Urlaubsanspruch berechnen leicht gemacht: Tipps und Tricks
In Deutschland steht den meisten Arbeitnehmern ein gesetzlicher Urlaubsanspruch zu, also das Recht, sich für einen bestimmte Zeitperiode freistellen zu lassen und trotzdem bezahlt zu werden. Der Gesetzgeber wird damit seiner Schutzpflicht gerecht, die Angestellte und andere Arbeitnehmer Chancen zur Erholung geben und langfristig die Gesundheit erhalten soll. 🌴🌞
Arbeitgeber stehen dabei einer großen Fülle an gesetzlichen Regelungen gegenüber und müssen, um eine lückenlose Compliance sicherzustellen, gut in die Materie des Urlaubsrechts eingearbeitet sein.
Eine kurze Einführung in das arbeitsrechtliche Feld des Urlaubs und eine Anleitung, wie Sie für einen Beschäftigten den individuellen Urlaubsanspruch berechnen können, finden Sie in diesem Artikel.
Inhalt
Betriebliche Urlaubsregelungen - gewaltiger Einfluss auf Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit
Jeder macht gerne Urlaub, das liegt auf der Hand. So ist es relativ offensichtlich, dass zusätzlich gewährte Urlaubstage, von denen nicht nur der gesetzliche Urlaubsanspruch befriedigt wird, bei vielen Mitarbeitern sehr positiv aufgenommen werden. Durch eine erhöhte Motivation steigt nicht nur die Produktivität und die Loyalität zum Arbeitgeber, es sinkt auch die Bereitschaft zur Drückebergerei: Wird ein ausreichend langer Urlaub gewährleistet, verzichten einige Arbeitnehmer darauf, sich in unnötigen Fällen krankschreiben zu lassen. Das kann insgesamt dazu führen, dass die Netto-Arbeitszeit sogar steigt, obwohl mehr Urlaub angeboten wird. 🏖️
Diese Erkenntnisse sind durch empirische Studien bestätigt: Das Portal meinestadt.de befragte 9.252 Arbeitskräfte zu ihren Einstellungen in puncto Urlaub und Freizeit. Dabei gab ein Viertel der Befragten an, für mehr Freizeit bereit zu sein, in der eigentlichen Arbeitszeit produktiver zu sein und ein Fünftel würde zugunsten von längeren Urlaubszeiten sogar auf Gimmicks wie Dienstwagen, Diensthandy oder längere Pausen verzichten.
Gesetzliche Urlaubstage: Wie viele stehen Arbeitnehmern zu?
Gemäß dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) besteht ein gesetzlicher Mindesturlaubsanspruch von mindestens 24 Werktagen. Dieser Anspruch gilt für Werktage von Montag bis Samstag, wobei Sonn- und Feiertage nicht mitgezählt werden. Der Mindesturlaub von 24 Werktagen gilt für eine reguläre 6-Tage-Woche.
Um den Urlaubsanspruch für eine 5-Tage-Woche zu berechnen, muss der gesetzliche Urlaubsanspruch anteilig ermittelt werden.
Die Berechnungsformel hierfür lautet: Der nominale Urlaubsanspruch geteilt durch die Anzahl der Arbeitstage pro Woche multipliziert mit der Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage. Bei einer 5-Tage-Woche ergibt sich somit ein Urlaubsanspruch von 20 Arbeitstagen.
Die Anzahl an Urlaubstagen, die im Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt ist, ist der nominale Urlaubsanspruch. Davon ausgenommen sind schwerbehinderte Arbeitnehmer. Gemäß § 208 Abs. 1 SGB IX erhalten sie einen Zusatzurlaub von fünf Tagen, wenn sie einer 5-Tage-Woche nachgehen. Somit beträgt der Mindesturlaub bei einer Vollzeitstelle für sie 25 Tage.
Ab wann besteht ein Urlaubsanspruch?
Gemäß dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) besteht für Arbeitnehmer grundsätzlich ab dem ersten Tag ihres Arbeitsverhältnisses ein Urlaubsanspruch. Laut § 4 BUrlG steht dem Arbeitnehmer der volle Urlaubsanspruch nach sechs Monaten im Arbeitsverhältnis zur Verfügung.
