Was kostet eine Neueinstellung?
Die Kosten einer Neueinstellung für Arbeitgeber setzen sich aus vielen Teilkosten zusammen. Die Höhe wird entscheidend durch die Gestaltung des Einstellungsprozesses beeinflusst.
Aber nicht nur dadurch: Auch die sonstigen Rahmenbedingungen im Betrieb, die bei jeder Einstellung anders sein können, beeinflussen die Höhe der Gesamtkosten.
Wir werfen einen Blick auf die verschiedenen Kostenarten, die mit einer Neueinstellung verbunden sind. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Kosten reduzieren oder sogar vermeiden können. ✔️
Inhalt
Tipp 1: Kosten immer schätzen
Haben Sie als Arbeitgeber die in den zurückliegenden Einstellungsprozessen angefallenen Einstellungskosten für Ihren Betrieb nicht schon errechnet, so müssen Sie zunächst die zu erwartenden Kosten schätzen.
Man kann als Arbeitgeber für eine Schätzung der Gesamtkosten von etwa einem halben Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle ausgehen bei externer Unterstützung.
Ohne Personalberatung können die Einstellungskosten bei etwa 30 Prozent des Jahresgehaltes der zu besetzenden Stelle liegen.
Bei so hohen Kosten sollten Sie sich überlegen, wie Sie Fluktuationen vermeiden oder Kosten im Einstellungsprozess reduzieren können. Es sollte aber auch nicht am falschen Ende gespart werden.
Tipp 2: Neubesetzung gut durchdenken
Als Arbeitgeber müssen Sie sich gelegentlich von Mitarbeitern trennen, weil zum Beispiel die Leistung nicht in Ordnung ist oder weil im Vertrauensarbeitsverhältnis das Vertrauen zu unserem Mitarbeiter verloren ging.
Dann kann es sein, dass eine Neubesetzung des Arbeitsplatzes auf lange Sicht kostengünstiger wird, als wiederholte Versuche, das Verhalten des Stelleninhabers zu verändern.
Wenn wir eine Stelle neu besetzen müssen, dann gilt es verschiedene Sachverhalte zu beachten, um mit der Besetzung erfolgreich zu sein.
Ein mangelhafter Einstellungsprozess, der zu einer Korrektur während der Probezeit und einer erneuten Neubesetzung führt, wird noch mehr Kosten verursachen.
Natürlich ist es auch wichtig, sich als Arbeitgeber um Mitarbeiterbindung zu kümmern. Jede Mitarbeiterfluktuation, die vom Arbeitgeber nicht gewünscht ist, führt zu Kosten, die manchmal hätten vermieden werden können.
Mitarbeiterbindung oder Vermeidung von unerwünschter Fluktuation heißt aber nicht, dass Arbeitgeber jedem Begehren der Arbeitnehmer nachkommen sollen.
Manchmal kann es sich auch lohnen, ehemalige Mitarbeiter wiedereinzustellen. Diese kennen die Unternehmenskultur bereits und können schneller wieder produktiv werden.
Tipp 3: Auch versteckte Kosten berücksichtigen
Die Kosten eines Einstellungsprozesses bestehen aus vielen Teilkosten. Einerseits gibt es unmittelbar ersichtliche Kosten, wie die Kosten einer Stellenanzeige.
Andererseits können Kosten auch versteckt sein. Diese resultieren beispielsweise daraus, dass man für die Übergabe eines Aufgabenbereichs zwei Mitarbeiter auf einem Arbeitsplatz beschäftigen muss.
Der aktuelle Stelleninhaber ist also noch wegen der Übergabe des Arbeitsgebietes im Betrieb angestellt. Zeitgleich wurde aber auch der neue Mitarbeiter schon zur Einarbeitung und Aufnahme der Tätigkeit beschäftigt.
Beide Mitarbeiter werden vergütet und somit ist ein Teil dieser Bezüge den Kosten des Einstellungsprozesses zuzuordnen.
