Schwierige Personalgespräche führen: So gelingt das auch Ihnen!
Wenn ein Vorgesetzter zum Gespräch bittet, dann ist das für Angestellte häufig eine große Sache. Angestellte leiden häufig unter Nervosität, Aufregung und damit verbundenen Symptomen wie Übelkeit und Herzrasen, wenn der Chef sie zum Gespräch bittet. Nicht immer ist mit einem positiven Feedback zu rechnen. Manchmal können auch schwierige Personalgespräche anstehen.
Schaut man sich die heutige Situation auf dem Arbeitsmarkt an, so kann man ihnen das nicht verdenken: Steigende Kurzarbeiterzahlen und eine immer weiterwachsende Zahl von Arbeitslosen sprechen für sich. Kein Wunder also, dass die Angst bei Arbeitnehmern groß ist, dass das Gespräch nichts Gutes bedeuten könnte.😔
Doch auch für Sie als Arbeitgeber ist das kein leichtes Thema. Auch wenn Sie sich in der Regel keine Sorgen über Ihren Arbeitsplatz machen müssen, kann es auch für Sie unangenehm sein, schwierige Personalgespräche zu führen. Wer möchte denn schließlich, dass es seinen Angestellten schlecht geht?
Wie Sie sich optimal auf schwierige Personalgespräche vorbereiten? Mehr dazu in diesem Beitrag.⬇️
Inhalt
- Warum sind manche Personalgespräche so schwierig?
- Arten von schwierigen Personalgesprächen
- Die richtige Atmosphäre für schwierige Personalgespräche
- Die richtige Vorbereitung auf ein schwieriges Personalgespräch
- Ablauf: Schwierige Personalgespräche richtig führen
- Fragestellungen für schwierige Personalgespräche
- Die richtigen Zielsetzungen für ein schwieriges Personalgespräch finden
- Fazit
Warum sind manche Personalgespräche so schwierig?
Feedbackgespräche sind im Arbeitsleben keine Seltenheit. Gerade dann, wenn Arbeitnehmer neu in der Firma sind und sich mit der Zeit erst mit allen Abläufen oder Aufgaben vertraut machen müssen, sind diese Gespräche fast unumgänglich. Nur so erfährt der Arbeitnehmer, wie seine Arbeitsleistung bewertet wird.
Sie als Arbeitgeber können hingegen sehen, wie sich der neue Angestellte eingelebt hat und wo offene Fragen sind, die es zu klären gibt. Gerade dann, wenn sich der Angestellte noch in der Probezeit befindet, sind diese Feedbackgespräche besonders sinnvoll und hilfreich. Unter Umständen laufen diese jedoch nicht zugunsten des Arbeitnehmers ab.
Schwierige Personalgespräche beinhalten meist schlechte Leistungen, Fehlverhalten, eine langsame Arbeitsweise oder zwischenmenschliche Unsympathien. Über diese Aspekte zu sprechen, ist für keine der beiden Seiten angenehm, egal ob es sich nun um einen neuen Mitarbeiter oder einen langjährigen Angestellten handelt. 👎
Auch die Häufung von Krankheitstagen, Nichterscheinen bei der Arbeit oder Unpünktlichkeit, unkollegiales Verhalten, hohe Fehlzeiten, Rückzug, Wesensänderungen, Suchtverhalten und Mobbing sind solche Themen, bei denen es oft bei Ihnen als Arbeitgeber liegt, diese auszusprechen.
Auch wer seinen Mitarbeitern dabei sagen muss, dass sie nach der Probezeit nicht übernommen werden oder dass eine Versetzung droht, überlegt daher nicht zu Unrecht vorher, wie diese Neuigkeiten am besten übermittelt werden. Die richtigen Worte zu finden, ist immerhin alles andere als leicht. Immerhin möchte man den Angestellten nicht mehr verletzen, als es ohnehin schon der Fall sein wird. Zuversichtliche und Mut machende Worte sollte daher oft ausgesprochen werden.
