Urlaubsrückstellung: Das sollten Sie als Arbeitgeber wissen
Bei der Beschäftigung von Mitarbeitern sind verschiedene gesetzliche Regeln einzuhalten. Dazu gehört die Urlaubsrückstellung.
Hat ein Arbeitnehmer im Laufe eines Geschäftsjahres nicht sämtliche Urlaubstage eingelöst, so entsteht auf dem Arbeitszeitkonto ein Überschuss, zu dem auch Überstunden und Zeiten der Mehrarbeit zählen. Für diesen Überschuss muss eine Rückstellung gebildet werden.
Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum es so wichtig ist, eine Urlaubsrückstellung zu bilden, wie diese berechnet wird und welche Daten dabei benötigt werden. 🤓⬇️
Inhalt
Definition: Was ist eine Urlaubsrückstellung?
Eine Urlaubsrückstellung ist eine finanzielle Rückstellung, die ein Unternehmen in seiner Bilanz ausweist, um künftige Kosten im Zusammenhang mit den Urlaubsansprüchen seiner Mitarbeiter zu berücksichtigen. 🏖️
Diese Rückstellung wird gebildet, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, um die Lohn- und Gehaltszahlungen während der Urlaubszeit der Arbeitnehmer abzudecken.
Wofür wird die Urlaubsrückstellung gebildet?
Eine Rückstellung ist generell für eine finanzielle Verpflichtung zu bilden. Sie fällt zwar im laufenden Geschäftsjahr an, ihre Einlösung erfolgt aber erst in der Zukunft.
Das gilt auch für die Urlaubsrückstellung. Besteht zum Ende des Abrechnungszeitraums auf dem Arbeitszeitkonto des Arbeitnehmers ein Überschuss, so ist ein Erfüllungsrückstand seitens des Arbeitgebers zu verzeichnen.
Die zum Bilanzstichtag bestehenden Verbindlichkeiten müssen in der Schlussbilanz als Rückstellung gebildet werden. 📅
Wann greift die Sicherheitsmaßnahme?
Die Urlaubsrückstellung kann als Sicherheitsmaßnahme verstanden werden. Vor allem gilt das für die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, ohne den Urlaubsanspruch komplett eingelöst zu haben.
Sowohl die Bilanzierung des Anspruchs als auch die Rückstellung stellen sicher, dass das Anrecht des Mitarbeiters nicht verloren geht, sondern verwirklicht werden kann.
Das erfolgt entweder durch die Konsumierung der Urlaubstage oder aber durch die monetäre Auszahlung des Anspruchs. Doch es geht nicht nur um eine mögliche Kündigung der Mitarbeiter. Die Sicherheitsmaßnahme greift ebenso im Fall, dass das Unternehmen Insolvenz anmelden muss.
Im Falle, dass Mitarbeiter sich ihre Urlaubstage auszahlen lassen, entsteht zudem ein finanzieller Aufwand. Auch die Abwesenheit der Mitarbeiter kann zu Ausgaben führen, etwa durch die notwendige Einstellung von Personal zur Aushilfe.
Die Bilanzierung der Urlaubsverpflichtung sorgt dafür, dass die Ausgaben bereits im Vorfeld berücksichtigt und gesichert werden. Sie dient also als ein Instrument zur Planungssicherheit des Unternehmens.
Ist es gesetzlich vorgeschrieben, eine Urlaubsrückstellung zu bilden?
Ja, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Bildung einer Urlaubsrückstellung. Urlaubsrückstellungen zählen zu den ungewissen Verbindlichkeiten. Dafür besteht laut Handelsgesetzbuch eine Passivierungspflicht:
249 Absatz 1 HGB Passivierungspflicht
„Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden. […].“
Zudem gilt laut Einkommensteuergesetz bezogen auf die Steuerbilanz der Maßgeblichkeitsgrundsatz (§ 5 Absatz 1 EstG).
Urlaubsrückstellung nach Handelsrecht und Steuerrecht
Die Urlaubsrückstellung wird sowohl nach Handelsrecht als auch nach Steuerrecht anerkannt, jedoch gibt es Unterschiede in der Art und Weise, wie sie behandelt wird. ⚖️
Urlaubsrückstellung nach Handelsrecht:
Nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ist die Bildung von Rückstellungen für Urlaubsverpflichtungen zulässig. Gemäß § 249 Abs. 1 HGB sind in der Bilanz alle bestehenden Verpflichtungen zu berücksichtigen, die am Bilanzstichtag wahrscheinlich und zuverlässig schätzbar sind. Hierzu zählen auch Verpflichtungen aus noch nicht genommenem Urlaub der Mitarbeiter.
