Probearbeitstag sinnvoll gestalten: Was müssen Arbeitgeber beachten?
Wollen sich Arbeitgeber und Bewerber näher kennenlernen bzw. soll erprobt werden, ob der Kandidat zum Unternehmen passt oder nicht, wird ein Probearbeitstag zwischen Arbeitgeber und Bewerber vereinbart.
Idealerweise führt dieses Kennenlernen schon zu einem Arbeitsvertrag für einen festen Job.
Doch wie sollte ein Probearbeitstag sinnvoll gestaltet werden? Was muss der Arbeitgeber beim Probearbeiten beachten? Antworten darauf finden Sie hier ⬇️
Inhalt
Was ist ein Probearbeitstag?
Ein Probearbeitstag ist für den Bewerber ein freiwilliger Tag. Er muss sich nicht an Arbeitszeiten halten bzw. konkrete Arbeiten erledigen. Da kein Arbeitsverhältnis besteht, muss der Unternehmer in der Regel auch nichts zahlen.
Der Probearbeitstag gilt als unverbindliche Kennenlernphase und ist auch nicht sozialversicherungspflichtig. Das Probearbeiten kann eher als Einfühlungsverhältnis bezeichnet werden.
Der Probearbeitstag ist ohne Verpflichtungen, außerdem besteht kein Druck aus einem realen Arbeitsverhältnis. Der Arbeitgeber macht sich am Probearbeitstag jedoch einen ersten Eindruck von
- der Arbeitsweise und Arbeitsmoral des Kandidaten bzw. der Kandidatin,
- den tatsächlichen Kenntnissen und praktischen Erfahrungen,
- den sozialen Kompetenzen des Bewerbers und dessen Lernfähigkeit,
- den Reaktionen im Team.
Die fachliche Eignung wurde meistens abgeprüft in der Bewerbung und im Vorstellungsgespräch, sodass der Chef in der Probearbeit an den sogenannten Softskills interessiert ist.
Das sind beispielsweise:
- Teamfähigkeit,
- Arbeitsweise und Arbeitsmoral,
- Kritik- und Konfliktfähigkeit,
- Aufnahmefähigkeit,
- Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden,
- Lernbereitschaft,
- Frustrationstoleranz.
Was ist ein Einfühlungsverhältnis?
Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass aus dem Probearbeitstag nicht versehentlich ein Arbeitsverhältnis entsteht.
Dafür ist nicht unbedingt ein Vertragsverhältnis gemeint, sondern der Probearbeitstag wird inhaltlich einem Arbeitsverhältnis gleichgestellt. Dann werden die Grenzen des Einfühlungsverhältnisses überschritten.
Bei einem Einfühlungsverhältnis geht es nämlich nur darum, dass sich Arbeitgeber und der potenzielle zukünftige Arbeitnehmer kennenlernen und die Zusammenarbeit für kurze Zeit testen. Es ist also eine Art Probezeit nicht während des Arbeitsverhältnisses, sondern davor.
Indizien, die das Arbeitsgericht als Arbeitsverhältnis auslegen könnte, wären beispielsweise:
- Der Bewerber erhält eine Vergütung für die Probearbeit,
- der Bewerber soll Dienstkleidung tragen,
- der Bewerber soll am Probetag bestimmte Arbeitszeiten oder Pausenzeiten einhalten,
- der Bewerber erhält Aufgaben ähnlich regulärer Mitarbeiter,
- der Bewerber muss bestimmte Arbeitsorte aufsuchen etc.
Geheimhaltungsvereinbarung mit Probearbeiter zur Absicherung
Dem Bewerber können also nicht die gleichen Aufgaben wie den Mitarbeitern gestellt werden. Der Alltag sollte eher einer Hospitation ähneln, wobei der potenzielle Mitarbeiter die Chance bekommt, sich die Stelle informativ anzuschauen.
Aber auch das zeigt Einblicke in die Arbeitsweise des jeweiligen Kandidaten. Kleinere Aufgaben oder Teilaufgaben sind erlaubt, aber es darf keine verwertbare Arbeitsleistung sein, was wieder auf ein Arbeitsverhältnis hindeuten würde.
