Selbstmanagement: Der Schlüssel zum effizienten Arbeiten
Eine durchschnittliche Arbeitswoche in Deutschland umfasst fünf Tage. In diesen fünf Tagen stehen jeweils acht Stunden Arbeitszeit zur Verfügung. Wahrscheinlich kennen Sie jedoch das Gefühl, dass die verfügbare Zeit für die anfallenden Arbeiten nicht ausreicht.
Bereits beim Arbeitsbeginn am Montag erwartet Sie ein übervoller Schreibtisch, welcher mit allerlei Arbeitsmaterial überhäuft ist. Ist der beschriebene Zustand von dauerhafter Natur, treten Überstunden, Überlastungszustände und eine Verschmelzung von Berufs- und Privatleben hervor. 🤯
In der Allgemeinheit wird ein gutes Zeitmanagement als Lösung dargestellt, obwohl sich diese konstante Größe nicht managen lässt. Stattdessen sollte man sich auf sich selbst fokussieren.
Was man unter „Selbstmanagement” versteht und mit welchen Methoden Sie es erfolgreich in Ihren Arbeitsalltag integrieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Definition: Selbstmanagement - Was ist das?
Beim Selbstmanagement geht es um die Kontrolle über das eigene Arbeitsleben. Externe Faktoren und Zufälle sollen weitestgehend aus dem Arbeitsalltag entfernt werden. Für die Umsetzung des Selbstmanagements bedarf es insgesamt vier grundsätzlicher Dinge:
1. Organisation
2. Planung
3. Zielsetzung
4. Motivation
Bei der Organisation geht es um die Strukturierung und Steuerung Alltags. Lassen Sie sich Ihren Arbeitsalltag nicht von externen Personen aufzwängen, sondern schaffen Sie Ihre eigene Struktur. Wenn diese besteht, können Sie die Steuerung übernehmen und sich eigenständig durch die tägliche Arbeit bewegen.
Bei einer hohen Anzahl an verschiedenen Aufgaben besteht das Risiko, dass der Überblick verloren geht. Möglicherweise werden die Aufgaben auch ohne festgelegte Reihenfolge nacheinander abgearbeitet.
Erstellen Sie sich stattdessen direkt bei Arbeitsbeginn einen Plan, in welchem alle Aufgaben nach der Priorität gelistet sind. Zudem lassen sich sowohl Teil- als auch Gesamtziele formulieren, welche Ihnen die gemachten Erfolge aufzeigen.
Dies trägt auch positiv zur Motivation bei. Ohne Motivation am Arbeitsplatz gleicht das Arbeiten einer Qual, was zu Desillusion und Antriebslosigkeit führt. Langfristig können diese Gefühle in einen negativen Gedankenstrudel führen, welcher kaum einen Fluchtweg offenlässt. Daher ist Prävention einer verspäteten Intervention vorzuziehen. Freuen Sie sich demnach auch über Nebensächlichkeiten und kleine Erfolge am Arbeitsplatz. 🤗
Was ist der Unterschied: Zeitmanagement vs. Selbstmanagement?
Ein gutes Zeitmanagement beschreibt die optimale Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit. Allerdings ist die Annahme aus definitionstechnischen Gründen unsinnig. Die Zeit ist nämlich eine Konstante, die sich nicht managen lässt. Jedoch kann man erkennen, dass einige Menschen besser mit der verfügbaren Zeit umgehen können und es anderen Menschen schwerer fällt.
Demnach geht es nicht um Zeitmanagement, sondern um Selbstmanagement. Aus dem oben genannten Problem können Sie nur herauskommen, wenn Sie an Ihrer eigenen Arbeitsweise arbeiten. Folglich ist es sinnvoller, über das Management des eigenen Potenzials nachzudenken als über das Management der konstanten Größe „Zeit”.
Welche Bereiche umfasst das Selbstmanagement?
Selbstmanagement beinhaltet eine Vielzahl von verschiedenen Bereichen, die es einem ermöglichen, effektiver und produktiver zu arbeiten. Zu den wichtigsten Bereichen des Selbstmanagements zählen Selbstdisziplin, Zeitmanagement, Zielsetzungen, Fokus und Motivation.
Selbstdisziplin ist das Erreichen von Zielen, ohne ständig daran z. B. vom Vorgesetzten erinnert werden zu müssen. Dies kann durch die Einhaltung eines Tagesplans und die Vermeidung von Ablenkungen erreicht werden.
