Als Arbeitgeber bzw. Vorgesetzter gehört es zu Ihren Aufgaben, regelmäßig Personalgespräche mit Ihren Mitarbeiter*innen zu führen, in denen verschiedene, die Tätigkeit betreffende Inhalte besprochen werden. Normalerweise finden solche Gespräche an der Betriebsstätte statt, etwa in Ihrem Büro oder einem geeigneten Konferenz- oder Meetingraum.

Leider besteht nicht immer die Möglichkeit, Personalgespräche persönlich zu führen, weil ein Mitarbeiter*in beispielsweise im Homeoffice arbeitet und aufgrund der Entfernung nicht zu einem persönlichen Termin erscheinen kann. In diesen Fällen besteht die Möglichkeit, Personalgespräche on remote zu führen, also mithilfe digitaler Kommunikationswege.

Gleiche Rechtsvorschriften wie beim persönlichen Personalgespräch

Für ein Personalgespräch, das mithilfe einer Videokonferenz geführt wird, gelten prinzipiell die gleichen rechtlichen Vorgaben, wie für ein persönliches Personalgespräch, bei der der Vorgesetzte und der Mitarbeiter*in in einem Raum sitzen. Das bedeutet, dass auch ein Personalgespräch on remote von Ihnen als Vorgesetzter rechtzeitig angekündigt und so terminiert sein muss, dass beide Parteien den Gesprächstermin wahrnehmen können. Auch ein per Videokonferenz geführtes Gespräch muss in der Regel ein Vier-Augen-Gespräch sein.

Es gibt allerdings einzelne Ausnahmen, die auch Personalgespräche ermöglichen, bei denen mehr Personen anwesend sind. Auch bei Gesprächen per Videokonferenz wird in der Regel ein Protokoll erstellt, das Sie als Vorgesetzter bzw. Arbeitgeber dem betreffenden Mitarbeiter*in nach der schriftlichen Ausfertigung zum Lesen und zur Unterschrift vorlegen. Von Bedeutung ist, dass Sie als Arbeitgeber das Recht haben, einen Mitarbeiter*in im Homeoffice zu einem Personalgespräch einzuladen, denn so üben Sie das Ihnen zustehende Weisungsrecht aus.

Personalgespräche on remote sind immer Arbeitszeit

Falls Sie mit Mitarbeiter*innen im Homeoffice Personalgespräche führen möchten und sie dazu einladen, müssen Sie berücksichtigen, dass diese Gespräche als Arbeitszeit zu werten sind. Im Idealfall finden sie also innerhalb der normalen Arbeitszeit des Arbeitnehmers statt.

Als Arbeitgeber haben Sie zwar das Recht, Ihr Büro als Ort für ein Personalgespräch zu bestimmen, daraus würden sich aber unter Umständen Schwierigkeiten ergeben. Das wäre z. B. ein Problem, wenn der Mitarbeiter*in zwar für Ihr in Deutschland ansässiges Unternehmen arbeitet, seine Aufgaben aber beispielsweise von Japan oder den USA aus erfüllt. In diesem Fall ist es sinnvoll, das Personalgespräch via Videoschaltung zu führen.

Dies bedeutet dann allerdings auch, dass Sie das Gespräch aufgrund der verschiedenen Zeitzonen mitten in der Nacht führen müssten, weil es ja während der normalen Arbeitszeit des Mitarbeiters stattfinden soll. Einigen Sie sich mit dem Gesprächspartner auf einen Termin, der innerhalb Ihrer, aber außerhalb seiner normalen Arbeitszeit liegt, ist ihm diese Zeit dennoch als solche anzurechnen und zu bezahlen.

Aufzeichnung von Personalgesprächen on remote ist unzulässig

Sobald Sie ein Personalgespräch unter Verwendung technischer Hilfsmittel führen, könnten Sie versucht sein, das Gespräch ganz oder teilweise zur Sicherheit aufzuzeichnen, um später beispielsweise eine Basis für die Verschriftlichung in Form eines Protokolls zu haben. Hier besagt das deutsche Recht ganz klar, dass eine Aufzeichnung von Personalgesprächen unzulässig ist. Einzige Ausnahme ist die Zustimmung aller am Gespräch Beteiligten.