Und erwarten Sie eine Verhaltens- und Wesensänderung von einem Mitarbeiter, gilt es außerdem auch, überzeugend zu wirken und die richtigen Argumente zu verwenden. Immerhin wollen Sie es im besten Fall greifbar für Ihre Mitarbeiter machen, weshalb er bzw. sie sich verändern sollte.
Welche Arten von schwierigen Personalgesprächen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von schwierigen Personalgesprächen, die in einer beruflichen Umgebung auftreten können. 🙇♂️
Fehlzeitengespräch:
Fehlzeiten sind ein häufiges Problem am Arbeitsplatz und erfordern ein separates Gespräch, um die Ursachen und mögliche Lösungen zu erörtern. In einem Fehlzeitengespräch sollte die Führungskraft oder Personalverantwortliche einfühlsam und unterstützend vorgehen. Das Ziel ist es, die Gründe für die Fehlzeiten zu verstehen, eventuelle gesundheitliche oder persönliche Probleme zu berücksichtigen und gemeinsam Lösungen zu finden, um die Anwesenheit und Leistung des Mitarbeiters zu verbessern.
Konfliktgespräch:
Konflikte am Arbeitsplatz können die Produktivität und das Arbeitsklima erheblich beeinträchtigen. Ein Konfliktgespräch zielt darauf ab, die beteiligten Parteien anzuhören, die verschiedenen Standpunkte zu verstehen und nach Lösungen zu suchen, die für alle akzeptabel sind. Die Führungskraft oder Personalverantwortliche sollte eine neutrale Rolle einnehmen, Empathie zeigen und die Kommunikation zwischen den Parteien erleichtern. Ziel ist es, den Konflikt zu deeskalieren, eine gemeinsame Basis zu finden und langfristige Lösungen zu fördern.
Kritikgespräch:
Ein Kritikgespräch wird geführt, um Mitarbeiterleistungen oder Verhaltensweisen zu besprechen, die nicht den Erwartungen entsprechen. Es ist wichtig, dass die Kritik konstruktiv, klar und fair kommuniziert wird. Die Führungskraft oder der Personalverantwortliche sollte spezifische Beispiele anführen, den Mitarbeiter zu Wort kommen lassen und gemeinsam realistische Ziele und Maßnahmen festlegen, um Verbesserungen zu erreichen. Ein offener Dialog und die Betonung der Unterstützung seitens des Arbeitgebers sind entscheidend, um den Mitarbeiter zu motivieren und weiterzuentwickeln.
Kündigungsgespräch:
Ein Kündigungsgespräch ist eine der schwierigsten Aufgaben für Führungskräfte oder Personalverantwortliche. In einem solchen Gespräch ist Sensibilität, Empathie und Respekt gegenüber dem betroffenen Mitarbeiter von größter Bedeutung. Die Gründe für die Kündigung sollten klar und verständlich kommuniziert werden. Die Führungskraft sollte dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, seine Sichtweise zu äußern, und Unterstützung während des Übergangs anbieten. Ein Kündigungsgespräch sollte immer professionell und wertschätzend geführt werden, um die Beziehung zum Mitarbeiter und das Ansehen des Unternehmens zu wahren.
Welche ist die richtige Atmosphäre für schwierige Personalgespräche?
In der Regel finden schwierige Personalgespräche dabei unter vier Augen statt oder zumindest abseits der anderen Arbeitskollege, um die Privatsphäre zu wahren. Auch wenn es um zwei oder mehr Mitarbeiter geht, die beispielsweise gemeinsam in Konflikte verwickelt sind, lohnt es sich immer, beide Mitarbeiter zunächst einzeln zu einem Gespräch zu bitten, bevor später ein gemeinsames Gespräch stattfindet.
Die Gespräche sollten dabei möglichst diskret und damit auch hinter verschlossenen Türen ablaufen, so dass nicht die ganze Belegschaft sofort darüber informiert ist. Geben Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit, sich über den Konflikt auszusprechen, bevor Sie sich bei der Belegschaft dazu äußern.
