Welche Arten der Online-Bewerbung kann ich als Arbeitgeber anbieten?

Mehr als jede zweite ausgeschriebene Stelle wird heute über das Internet besetzt. Unternehmen wie Bayer, Audi, Daimler oder Commerzbank akzeptieren inzwischen nur noch eine Online-Bewerbung und keine Unterlagen auf Papier mehr, wie ein Arbeitgebercheck zeigte. Hierunter fällt auch die Bewerbung per E-Mail. Diese überzeugend und gekonnt zu formulieren, ist jedoch eine kleine Kunst.

Die Online-Bewerbung per Webformular oder E-Mail ist nicht nur für den Personaler*in praktisch, sondern auch für den Bewerber*in. Bei einer Online-Bewerbung spart sich der Bewerber*in das Geld für Papier und Porto. Mittlerweile gilt, dass, wenn in einer Stellenanzeige nicht speziell um Bewerbungsunterlagen per Post gebeten wird, der Interessent*in eine Online-Bewerbung einreichen sollte.

Immer mehr Unternehmen bevorzugen eine Online-Bewerbung per Webformular oder E-Mail. Leider geben sich die meisten Bewerber*innen bei Online-Bewerbungen viel weniger Mühe als einst bei der klassischen Mappe in Papierform. Hierzu gibt es allerdings keinen Grund – im Gegenteil, wer bei einer Online-Bewerbung nachlässig rüberkommt, hat in Bezug auf das weitere Vorgehen schon verloren und vertut liederlich die Chance auf ein mögliches Vorstellungsgespräch.

E-Mail-Bewerbung vs. Online-Formular

Bei einer Online-Bewerbung kann man zwischen einer Bewerbung per E-Mail und einer Bewerbung via Formular unterscheiden. Die Bewerbung per Mail ist ein neuartiges Phänomen, welches die kommende Generation einläutet. Dies ist eine Generation, welche mit der Verwendung von Computern aufwächst, das papierlose Arbeiten umsetzt und auf dem Arbeitsmarkt sehr umworben wird. Zu der neuen Online-Bewerbung treten außerdem alternative Methoden im Bewerbungsprozess, wie das Interview mithilfe von Skype und Bewerbervideos, in den Vordergrund.

Eine Bewerbung per E-Mail ist in der klassischen Bewerbung mit einem Anschreiben, dem Lebenslauf und Anlagen erheblich ähnlicher. Der Unterschied hierbei ist, dass diese nur per E-Mail und mit lediglich einem PDF-Anhang auf elektronischem Wege verschickt wird.

Bei einer Online-Bewerbung via Formular kann in aller Regel über dieses auf der Internetseite des Unternehmens die Bewerbung eingereicht werden. Hierzu müssen die Bewerber*innen dann einzelne Felder im Formular exakt ausfüllen und eventuell auch PDF- oder Word-Dokumente hochladen.

Beide Möglichkeiten der Online-Bewerbung haben ihre eigenen spezifischen Vor- und Nachteile, verlangen allerdings dem Bewerber*in jedoch auch eine verschiedenartige Vorbereitung ab. Wenn in der Ausschreibung von einer Online-Bewerbung die Rede ist, dann gilt es, zwischen zwei unterschiedlichen Möglichkeiten zu unterscheiden. Weil dies jedoch schnell und leicht zu Verwirrungen führen kann, müssen beide Möglichkeiten definiert werden.

Die Absender- und Empfängerdaten bei E-Mail-Bewerbungen

Bewerber*innen sollten als Absender bei der Online-Bewerbung stets eine seriöse E-Mail-Adresse verwenden. Heutzutage kann innerhalb von wenigen Minuten eine neue Adresse angelegt werden, sodass die Nutzer*innen auch eine eigene Adresse für die Bewerbung kreieren können. Dies hat neben der Seriosität zudem den Vorteil, dass keine Mails vom Unternehmen aufgrund der hohen Anzahl der täglichen Mails untergehen. Generell gilt, dass hierzu einfach der Namen verwendet wird und auf Synonyme verzichtet werden soll.

Ehe der Bewerber*in die Unterlagen verschickt, sollte er die korrekte Empfängeradresse herausfinden und diese nicht einfach an eine allgemeine Adresse wie „info@“ versenden. Sollten die Bewerber*innen nun weder in der Ausschreibung noch auf der Internetseite des Unternehmens fündig werden, sollte er einfach zum Telefon greifen und den Ansprechpartner*in durch einen Anruf herausfinden.