Sind Sie als Arbeitgeber und auch Mitarbeiter*in einverstanden, darf eine Aufzeichnung, etwa mithilfe des Smartphones oder eines Diktiergeräts, angefertigt werden. Laut § 201 StGB (Strafgesetzbuch) begehen Sie eine Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes und dabei handelt es sich um eine Straftat.

Anwesenheit von Zeugen beim Personalgespräch via Videokonferenz

Um ein Personalgespräch zu dokumentieren, können sowohl Sie als Vorgesetzter, als auch der Mitarbeiter*in einen Zeugen zum Personalgespräch bitten. Dieses Recht haben beide Parteien, auch wenn das Personalgespräch nicht von Angesicht zu Angesicht stattfindet.

Eine Erlaubnis für das Hinzuholen eines Zeugen wird von beiden Seiten nicht benötigt. Als Absicherung und Gedächtnisstütze können Sie den Zeugen bitten, eine Gesprächsnotiz anzufertigen. Diese kann bei eventuellen, späteren Auseinandersetzungen vor Gericht sehr nützlich sein und hat als Beweismittel auch vor einem Gericht Bestand.

Da aufgrund des personenbezogenen Inhalts und Charakters eines Personalgesprächs keine unternehmensfremden Personen anwesend sein dürfen, ist es notwendig, einen Zeugen zu wählen, der dem Unternehmen angehört.

Gibt es ein Recht auf einen Anwalt während des Personalgesprächs?

Vor allem bei schwierigen Personalgesprächen könnte es hilfreich sein, anwaltlichen Rat einzuholen. Anwälte sind allerdings betriebsfremde Personen und dürfen deshalb nicht bei einem Personalgespräch anwesend sein. Dies gilt auch für Gespräche, die via Videokonferenz stattfinden.

Haben Sie als Arbeitgeber allerdings selbst einen betriebsfremden Anwalt zum Personalgespräch eingeladen, um sich rechtlich abzusichern und Ihre Interessen zu wahren oder beinhaltet das Personalgespräch eine Anhörung im Rahmen einer beabsichtigten Verdachtskündigung, so hat auch der Mitarbeiter*in das Recht, einen Rechtsbeistand zum Gespräch hinzuzuziehen.

In diesem Fall schützt Sie die anwaltliche Schweigepflicht der anwesenden Rechtsbeistände vor einem Verstoß gegen die geltenden Datenschutzbestimmungen, denn als Anwalt darf man Inhalte aus solchen vertraulichen Gesprächen nicht an Dritte weitergeben.

Teilnahmepflicht des Arbeitnehmers

Wenn Sie die Einladung zu einem Personalgespräch aussprechen, hat der betreffende Arbeitnehmer*in die Pflicht, an diesem Gespräch teilzunehmen. Das gilt auch, wenn er nicht direkt in der Betriebsstätte arbeitet, sondern das Homeoffice als Form seiner Tätigkeit gewählt hat. Selbst im Falle großer räumlicher Distanz hat er Ihrer Einladung zum Personalgespräch Folge zu leisten. Letztlich sollte er selbst ein Interesse daran haben, denn in einem Personalgespräch können auch mögliche Beförderungen oder Gehaltserhöhungen ein Thema sein, denn nicht jedes Personalgespräch beschränkt sich auf Kritik von Seiten des Arbeitgebers.

Der Mitarbeiter*in darf ein Personalgespräch nur dann ablehnen, wenn dieses eine Änderung der Vertragsbedingungen oder eine Kündigung zum Thema haben soll. Um Missverständnisse bezüglich der Inhalte eines Personalgesprächs von vornherein auszuschließen, ist es sinnvoll, wenn Sie als Vorgesetzter dem Mitarbeiter*in bereits im Vorfeld des Gesprächs mitteilen, welche Themen behandelt werden sollen. Denn Sie als Arbeitgeber und Einladender haben das Recht, die Inhalte des Personalgesprächs festzulegen und das Gespräch zu leiten.