Kosten, die aus dem Einstellungsprozess entstehen
Die Neueinstellung von Personal ist mit vielen verschiedenen Kosten verbunden. Werfen wir zunächst einen Blick auf die klassischen internen und externen Kosten.
Klassische Kosten der Neueinstellung
Interne Kosten - Wann fallen diese an?
Die ersten Kosten für eine Neueinstellung entstehen in der Personalabteilung.
Ein Mitarbeiter definiert zusammen mit einem Vorgesetzten in der Fachabteilung ein Anforderungsprofil für den neuen Bewerber.
Außerdem wird die Angebotsspannweite in Abhängigkeit von der Ausbildung und Erfahrung des neuen Mitarbeiters festgelegt.
Im nächsten Schritt wird eine Anzeige für die Homepage oder ein externes Medium entworfen. Daraufhin wird eine interne Stellenausschreibung erstellt, auf die eine Eingruppierung erfolgt, wenn der Arbeitgeber tarifgebunden ist. Anschließend wird der Betriebsrat durch die Personalabteilung informiert.
Der Personal- und Arbeitsaufwand für die Vorbereitung einer Einstellung sind als Prozesskosten der Einstellung zuzuordnen. Das gilt auch für die interne Bewerberauswahl, die Einladungen zum Vorstellungsgespräch und den Auswahlprozess selbst.
Die Fachabteilung hat genauso wie die Personalabteilung in diesen Teilprozessen Aufwand und damit Kosten, die dem Einstellungsprozess zuzuordnen sind.
Generell steigen die internen Kosten mit der Komplexität der zu besetzenden Stelle und der Höhe der Hierarchieebene. Bei Führungskräften oder am Arbeitsmarkt seltenen Spezialisten werden gegebenenfalls mehr Kollegen aus Fachabteilungen in den Prozess einbezogen. Damit steigen auch die Prozesskosten.
Externe Kosten durch Personalberatung oder Headhunter
Bei typischen Einstellungsprozessen entstehen auch externe Kosten. Eine Stellenanzeige muss beispielsweise in einem Printmedium oder einer Jobbörse im Internet, wie zum Beispiel stellenanzeigen.de geschaltet werden.
Die Kosten dafür sind nicht selten im vierstelligen Bereich. Gegebenenfalls sind auch zusätzlich externe Services nötig, wie die Erarbeitung eines Layouts.
Als Arbeitgeber kann man den Einstellungsprozess auch an eine Personalberatung auslagern. Der Personalberater schaltet gegebenenfalls die Anzeige in seinem Namen, wenn der Arbeitgeber zunächst nicht in den Vordergrund treten will.
Die Beratung übernimmt häufig die Vorauswahl der Kandidaten und stellt nur die Bewerber dem Arbeitgeber vor, die wirklich gut für die Stelle passen und dem Anforderungsprofil sowie der Gehaltsvorgabe entsprechen.
Eine Personalberatung kann auch als Headhunter auftreten und im Markt aktiv suchen oder die internen Datenbanken nach Initiativkandidaten durchsuchen.
Die Kosten für diese Beratungsleistungen bemessen sich am Einkommen des vermittelten Mitarbeiters. Sie liegen je nach Beratungsleistung im Bereich von 20 % bis 35 % des Jahresgesamteinkommens (brutto) des vermittelten Mitarbeiters.
Übergabekosten
Im Einstellungsprozess kommt es immer wieder vor, dass sich die Beschäftigungszeiten des vorherigen Mitarbeiters und des neuen Mitarbeiters überschneiden.
Diesen Zeitraum sollte der Arbeitgeber nach Möglichkeit als Übergabezeitraum für den neuen Mitarbeiter nutzen. Die Gehaltskosten sind in diesem Zeitraum etwa doppelt so groß und 50 % davon müssen den Einstellungskosten zugerechnet werden.
Wenn die Übergabe des Aufgabengebietes gut funktioniert, dann sind für den Arbeitgeber die Reibungsverluste aus der Neubesetzung gering und die Übergabekosten werden sich mittelfristig auszahlen.
