Ablauf Bewerbungsverfahren: Von der Veröffentlichung der Stellenanzeige bis zur Stellenbesetzung
Was müssen Arbeitgeber tun, damit einem reibungslosen Ablauf des Bewerbungsverfahrens nichts im Wege steht? Welche Schritte sind im Bewerbungsprozess unverzichtbar?
Werfen wir einen genauen Blick auf das Bewerbungsverfahren in diesem Beitrag. 🔍
Inhalt
Bewerbungsprozess: Welche Dauer ist zumutbar?
Die Candidate Experience Studie von stellenanzeigen.de zeigt: Die Dauer der Bewerbungsverfahren hat einen entscheidenden Einfluss auf die Candidate Experience. Bereits in den Studien von 2014 und 2017 konnte dieser Zusammenhang bestätigt werden.
Nicht nur Erfolge im Recruiting innerhalb des Unternehmens werden häufig auf Basis des Zeitaufwands gemessen. Je nach dem, wie lange das Bewerbungsverfahren dauert, hinterlässt dies einen positiven oder negativen Eindruck bei den Bewerbern. Eine besondere Rolle spielt dabei, wie viel Zeit zwischen dem Versenden bzw. Auslösen der Bewerbung und der konkreten Zusage oder Absage auf die Position vergeht.
Vergleicht man die Studienergebnisse zwischen 2014 und 2021, so zeigt sich, dass im Jahr 2014 nur etwa die Hälfte der Arbeitgeber das Bewerbungsverfahren – von der Einreichung der Unterlagen bis zur finalen Entscheidung – in maximal vier Wochen abschließen konnten. Aktuell schaffen das knapp 60 Prozent der Arbeitgeber. Ca. Dreiviertel der Arbeitgeber benötigen immer noch sechs Wochen.
Insgesamt werden die positiven Wirkungen der Bearbeitungsdauer der Bewerbungen auf die Zufriedenheit der Bewerber deutlich erkennbar.
Das Bewerbungsverfahren auf einen Blick
Das Bewerbungsverfahren ist der gesamte Auswahlprozess zur Besetzung einer bestimmten Stelle. Es reicht vom Einreichen der Bewerbungsunterlagen bis zur Stellenbesetzung.
Im Vorfeld des Bewerbungsverfahrens wird die Stelle analysiert, ein Anforderungsprofil erstellt und daraus dann eine fallbezogene Stellenanzeige geschaltet. Darin enthalten sind alle relevanten Informationen wie Aufgaben, Voraussetzungen, Verantwortungen und Erwartungen an den neuen Mitarbeiter.
Manche Bewerbungen gehen über den kurzen Dienstweg, andere wiederum durchlaufen ganze Bürokratiemonster über mehrere Stationen hinweg. Abhängig ist der positive Ausgang vom Unternehmen selbst und von der beworbenen Stelle. Ausgiebige Bewerbungsverfahren sind bei großen Unternehmen und international agierenden Konzernen üblich.
Bewerbungen auf eine höhere Position haben auch längere Bearbeitungsfristen, da hier die Anforderungen höhergesteckt sind. Bei Positionen mit vielen Bewerbern wird vonseiten der Unternehmen auf umfangreiche Prozeduren zurückgegriffen, um den Bewerberkreis zu reduzieren. Das Bewerbungsverfahren untergliedert sich dann weiter in Gesprächsrunden zur Entscheidungsfindung.
Der Ablauf von Bewerbungsverfahren
Der typische Ablauf eines Bewerbungsverfahrens gliedert sich in:
- Erstauswahl der Bewerbungsunterlagen,
- Telefoninterview,
- persönliches Bewerbungsgespräch,
- Assessment Center,
- abschließende Auswahl,
Vorauswahl der Bewerbungen
Das Anschreiben, der Lebenslauf und weitere Dokumente werden eingereicht und damit beginnt das Bewerbungsverfahren. Viele Unternehmen setzen verstärkt auf Online-Bewerbungen. Bereits bei der ersten Aussortierung erhalten viele Bewerber eine Absage.
Die Chancen steigen dann, wenn die Qualifikationen mit den Erwartungen und Anforderungen des Unternehmens übereinstimmen. Aus der Bewerbung muss der Nutzen hervorgehen, den der Bewerber dem Unternehmen bringen kann.
Bereits in dieser Phase kristallisieren sich Favoriten für die zu besetzende Stelle heraus. Mehr als die Hälfte der Kandidaten fallen durch dieses Netz der ersten Auswahl. Teilweise sind es bis zu 75 %, die nicht weiter in die nähere Auswahl kommen.