Aus den bereits genannten Gründen sollte der Arbeitgeber mit dem Kandidaten zur eigenen Sicherheit im Vorfeld eine Vereinbarung erstellen. Sie dient im Rechtsstreit als gerichtliche Grundlage.
Trotzdem kann es zu Grenzüberschreitungen kommen, worauf sorgfältig zu achten ist. Die Vereinbarung sollte enthalten:
- den Namen des Kandidaten,
- den Namen des Unternehmens,
- den Ort und den Zeitraum der Probearbeit,
- den Ansprechpartner des Kandidaten,
- den Hinweis, dass der Kandidat nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet ist
und auch keine Vergütung erhält, - den Vermerk, dass die Probearbeit von beiden Seiten jederzeit mündlich beendet werden kann,
- den Vermerk, dass das Hausrecht des Unternehmens gültig ist.
Es empfiehlt sich für den Unternehmer, zusätzlich eine Geheimhaltungsvereinbarung zu treffen. Der Bewerber erhält unter Umständen Einblicke in das Unternehmen sowie in vertrauliche Daten, die nicht jeder erhält und die auch nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.
Probearbeiten vs. Probezeit
Das Probearbeiten und die Probezeit sind zwei verschiedene Phasen des Einstellungsverfahrens. Sie haben unterschiedliche Zwecke und Bedeutungen:
Probearbeiten:
Das Probearbeiten bzw. der Probearbeitstag ist der erste Schritt im Bewerbungsprozess und findet vor der eigentlichen Einstellung statt. In dieser Phase erhält der Bewerber die Möglichkeit, für einen begrenzten Zeitraum in einem Unternehmen zu arbeiten.
Ziel des Probearbeitens ist es, dem Arbeitgeber die Möglichkeit zu geben, die Fähigkeiten und die Eignung des Bewerbers für die ausgeschriebene Stelle zu überprüfen. Gleichzeitig erhält der Bewerber einen Einblick in den Arbeitsplatz und die damit verbundenen Aufgaben.
Probearbeit ist in der Regel unbezahlt, in bestimmten Fällen kann jedoch eine Vergütung vereinbart werden. Am Ende des Probearbeitens kann der Arbeitgeber besser einschätzen, ob der Bewerber für die Stelle und das Unternehmen geeignet ist und somit eine fundierte Entscheidung über die weitere Beschäftigung treffen.
Probezeit:
Die Probezeit hingegen beginnt nach der Einstellung des Bewerbers. Es ist eine vereinbarte Zeitspanne, die normalerweise mehrere Monate dauert, in der sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, das Arbeitsverhältnis zu evaluieren.
Während der Probezeit kann der Arbeitgeber die Leistung, Eignung und Integration des Mitarbeiters in das Unternehmen bewerten. Gleichzeitig kann der Arbeitnehmer das Arbeitsumfeld besser kennenlernen, sich an die Arbeitsabläufe anpassen und herausfinden, ob die Stelle und das Unternehmen seinen Erwartungen entsprechen. In dieser Zeit gelten oft kürzere Kündigungsfristen, um beiden Seiten Flexibilität zu gewähren, falls sich herausstellt, dass die Zusammenarbeit nicht erfolgreich ist.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Probezeit eine Phase des Bewerbungsverfahrens ist, in der der Bewerber seine Fähigkeiten und seine Eignung für die Stelle unter Beweis stellen kann. Die Probezeit ist der Zeitraum nach der Einstellung, in dem sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis bewerten können.
Ist man bei einem Probearbeitstag versichert?
Wenn kein Arbeitsverhältnis besteht, gelten auch keine gesetzlichen Versicherungen. Im Falle eines Unfalls greift nur die private Unfallversicherung des Bewerbers.
Für arbeitslose Bewerber, die von der Agentur für Arbeit zum Probearbeiten geschickt wurden, besteht allerdings der gesetzliche Versicherungsschutz.
