Bewerberauswahl: Welche Punkte sind hilfreich?
Die Bewerberauswahl bzw. Personalauswahl bezeichnet sämtliche Entscheidungen zur Abdeckung des Personalbedarfs durch die Wahl qualifizierter Bewerber. Solche Kandidaten kennzeichnet, dass diese einen Bewerbungsprozess im Unternehmen absolvieren und dem Unternehmen persönliche Daten sowie die arbeitsrelevanten Informationen ehrlich übermittelt haben, die die Grundlage des Auswahlverfahrens sind.
In der Praxis ist die Bewerberauswahl meist ein Prozess, welcher sich aus mehreren Schritten zusammensetzt. Um eine optimale Nachvollziehbarkeit und eine hohe Transparenz sicherzustellen, sollte der Auswahlprozess eindeutig definiert und den Beteiligten bekannt sein. Mitarbeiter im Unternehmen, welche in die Personalauswahl einbezogen werden, sind neben den Führungskräften und Abteilungsleitern auch künftige Kollegen.
Welche Punkte müssen Sie bei der Bewerberauswahl beachten? Welche Kriterien und Methoden gibt es? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie bei der Auswahl von neuem Personal alles richtig machen 👍
Was ist das Ziel der Bewerberauswahl?
Das Ziel der Personalauswahl ist es, den Bewerber möglichst gut kennenzulernen und eine fundierte Meinung über diesen zu bilden. Hierbei spielen sowohl verbale als auch non–verbale Signale eine Rolle, die, ob bewusst oder unbewusst gesendet, von dem Recruiter wahrgenommen werden sollten. Auf Basis der gesammelten Informationen wird eine Entscheidung getroffen.
1. Stufe: Vorauswahl von Bewerbern
Nachdem die Stellenausschreibung erfolgreich veröffentlich wurde und viele Bewerbungen eingegangen sind, muss je nach Bewerbungsprozess eine Vorauswahl aller Bewerber erfolgen. Die bevorzugten Kandidaten werden im Anschluss zumeist in die nächste Runde des Prozesses zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen.
Die Grundlage dieser Entscheidung ist jenes im Vorfeld erstellte Anforderungsprofil. In jenem Profil finden sich sämtliche erforderlichen Qualifikationsangaben, über welche der neue Mitarbeiter unbedingt verfügen muss.
Bei der Durchsicht der Bewerbungsunterlagen sehr vieler Kandidaten empfiehlt es sich, taktisch vorzugehen. Hat der Kandidat bei der ersten Durchsicht punkten können und passen die vorhandenen Qualifikationen mit der Anforderung der Stelle überein, ist es nötig, die Bewerbung eingehend zu analysieren. Formulierungen, Aussehen, Anhänge oder Fehler können hier Aufschluss über Gewissenhaftigkeit und Arbeitsmoral eines Bewerbers geben.
2. Stufe: Das Vorstellungsgespräch als weiterer wichtiger Punkt in der Bewerberauswahl
Im Prozess der Bewerberauswahl stellt das Bewerbungsgespräch zumeist die zweite Stufe dar. Dieses Gespräch benötigt Vorbereitung auf der Recruiter-Seite. Damit auf jeden Bewerber spezifisch eingegangen werden kann, wird empfohlen, sich eine Zusammenfassung über die jeweiligen Kandidaten zu machen und diese beim Gespräch bei sich zu haben. Ein kleiner Gesprächsleitfaden hilft, um keine bedeutenden Fragen zu vergessen.
Bei Bewerbungsgesprächen sitzen meist mehrere Recruiter dem jeweiligen Bewerber gegenüber. Eine solche Vorgehensweise hat vor allem den Vorteil, dass sich eine Person sehr gut auf die Fragen konzentrieren kann, während ein zweiter Recruiter vor allem die Körpersprache des Bewerbers im Blick hat. Außerdem ist eine zweite Meinung bei Entscheidungen der Bewerberauswahl oftmals bedeutsam.