Übrigens darf sich der Mitarbeiter*in auch wehren, wenn Sie ein Personalgespräch nur dazu nutzen, um ihn zu schikanieren.

Technische Voraussetzungen für Personalgespräche on remote sind wichtig

Damit Sie als Arbeitgeber und Vorgesetzter fruchtbare Personalgespräche auch mit weit entfernten Mitarbeiter*innen führen können, ist es wichtig, gute technische Bedingungen sowie sonstige Rahmenbedingungen zu schaffen, die ein störungsfreies Gespräch möglich machen.

Technische Voraussetzungen sind vor allem eine adäquate Anwendung, über welche Sie mit Ihren Mitarbeiter*innen sicher kommunizieren können, eine stabile Internetverbindung, eine hochwertige Kamera für erstklassige Bildqualität sowie eine gute Tonqualität.

Darüber hinaus sollten Sie das Personalgespräch in einem Raum führen, indem Sie ungestört sprechen können, letztlich geht es hier um den Datenschutz sowie die Persönlichkeitsrechte Ihrer Mitarbeiter*innen.

Genügend Zeit für Personalgespräche on remote einplanen

Bei einem Personalgespräch handelt es sich um ein Ereignis, bei dem wichtige Inhalte besprochen werden. Aus diesem Grund ist es nicht sinnvoll, ein solches Gespräch unvorbereitet und unter Zeitdruck zu führen, etwa mithilfe des Smartphones auf dem Weg zum Flughafen oder zu einem geschäftlichen Termin.

Sie sollten dem betreffenden Mitarbeiter*in immer signalisieren, dass Ihnen dieses Personalgespräch wichtig ist. Dies erreichen Sie vor allem durch eine gute Vorbereitung, etwa durch das Studium der Personalakte oder der Leistungsnachweise des Mitarbeiters. Interesse zeigen Sie aber auch durch eine ungeteilte Aufmerksamkeit Ihrerseits während des Gesprächs.

Die Kommunikation mittels Face Time oder Skype ist ohnehin schon eine Herausforderung, sie dann noch über ein sehr kleines Handy-Display im eigenen Auto oder Taxi zu absolvieren, wäre zumindest ein Hinweis, dass Sie nicht wirklich Interesse an einem guten und fruchtbringenden Austausch haben.

Sie wollen mehr dazu erfahren, wie Sie Mitarbeitergespräche aus der Ferne führen können? Auf targetter.de haben wir einige wertvolle Tipps gefunden.

Fazit

Grundsätzlich gelten bei Personalgesprächen on remote die gleichen rechtlichen Vorgaben wie für ein Mitarbeitergespräch face-to-face. Für den Arbeitnehmer ist die Teilnahme am Gespräch prinzipiell verpflichtend. Ein digitales Personalgespräch sollte von Ihnen rechtzeitig angekündigt und terminiert werden. Es sollte beachtet werden, dass es in der normalen Arbeitszeit des Mitarbeiters ohne Zeitdruck stattfindet. Stimmt Ihr Angestellter zu, darf das Gespräch auch aufgezeichnet werden, ansonsten ist dies unzulässig. Am Personalgespräch on remote dürfen auch Zeugen und ein rechtlicher Beistand eingeladen werden.

Interessiert an unserem Produktportfolio?

Sie sind auf der Suche nach einer reichweitenstarken und individuellen Stellenanzeige oder möchten Ihr Employer-Branding etwas aufleben lassen? Kein Problem, wir haben mit Sicherheit das perfekte Produkt für Sie. Auch spezielle Leistungen, um noch mehr Reichweite generieren zu können finden Sie bei uns im Portfolio. Schauen Sie doch einfach mal vorbei!