Das bedeutet aber nicht unbedingt, dass Arbeitnehmer erst nach sechs Monaten Urlaub machen dürfen. Für jeden Monat ihres Beschäftigungsverhältnisses in der Probezeit sammeln sie laut § 5 BUrlG ein Zwölftel ihres Jahresurlaubs an. Diesen können sie auch beantragen, allerdings muss der Arbeitgeber ihn nicht bewilligen.
Es ist jedoch anzuraten, dass Unternehmen bereits während der Probezeit den Urlaub erlauben, um zu vermeiden, dass Arbeitnehmer ihren gesamten Urlaub in der zweiten Jahreshälfte nehmen.
Es ist wichtig anzumerken, dass der volle Urlaubsanspruch nicht sofort am Anfang des Beschäftigungsverhältnisses geltend gemacht werden kann. Der Urlaubsanspruch baut sich vielmehr schrittweise auf, je nachdem wie lange der Arbeitnehmer im Unternehmen beschäftigt ist. In der Regel wird der volle Jahresurlaub erst nach einer bestimmten Wartezeit oder nach Abschluss einer Probezeit gewährt.
Es ist ratsam, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die genauen Regelungen zum Urlaubsanspruch und zur Urlaubsgewährung im Arbeitsvertrag oder im anwendbaren Tarifvertrag festhalten, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden.
Urlaubsanspruch berechnen leicht gemacht
Will man nun konkret werden und den tatsächlichen Urlaubsanspruch berechnen, der Mitarbeitern zusteht, so sind einige gesetzliche Regelungen zu beachten, um nicht in Konflikte mit den zuständigen Behörden verwickelt zu werden. Durch die Vorschriften der Legislatur wird schließlich in jedem Fall ein gesetzlicher Mindesturlaub garantiert, der zwar über-, aber in keinem Fall unterboten werden darf.
Besonders komplex wird die Anspruchsberechnung in Fällen, bei denen keine klassische Vollzeitarbeit vorliegt, also etwa bei Teilzeitmitarbeitern. Diese genießen wie andere Angestellte einen vollen Urlaubsanspruch. Im einfachen Fall, in dem ein „Standard-Beschäftigter“ an allen Werktagen arbeitet, ist die Rechnung noch vergleichsweise einfach: Ein Wochenurlaub bei einer Arbeitswoche von fünf Tagen entspricht einem Urlaubskontingent von fünf Tagen. Bei anderen Modellen kann das unklarer werden. 🧮
Komplizierter wird der Sachverhalt, wenn Angestellte, wie es häufig vorkommt, nur an bestimmten Tagen in der Woche arbeiten. Grundsätzlich gilt folgende Formel, wenn Sie anhand der Arbeitstage eines Mitarbeiters seinen Urlaubsanspruch berechnen möchten: 4 (4 Wochen Urlaub = gesetzlicher Mindesturlaub) x Arbeitstage pro Woche = Urlaubstage pro Kalenderjahr.
Mit dieser Faustregel kommt man auf das Ergebnis, dass bei Teilzeitbeschäftigen mit einer Arbeitszeit von zwei Tagen in der Woche ein gesetzlicher Mindesturlaub von acht Tagen besteht. Analog darf ein Beschäftigter mit drei Arbeitstagen von Gesetzes wegen zwölf Tage Urlaub einreichen, ein Angestellter mit vier Arbeitstagen 16 Tage usw.
Eine wichtige Information: Mit dieser Regel wird lediglich das gesetzliche Mindestmaß errechnet, das ein Arbeitgeber gewähren muss. Um eingangs beschriebene Motivationseffekte zu erzielen, kann es natürlich nötig sein, dieses Angebot großzügig aufzustocken – ein rein gesetzlicher Urlaubsanspruch muss von jedem Unternehmen erfüllt werden und das wissen die Mitarbeiter. Die weitere Planung liegt allerdings dann vollkommen im Rahmen Ihrer unternehmerischen Entscheidungsfreiheit – wägen Sie ab, welche Entscheidung Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter am weitesten voranbringt.
Sonderfälle beim Urlaubsanspruch: Das sollten Sie wissen
Das Recht auf einen bestimmten Mindesturlaub ist im Gesetz verankert und muss zwingend eingehalten werden. Es wird nicht nur der Anspruch darauf eingeräumt, sondern auch unmissverständlich im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) deutlich gemacht, dass dieser vonseiten des Arbeitnehmers genutzt werden soll.
