Personalverwaltung: Aufgaben, Ziele und Tipps
Bei „Verwaltung“ geht es um allgemeine administrative Tätigkeiten innerhalb von ganz verschiedenen Unternehmungen wie Behörden, im öffentlichen Dienst und in Handelsgesellschaften. Als eines der Aufgabenfelder des Personalmanagements (Human Resources Management) ist die Personalverwaltung verantwortlich für die zeitgerechte und rechtlich korrekte Erledigung aller administrativen Personalangelegenheiten eines Unternehmens.
Das erfahren Sie in diesem Beitrag:
Ziele der Personalverwaltung
Die Ziele der Personalverwaltung hängen maßgeblich von der Unternehmensgröße und der Mitarbeiterzahl ab. In kleinen bis mittleren Betrieben ist die Personalverwaltung oftmals für viele Bereiche des Personalmanagements zuständig. Dies betrifft vor allem die Personalplanung, Personalbeschaffung und Personalentwicklung sowie den Personaleinsatz.
Dagegen gehört die Personalverwaltung in größeren Betrieben oder Konzernen als Teilbereich zum Personalmanagement. Die Zuständigkeit liegt deshalb eher bei der reinen Verwaltungstätigkeit.
Die grundsätzlichen Ziele der Personalverwaltung:
- datenschutzkonforme, transparente Personaltätigkeit, die den arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Vorgaben entspricht
- Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit, -gesundheit und -entwicklung
- zeitnahe Aufbereitung von Personaldaten zur Information und als Planungsbasis für die Geschäftsleitung
Welche Aufgaben hat die Personalverwaltung?
Die in der Personalverwaltung Tätigen begleiten alle Mitarbeiter vom Eintritt ins Unternehmen bis zu deren Austritt.
Um die vielfältigen Aufgaben korrekt abwickeln zu können, müssen sie Fachkräfte sein und über ein umfangreiches Wissen im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht verfügen. Hinzu kommen die unternehmensspezifischen Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Auch über Vereinbarungen in den Anstellungs- und Arbeitsverträgen müssen sie Bescheid wissen.
Auch und sicher nicht zuletzt ist der Jugendarbeitsschutz (JArbschG) zu beachten, denn Jugendliche dürfen maximal acht Stunden pro Tag arbeiten und nur an fünf Tagen in der Woche. Zudem muss ein Nachweis zu ihrer gesundheitlichen Eignung vorliegen. Kinder unter 13 Jahren dürfen überhaupt nicht beschäftigt werden.
Zu den konkreten Aufgaben der Personalverwaltung gehören:
- Führen der Personalakte
Diese enthält alle relevanten Unterlagen der jeweiligen Mitarbeiter. Dabei handelt es sich beispielsweise um die Bewerbungsunterlagen, den Anstellungsvertrag, Gehaltsänderungen, Fort- oder Weiterbildungsnachweise, Leistungsbewertungen, arbeitsmedizinische Stellungnahmen, Abmahnungen, Zeugnisse oder auch die Kündigung. - Beratung der Mitarbeiter
in arbeits-, sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Belangen sowie bei Fragen zu Fort- und Weiterbildungen - Zeiterfassung
von Normalstunden, Überstunden, Fehlzeiten, Krankheit, Elternzeit, Altersteilzeit, kurzfristige Beschäftigung, Urlaub etc. - Vorbereitung und Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zur Lohn- und Gehaltsabrechnung gehören viele Extras wie Reisekostenabrechnung, Sachbezüge (z. B. Firmenwagen), geldwerte Vorteile (z. B. Tankgutscheine) und Darlehen. - Abgabe der Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteueranmeldungen
- Jahresmeldungen
wie Lohnsteuerbescheinigungen und Meldungen an die jeweiligen Berufsgenossenschaften. - Bereitstellung von Personaldaten für die Geschäftsleitung
wie Fehlzeiten oder bereichsspezifische Personalkosten zur Information, Prüfung oder als Planungsgrundlage. - Abwicklung aller beleghaften Tätigkeiten
bei Austritt der Mitarbeiter, wie die Abmeldung bei den Krankenkassen und die Feststellung von Resturlaub oder Guthaben aus Arbeitszeitkonten.