Zeitmanagement beinhaltet die effiziente Nutzung der Zeit, um Ziele zu erreichen und Aufgaben zu erledigen. Es umfasst die Planung und Organisation des Tagesablaufs, um mehr Zeit für die Prioritäten zu haben.
Das Setzen von Zielen hilft, sich auf ein bestimmtes Ergebnis zu konzentrieren und es zu erreichen. Es können kurzfristige und langfristige Ziele gesetzt werden, bei denen auch regelmäßig Fortschritte überprüft werden sollten.
Ein starker Fokus hilft dabei, die Gedanken auf das zu richten, was getan werden muss, um seine Ziele zu erreichen. Dazu gehört auch die Vermeidung von Ablenkungen.
Motivation ist ein wichtiger Teil des Selbstmanagements. Es ist wichtig, sich selbst zu motivieren, um seine gesetzten Ziele zu erreichen. Dies kann durch die Teilnahme an positiven Aktivitäten, Belohnungen und durch Erinnerungen an kleine Erfolge erreicht werden.
Warum ist Selbstmanagement so wichtig?
Selbstmanagement ist wichtig, weil es uns hilft, unsere Ziele zu erreichen und unser Potenzial voll auszuschöpfen. Wenn wir unsere Zeit, Energie und Ressourcen effektiv verwalten, können wir unsere Ziele leichter erreichen. Es ermöglicht uns auch, besser mit Stress im Arbeits- oder Privatleben umzugehen und unsere Produktivität zu steigern. 💪
Es hilft uns, effektive Gewohnheiten zu entwickeln, die uns helfen, unsere Ziele zu erreichen. Durch Selbstmanagement können wir uns auch bewusst machen, wie wir uns fühlen und was wir wollen – so können wir bessere Entscheidungen treffen.
Mit diesen Methoden zum erfolgreichen Selbstmanagement
ABC-Methode
Bei der ABC-Methode werden alle Aufgaben nach Priorität in A, B oder C selektiert. A-Aufgaben stellen dabei priorisierte Aufgaben dar, welche keinen Aufschub erlauben. B-Aufgaben haben einen geringeren zeitlichen Drang und können alternativ auch delegiert werden. C-Aufgaben haben eine geringe Priorität und können entweder delegiert oder sogar verworfen werden.
DOEDL-Methode
Bei der DOEDL-Methode wird ein Fünf-Schritte-Plan erstellt, welcher sich auf nahezu jedes Projekt oder jeden Arbeitsplatz anwenden lässt.
D wie Durchblicken: Hierbei werden die Aufgaben bestimmten Zielen und Kategorien untergeordnet. Zudem lassen sich anfallende Arbeiten auf bestimmte Bearbeitungszeiträume ansetzen.
O wie Organisieren: Bei diesem Schritt werden die Aufgaben in Teilaufgaben zerlegt. Die Teilaufgaben werden festen Bearbeitungszeitpunkten zugeordnet.
E wie Einteilen: Die Teilaufgaben werden in verschiedene Prioritätsstufen eingeteilt. Die Bearbeitung der Teilaufgaben mit hoher Priorität erfolgt an Zeitpunkten, wo Sie besonders produktiv sind (z.B. bestimmte Tageszeit). Teilaufgaben mit weniger hoher Priorität fallen an unproduktiveren Tageszeiten an.
D wie Durchführen: Hierbei wird die Planung in die Tat umgesetzt. Wichtig ist Pausen in den Plan aufzunehmen, welche zur Ablenkung dienen. Dementsprechend wird das Verlangen nach Ablenkungen in der Arbeitszeit abgemildert.
L wie Loslassen: Hier geht es um größere Pausen nach der Abarbeitung des Arbeitsplans. In der freien Zeit sollten keine Gedanken an die Arbeit verloren werden, damit es einem Ausgleich nahekommt.
Pareto-Methode
Die Pareto-Methode besagt, dass oftmals mit ca. 20 Prozent Aufwand 80 Prozent des Ergebnisses erstellt werden. Mit den übrigen 80 Prozent des Aufwands werden die weiteren 20 Prozent des Ergebnisses erstellt. In bestimmten Bereichen ist es daher sinnvoll, lediglich 20 Prozent Aufwand in Aufgaben zu investieren, welche keine Perfektion verlangen.
S.M.A.R.T. Methode
S.M.A.R.T. steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt. Diese Merkmale machen es einfacher, effektive Ziele zu formulieren, die leicht zu erreichen sind.
S wie Spezifisch: Spezifische Ziele sind Ziele, die klar definiert sind und sich leicht messen lassen.