Kosten der Einarbeitung
Auch ohne Übergabekosten entstehen in einem Einstellungsprozess Kosten für die Einarbeitung. In der Regel sind dies Schulungskosten.
Es können aber auch Kosten sein, die daraus entstehen, dass der neue Mitarbeiter in der Einarbeitungszeit noch nicht zu 100 Prozent produktiv sein kann, weil er zum Beispiel die Maschinen noch nicht beherrscht oder nicht alle für ihn notwendigen betrieblichen Zusammenhänge kennt.
Die Einarbeitungszeit ist unterschiedlich lange, je nach Komplexität des Aufgabengebietes. Je länger die Einarbeitungszeit dauert, desto größer sind die Kosten, die dem Einstellungsprozess zuzuordnen sind.
Die Dauer der Einarbeitungszeit und damit die Kosten können durch den Arbeitgeber optimiert werden, indem die Einarbeitung frühzeitig und umfassend vorbereitet wird.
Kollegen können in einem Team zusammengerufen werden, um den neuen Kollegen zu trainieren, zu schulen und zu informieren. Um dies zu organisieren, sollte der Arbeitgeber einen strukturierten Einarbeitungsplan entwickeln, der genau auf den zu besetzenden Arbeitsplatz und die Vorkenntnisse des neuen Mitarbeiters zugeschnitten ist.
Produktivitätskosten
Nicht immer kann der Einstellungsprozess zeitlich mit dem Austritt des vorherigen Stelleninhabers gut zusammenpassen. Es gibt die Fälle, in denen der Arbeitgeber den neuen Mitarbeiter nicht rechtzeitig einstellen kann.
Ein schwieriger Arbeitsmarkt oder die notwendige Freistellung des früheren Stelleninhabers können Gründe dafür sein.
Es kann also Monate geben, in denen die Stelle unbesetzt bleibt. Für diese Monate gilt zum einen, dass keine Gehaltskosten entstehen und zum anderen, dass keine Einnahmen aus der Produktivität der Stelle entstehen.
Die Differenz aus beiden Größen sind ebenfalls Kosten für den Arbeitgeber, die dem Einstellungsprozess zuzuordnen sind.
Aspekte der Kostenvermeidung und Kostenreduktion
Kostenvermeidung kann zum einen durch Mitarbeiterbindung geschehen. Wie anfangs gezeigt, können Sie als Arbeitgeber dadurch manche Fluktuation verhindern.
Kosten lassen sich während des Einstellungsprozesses auch durch eine geschickte Wahl der Services der Personalabteilung oder der externen Personalberatung vermeiden.
Wenn der Arbeitgeber die Einstellung überwiegend durch eine vorhandene Personalabteilung erledigen lässt und nicht auf eine externe Personalberatung zurückgreift, wird er in der Regel kostengünstiger agieren.
Kosten können durch den Arbeitgeber auch vermieden werden, indem er sehr viel Wert auf einen strukturierten und qualitativ hochwertigen Auswahlprozess legt.
Wenn der Arbeitgeber die Stelle erneut besetzen muss, sind die Kosten ungleich höher im Vergleich zu einem etwas teueren und gegebenenfalls längeren Auswahlprozess.
Fazit: Behalten Sie die Kosten im Blick!
Eine Neueinstellung ist mit diversen Kosten verbunden. Die Höhe wird dabei entscheidend von der Gestaltung des Einstellungsprozesses beeinflusst.
Klassische Kosten der Neueinstellung lassen sich dabei in interne und externe Kosten einteilen. Außerdem können Übergabe-, Einarbeitungs- und Produktivitätskosten anfallen.
Kosten lassen sich vor allem durch eine gute Mitarbeiterbindung vermeiden, weil sie so manche Fluktuation verhindern können. Der Auswahlprozess von neuem Personal sollte dabei strukturiert und qualitativ hochwertig sein.
Sie als Arbeitgeber sollten die Kosten stets vorher schätzen, eine Neubesetzung gut durchdenken und auch versteckte Kosten nicht aus den Augen verlieren.
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- Kategorie: Personalmanagement, Recruiting
- 07. Juli 2022
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