Ein erheblicher Nachteil ist, dass Bewerber, welche gleich mehreren Personen gegenübersitzen, oftmals von der Mehrheit eingeschüchtert sind und sich die Ruhelosigkeit auch auf die Körpersprache und die Antworten überträgt.
3. Stufe: Endgültige Bewerberauswahl
Motivierte Mitarbeiter bilden generell das Rückgrat eines Unternehmens. Umso bedeutender ist es, sich im Bewerberverfahren für den richtigen Kandidaten zu entscheiden. Aber wie findet der Personalchef nun in der Flut der Bewerbungen den passenden Bewerber? Damit er sich bei der wichtigen Frage nicht nur auf sein Bauchgefühl verlassen muss, gibt es wichtige Faktoren, die beachtet werden müssen.
Der Personalchef sollte bereits im Vorfeld konkret die Anforderungen definieren, die der Kandidat haben sollte. Dies kann auch in Absprache mit Kollegen oder Vorgesetzten definiert werden. Vor allem dann, wenn Mitarbeitende für andere Fachabteilungen gesucht werden, sollten vorher genau geklärt werden, welche Qualifikationen der Bewerber mitbringen muss.
Wenn das Unternehmen eine genaue Vorstellung davon hat, welche Erwartungen an den Bewerber zu richten sind, wird dies bei der endgültigen Bewerberauswahl sehr gut helfen. Jene Anforderungen sollten in jedem Fall schriftlich festgehalten werden, um während des Prozesses der Auswahl immer hierauf zurückgreifen zu können. Zudem sollten die sogenannten Muss- und Kann-Anforderungen realistisch definiert werden.
Es sollte unter den Bewerbern kein Allroundgenie gesucht werden, sondern der Fokus sollte auf den Fähigkeiten, Qualifikationen und den persönlichen Eigenschaften liegen, welche die zu besetzende Position in jedem Falle erfordert. Sämtliche Anforderungen sollten sich daher auch schon in der Stellenausschreibung widerspiegeln.
Hierzu gibt es für die Personalchefs wichtige Tipps, wie dieser Aspekt umzusetzen ist. 💡
Einen einheitlichen Ablauf für den Bewerbungsprozess festlegen
Ebenso sollten vorher die Reihenfolge sämtlicher Bewerbungsschritte festgelegt werden, die ein Kandidat durchlaufen muss. So hat der Personalchef einen einheitlichen Rahmen, an welchem er sich im Auswahlprozess gut orientieren kann. Dieser Ablauf sollte ebenfalls schriftlich festgelegt werden, um diesen den Vorgesetzten oder Kollegen zur Verfügung stellen zu können.
Den ersten Eindruck von einem Bewerber können sich die Personalchefs schon in der Regel durch den Blick in dessen Bewerbungsunterlagen verschaffen. Dies ist zumeist eher wenig überraschend, aber worauf muss hier genau geachtet werden?
Wichtig ist in jedem Fall, dass die Unterlagen gut strukturiert, vollständig und frei von Rechtschreibfehlern sind. Jene Details geben bereits einen ersten Hinweis zur Strukturiertheit und der Genauigkeit des Bewerbers. Hat dieser beispielsweise eingescannte Dokumente falsch herum verschickt, ist dies noch keine große Tragödie. Es lässt jedoch schon vermuten, dass der Bewerber eher oberflächlich ist und nicht genau arbeiten kann.
Kriterien für die Bewerberauswahl bestimmen
Sobald es in dem Unternehmen eine Stellenvakanz gibt und entschlossen wurde, eine freie Stelle auszuschreiben, dann gehen auch meistens besonders viele Bewerbungen ein. Nun geht es in der Personalabteilung darum, mit absehbarem Aufwand die aussichtsreichsten Kandidaten zu wählen. Wichtig sind nun vor allem die Kriterien, wie die Auswahl erfolgen soll.
Beim Auswahlverfahren von Bewerbern kann das Anforderungsprofil eines Arbeitgebers eine wichtige Rolle spielen. Dieses Profil zeigt die beruflichen Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften, die der zukünftige Mitarbeiter mitbringen sollte. Der Personaler kann dabei verschiedene Methoden zur Auswahl verwenden, um einen umfassenden Eindruck über die Kandidaten zu gewinnen.