Ist eine Weiterbeschäftigung im Anschluss nicht vorgesehen, muss das Arbeitszeugnis den Hinweis auf die sofortige Meldung beim Arbeitsamt enthalten. - Erstellung der Arbeitsbescheinigung
für das Arbeitsamt, wenn ausscheidende Mitarbeiter Arbeitslosengeld beantragen möchten.
Sämtliche mit den Personendaten in Verbindung stehende Tätigkeiten müssen den Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) entsprechen.
Datenschutz und Rechtssicherheit
Mitarbeiter, die in der Personalverwaltung tätig sind, müssen vertrauenswürdig und verschwiegen sein, da ihr Aufgabenfeld mit vielen sensiblen Daten zusammenhängt. Personenbezogene Daten müssen sie gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vor unbefugter Einsichtnahme schützen.
Sie dürfen diese nur bei nachweislich berechtigtem Interesse (§ 32 BDSG) herausgeben, was gleichermaßen für alle Unternehmungen in den EU-Ländern gilt.
So können zum Beispiel:
- personenbezogene Daten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und Kontoverbindung nicht ohne ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen an Dritte weitergegeben werden
- Mitarbeiter Kopien ihrer in der Personalverwaltung gespeicherten Daten verlangen
Neben der sorgfältigen Datenpflege besteht die Verpflichtung, zeitlich überfällige oder nicht mehr benötigte personenbezogene Daten zu löschen (Das „Recht auf Vergessenwerden“ gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO).
Der Löschpflicht stehen allerdings Aufbewahrungsfristen entgegen wie:
- steuerrechtlich bedeutsame Daten, die mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden beziehungsweise gespeichert bleiben müssen (z. B. Lohnkonten)
- mindestens 5 Jahre bei Nachweisen für die gesetzliche Unfallversicherung gem. § 165 SGB VII Nr. 4 (z. B. Arbeitsstunden mit Lohnnachweis bei Dienst- und Werkverträgen)
- die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Fahrtenbücher und Gehaltslisten
- Zusagen zur betrieblichen Altersversorgung bis zu 30 Jahre
Kommt es trotz Sorgfalt zu einem Datenverlust, ist die betroffene Person gemäß Art. 33 EU-DSGVO verpflichtet, „in Abhängigkeit des vom Verantwortlichen festgestellten Risikos der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ die entsprechende Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden zu informieren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies beispielsweise LDI.nrw.de (die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit).
Werden die datenschutzrechtlichen Vorschriften vorsätzlich nicht beachtet, drohen hohe Geldstrafen.
Ist die Berufung von Datenschutzbeauftragten zwingend?
Wann ein Datenschutzbeauftragter oder eine Datenschutzbeauftragte berufen werden muss, hängt von der Mitarbeiterzahl ab. Gemäß § 38 BDSG ist dies der Fall, wenn Unternehmen „in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen“. Hierbei werden alle Personen mit dem Faktor „1“ gezählt, auch Aushilfen, Praktikanten oder Teilzeitkräfte.
Der Aufgabenbereich von Datenschutzbeauftragten wird in Art. 39 DSGVO und § 7 BDSG erläutert. Neben anderen Aufgaben müssen sie die Einhaltung des Datenschutzgesetzes überwachen und die „an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Beschäftigten“ unterrichten. Ihre Aufgaben erfüllen sie in enger Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde.
Tipps zur digitalen Personalverwaltung
Für die Datenverarbeitung im Personalverwaltungsbereich bestehen gemäß § 26 BDSG besondere Vorschriften. Der Umgang mit sensiblen Personendaten muss mit äußerster Sorgfalt erfolgen. Viele Unternehmer entscheiden sich deshalb für die umfassende Datenkontrolle mithilfe einer auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmten IT-Inhouse-Lösung (On-Premises oder in den eigenen Räumlichkeiten).