Die Höhe der Rückstellung wird anhand von Erfahrungswerten und Schätzungen ermittelt. Dabei müssen die Unternehmen die voraussichtliche Anzahl der Urlaubstage, die durchschnittlichen Lohnkosten pro Tag und andere relevante Faktoren berücksichtigen. 🔍
Urlaubsrückstellung nach Steuerrecht:
Die Bildung von Urlaubsrückstellungen nach Steuerrecht unterliegt bestimmten Regelungen, die von den Unternehmen zu beachten sind. Gemäß § 5 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) und § 6 Abs. 1 Nr. 3 Körperschaftsteuergesetz (KStG) können Unternehmen Urlaubsrückstellungen bilden. Die Bewertung erfolgt dabei auf Basis der voraussichtlichen Lohn- und Gehaltskosten, die durch den bevorstehenden Urlaub der Mitarbeiter entstehen.
Eine zusätzliche Erleichterung bieten Pauschalierungsmöglichkeiten, bei denen Unternehmen bestimmte Pauschalbeträge pro Mitarbeiter oder pro Urlaubstag ansetzen können. Dies ist insbesondere für kleinere Unternehmen eine praktikable Möglichkeit. Wichtig ist jedoch, dass die Berechnung der Urlaubsrückstellungen transparent und gut dokumentiert erfolgt, da die Finanzbehörden im Rahmen von Betriebsprüfungen Einsicht in die Unterlagen verlangen können.
Damit die Urlaubsrückstellung steuerlich anerkannt wird, sollte sie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Die realistische Schätzung der Rückstellungshöhe muss auf nachvollziehbaren Annahmen beruhen. In der Steuerbilanz wird die Urlaubsrückstellung als Verbindlichkeit passiviert und fließt somit in die steuerliche Gewinnermittlung ein. 🧾
Zu beachten ist, dass steuerliche Regelungen Änderungen unterliegen können. Es empfiehlt sich daher, bei steuerlichen Fragen einen Steuerberater oder Fachmann zu Rate zu ziehen, um sicherzustellen, dass die Buchhaltung den aktuellen steuerlichen Anforderungen entspricht.
Urlaubsrückstellung vs. Urlaubsabgeltung - Was ist der Unterschied?
Urlaubsrückstellung und Urlaubsabgeltung sind zwei unterschiedliche Begriffe im Zusammenhang mit den Urlaubsansprüchen von Arbeitnehmern.
Im Folgenden werden die wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Begriffen erläutert:
Urlaubsrückstellung
- Die Urlaubsrückstellung ist eine finanzielle Rückstellung, die Unternehmen in ihren Bilanzen bilden, um zukünftige Kosten für noch nicht genommenen Urlaub ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen.
- Die Unternehmen bilden diese Rückstellung, um sicherzustellen, dass sie über ausreichende finanzielle Mittel verfügen, um die Löhne und Gehälter während der Urlaubszeit der Arbeitnehmer zu zahlen.
- Die Höhe der Rückstellung wird geschätzt und basiert auf Faktoren wie der Anzahl der noch nicht genommenen Urlaubstage, den durchschnittlichen Lohnkosten pro Tag und anderen relevanten Faktoren.
Urlaubsabgeltung
- Unter Urlaubsabgeltung versteht man die Auszahlung des noch nicht genommenen Urlaubs an den Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sei es durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Eintritt in den Ruhestand.
- Kann ein Arbeitnehmer aus verschiedenen Gründen (z. B. Arbeitsbelastung oder betrieblichen Erfordernissen) seinen Urlaub nicht nehmen, so hat er Anspruch auf eine finanzielle Abgeltung des nicht genommenen Urlaubs.
- Die Urlaubsabgeltung erfolgt in der Regel zu den normalen Lohn- oder Gehaltsbedingungen des Arbeitnehmers und wird als einmalige Zahlung behandelt.
Wie wird die Urlaubsrückstellung gebucht?
In der Buchhaltung lautet der Buchungssatz für die Rückstellung
„Aufwandskosten an Rückstellungen“.
Auf die Bilanz des abgelaufenen Geschäftsjahres wirkt die Rückstellung insofern, dass der Gewinn gemindert wird.
Wie hoch ist die Rückstellung?
Üblicherweise erhalten Mitarbeiter während ihres Urlaubs ein Urlaubsentgelt. Die Höhe der Rückstellung entspricht dem Betrag, der dafür angefallen wäre. Wenn der Mitarbeiter den Urlaub in Anspruch genommen hätte.
Laut Handelsrecht umfasst dieser Betrag sowohl das Brutto-Arbeitsentgelt für den entsprechenden Zeitraum als auch die Nebenkosten für das Folgejahr.
Eventuelle spätere Gehaltserhöhungen schlagen hier noch nicht zu Buche.
So wird der Rückstellungsbetrag berechnet
Zunächst muss die Höhe des Anspruchs genau berechnet werden. Die Art der Berechnung ist sowohl im Handels- als auch im Steuerrecht genau geregelt.