Arbeitsverhältnisse kommen, Arbeitsverhältnisse gehen – und somit auch der Urlaubsanspruch. Wie sind nun die Regelungen, wenn unterjährig ein neues Arbeitsverhältnis begründet oder ein bestehendes aufgekündigt wird? 🤔
Urlaubsanspruch bei unterjährigem Arbeitsverhältnis
Ganz im Sinne des schützenden Gesetzgebers wird in jedem Fall ein gesetzlicher Urlaubsanspruch fällig, der allerdings die speziellen Modalitäten berücksichtigt: Für jeden Monat, der im Arbeitsverhältnis liegt, fällt 1/12 des Urlaubsanspruches an, der mit der obenstehenden Formel bereits aus den Arbeitstagen errechnet werden kann. Mit diesem neuen Schema können Sie den anteiligen Urlaubsanspruch berechnen: (Firmenzugehörigkeit im bestehenden Jahr in Monaten) x (monatlicher Urlaubsanspruch).
Ein Beispiel zu dieser Formel: Ein Arbeitnehmer mit vier Arbeitstagen hat nach bekannter Regel Anspruch auf 16 Tage Urlaub. Sein anteiliger monatlicher Anspruch ergibt sich durch die Division durch zwölf: 16/12 = 4/3, also 4/3 Urlaubstage pro Monat. Wird sein Arbeitsverhältnis zum 31.03. gekündigt, war er in diesem Kalenderjahr drei Monate lang im Betrieb aktiv. Diese Anzahl multipliziert mit dem monatlichen Urlaubsanspruch ergibt 3 x 4/3 = 4 Urlaubstage, die er beanspruchen kann.
Urlaubsanspruch bei Kündigung
Eine Sonderregelung betrifft das Feld der Kündigungen. Wird ein Arbeitsverhältnis in der zweiten Jahreshälfte, also nach dem 01.07., beendet, und der betroffene Arbeitnehmer hat noch keinen Urlaubstag in diesem Kalenderjahr genutzt, so steht ihm sein voller gesetzlicher Urlaubsanspruch zu, der den Monat außer Acht lässt und der sich nur aus der Natur des Arbeitsvertrags ergibt. Das gilt für alle Arbeitnehmer, also Vollzeit- und Teilzeitkräfte. Ein eventuell vorhandener Anspruch auf Resturlaub kann allerdings ebenso zu einem neuen Arbeitgeber transferiert werden.
Urlaubsanspruch bei Teilzeit
Teilzeitbeschäftigte haben Anspruch auf Urlaub unter denselben Bedingungen und in entsprechendem Umfang wie vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer. Man muss allerdings zwischen Teilzeitkräften, die täglich arbeiten, und solchen, die nur an bestimmten Tagen pro Woche tätig sind, unterscheiden.
Wenn ein Arbeitnehmer täglich, aber mit weniger als der üblichen Stundenzahl arbeitet, gilt für die Urlaubsberechnung dieselbe Regelung wie für Vollzeitbeschäftigte. Da das Urlaubsrecht immer die Freistellung von der Arbeitsleistung pro Tag betrifft, führt allein die Tatsache, dass ein Arbeitnehmer zwar täglich, aber mit weniger Stunden arbeitet, nicht zu einer Verkürzung seines Urlaubsanspruchs (berechnet in Tagen).
Wenn Teilzeitbeschäftigte hingegen nicht an jedem Tag beschäftigt sind, wird die Anzahl der Urlaubstage entsprechend dem Verhältnis der tatsächlichen Arbeitstage zu den Arbeitstagen im Kalenderjahr angepasst.
Wenn ein Arbeitnehmer z. B. einen tarifvertraglichen Urlaubsanspruch von 30 Arbeitstagen bei einer Fünftagewoche hat, er jedoch Teilzeit an 2 Arbeitstagen pro Woche arbeitet: Dividieren Sie die 30 Urlaubstage durch 5 Wochenarbeitstage und multiplizieren Sie das mit den 2 Arbeitstagen. Das würde dann 12 Arbeitstage Urlaub ergeben.
Es ist wichtig zu beachten, dass die 12 Arbeitstage Urlaub nur auf die Tage in der Woche angerechnet werden, an denen der Arbeitnehmer normalerweise arbeiten müsste (z. B. Montag und Dienstag). Die übrigen Tage sind sowieso bereits arbeitsfrei. Insgesamt ergibt sich dadurch ein Urlaub von 6 Wochen, was dem Urlaubsanspruch eines Vollzeitbeschäftigten entspricht.