M wie Messbar: Messbare Ziele helfen, den Fortschritt zu verfolgen und Ergebnisse zu bewerten.
A wie Achievable oder Erreichbar: Erreichbare Ziele sind realistisch und nicht zu anspruchsvoll.
R wie Relevant: Relevante Ziele sind Ziele, die für den Einzelnen persönlich oder für das Unternehmen relevant sind.
T wie Timebound oder Zeitlich begrenzt: Zeitlich begrenzte Ziele sind Ziele, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreicht werden müssen.
So integrieren Sie Selbstmanagement in den Arbeitsalltag
Während sich die theoretische Beschreibung einfach darstellen lässt, ist die praktische Umsetzung die wirkliche Hürde. Damit die Integration des Selbstmanagements gelingt, sind nachfolgend insgesamt fünf Tipps aufgelistet, welche Ihnen bei der praktischen Umsetzung helfen werden.
Notizen
An einem Arbeitstag kommen einem viele Ideen, Gedanken und Aufgaben in den Sinn, welche jedoch nicht die aktuelle Aufgabe tangieren. Soweit Sie immer einen Notizblock in greifbarer Nähe liegen haben, können Sie Ihre Gedanken dort niederschreiben. So können Sie weiterhin an Ihrer aktuellen Aufgabe weiterarbeiten und haben die Möglichkeit, die notierten Gedanken zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzugreifen.
Not-To-Do-Liste
Während To-Do-Listen von nahezu jedem genutzt werden, sind Not-To-Do-Listen weitgehend unbekannt. Schreiben Sie auf die Not-To-Do-Liste alle Dinge, welche durch ihre Irrelevanz als Zeitverschwendung gelten. Durch das Aufschreiben werden die gelisteten Dinge verdeutlicht, was bei der Umsetzung hilft.
Erst prüfen, dann bearbeiten
Bevor Sie die Bearbeitung einer Aufgabe in Angriff nehmen, sollten sie zuerst prüfen, ob sich die entsprechende Aufgabe delegieren lässt. Möglicherweise kennt sich ein Kollege auf dem Gebiet besser aus, was eine effizientere Bearbeitung ermöglicht. Mit der zusätzlichen Zeit können Sie andere Aufgaben oder Termine wahrnehmen.
Selbsttäuschung vermeiden
Es fallen sowohl angenehme Aufgaben als auch unangenehme Aufgaben an. Sie sollten allerdings nicht dazu tendieren, die Unangenehmen aufzuschieben. 🙅 Dies lässt sich als Fehlplanung titulieren und ist schlussendlich eine Selbsttäuschung. Mit der Zeit sammeln sich immer mehr unangenehme Aufgaben, was Sie von der Bearbeitung sowohl abschreckt als auch demotiviert.
Pausen
Pausenzeiten sollten für Sie die gleiche Priorität wie Aufgaben und Termine haben. Bereits bei der Vorplanung sollten diese ihren festen Platz bekommen. Andernfalls fehlen Ihnen die Regenerationszeiten und Sie erschöpfen sich zunehmend.
Fazit: Mit Selbstmanagement zum Erfolg
Mit einer Vielzahl von Techniken und Methoden kann das Selbstmanagement Einzug in Ihren Arbeitsalltag finden. Für die Umsetzung bedarf es einer guten Organisation, Planung, Zielsetzung und Motivation. Im Ergebnis bietet das Selbstmanagement Ihnen einen Arbeitsalltag mit Struktur, in dem Sie produktiv und effizient viele Arbeitsaufgaben erledigen können.
Verwenden Sie eine der oben genannten Methoden in Ihrem Arbeitsalltag? Welche davon finden Sie besonders effektiv? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar. ⬇️
Interessiert an unserem Produktportfolio?
Sie sind auf der Suche nach einer reichweitenstarken und individuellen Stellenanzeige oder möchten Ihr Employer-Branding etwas aufleben lassen? Kein Problem, wir haben mit Sicherheit das perfekte Produkt für Sie. Auch spezielle Leistungen, um noch mehr Reichweite generieren zu können finden Sie bei uns im Portfolio. Schauen Sie doch einfach mal vorbei!
Bildquelle: „Mitarbeiter versinkt im Chaos“ ©cyano66 – istockphoto.com, „Mann am Schreibtisch denkt nach“ ©fizkes – istockphoto.com, „Notizen aufschreiben“ ©nortonrsx – istockphoto.com
- Kategorie: Weiterbildung, Allgemein
- 27. Januar 2023
Verwandte Artikel
Ziele im Mitarbeitergespräch vereinbaren: So geht’s
