Shared Desk Policy: 10 Tipps für einen reibungslosen Ablauf
Shared Desk Policy ist für viele Arbeitgeber eine Option, das Bürogebäude oder eine Büroeinheit effektiver zu nutzen und Arbeitsabläufe sinnvoll zu strukturieren. In herkömmlichen Büroanlagen sind im Schnitt nur sieben von zehn Schreibtischen besetzt – die abwesenden Mitarbeiter*innen befinden sich auf einer Konferenz, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.
Was liegt da näher, als durch Shared Desk eine bessere Raumnutzung zu etablieren? Damit können Mietkosten, Ausgaben für Investitionen, Reinigungskosten usw. eingespart werden. Doch so vielversprechend diese Organisationsform ist, so gründlich muss sie vorbereitet werden – denn ohne eine gut durchdachte Shared Desk Policy kann die Umsetzung im Chaos enden.
1. Das A & O: Kommunikation mit den Mitarbeiter*innen
Erfahren Ihre Mitarbeiter*innen erstmals von den Plänen zum Shared Desk, so werden vermutlich nicht alle davon begeistert sein. Daher lautet der erste und wichtigste Punkt der Shared Desk Policy: Kommunizieren Sie ausgiebig.
Gehen Sie auf die Bedenken Ihrer Mitarbeiter*innen ein und versuchen Sie nicht, mögliche Nachteile beiseite zu räumen – das würde einen Vertrauensverlust und nachlassende Motivation auslösen.
Besser ist es, sich mit den Einwänden auseinanderzusetzen, denn Desksharing ist für manche Unternehmen in der Tat wenig geeignet. Es lohnt sich, gut abzuwägen, ob das bei Ihnen zutrifft. Generell empfehlenswert ist diese Organisationsform, wenn es sich um flexible Arbeitsprozesse handelt und regelmäßig viele Mitarbeiter*innen außer Haus sind.
In der Diskussion dürfen auch die Vorteile nicht zu kurz kommen: Shared Desk bedeutet einen erheblichen Freiheitsgewinn für Mitarbeitende und zeugt von hohem Vertrauen der Unternehmensführung in die Belegschaft. Zudem können Anforderungen, die Projekte mit sich bringen, agiler erfüllt werden.
Sowohl einzelne Arbeitsplätze bei der Notwendigkeit konzentrierten Arbeitens als auch Räume für Teamwork zum gemeinsamen Vorantreiben des Projekts sind viel leichter zu organisieren als bei statischer Schreibtischbelegung.
2. In Etappen vorgehen
Es ist sinnvoll, die Umstellung Schritt für Schritt durchzuführen, anstatt das System auf einen Schlag auf den Kopf zu stellen. Beispielsweise bietet es sich an, zunächst nur in einer Abteilung auf Shared Desk umzustellen. Dadurch werden Erfahrungswerte gesammelt, die bei der weiteren Entwicklung genutzt werden können. So werden Fehler auf breiter Ebene vermieden.
Bitten Sie die Mitarbeitenden ausdrücklich um Feedback in der jeweiligen Entwicklungsphase. In das Geschehen involvierte Mitarbeiter*innen sind nicht nur besser motiviert, sondern tragen mit ihren persönlichen Erfahrungen tatsächlich zur konstruktiven Entwicklung des Vorhabens bei.
3. Digitalisierung vorantreiben, Datenschutz beachten
Wird in Ihrem Unternehmen noch ein erheblicher Teil der Arbeitsabläufe analog ausgeführt? Dann ist Shared Desk ein sehr aufwendiges Unterfangen. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Digitalisierung voranzutreiben, bevor Sie mit der Umstellung auf Desksharing beginnen. Das ist ohnehin erforderlich, um ein reibungsloses Arbeiten beispielsweise aus dem Homeoffice zu gewährleisten. Daher steht die Digitalisierung auf der Liste der Shared Desk Policy ganz weit oben.
Auch der Datenschutz muss ins Visier genommen werden. Die kontrollierte und sichere Aufbewahrung sensibler Daten ist immens wichtig, sowohl der Unterlagen in physischer als auch in digitaler Form. Hier findet sich am ehesten eine tragfähige Lösung, wenn Sie sich direkt mit den verantwortlichen Mitarbeiter*innen austauschen. Im Einzelfall kann es besser sein, bei Mitarbeiter*innen, die vorrangig mit sensiblen Daten befasst sind, auf Shared Desk zu verzichten.
4. Organisieren Sie die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden
Ein bekannter Nachteil des Shared Desk besteht darin, dass Kund*innen und Kolleg*innen durch den permanenten Ortswechsel keine feste Anlaufstelle für einzelne Mitarbeitende mehr haben. Das kann zu Unruhe und Frustration führen.
Besonders bei Unternehmen mit viel Publikumsverkehr sollte dieser Punkt gut durchdacht und kreativ gelöst werden. Eine Möglichkeit besteht darin, einem Mitarbeiter*in die Aufgabe des Empfangs zu übertragen. Das könnte dieselbe Person sein, die mit der Buchung betraut ist.