Grundlage sind die Preisverhältnisse des abgelaufenen Bilanzzeitraums. Auf der handelsbilanziellen Seite sind mögliche Änderungen des Lohnniveaus zu berücksichtigen, soweit sie zum Zeitpunkt der Bildung der Urlaubsrückstellung bereits absehbar sind.
Aufgrund dieser Diskrepanz zwischen Handels- und Steuerrecht können bei der Berechnung latente Steuern entstehen.
Zwei Methoden zur Berechnung der Urlaubsrückstellung
Auch wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist, die Bilanzierung und Berechnung der Rückstellung durchzuführen, so liegt die Wahl der Methode doch im eigenen Ermessen.
Es gibt zwei Arten der Berechnung: Die Individualberechnung und die Durchschnittsberechnung.
Bei beiden Methoden bleibt eine prognostische Unsicherheit, denn es ist nicht absehbar, ob die Mitarbeiter den Urlaub als solchen in Anspruch nehmen oder ihn auszahlen lassen werden. 🧮
Bei Inanspruchnahme können zusätzliche Kosten durch die Einstellung von Aushilfskräften entstehen. Mitarbeiter sind nicht verpflichtet, sich beim Wechsel des Geschäftsjahres für Auszahlung oder Inanspruchnahme der Urlaubstage zu entscheiden.
Die Individualberechnung
Bei der Individualberechnung werden Stundenlohn und Arbeitszeitmodell jedes einzelnen Mitarbeiters als Berechnungsgrundlage erfasst.
Die nicht realisierten Urlaubstage werden gemäß des Arbeitszeitmodells in Arbeitsstunden umgerechnet.
Anhand des Brutto-Stundenlohns wird der Anspruch ermittelt, der zusätzlich um die anteiligen Lohnnebenkosten ergänzt wird.
Diese Methode ist zwar recht exakt, jedoch vor allem für kleine Unternehmen mit wenigen Angestellten geeignet, da sie sehr aufwendig ist.
Die Durchschnittsberechnung
Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern bietet sich die Durchschnittsberechnung an. Dabei werden die Mitarbeiter in sinnvolle Gruppen unterteilt.
Zur Berechnung werden die durchschnittlichen Stundenentgelte sowie die verschiedenen Arbeitszeitmodelle herangezogen.
Die Durchschnittsberechnung ist zwar einfacher umzusetzen, birgt jedoch das Risiko für zu hohe oder niedrige Bewertungen – insbesondere bei unterschiedlichen bzw. schwankenden Lohnstrukturen.
Was gehört zur Berechnung der Urlaubsrückstellung?
Zur Berechnung der Urlaubsrückstellung werden bei der Individual- und der Durchschnittsberechnung dieselben Daten benötigt. Sie unterscheiden sich jedoch bei der Berechnung für die Steuer- und Handelsbilanz.
Für die Steuerbilanz benötigen Sie das Jahres-Brutto-Entgelt der Mitarbeiter, Ihren Anteil an der Sozialversicherung (KV, PV, RV, AV), Beiträge zur Berufsgenossenschaft sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld.
Für die Handelsbilanz kommen vermögenswirksame Leistungen, Jubiläumsrückstellungen sowie Zuführungen zu Pensionsrückstellungen hinzu.
Es gibt auch Daten, die in steuerlicher Hinsicht bei der Urlaubsrückstellung nicht berücksichtigt werden dürfen. Sind sie in obigen Punkten enthalten, müssen sie herausgerechnet werden.
Konkret handelt es sich um ein 13. und 14. Monatsgehalt, das Weihnachts- und Urlaubsgeld, Pensionsrückstellungen und Leistungen zur Altersvorsorge, Tantiemen und Entgelte für Überstunden sowie sonstige Abzüge.
Was gilt bei Kündigung, langer Krankheit oder Tod?
Scheidet ein Mitarbeiter zum Geschäftsjahreswechsel aus dem Unternehmen aus, so hat er Anspruch auf finanzielle Abgeltung der bestehenden Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr. In diesem Fall wird keine Urlaubsrückstellung gebildet.
Eine Auszahlung von Resturlaub aus dem laufenden Jahr muss auch dann erfolgen, wenn die Anzahl der verbleibenden Arbeitstage geringer ist als die Anzahl der Urlaubstage. Dies ist z. B. bei einer fristlosen Kündigung der Fall.
Ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung besteht in der Regel jedoch nicht, da der Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz der Erholung dienen soll – und nicht der Ansammlung von nicht genommenen Urlaubstagen, die dann am Ende des Jahres als monetäre Rechnung präsentiert werden.
Was gilt bei längerer Krankheit?
Bei längerer Krankheit muss eine Urlaubsrückstellung für zwei Jahre gebildet werden, da nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts der Urlaubsanspruch bis zum 31. März des übernächsten Jahres besteht bzw. erst dann verfällt.
