ausgerichteten Personalplanung sollten Sie nicht zu starr planen. Lassen Sie Raum für die flexible Reaktion auf unvorhergesehene Entwicklungen.
4. Tipp: Mitarbeiter in die Personalplanung einbeziehen
Werden Dienstpläne einseitig festgelegt, kann dies zu Unmut unter den Mitarbeitern führen. Beziehen Sie sie besser ein, versuchen Sie, deren Wünsche umzusetzen, und machen Sie Entscheidungen transparent.
5. Tipp: Employer-Branding stärken
Das richtige Personal zur richtigen Zeit einstellen zu können, hängt auch mit einer positiven Wahrnehmung in der Öffentlichkeit zusammen. Präsentieren Sie sich als attraktiver Arbeitgeber, etwa durch Auftritte auf Karriere- und Fachmessen, Kontakt über die Social-Media-Kanäle des Unternehmens und eine moderne Karrierewebsite mit echten Insights. 🌐
6. Tipp: Talent-Management nutzen
Erschaffen Sie einen Talentpool, in dem Sie interessante Kandidaten für Ihr Unternehmen sammeln. Diese können Sie bei zu besetzenden Vakanzen direkt ansprechen. Bleiben Sie mit Interessierten in Kontakt, etwa über Newsletter oder regelmäßige Gespräche.
Fazit: Hoher Aufwand – aber große Wirkung
Eine langfristig ausgerichtete strategische Personalplanung verursacht mitunter einen enormen administrativen Aufwand. Sie bindet in der Personalabteilung viel Kapazität. Dennoch ist diese Zeit gut investiert. Denn eine fundierte Personalplanung bildet die Basis für vorausschauendes Handeln.
So reagieren Sie schon heute auf künftige Herausforderungen wie den Fachkräftemangel oder die schnellen Veränderungen der Arbeitswelt durch die technologische und digitale Transformation. Der Bedarf Ihres Unternehmens an gut ausgebildeten Arbeitskräften wird auch in Zukunft eher zu- als abnehmen. Mit einer umfassenden Personalplanung sind Sie dafür bestens gerüstet.
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Häufige Fragen zur Personalplanung
Bei der Personalplanung erfassen Sie zunächst den Ist-Personalbestand und legen dann den Soll-Zustand fest. Durch den Abgleich beider Werte ermitteln Sie den künftigen Personalbedarf und können geeignete Maßnahmen einleiten, um diesen abzudecken.
Bei der quantitativen Personalplanung steht die Anzahl der benötigten Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt im Vordergrund. Sie grenzt sich von der qualitativen Personalplanung ab, bei der der Fokus auf der Qualifikation der Arbeitnehmer liegt.
Die Personalplanung deckt frühzeitig auf, wenn zusätzliches Personal erforderlich ist, um die Unternehmensziele zu erreichen. Sie zahlt auf die Effizienz des Unternehmens ein und kann helfen, Personalkosten zu sparen und die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen.
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- Kategorie: Personalmanagement, Recruiting
- 05. Dezember 2023
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