Telefoninterview
In der nächsten Bewerbungsrunde kann ein Telefongespräch anstehen. Bei größeren Unternehmen hat sich ein solches bereits etabliert. Dann muss der Bewerber mit seiner Stimme Überzeugungsarbeit leisten, dass er für die Position geeignet ist.
Die Stimme sollte ruhig, dennoch motiviert und begeistert klingen. Es darf keine Langeweile, Nervosität oder Unsicherheit aufkommen und der Kandidat sollte nicht aufgeregt klingen. Wie bereiten sowohl Personaler als auch Bewerber das Telefoninterview vor?
Die wichtigsten Regeln hierfür sind zum Beispiel:
- Störquellen ausschalten,
- Unterlagen zurechtlegen,
- eine sichere Leitung wählen,
- Wasser bereitstellen,
- Rückfragen vorbereiten,
- Notizen machen,
- Gesprächspartner ausreden lassen,
- viel lächeln,
- höflich bleiben,
- punktgenau antworten,
- Fragen stellen,
- persönlich verabschieden.
Die Vor- und Nachteile eines Telefoninterviews statt eines Vorstellungsgespräches sind beispielsweise:
Vorteile
- Zeit- und Kostenersparnis
- keine Anreise
- Nervosität bleibt unsichtbar
- Kleidung ist unwichtig
- Spickzettel möglich
Nachteile
- Mimik und Körpersprache sind nicht relevant
- Stimme bekommt mehr Gewicht
- Eloquenz wird ausschlaggebend
Persönliches Vorstellungsgespräch
Mitunter reicht das Telefoninterview nicht aus, damit sich die Recruiter einen umfassenden Blick des Kandidaten machen können oder der Bewerber hat sehr gute Chancen und wird zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen.
Der Bewerber kann sich präsentieren und muss die gestellten Fragen beantworten. Oft sitzt der Kandidat einem ganzen Gremium gegenüber, das sich aus Mitarbeitern der Personalabteilung und Vertretern der Bereiche zusammensetzt. Hinzu kommen unter Umständen ein Mitglied aus dem Betriebsrat und eventuell ein Gleichstellungsbeauftragter.
Ein solches Treffen muss sorgfältig vorbereitet werden. Man kann sich vorstellen, dass die Durchführung dieser Prozeduren für viele Bewerber, die bereits in die enge Wahl gekommen sind, seine Zeit dauert. Damit begründet sich natürlich die Zeit des Bewerbungsprozesses, denn der Arbeitgeber will verständlicherweise den besten der Bewerber herausfischen.
Der Bewerber sollte sich auf diesen Teil besonders gut vorbereiten. Eine gute Vorbereitung ist schon der halbe Gewinn. Am besten arbeitet er die im Internet zur Verfügung stehenden typischen Fragestellungen durch.
Zu diesen Fragen gehören beispielsweise:
- Warum möchten Sie diesen Job?
- Warum wollen Sie Ihren aktuellen Job aufgeben?
- Wären Sie bereit, umzuziehen?
- Was sind Ihre Schwächen?
- Was sind Ihre Stärken?
Aber auch Fangfragen sind möglich, zum Beispiel:
- Wie oft am Tage überlappen sich die Zeiger der Uhr?
- Auf welche Leistungen sind Sie besonders stolz und warum?
- Wie finden Sie mich (Recruiter)?
Assessment Center
So wie das Telefoninterview gehört auch dieser Punkt nicht unbedingt zum Bewerbungsverfahren dazu. Hier werden Tests und Aufgaben zur Personalauswahl gestellt, wofür ein oder zwei Tage vorgesehen sind. Zusätzlich werden Interviews und Gespräche geführt. Das verursacht bei den Kandidaten eine Menge an Stress.
Die Bewerber stehen die ganze Zeit unter Beobachtung und im direkten Vergleich mit anderen Kandidaten. Größtenteils untergliedert sich das Center in verschiedene Abläufe. Dazu gehören meistens 5 Phasen:
- Phase 1: Selbstpräsentation,
- Phase 2: Übungen,
- Phase 3: Rollenspiele,
- Phase 4: Feedback
Bei der Selbstpräsentation geht es um den bisherigen beruflichen Werdegang, wesentliche Erfolge und Stärken in Bezug auf die angestrebte Stelle. Die Übungen der Phase 2 sind beispielsweise Postkorbübungen, Intelligenztest, Konzentrationstests, Präsentationen oder ein Einzel-Interview.
Bei der Phase 3 werden Fallstudien gelöst, Gruppendiskussionen durchgeführt und die Sozialkompetenz sowie Durchsetzungsstärke geprüft.
Beim Feedback der Phase 4 wird die Selbsteinschätzung getestet, außerdem erfolgt die Rückmeldung von Beobachtern und die abschließende Beurteilung wird abgegeben.