Urlaubsanspruch bei Mutterschutz
Der Urlaubsanspruch während des Mutterschutzes wird gemäß den Bestimmungen des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) berechnet. Im Allgemeinen haben schwangere Arbeitnehmerinnen einen vollen Anspruch auf Urlaub, der nicht von der Schwangerschaft oder dem Mutterschutz beeinflusst wird.
Der Urlaubsanspruch während des Mutterschutzes ergibt sich aus dem regulären Urlaubsanspruch, den die Arbeitnehmerin vor dem Mutterschutz erworben hat. Dieser Anspruch bleibt bestehen und wird nicht gekürzt oder beeinflusst. Die Arbeitnehmerin hat das Recht, ihren gesamten Urlaubsanspruch vor dem Mutterschutz zu nehmen, oder sie kann einen Teil davon vorher und den Rest nach dem Mutterschutz in Anspruch nehmen.
Darüber hinaus kann es zusätzliche Regelungen geben, die speziell den Urlaubsanspruch während des Mutterschutzes regeln. Diese können beispielsweise vorsehen, dass der Urlaub im Anschluss an den Mutterschutz genommen werden muss oder dass der Arbeitgeber den Urlaub nicht verweigern darf.
Es ist ratsam, dass schwangere Arbeitnehmerinnen ihre individuelle Situation mit ihrem Arbeitgeber besprechen und klären, wie der Urlaubsanspruch während des Mutterschutzes berechnet und genommen werden kann.
Urlaubsanspruch bei Elternzeit
Der Urlaubsanspruch während der Elternzeit wird auf Grundlage des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) berechnet. Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis teilweise oder vollständig, und der Arbeitnehmer hat in dieser Zeit keinen Anspruch auf regulären Erholungsurlaub.
Allerdings gibt es eine spezielle Regelung, die besagt, dass der Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 gekürzt wird. Das bedeutet, dass der Urlaubsanspruch während der Elternzeit anteilig reduziert wird, abhängig von der Dauer der Elternzeit.
Um den konkreten Urlaubsanspruch während der Elternzeit zu berechnen, wird zunächst der volle Jahresurlaubsanspruch ermittelt. Dieser wird durch die Anzahl der Arbeitstage pro Woche geteilt, um den Urlaubsanspruch pro Arbeitstag zu erhalten. Anschließend wird dieser Betrag mit der Anzahl der tatsächlich genommenen Arbeitstage während der Elternzeit multipliziert, um den reduzierten Urlaubsanspruch zu erhalten.
Es ist wichtig zu beachten, dass der reduzierte Urlaubsanspruch während der Elternzeit nur für den Zeitraum der Elternzeit gilt. Nach Beendigung der Elternzeit besteht der volle Urlaubsanspruch wieder und kann vom Arbeitnehmer beansprucht werden.
Urlaubsabgeltung bei Arbeitsunfähigkeit
Die Urlaubsabgeltung bei Arbeitsunfähigkeit wird durch das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Wenn ein Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit oder einer anderen Arbeitsunfähigkeit während des gesamten Urlaubsjahres nicht in der Lage ist, seinen Urlaub anzutreten, hat er Anspruch auf eine finanzielle Abgeltung seines nicht genommenen Urlaubs.
Gemäß § 7 Abs. 4 BUrlG muss der Urlaub, der aufgrund von Arbeitsunfähigkeit nicht genommen werden konnte, innerhalb einer bestimmten Übertragungsfrist genommen werden. Diese Frist beträgt in der Regel 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres. Wenn der Arbeitnehmer seinen Urlaub aufgrund der Arbeitsunfähigkeit innerhalb dieser Frist nicht nehmen kann, verfällt der Urlaubsanspruch normalerweise.
In diesem Fall hat der Arbeitnehmer jedoch Anspruch auf eine finanzielle Abgeltung des nicht genommenen Urlaubs. Die Abgeltung erfolgt in Form einer Auszahlung des Urlaubsentgelts, das dem Arbeitnehmer zustehen würde, wenn er den Urlaub tatsächlich genommen hätte.
Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Regelungen zur Urlaubsabgeltung bei Arbeitsunfähigkeit auch von tarifvertraglichen Vereinbarungen oder individuellen Arbeitsverträgen abhängen können. Daher ist es ratsam, die spezifischen Bestimmungen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag zu überprüfen oder bei Unklarheiten den Arbeitgeber oder eine Rechtsberatung zu konsultieren.