Für Sachschäden durch den Bewerber am Firmeneigentum ist die private Haftpflichtversicherung des Kandidaten zuständig.
Der Arbeitgeber sollte sich im Vorfeld über das Vorhandensein einer solchen Versicherung beim Kandidaten vergewissern. Solange kein Arbeitsverhältnis besteht, muss der Arbeitgeber den Probearbeiter weder beim Finanzamt noch beim Sozialversicherungsträger anmelden.
Müssen Probearbeitstage bezahlt werden?
Probearbeit kann bezahlt oder unbezahlt sein, je nach Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Bewerber. Es gibt keine einheitliche Regelung oder gesetzliche Vorschrift, ob Probearbeit vergütet werden muss oder nicht. Dies hängt von den individuellen Umständen und den Vereinbarungen zwischen den Parteien ab.
In einigen Fällen wird dem Bewerber eine Vergütung für die Probearbeitstage angeboten. Dies kann z. B. in Form eines Stundenlohns, einer Pauschale oder einer Aufwandsentschädigung erfolgen. Die Vergütung wird häufig vereinbart, um den Bewerber angemessen für seine Probearbeit zu entschädigen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es auch Situationen gibt, in denen Probearbeit unbezahlt bleibt. Dies kann dann der Fall sein, wenn die Probearbeit dem Bewerber lediglich die Möglichkeit gibt, sich mit der Arbeit vertraut zu machen und sein Interesse an der Stelle zu bestätigen. In solchen Fällen wird davon ausgegangen, dass die Probezeit für den Bewerber von Vorteil ist, da er seine Fähigkeiten und Eignung unter Beweis stellen und sich für die Stelle qualifizieren kann. 💡
Es ist ratsam, dass Arbeitgeber und Bewerber die Frage der Vergütung während der Probearbeitszeit im Voraus besprechen und klare Vereinbarungen treffen, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Beide Parteien sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Regelungen zur Probezeitvergütung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein können.
Wie bereitet man sich als Arbeitgeber auf den Probearbeitstag vor?
Einen Probearbeitstag sinnvoll zu gestalten heißt auch, dass sich sowohl Bewerber als auch Unternehmer möglichst optimal auf den Probearbeitstag vorbereiten und einige wichtige Grundregeln beachten.
Der Probearbeitstag sollte so gut wie ein Vorstellungsgespräch vorbereitet werden. Der Arbeitgeber sollte sich fragen, was er von dem Bewerber erwartet und welchen Anforderungen er stellen soll.
Außerdem sollte er sich die Frage stellen, was der Bewerber im Unternehmen kennenlernen soll oder welche Kollegen mit einbezogen werden sollten.
Weiterhin muss überlegt werden, in welche Arbeitsprozesse der Bewerber integriert wird und welche kleinere Aufgaben er selbstständig erledigen kann.
Korrekterweise würde das bedeuten:
- einen Ansprechpartner benennen, der für den Bewerber am Probearbeitstag verantwortlich ist,
- einen Arbeitsplatz vorbereiten und Arbeitsmaterialien bereitlegen,
- für einen aufgeräumten Arbeitsplatz sorgen,
- das Team vom Bewerber in Kenntnis setzen und vorstellen.
Damit aus einer Probearbeit kein Arbeitsverhältnis entsteht, sind nur Aufgaben mit geringem Umfang, Tätigkeiten mit zeitlicher Begrenzung oder Tätigkeiten in Zusammenarbeit mit anderen gestattet. Dadurch erhält der Arbeitgeber einen Einblick, wie der Kandidat sich im Team verhält.
Es sind auch Testsituationen vertretbar, ob der Kandidat mit Stress positiv umgehen kann, ob er belastbar ist oder spontan. Unerwartete Szenarien oder unkonventionelle Testaufgaben geben Auskunft über die Souveränität des Bewerbers oder ob er schnell Panik schiebt. Größtenteils sollte der Arbeitgeber den Kandidaten beobachten lassen. Dabei klärt sich, ob der Kandidat schnell neue Situationen erfassen kann und ob er mit Eifer bei der Sache ist.