Eine gute Vorbereitung sorgt auch hier dafür, dass der Bewerber sich schneller anpasst und sich auf die Aufgaben konzentriert.
Welche Fehler können das Assessment Center negativ ausfallen lassen?
- zu wenig Spontanität,
- falsche Erwartungen,
- zu starke Konkurrenzhaltung,
- Schwächen-Vermeidungs-Taktik,
- zu flexible Ansichten und Standpunkte,
- über andere Kandidaten lästern,
- eine zu starke Konzentration auf die Aufgaben,
- eine egozentrische Arbeitsweise und Haltung.
Wurden diese Fehler begangen, war die ganze Mühe umsonst und der Bewerber muss zur nächsten Bewerbung übergehen, die wieder den bereits geschilderten Prozess durchläuft und ihre Zeit dauert.
Probearbeitstag
Das Assessment Center setzt Bewerbende meist unter Druck und ist mittlerweile nicht mehr häufig in das Bewerbungsverfahren integriert. Beliebter ist dagegen ein Probearbeitstag. Dabei handelt es sich um ein Einfühlungsverhältnis, also um noch kein richtiges Arbeitsverhältnis.
Der Tag soll für sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Bewerber zeigen, ob der Bewerber zum Unternehmen passt und auch, ob die Vorstellungen des Jobsuchenden über den Arbeitsplatz erfüllt werden. Es geht also darum, sich gegenseitig kennenzulernen und einen ersten Eindruck zu verschaffen.
Wie ein Probearbeitstag konkret ablaufen könnte, erfahren Sie hier.
Lange Bewerbungsverfahren als Herausforderung für Kandidaten
Da diese Prozesse für alle bereits vorausgewählten Bewerber durchgeführt werden müssen, erklärt sich die Dauer eines Bewerbungsverfahrens fast von selbst.
Der Bewerber muss Geduld üben, obwohl das wochenlange Warten und der ständige Check der E-Mail-Accounts an den Nerven zerren. Telefonische Nachfragen sollten unterlassen werden, es würde als Ungeduld und Entscheidungsdruck ausgelegt. Darauf reagieren Personaler in der Regel negativ.
Häufig sind Hunderte Bewerbungsunterlagen für nur eine Stelle eingegangen, die gesichtet und bearbeitet werden müssen. Im Mittelstand beträgt die Dauer der Bewerbung derzeit zwischen drei bis acht Wochen. In Großunternehmen sind im Durchschnitt 12 Wochen die Regel. Bei der öffentlichen Verwaltung und in der Wissenschaft muss der Bewerber sogar mit einem doppelt so langen Bewerbungsprozess rechnen.
Meist sind auch überbesetzte Auswahlkommissionen, Personalräte, Beauftragte für Chancengleichheit oder Gleichstellungsbeauftragte die Ursache für einen Zeitverzug.
Absagen werden nach dem letzten Auswahlverfahren erst dann ausgestellt, wenn ein Bewerber für die ausgeschriebene Position feststeht und der Arbeitsvertrag bereits unterschrieben wurde. Sowohl das Unternehmen als auch der Bewerber haben viele Angebote, tendenziell gibt es aber einen Überschuss an Stellen, die unbesetzt bleiben.
Dem Bewerber ist aufgrund der Bewerbungsdauer anzuraten, mehrere Bewerbungen gleichzeitig laufen zu lassen, um die Chance auf eine Stelle zu erhöhen. Die Besetzung der Stelle hängt natürlich auch von den Kündigungsfristen mit dem alten Arbeitgeber ab. Mitunter müssen neue Kollegen eingearbeitet werden und es muss eine ordentliche Übergabe erfolgen.
Fazit: Achten Sie auf zügige Bewerbungsverfahren!
Erfolgreiche und positiv erlebte Bewerbungsprozesse benötigen unbedingt eine Grundgeschwindigkeit. Touchpoints wie Stellenausschreibungen oder Karriereseiten bedeutet dies, Bewerber schnell zum Ziel gelangen zu lassen, etwa durch direkten Zugriff auf Jobs, einfache Bewerbungsabgabe etc.
Im Bewerbungsprozess sollten etwa vier Wochen bis zu einer Entscheidung verstreichen, höchstens jedoch sechs Wochen. Dies kann natürlich je nach Unternehmensgröße abweichen.
Wie gestalten Sie Ihr Bewerbungsverfahren? Teilen Sie uns gerne Ihre Erfahrungen mit. ✍️
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Bildquelle: „Bewerbungsverfahren Ablauf“ ©nortonrsx – istockphoto.com, „Telefoninterview“ ©fizkes – istockphoto.com, „Assessment Center“ ©stockfour – istockphoto.com, „Online Application“ ©TalentSmiths– giphy.com
- Kategorie: Recruiting
- 29. August 2022