Der Urlaubsanspruch bezieht sich in diesem Fall auf den gesetzlichen Mindesturlaub. Es kann vertraglich vereinbart werden, dass darüber hinaus gewährter Urlaub bereits am Jahresende verfällt. 😷
Tod des Mitarbeiters
Im Falle des Todes eines Arbeitnehmers haben die Erben Anspruch auf eine finanzielle Vergütung der nicht in Anspruch genommenen Urlaubstage. Die Bildung einer zusätzlichen Urlaubsrückstellung entfällt natürlich.
Wann und wie löst man Urlaubsrückstellungen auf?
Die Auflösung von Urlaubsrückstellungen erfolgt in der Regel dann, wenn die zurückgestellten Urlaubstage von den Mitarbeitern in Anspruch genommen werden. Die genaue Vorgehensweise hängt jedoch von den unternehmensinternen Regelungen, den gesetzlichen Bestimmungen und den individuellen Vereinbarungen mit den Mitarbeitern ab. 🤝
Einige allgemeine Aspekte sind zu beachten:
Nehmen der Urlaubstage durch Mitarbeiter:
- Die Urlaubstage, für die die Rückstellung gebildet wurde, werden vom Arbeitnehmer genommen. Dies kann im Rahmen der normalen Urlaubsplanung oder in Absprache mit dem Arbeitgeber erfolgen.
Aktualisierung der Rückstellung:
- Nachdem die Mitarbeiter ihren Urlaub genommen haben, muss die Urlaubsrückstellung entsprechend angepasst werden. Die genaue Höhe der Auflösung hängt von der Anzahl der tatsächlich genommenen Urlaubstage ab.
Buchung in der Buchführung:
- Die Auflösung der Urlaubsrückstellung wird in der Buchhaltung als Ertrag verbucht. Die genaue Verbuchung hängt von den Rechnungslegungsvorschriften ab und es ist darauf zu achten, dass die Auflösung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.
Berechnung der tatsächlichen Lohn- und Gehaltskosten:
- Die Auflösung der Rückstellung erfolgt entsprechend den tatsächlichen Lohn- und Gehaltskosten, die während des genommenen Urlaubs anfallen. Dabei können auch eventuelle Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen eine Rolle spielen.
Die Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Auflösung von Urlaubsrückstellungen ordnungsgemäß dokumentiert und verbucht wird. In der Praxis erfolgt dies häufig in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und unter Hinzuziehung eines Steuerberaters.
Fazit: Urlaubsrückstellung ist Pflicht
Wurden im Laufe eines Geschäftsjahres nicht alle Urlaubstage eingelöst, entsteht ein Überschuss, für den Sie eine Rückstellung bilden müssen.
Laut Handelsgesetzbuch sind Sie dazu verpflichtet, Urlaubsrückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten in der Bilanz auszuweisen. Den Rückstellungsbetrag können Sie entweder durch die Individual- oder die Durchschnittsberechnung ermitteln.
Dabei ist zu beachten, dass die gewählte Methode beibehalten werden muss. Für Ausnahmesituationen gelten andere Regelungen.
Wie berechnen Sie die Urlaubstückstellungen Ihrer Mitarbeiter? Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar. 💬
Häufig gestellte Fragen zur Urlaubsrückstellung
Was ist eine Urlaubsrückstellung?
Eine Urlaubsrückstellung ist eine finanzielle Rückstellung, die Unternehmen in ihrer Bilanz bilden, um die zukünftigen Kosten für noch nicht genommenen Urlaub ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Wie wird eine Urlaubsrückstellung gebildet?
Urlaubsrückstellungen werden auf der Grundlage von Schätzungen und Erfahrungswerten gebildet. Dabei werden Faktoren wie die erwartete Anzahl der Urlaubstage, durchschnittliche Lohnkosten pro Tag und andere relevante Aspekte berücksichtigt.
Wer muss Urlaubsrückstellung bilden?
Unternehmen, die Arbeitnehmer beschäftigen, müssen in der Regel Urlaubsrückstellungen bilden. Dies gilt für Unternehmen aller Branchen und Größen.
Sind Urlaubsrückstellungen verpflichtend?
Ja, nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) müssen Unternehmen alle bestehenden Verpflichtungen berücksichtigen. Die Bildung von Urlaubsrückstellungen ist daher eine anerkannte Bilanzierungspraxis.
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Bildquelle: „Urlaubsplanung“ ©Prostock-Studio– istockphoto.com, „Berechnung der Urlaubsrückstellung“ ©SARINYAPINNGAM – giphy.com, „Arbeit am Taschenrechner“ ©Originals – giphy.com
- Kategorie: Personalmanagement, Arbeitsrecht
- 10. Januar 2024
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