Ihre Angestellten bekommen ansonsten schnell das Gefühl, übergangen zu werden, was zu weiteren Konflikten und einem unangenehmen Spannungsverhältnis führen kann.
Wichtig ist auch, dass Sie als Arbeitgeber eine wertschätzende Haltung einnehmen. Auch wenn sich ein Mitarbeiter falsch verhalten hat oder Ihnen aus anderen Gründen Anlass für Wut oder Missachtung bietet, sollten Sie Ihre Emotionen im Griff haben und distanziert, aber je nach Anlass dennoch verständnisvoll oder zumindest neutral wirken. Hier sind also Verantwortungsbewusstsein und Kompetenz gefragt.
So bereiten Sie sich richtig auf ein schwieriges Personalgespräch vor
Die richtige Vorbereitung ist das A und O, auch bei Mitarbeitergesprächen. Aus diesem Grund lohnt es sich, im Vorfeld des Gesprächs einige Maßnahmen zu treffen. Machen Sie sich also am besten einige Notizen und gehen rechtliche Möglichkeiten, Sanktionsmöglichkeiten und Konsequenzen durch.
Rufen Sie sich Referenzbeispiele und Situationen ins Gedächtnis, die Ihre Anliegen unterstreichen und greifbar machen. Denn nur durch entsprechende Beispiele wird dem Mitarbeiter vor Augen geführt, wo Konfliktpunkte liegen und wo etwas verbessert werden kann.
Fehlt ein Mitarbeiter oft krankheitsbedingt, lohnt es sich, ihm die Krankheitstage im Kalender aufzuzeigen. Macht ein Mitarbeiter viele Fehler, lohnt es sich, diese anhand konkreter Beispiele aufzuzeigen. Gab es öfter Reibereien mit anderen Kollegen? Dann rekonstruieren sie die Situationen. So lassen sich außerdem auch mögliche Missverständnisse aus dem Weg räumen, bevor sich tatsächlich Konflikte daraus ergeben, die sich negativ auf die gesamte Belegschaft auswirken.
Ablauf eines schwierigen Personalgesprächs
Ein schwieriges Personalgespräch erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und einen strukturierten Ablauf, um effektiv zu sein. ✔️
Vorbereitung
- Klären Sie den Grund für das Gespräch und sammeln Sie alle relevanten Informationen.
- Überlegen Sie sich, welche Fragen Sie stellen möchten und welche Ziele Sie erreichen wollen.
- Informieren Sie sich über die rechtlichen Aspekte oder Unternehmensrichtlinien, die das Gespräch betreffen.
- Finden Sie einen geeigneten Ort für das Gespräch, der Privatsphäre und Vertraulichkeit bietet.
Einladung
- Laden Sie den Mitarbeiter zu einem Gespräch ein und geben Sie ihm einen klaren Hinweis auf den Grund des Treffens.
- Geben Sie ihm genügend Zeit zur Vorbereitung.
Eröffnung des Gesprächs
- Begrüßen Sie den Mitarbeiter freundlich und schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre.
- Erklären Sie den Zweck des Gesprächs und stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter versteht, dass es sich um ein ernstes Gespräch handelt.
Beschreibung der Situation
- Schildern Sie objektiv und konkret die Gründe für das Gespräch. Verwenden Sie Beispiele und Fakten, um Ihre Aussagen zu unterstützen.
- Vermeiden Sie persönliche Angriffe oder vage Aussagen.
Aktiv Zuhören
- Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Sicht der Dinge darzulegen.
- Hören Sie aktiv zu, unterbrechen Sie nicht und zeigen Sie Ihre Aufmerksamkeit durch nonverbale Signale.
Fragen stellen
- Stellen Sie offene Fragen, um die Situation aus der Sicht des Mitarbeiters besser zu verstehen.
- Fragen Sie nach möglichen Gründen für das Fehlverhalten oder die Schwierigkeiten.
