Probetag on remote: Wissenswertes für Arbeitgeber
Warum ein Probetag on remote? Neben Home-Office ist die Personalbeschaffung auf Distanz eine der vielen Änderungen, die momentan von der Berufswelt abverlangt werden. Die Ausbreitung von COVID-19 macht es für Unternehmen schlichtweg unmöglich, die Routinen wie gewohnt fortzuführen. Persönliche Kontakte sollen unter allen Umständen gemieden, bzw. auf das Minimum reduziert werden – zum Schutz der Allgemeinheit, aber auch zum Schutz der eigenen Gesundheit.
Dies betrifft also zwangsläufig auch das Probearbeiten, das in den meisten Branchen normalerweise vor Ort stattfindet. Die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitnehmern bleibt, ob mit oder ohne Corona-Krise. Um sich trotz der aktuellen Situation effizient auf Mitarbeitersuche zu begeben, sind Probetage on remote als Teil des Online-Recruitings, der einzige Ausweg.
Was sind die Voraussetzungen?
Beide Seiten, das heißt Sie als Arbeitgeber, genauso wie der Bewerber*in als möglicher künftiger Arbeitnehmer*in, müssen einige technische Bedingungen erfüllen. Ein Computer bzw. Laptop sind selbstverständlich das wichtigste Werkzeug für den Probetag on remote. Eine gute Kamera ist im Idealfall auch vorhanden, damit beide Parteien, von Angesicht zu Angesicht einen aussagekräftigen Eindruck gewinnen können.
Zudem sollte ein einwandfrei funktionierender Internetzugang bestehen. Lästige Verbindungsprobleme und stockende Videobilder stören den Kennenlern- und Kommunikationsprozess während des Probetages.
Falls Ihr Online Recruiting auf internen Systemen aufbaut, muss der Zugang zu diesen Programmen ermöglicht werden. Gegebenenfalls müssen Sie Ihrem Bewerber*in die Installation eines notwendigen Programms erklären und die Zugangsdaten für das Login übermitteln. Für mehr Sicherheit während des Online-Probetages sorgt eine sogenannte VPN-Verbindung. Dabei handelt es sich um ein virtuelles privates Netzwerk, dass eine anonyme Internetnutzung ermöglicht. Hierfür muss eine VPN-Software heruntergeladen werden, mit der im nächsten Schritt eine verschlüsselte IP-Verbindung aufgebaut wird. Exklusive Unternehmensdaten können also nicht in kriminelle Hände gelangen und sind insgesamt sicher, obwohl der Bewerber von seinem Zuhause aus arbeitet.
Sie sollten Ihre Bewerber*in im Vorhinein über diese technischen Vorkehrungen informieren, sodass Sie sich beide während des Probetages rein auf das Inhaltliche fokussieren können.
Welche Vorkehrungen muss ich als Arbeitgeber treffen?
Neben der Erfüllung der formalen, technischen Voraussetzungen müssen Sie als Arbeitgeber für eine klare und schnelle Kommunikation zu den Bewerbern sorgen. Besonders in Zeiten dieser Krise ist es wichtig, eine stabile Kommunikations-Grundlage zu etablieren, da viele andere Faktoren instabil und ungewiss erscheinen. Sie als Arbeitgeber sollten die Bewerber*innen stets über den Verlauf des Bewerbungsprozesses, anstehende Termine und über den Zeitpunkt Ihrer voraussichtlichen Rückmeldung informieren.
Die Kommunikation rund um den Probetag sollte vorzugsweise schriftlich, d.h. per E-Mail stattfinden. Alternativ existieren aber auch eigens für die Informationsvermittlung dieser Daten entwickelte Tools. So können Sie per Chat einfach und unkompliziert Absagen erteilen, sowie die Verschiebung von Terminen kommunizieren. Besonders bei einer hohen Anzahl von Bewerbern sind Tools dieser Art hilfreich, um einen Überblick zu behalten.
Außerdem können auf diesem Weg spezielle Zugangsdaten bzw. Anleitungen für die Einrichtung von im Probetag verwendeten Programmen übermittelt werden. Auch sonstige relevante Informationen, wie z.B. die Art des genutzten Video-Mediums (Zoom, Skype etc.) können so vorab geklärt werden.
Wie genau läuft ein Probetag on remote ab?
Vorbereitung der Aufgaben
Nachdem Sie dem Jobanwärter*in die nötigen Daten und Termininformationen ein paar Tage vor dem eigentlichen Termin zukommen gelassen haben, sollten Sie die Aufgaben für den Bewerber*in vorbereiten. Bei den Tätigkeiten, die Sie für den Probetag vergeben, sollte es sich um Aufgaben handeln, dessen Ergebnis Sie kennen. Das bedeutet, Sie wissen ganz klar, was dem Ideal entspricht und können so im Nachhinein diese Erwartung mit der Leistung des Bewerbers*in vergleichen.