Auf diese Weise stellt der Interessent*in sicher, dass die Bewerbung nicht in einem anonymen E-Mail-Postfach des Unternehmens untergehen kann. Zudem zeigt dieses Vorgehen auch die Initiative und der Bewerber*in kennt bereits den korrekten Ansprechpartner*in für die persönliche Ansprache in dem Anschreiben sowie der Mail.

Was ist bei einer E-Mail-Bewerbung zu beachten?

In die Betreffzeile der E-Mail sollte der Bewerber*in auf jeden Fall eingeben, auf welche Stelle er sich bewirbt. Auf diese Weise kann der Empfänger*in in der Personalabteilung die Online-Bewerbung gleich korrekt zuordnen. Vor allem bei großen Unternehmen sollte darauf geachtet werden, dass die konkreten Ansprechpartner*innen hiermit erreicht werden.

Der Bewerber*in sollte daher in jedem Fall ein gebräuchliches Format für seine Sammeldatei wählen, denn so muss die Person in der Personalabteilung nicht jede einzelne Datei separat auswählen und anklicken. Die Betreffzeile übermittelt dem potenziellen Arbeitgeber außerdem auch einen direkten und ersten Eindruck des Bewerbers. Dieser sollte deshalb einige wichtige Punkte berücksichtigen.

Der aussagekräftige E-Mail-Text ist das Kernstück einer Bewerbung per E-Mail, da dieser noch vor den eigentlichen Unterlagen durchgelesen wird und vielleicht sogar darüber entscheiden kann, ob der Personalchef die Unterlagen überhaupt öffnen wird. Dieses Anschreiben ist aber keinesfalls dasselbe, das er bereits in der Bewerbung hat.

Die meisten Bewerber*innen machen in erster Linie den Fehler und geben das komplette Anschreiben in das Texteingabefeld ihres Mailprogramms ein, statt dies in die schriftliche Bewerbung einzufügen. Dabei unterscheidet sich der Mailtext in jeden Fall von einem herkömmlichen Bewerbungsschreiben und besteht meist nur aus etwa 4 bis 6 Zeilen. Trotz dieser Kürze sollte der Bewerber*in darauf achten, den Text fehlerfrei und zugleich sachlich zu formulieren und sich an die nötigen Formalien zu halten.

Das Wort „Bewerbung“ sollte unbedingt in der Mail erscheinen. In jedem Fall sollte auch die genaue exakte Stellenbezeichnung aus der Ausschreibung benutzt werden. Oftmals ist auch eine Referenznummer angegeben. Um einen guten Eindruck zu vermitteln, gibt es im Netz viele Beispiele hierzu.

Anders als die klassische Bewerbung sollte die E-Mail-Bewerbung nicht nur eine E-Mail-Signatur haben. Gleichwohl macht es einen besseren Eindruck, wenn der Bewerber*in seine eigene Unterschrift einscannt und am Schluss des Lebenslaufs einsetzt. Nach dem Lebenslauf sollte ein Zeilenumbruch einfügt werden. Im Anschluss kommen die Zeugnisse, zum Beispiel ein passendes Arbeitszeugnis vom vorherigen Arbeitgeber, aber auch andere Abschlusszeugnisse.

Am leichtesten ist es dabei, die Dokumente einzuscannen und dann in die Word-Datei zu importieren. Hierbei gilt, dass je Textseite eine Zeugnisseite eingefügt werden sollte. Es ist ebenfalls sinnvoll, die gescannten Dokumente mit Seitenumbrüchen zu trennen. Ein Worddokument eignet sich in einer Bewerbung per E-Mail als Anhang eher bedingt, denn das Dateiformat kann eventuell zu Problemen führen. Je nach Version der Empfänger*innen werden eventuell Formatierungen in dem Dokument verschoben oder nicht erst angezeigt.

Generell ist es üblich, eine PDF-Datei mit sämtlichen Dokumenten zu erstellen. Auf diese Weise bleiben die Formatierungen wie Grafikelemente und Einzüge unverändert. Hierbei ist es egal, welches Programm der Personalchef zum Öffnen der Datei benutzt.

Alle Word-Versionen haben generell ein kostenloses Add-On, mit welchem ein Worddokument in ein entsprechendes PDF umgewandelt werden kann. Hat der Bewerber*in alles in dem Word-Dokument erstellt, hat dieser durch die Umwandlung ebenfalls nur ein PDF-Dokument. Hat der Bewerber*in die Unterlagen als PDF fertig gestellt, sendet er diese im Anhang der E-Mail an die jeweilige Adresse.

Welche Art der Online-Bewerbung bevorzugen Sie in Ihrem Unternehmen? Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar.

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