5. Sichtkontrolle oder Buchung?
Die Praxis des Shared Desk kennt zwei Methoden. Entweder wählen die Mitarbeiter*innen morgens per Sichtkontrolle (etwa durch Glasanteile zum Raum), ihren aktuellen Arbeitsplatz und belegen ihn. Oder der Arbeitsplatz wird schon im Vorfeld gebucht – je nach momentanem Bedarf ein ruhiger Einzel-Tisch oder ein Raum für Teamwork.
Das Prinzip der Buchung ist zwar etwas aufwendiger als die Sichtkontrolle, jedoch ein viel besseres Planungsinstrument. Es kann digital mittels eines Buchungssystems betrieben werden oder aber durch eine Person, die die Buchungen entgegennimmt. Diese Person wäre auch gut als Ansprechpartner*in für den Besuchsverkehr geeignet.
6. Clean-Desk-Policy als Basis einführen
Shared Desk ist nur dann reibungslos möglich, wenn Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz täglich so verlassen, wie sie ihn vorgefunden haben. Papiere und persönliche Dinge haben auf dem Schreibtisch nichts zu suchen, wenn er am Folgetag von einer anderen Person benutzt wird.
Der aufgeräumte Arbeitsplatz ist ohnehin eine effektive Methode zur strategischen Arbeit. Aus hygienischen Gründen bietet es sich zudem an, den Arbeitsplatz beim Verlassen mit Desinfektionsmittel zu reinigen.
7. Grundausstattung der Schreibtische
Eine klare Linie bei der Ausstattung der Schreibtische erleichtert das morgendliche Einrichten des Arbeitsplatzes ungemein. Optimal ist es, wenn jeder Tisch mit Bildschirm, Tastatur und Docking-Station ausgestattet ist. So ist der technische Start bei der Übernahme des Arbeitsplatzes eine Sache von Minuten, denn es muss lediglich der eigene Laptop angeschlossen werden.
Nicht zur Ausstattung des Tisches zählt das Headset. Aus hygienischen Gründen wäre es nicht zu vertreten, wenn jeden Tag eine andere Person mit demselben Gerät arbeitet. Statten Sie daher bitte alle Mitarbeiter*innen mit einem persönlichen Headset und der entsprechenden Software aus.
8. Kapazitäten zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände
Gab es bislang am eigenen Schreibtisch abschließbare Fächer, um Persönliches und Geschäftliches zu schützen, so ist das bei diesem Modell nicht mehr der Fall. Doch Mitarbeiter*innen können nicht täglich ihren fixen Bestand nach Hause tragen und morgens wieder ins Büro. Es braucht Schließfächer oder andere Aufbewahrungsmöglichkeiten für alle Beschäftigten, in denen sie ihre Utensilien sicher verwahren können.
9. Alternativen zur bisherigen Personalisierung schaffen
Fotos von den Liebsten, Erinnerungsstücke, eine kleines Sträußchen Blumen – die Ausstattung des Arbeitsumfelds mit persönlichen Accessoires ist völlig normal. Beim Shared Desk fällt diese Personalisierung weitgehend weg. Für viele Mitarbeiter*innen ein bedauerlicher Umstand, zumal die vertrauten Kolleg*innen auch nicht mehr regelmäßig anwesend sind. Hierbei handelt es sich keinesfalls um eine Banalität, denn zum motivierten Arbeiten gehört ein ansprechendes Arbeitsumfeld.
Einen Ausgleich schaffen Sie beispielsweise durch eine Lounge, in der sich alle Mitarbeitenden treffen und nach eigenem Geschmack gestalten und mit Persönlichem bestücken können. Dort könnten auch die Aufbewahrungsmöglichkeiten für Utensilien eingerichtet werden.
Je nach Alter und Temperament Ihrer Mitarbeiter*innen ist auch ein Kickertisch oder ein ähnliches Gerät zum körperlichen „Abreagieren“ eine sinnvolle Investition. Vielleicht machen Sie dazu eine Umfrage unter dem Personal?
10. Ergonomisches Arbeiten fördern
Veränderungen werden in der Regel umso besser angenommen, je mehr Vorteile damit eingehen. Deshalb geht es im zehnten und letzten Punkt der Shared Desk Policy um eine Verbesserung des Arbeitsplatzes durch eine ergonomische Ausstattung. Falls bislang keine ergonomischen Büromöbel vorhanden sind, so wäre jetzt eine gute Gelegenheit zur Anschaffung.
Ergonomische Tische und Stühle verbessern nachweislich die gesundheitliche Situation beim Arbeiten und beugen Schäden durch stundenlanges Sitzen vor. Sehr interessant sind etwa Schreibtische, die sich zum Arbeiten im Stehen verstellen lassen.
Da die Körpermaße der Mitarbeiter*innen unterschiedlich sind, sollten sich die Möbel rasch und unkompliziert verstellen lassen. Wichtig ist auch die fachliche Einweisung zur richtigen Benutzung der Möbel, denn ein ergonomischer Bürostuhl nützt wenig, wenn die Sitzhaltung nicht angepasst wird.
Nutzen Sie Desksharing in Ihrem Unternehmen? Wir freuen uns, wenn Sie uns Ihre Erfahrungen mitteilen.
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- Kategorie: Personalmanagement
- 09. November 2020
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