Idealerweise wählen Sie Aufgaben aus, die sowohl die fachlichen als auch die sozialen und persönlichen Kompetenzen des Bewerbers*in offenlegen. Die methodischen Fähigkeiten sollten in diesen Aufgaben ebenso geprüft werden. Dazu gehört beispielsweise die Strategie, mit der Ihr Bewerber*in auftretenden Problemen entgegentritt. Sie kann sich im besten Fall als strukturiert, effizient und diszipliniert erweisen. Die Aufgaben schicken Sie dem Bewerber*in am Tag des vereinbarten Termins zu.
Kommunikation während des Probearbeitens
Erstellen Sie einen Chatraum, in den Sie Kollegen Ihrer Wahl einladen, welche während des Probetages als Ansprechpartner*innen für den Bewerber*in fungieren sollen. Wenn der potenzielle neue Mitarbeiter*in am Tag des Probearbeitens in den Chat eingeladen wird, können Sie außerdem alle gemeinsam seine Verhaltens- und Kommunikationsweise beobachten und auswerten. Viele Augen sehen bekanntlich mehr als zwei.
Achten Sie als Arbeitgeber darauf, dass Sie Kollegen in den Rekrutierungsprozess mit einbinden, welche entweder in ihrem Aufgabenbereich Überschneidungen mit dem Bewerber*in aufweisen oder generell Teil des Recruiting-Teams sind. Ihr Bewerber*in sollte die Möglichkeit haben, alle nötigen Ansprechpartner*innen erreichen zu können, dennoch sollte er nicht von für den Probetag irrelevanten Nachrichten, geschuldet durch zu viele Chatteilnehmer, überrumpelt und gestört werden. Verständliche und effiziente Kommunikation ist die Devise.
Das Bewerbungs- bzw. Einleitungsgespräch
Dann können Sie auch schon mit dem Videogespräch beginnen. Das Kennenlernen und Prüfen der Fähigkeiten des jeweiligen Jobanwärters*in findet über Web-Videotools, wie z.B. Zoom, statt. Sie können entscheiden, ob Sie das Gespräch an einem separaten Termin führen wollen oder ob Sie es in den Probetag als Einstiegs-Element integrieren.
Für das Online-Bewerbungsgespräch sollten Sie einen ruhigen Raum nutzen, die Kamera und das Mikrofon vorher testen, und die nötigen Bewerbungsunterlagen parat haben. Notizen können digital oder ganz „analog“ auf einem Notizblock festgehalten werden. Nach dem Gespräch erklären Sie dem Bewerber*in erneut, wie sich der Probetag gestaltet und welche Aufgaben ihn erwarten. Eventuelle Rückfragen des Bewerbers*in können anschließend besprochen werden.
Weisen Sie darauf hin, dass der Kontakt in Chat-Form während des Probetages aufrechterhalten wird, um möglicherweise aufkommende Unklarheiten zu klären. Im nächsten Schritt lassen Sie den Bewerber*in arbeiten. Planen Sie einen realistischen Zeitraum ein, der die Bearbeitung der Aufgaben möglich macht.
Auswertung und Nachbesprechung
Am Ende des Probetages unterhalten Sie sich mit dem Bewerber*in über die Ergebnisse der Arbeit. Der Beweber*in bekommt dadurch die Gelegenheit, einzelne Aspekte genauer zu erläutern. Sie können entweder direkt ausführliches Feedback äußern oder nur eine grobe Rückmeldung geben, um sich weiteres Feedback für die Bekanntgabe der finalen Entscheidung aufzusparen. Zu guter Letzt informieren Sie den Bewerber*in über das weitere Verfahren und den ungefähren Zeitpunkt Ihrer Entscheidung.
Bei welchen Berufen lässt sich ein Probetag on remote umsetzen?
Die Einführung von Online-Probetagen bietet sich besonders in digital versierten Branchen an. Dazu gehören zum Beispiel der Marketing- und Social Media-Bereich, aber auch Designberufe. Zudem sind Berufe, deren Aufgaben größtenteils online erledigt werden können oder bei Bedarf dahingehend angepasst werden können, für das Probearbeiten on remote geeignet.
Schwieriger wird es bei rein handwerklichen Berufen. Wenn Sie es für die Kompetenzerfassung für ausreichend erachten, können Sie während des Probetages theoretisches Wissen abfragen. Außerdem können Sie konzeptionelle Fähigkeiten des Bewerbers überprüfen, wie beispielsweise durch die Erstellung und Präsentation eines Entwurfs zu einem gewünschten Produkt.
Kurz gesagt: Was im Home-Office gemacht werden kann, ist auch im Probetag on remote machbar.
Fazit
Ein Probetag on remote wird, dank immer weiter fortschreitender Digitalisierung, zu einem immer effizienteren Mittel des E-Recruitings. Da „normales“ Probearbeiten zurzeit kaum möglich ist, sollten Sie diese virtuelle Form des Kennenlernens und Prüfens für Ihr Unternehmen in Erwägung ziehen.
Versuchen Sie, sofern möglich und notwendig, das technische Knowhow und Equipment Ihres Unternehmens zu optimieren und Tätigkeiten zu digitalisieren, sodass diese Aufgaben auch im Probetag gestellt werden können. Auch für die Zeit nach der Corona-Krise lohnt sich diese Umorientierung für die Beschleunigung und verbesserte Organisation künftiger Bewerbungsprozesse.
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