Welche Besonderheiten müssen Arbeitgeber beim Probearbeiten beachten?
Die nachfolgenden Merkmale sollten zusammenfassend noch einmal Aufschluss über das Probearbeiten geben.
Einfühlungsverhältnis:
- keine Vergütungspflicht,
- keine Arbeitspflicht,
- kein Weisungsrecht.
kurzfristige Beschäftigung:
- schriftliche Vereinbarung erforderlich,
- Tätigkeit wird vergütet,
- Weisungsrecht,
- Arbeitspflicht,
- in der Regel Sozialversicherung.
befristetes Arbeitsverhältnis:
- schriftliche Vereinbarung erforderlich,
- Tätigkeit wird vergütet,
- Weisungsrecht,
- Arbeitspflicht,
- in der Regel Sozialversicherung.
Wie kann nun ein Probearbeitstag aussehen, was dürfen Sie nicht vergessen? Wir haben Ihnen einen möglichen Ablauf für einen Probearbeitstag zusammengestellt ⬇️
Wie läuft ein Probearbeitstag ab?
Anfangs werden schriftlich der Name des Unternehmens, die Teilnehmerdaten wie Bildungshintergrund, Namen, Adressen etc. sowie die Vorbereitung im Unternehmen bezüglich betreuender Mitarbeiter und Zuordnung zu den Arbeitsbereichen aufgeführt.
Die organisatorische Vorbereitung enthält die Vereinbarung über das Einfühlungsverhältnis, den Nachweis über eine Privathaftpflichtversicherung, den Nachweis einer Unfallversicherung und die Aufklärung über die gesundheitliche Unbedenklichkeit.
In der Nachbereitung wird das Ergebnis festgehalten und weitere Schritte vereinbart.
Möglicher Ablauf für einen Probearbeitstag
Als eine Vorlage kann die nachfolgende Aufstellung Überblick geben:
Zeit | Vorgehen
|
9:00 – 9:30 Uhr | Gespräche mit den Teilnehmenden: |
Begrüßung, Information, | |
Information zum Betrieb, | |
Information zum Arbeitsschutz | |
9:30 – 10:00 Uhr | Rundgang durch das |
Vorstellung der | |
Vorstellung der | |
10:00 – 12:30 Uhr | Einführung in Tätigkeits- |
Demonstration von | |
12:30 – 13:00 Uhr | Mittagspause |
13:00 – 13:30 Uhr | Abschlussgespräch mit den |
Feedback der Teilnehmenden | |
Die Beobachtungen durch | |
Überblick über mögliche |
Welche Risiken können für Arbeitgeber beim Probearbeiten entstehen?
Arbeitgeber, die Probearbeit in ihren Einstellungsprozess integrieren, sollten sich der damit verbundenen Risiken und Herausforderungen bewusst sein.
Hier sind einige Risiken, die Arbeitgeber beim Probearbeiten beachten sollten:
Haftungsrisiko
Während des Probearbeitens können Unfälle oder Verletzungen auftreten. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um das Risiko von Verletzungen am Arbeitsplatz zu minimieren. Es ist wichtig, dass Probearbeiter über die geltenden Sicherheitsrichtlinien und Verfahren informiert werden. Auch ist es ratsam, sich vorab über das Vorhandensein einer privaten Unfallversicherung des Bewerbers zu informieren.
Diskriminierung und Gleichbehandlung
Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Probearbeiter fair und gerecht behandelt werden und nicht aufgrund von geschützten Merkmalen wie Ethnizität, Geschlecht, Religion oder Behinderung diskriminiert werden. Alle Entscheidungen bezüglich des Probearbeiters sollten auf objektiven Kriterien basieren, die mit der Anforderung der Stelle zusammenhängen.
Schutz von Geschäftsgeheimnissen
Während des Probearbeitens haben die Bewerber Zugang zu internen Informationen und Geschäftsgeheimnissen des Unternehmens. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass geeignete Geheimhaltungsvereinbarungen unterzeichnet werden, um die Vertraulichkeit dieser Informationen zu gewährleisten und den Missbrauch von Geschäftsgeheimnissen zu verhindern.