Urlaubsanspruch bei Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses
Der Urlaubsanspruch bei Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses wird gemäß dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) berechnet. Es gibt verschiedene Szenarien, die eine Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses beinhalten können, wie z. B. eine Kündigung, einen befristeten Vertrag oder eine längere unbezahlte Auszeit.
Grundsätzlich hat ein Arbeitnehmer für jeden vollen Monat des laufenden Kalenderjahres, in dem er beschäftigt war, einen anteiligen Anspruch auf Urlaub. Die genaue Berechnung erfolgt im Verhältnis zur tatsächlichen Beschäftigungsdauer im Kalenderjahr.
Um den Urlaubsanspruch bei Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses zu berechnen, wird der volle Jahresurlaubsanspruch ermittelt. Dieser wird durch die Anzahl der Arbeitstage im Kalenderjahr geteilt und mit der Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitstage während des Beschäftigungszeitraums multipliziert.
Beispiel: Angenommen, ein Arbeitnehmer hat einen Jahresurlaubsanspruch von 25 Arbeitstagen bei einer Fünftagewoche. Wenn das Arbeitsverhältnis im Juli endet und der Arbeitnehmer bis dahin sechs Monate gearbeitet hat, beträgt der Urlaubsanspruch:
25 Urlaubstage / 365 Tage im Jahr x 6 Monate (mit tatsächlicher Beschäftigung) = ca. 0,41 Urlaubstage pro Arbeitstag
Die genaue Berechnung kann je nach individuellen Umständen und tarifvertraglichen Regelungen variieren. Es ist ratsam, den konkreten Fall mit den entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen oder dem Arbeitsvertrag abzugleichen und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen, um den Urlaubsanspruch bei Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses korrekt zu ermitteln.
Urlaubsrückstellung berechnen - Wie geht das?
Das Bundesurlaubsgesetz schreibt mit unmissverständlichen Worten vor, dass der Jahresurlaub innerhalb des Kalenderjahres genommen werden muss, das den Anspruch begründet. Trotzdem kommt es nicht selten vor, dass Mitarbeiter sogenannten Resturlaub ansammeln: Sie lösen im entsprechenden Jahr nicht ihre vollen Urlaubstage ein und generieren so ein Guthaben auf ihrem Urlaubskonto, das auch zum Ende des Jahres, also am 31.12. noch besteht.
Der Arbeitgeber kommt in den sogenannten Erfüllungsrückstand. Die angesammelten Urlaubstage erlöschen nämlich nicht einfach: Der Arbeitnehmer nimmt den Anspruch auf sie mit sich in das nächste Kalenderjahr, der Arbeitgeber bildet in seiner Bilanz eine Rückstellung. 📃
Also ist es eine Option, fünf Jahre lang keinen Urlaub in Anspruch zu nehmen und dann endlich die große Weltreise zu machen? Nun, so einfach ist es dann doch nicht. Der Resturlaub verfällt nach einer gewissen Zeit, wenn er nicht in Anspruch genommen wird. Im Regelfall, auf den das Bundesurlaubsgesetz anzuwenden ist und bei dem es keine gesonderten diesbezüglichen vertraglichen Einigungen gab, beträgt diese Periode drei Monate. Ab April kann der Resturlaub also meist nicht mehr genutzt werden.
Fazit: Mehr als pure Vorschrift
Es sollte deutlich geworden sein, dass das Recht auf bezahlten Urlaub dem Gesetzgeber ein wichtiges Anliegen war, schließlich sollen Arbeitnehmer so entlastet und bei guter Gesundheit behalten werden. Dieses Ziel liegt nicht nur im sozial-ethischen Sinne vollkommen auf Linie des Unternehmers, sondern auch wirtschaftlich: Mitarbeiter werden zufriedener, produktiver und engagierter, wenn ihnen mehr Urlaub gewährt wird.
Vorbei ist die Zeit, in denen mehr Arbeitszeit automatisch gleichgesetzt wird mit mehr Leistung. Für Personalverantwortliche lohnt es sich auf jeden Fall, strategisch die momentane betriebliche Umsetzung von Urlaubskonzepten zu analysieren, zu überarbeiten und zu überlegen, ob ein Urlaubstag mehr auf dem Konto bei vielen Arbeitnehmern vielleicht sehr positiv ankommen könnte.
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- Kategorie: Personalmanagement, Arbeitsrecht
- 27. Juni 2023
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