Feedback geben
- Geben Sie dem Mitarbeiter konstruktives Feedback zu seinem Verhalten oder seiner Leistung. Seien Sie klar und präzise, aber vermeiden Sie aber herabsetzende oder abwertende Kommentare.
Vereinbarungen treffen
- Treffen Sie klare Vereinbarungen über die nächsten Schritte, die von beiden Seiten unternommen werden müssen.
- Setzen Sie klare Ziele und Fristen.
Zusammenfassung und Abschluss
- Fassen Sie die besprochenen Punkte noch einmal zusammen und betonen Sie die Bedeutung des Gesprächs.
- Beenden Sie das Gespräch positiv und ermutigen Sie den Mitarbeiter, bei weiteren Fragen oder Problemen auf Sie zuzukommen.
Mögliche Fragestellungen bei der Führung eines schwierigen Personalgesprächs
Bei der Führung eines schwierigen Personalgesprächs ist es wichtig, dass Sie sich gut vorbereiten, um die Situation angemessen zu bewältigen. Hier sind einige mögliche Fragestellungen, die Sie während des Gesprächs verwenden können:
Situationsklärung
- Können Sie mir Ihre Sicht der aktuellen Situation erklären?
- Was ist Ihrer Meinung nach der Grund für die vorliegenden Schwierigkeiten?
Verhalten und Leistung
- Können Sie mir erläutern, warum es zu den bestimmten Verhaltensweisen oder Leistungsmängeln gekommen ist?
- Was waren aus Ihrer Sicht die Ursachen für die auftretenden Probleme?
Bedürfnisse und Erwartungen
- Was benötigen Sie, um Ihre Leistung zu verbessern oder die aktuellen Schwierigkeiten zu überwinden?
- Welche Erwartungen haben Sie an die Unterstützung des Unternehmens oder des Teams?
Lösungsorientierung
- Haben Sie Ideen oder Vorschläge, wie wir die vorliegenden Herausforderungen bewältigen könnten?
- Welche Schritte könnten unternommen werden, um die Situation zu verbessern?
Verantwortung und Konsequenzen
- Wie sehen Sie Ihre eigene Verantwortung in Bezug auf die vorliegenden Probleme?
- Sind Ihnen die möglichen Konsequenzen bewusst, wenn sich keine Verbesserung zeigt?
Unterstützung und Ressourcen
- Gibt es bestimmte Ressourcen oder Schulungen, die Ihnen helfen könnten, die gewünschten Ziele zu erreichen?
- Wie können wir als Unternehmen/Team Sie besser unterstützen?
Schwierige Personalgespräche mit der richtigen Zielsetzung erfolgreich führen
Machen Sie sich klar, was sie mit dem Gespräch erreichen wollen und was Sie sich erhoffen und legen dabei konkrete Ziele fest, die Sie dann anschließend auch mit Ihren Angestellten besprechen. Das Setzen von Zielen hat wichtige Vorteile: Zum einen laufen die Mitarbeitergespräche so nicht ins Leere. Wird keine Zielsetzung formuliert, besteht die Gefahr, abzuschweifen und den roten Faden zu verlieren.
Setzen Sie hingegen Ziele, schließen Sie das Gespräch eben mit der Zielsetzung ab und geben Ihrem Mitarbeiter somit unter Umständen auch eine konkrete und greifbare Chance, etwas zu verändern oder zu verbessern. 🎯
Um die richtigen Zielsetzungen für ein Personalgespräch zu finden, sollten Sie die folgenden Schritte befolgen:
Überprüfen Sie den Zweck des Gesprächs: Identifizieren Sie den Hauptzweck des Personalgesprächs, wie beispielsweise Leistungsbeurteilung, Zielsetzung, Karriereentwicklung oder Konfliktlösung.
Definieren Sie klare und messbare Ziele: Formulieren Sie Ihre Zielsetzungen klar, spezifisch und messbar. Vermeiden Sie vage Formulierungen und konzentrieren Sie sich auf konkrete Ergebnisse oder Verhaltensweisen, die Sie erreichen möchten.