Zeit- und Ressourcenmanagement
Probearbeiten erfordert Zeit und Ressourcen seitens des Arbeitgebers. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber sorgfältig auswählen, welche Bewerber sie zum Probearbeiten einladen und sicherstellen, dass sie angemessene Unterstützung und Anleitung während des Probearbeitens erhalten, um ihre Leistung bewerten zu können.
Um diese Risiken zu minimieren, ist es ratsam, klare Vereinbarungen über die Rahmenbedingungen des Probearbeitens zu treffen. Dazu gehören Aspekte wie:
- die Dauer des Probearbeitens,
- die Erwartungen an die Leistung,
- die Vergütung (falls zutreffend),
- die Vertraulichkeit
- etc.
Transparenz und offene Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Probearbeiter sind von entscheidender Bedeutung, um potenzielle Risiken zu adressieren und ein positives Probearbeits-Erlebnis für alle Beteiligten sicherzustellen. 🤝🏻
Wie kann ich als Arbeitgeber nach einem Probearbeitstag absagen?
Als Arbeitgeber kann es schwierig sein, eine Absage nach einem Probearbeitstag zu kommunizieren, da dies oft eine unangenehme Situation für beide Seiten ist. Es ist jedoch wichtig, die Absage respektvoll und professionell zu gestalten.
Hier sind einige Tipps, wie Sie das Gespräch angehen könnten:
Zeitnahe Kommunikation
Lassen Sie die Person nicht unnötig lange warten und melden Sie sich so bald wie möglich nach dem Probearbeitstag. Die Mitteilung nicht unnötig verzögern, da die Bewerber möglicherweise auf eine schnelle Antwort angewiesen sind, um andere Optionen zu verfolgen.
Persönliches Gespräch bevorzugen
Wenn möglich, geben Sie die Absage in einem persönlichen Gespräch weiter. Falls das nicht machbar ist, zum Beispiel bei einer größeren Anzahl von Kandidaten, kann eine respektvolle E-Mail angemessen sein.
Wertschätzung ausdrücken
Beginnen Sie die Mitteilung, indem Sie Ihre Wertschätzung für das Interesse und die investierte Zeit des Bewerbers ausdrücken. Bedanken Sie sich dafür, dass der Bewerber am Probearbeitstag teilgenommen hat.
Konkrete Begründung
Geben Sie eine ehrliche, aber höfliche Begründung für die Absage. Seien Sie dabei konkret und vermeiden Sie vage Aussagen.
Positiv abschließen
Schließen Sie die Mitteilung mit ermutigenden Worten ab und wünschen Sie dem Bewerber viel Erfolg bei der weiteren Jobsuche.
Fazit: Erfolgreiche Mitarbeiterauswahl und positive Bewerbererfahrung
Ein sinnvoll gestalteter Probearbeitstag bietet sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Bewerber die Möglichkeit, eine fundierte Entscheidung für oder gegen eine Zusammenarbeit zu treffen. Klare Zielsetzungen, ein authentisches Arbeitsumfeld, transparente Kommunikation und die Berücksichtigung rechtlicher Aspekte sind entscheidende Faktoren für den Erfolg dieses Prozesses. Wenn Arbeitgeber diese Punkte beachten, wird der Probearbeitstag zu einem wertvollen Instrument, um die geeigneten Mitarbeiter für das Unternehmen zu finden und gleichzeitig den Bewerbern eine wertschätzende Erfahrung zu bieten.
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Bildquelle: „Probearbeitstag“ ©fizkes – istockphoto.com, „approved“ ©Maxis – giphy.com, „Vorbereitung Probearbeitstag“ ©fizkes – istockphoto.com, „Feedback Probearbeitstag“ ©PeopleImages – istockphoto.com
- Kategorie: Personalmanagement, Recruiting
- 25. Juli 2023