Mithilfe der speziellen Computerprogramme werden viele der administrativen Tätigkeiten vollständig (z. B. zeitnahe Updates bei Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht) oder teilweise (z. B. Mitarbeiterstammpflege) automatisiert.
Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung (z. B. in DATEV Lodas oder Lexware® lohn + gehalt) können Programme verbunden werden. Beispielsweise mit der Zeiterfassung für Überstunden, Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz und Urlaub.
Anfangs sind die Daten zwar einzupflegen. Doch wenn der Datentransfer erst einmal erledigt ist, entlasten die computergestützten Programme oder Personalinformationssysteme Ihre Mitarbeiter von zeitraubender, immer wiederkehrender administrativer Tätigkeit. Dies schafft unter anderem Freiräume für neue Impulse zur Verbesserung der Mitarbeiterförderung und Mitarbeiterbetreuung.
Software-Nutzungs- und Lizenzmodelle:
- Software-On-Premises (vor Ort)
Hierbei handelt es sich um ein Lizenzmodell für serverbasierte Software verschiedener Software-Anbieter.
Bei dieser Datensicherungsversion bleibt die Software im eigenen Unternehmen und wird innerhalb der IT-Infrastruktur installiert. Für dieses Lizenzmodell ist weder eine Cloud noch ein Internetzugang notwendig und Dritte haben keinen Zugriff, was den Datenschutz um einiges erleichtert. Zwar sind die Anschaffungskosten höher als bei der On-Demand-Lösung (vom Standort unabhängige Onlinelösung), doch diese amortisieren sich mit der Zeit. - Software-On-Demand (auf Nachfrage oder Software as a Service)
Diese Software steht für Cloud-Computing (angemietete IT-Infrastrukturen und –Dienstleistungen). Ihr Standort befindet sich nicht vor Ort, sondern beim Software-Anbieter, der die Hardware und Software über das Internet zur Verfügung stellt. Für diese Dienstleistung fallen monatliche Mietzahlungen an.
Wichtig:
Wenn Sie sich für eine „Software as a Service“ (SaaS Cloud-Version) entscheiden, achten Sie bitte darauf, dass sich der zum Einsatz kommende Server innerhalb der Europäischen Union befindet. Nur dann ist die Einhaltung der EU-Datenschutzrichtlinien gewährleistet. Steht der Server außerhalb der EU, gelten andere Datenschutzbestimmungen.
Was ist bei der digitalen Personalakte zu beachten?
Bei der digitalen Personalakte werden die Mitarbeiterdaten zentral verwaltet. Ein Vorteil ist die Möglichkeit, Zugriffsberechtigungen einzurichten, sodass Mitarbeiter nur auf solche Daten Zugriff haben, die für sie bestimmt sind.
Ein weiterer Entwicklungsschritt bei der Digitalisierung der Personaldaten ist Employee Self Service. Durch solche Anwendungsprogramme wird den Mitarbeitern ermöglicht, ihre eigenen Personaldaten selbst anzulegen und zu aktualisieren. Verbunden ist diese Freiheit gleichzeitig mit der Übertragung der Verantwortung für die korrekte Eingabe und Pflege der persönlichen Daten.
Doch bei aller Digitalisierungsfreude ist darauf zu achten, dass bestimmte mitarbeiterbezogene Belege weiterhin im Original vorliegen. Hierbei handelt es sich um Personaldokumente wie Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben, die bei eventuellen Streitfällen nur im Original als Beweisstücke anerkannt werden.
Fazit: Mit der digitalen Personalverwaltung mehr Zeit für Mitarbeiter
Mit dem nötigen zeitlichen Freiraum können gerade die Personalfachkräfte ihr umfangreiches Wissen für die Mitarbeiter einbringen und durch umsichtiges und mitarbeiterbezogenes Wirken zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
Durch die digitale Personalverwaltung, die viele administrative Tätigkeiten vereinfacht und so zu einer rechtskonformen Arbeitseffektivität führt, kann dieser Innovationsfreiraum geschaffen werden.
Haben Sie weitere Tipps zur digitalen Personalverwaltung? Dann hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar!
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- Kategorie: Personalmanagement
- 07. April 2022
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