Berücksichtigen Sie die Interessen aller Beteiligten: Stellen Sie sicher, dass die Zielsetzungen die Interessen und Bedürfnisse sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers berücksichtigen. Schaffen Sie Raum für offene Kommunikation und das Erreichen von Win-Win-Lösungen.
Berücksichtigen Sie vergangene Leistungen und Ziele: Überprüfen Sie vorherige Leistungsziele und den Fortschritt. Basierend darauf können Sie neue Ziele festlegen oder bestehende Ziele anpassen.
Priorisieren Sie die wichtigsten Themen: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Themen oder Bereiche, die im Gespräch behandelt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass genügend Zeit für jede Zielsetzung im Gespräch eingeplant ist.
Setzen Sie realistische Ziele: Berücksichtigen Sie die aktuelle Situation und stellen Sie sicher, dass die Ziele erreichbar sind. Unrealistische Ziele können Frustrationen verursachen und die Effektivität des Gesprächs beeinträchtigen.
Schaffen Sie einen Rahmen für die Weiterentwicklung: Berücksichtigen Sie die persönliche und berufliche Entwicklung und schaffen Sie Raum für die Identifizierung von Schulungs- oder Weiterbildungsmöglichkeiten.
Individuelle Situationen können variieren, daher ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Ziele der Organisation und des Mitarbeiters zu berücksichtigen. Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung helfen dabei, die richtigen Zielsetzungen für das Personalgespräch festzulegen.
Fazit: Schwierige Personalgespräche als Chance für die Mitarbeiterentwicklung
So unangenehm schwierige Personalgespräche auch sein mögen, so hilfreich und sinnvoll können sie jedoch auch sein. Denn nur auf diese Weise erhalten Ihre Mitarbeiter wertvolles Feedback, das ihnen dabei helfen kann, sich zu verbessern und ihre Leistungen anzupassen. Es regt sie dazu an, über sich, ihr Verhalten und ihre Leistungen nachzudenken und sich aktiv damit auseinanderzusetzen.
Möglicherweise war Ihren Mitarbeiter ja nicht bewusst, dass das Arbeitstempo normalerweise etwas höher ist als das Tempo, was sie sonst an den Tag gelegt haben? Oder sie haben nicht bemerkt, dass ihre Witze nicht bei allen gut angekommen sind und einige diese sogar als verletzend wahrgenommen haben?
Vielleicht haben sie chronische gesundheitliche Probleme, die zu den häufigen Krankheitsfällen führen oder fühlen sich überfordert mit ihrer Arbeit und den Aufgaben und haben es sich bisher nur nicht getraut, das offen auszusprechen oder nach Hilfe zu fragen? Mitarbeitergespräche können dabei helfen, diese Fragen aus dem Weg zu räumen und gemeinsam Lösungen zu finden, mit denen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zufrieden sind.🤝🏻
Doch auch wenn Sie etwas besonders Unangenehmes wie etwa eine Kündigung aussprechen müssen, kann das eine wichtige Chance für den entsprechenden Mitarbeiter sein. Begründen Sie die Entscheidung mit logischen und nachvollziehbaren Argumenten und geben dem Angestellten hilfreiche Tipps und Ratschläge für die Zukunft, kann es ihm dabei helfen, die nächste Arbeitsstelle ganz anders anzugehen oder vielleicht auch eine Stelle zu finden, die besser zu ihm passt. Gerade ein gutes Arbeitszeugnis kann eine wichtige Chance für Ihre Angestellten sein.
Mussten Sie schon ein schwieriges Personalgespräch führen? Welche Erfahrungen konnten Sie sammeln? Wir freuen uns über Ihren Kommentar! 👇🏻
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Bildquelle: „Verzweifelter Mitarbeiter im Gespräch mit Personalerin“ ©Jelena Danilovic– istockphoto.com, „Personalerin führt Feedbackgespräch mit Mitarbeiterin“ ©fizkes– istockphoto.com
- Kategorie: Personalmanagement, Personalführung, Recruiting, Allgemein
- 07. Juli 2023
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