Die Bewerberauswahl ist ein komplexes Thema, das viele verschiedene Kriterien beinhaltet. Es ist wichtig, ein Verfahren zu etablieren, bei dem die richtigen Kriterien berücksichtigt werden, damit eine fundierte Entscheidung getroffen werden kann.
Zunächst werden die eingereichten Bewerbungsunterlagen sorgfältig gesichtet und hierbei bereits qualifizierte Bewerber herausgefiltert. Dabei können folgende Kriterien eine Rolle spielen:
Formalitäten:
Prüfung, ob der Kandidat den gewünschten Bewerbungsweg eingehalten hat und ob seine Unterlagen den allgemeinen Standards entsprechen.
Must-Have-Anforderungen:
Bestimmte Voraussetzungen, welche der Bewerber für die Stelle erfüllen muss. Diese Anforderungen sind im Anforderungsprofil definiert.
Nice-to-have-Anforderungen:
Zusätzliche Qualifikationen, die sich der Arbeitgeber wünscht. Diese sind nicht zwingend notwendig, können aber durch Weiterbildungsmaßnahmen auch später erworben werden.
In der Praxis zeigt es sich, dass alleine durch die Nichteinhaltung der Formalitäten und die Nichterfüllung der Must-Have-Anforderungen bereits Absagen verschickt werden. So kann man die Spreu vom Weizen trennen.
Nachdem der Kandidat Ihre ausgewählten Methoden der Bewerberauswahl, wie z. B. ein Vorstellungsgespräch und ein Assessment Center durchlaufen hat, fügt sich Ihr Bild über den Bewerber nach und nach zusammen und Sie können weitere für die Einstellung wichtige Kriterien beurteilen.
Persönliche Merkmale:
Neben den fachlichen Qualifikationen werden auch persönliche Merkmale berücksichtigt. Dazu gehören Dinge wie der Umgang mit anderen, die Fähigkeit, in einem Team zu arbeiten und sich anzupassen, sowie soziale und kommunikative Fähigkeiten.
Motivation:
Die Motivation eines Bewerbers ist ebenfalls ein wichtiger Faktor bei der Bewerberauswahl. Suchen Sie nach Bewerbern, die motiviert sind und sich durch Zielstrebigkeit und Ehrgeiz auszeichnen. Dies ist wichtig, da eine motivierte Person mehr Erfolg bei der Arbeit haben und das Unternehmen voranbringen kann.
Einstellung:
Bei der Bewerberauswahl sollten Sie auch auf die Einstellung eines Bewerbers achten. Suchen Sie nach Bewerbern, die eine gute Einstellung zu ihrer Arbeit haben und den Werten Ihres Unternehmens entsprechen. Dies ist wichtig, da Mitarbeiter als Vorbild für die anderen Mitarbeiter dienen können und so eine positive Arbeitsatmosphäre schaffen können.
Kreativität:
Halten Sie Ausschau nach Bewerbern, die kreativ und innovativ sind und neue Ideen einbringen. Solche Bewerber können Ihrem Unternehmen helfen, neue Wege zu finden, um Probleme zu lösen und neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln.
Flexibilität:
Flexibilität ist eine wichtige Eigenschaft, die Sie bei der Bewerberauswahl berücksichtigen sollten. Suchen Sie nach Bewerbern, die offen für Veränderungen sind und sich schnell an neue Gegebenheiten anpassen können. Dies ist wichtig, da sich die Arbeitswelt ständig verändert und Unternehmen auf Bewerber angewiesen sind, die flexibel genug sind, um sich immer wieder anzupassen.
Generell sind der Umfang sowie die Komplexität der Auswahl der Bewerber in erster Linie davon abhängig, wie hoch eine ausgeschriebene Stelle in der Hierarchie eines Unternehmens definiert ist und welche Ansprüche die Position aufweist. So unterliegt die Besetzung einer Professur in der Universität völlig anderen Regeln als die Auswahl von studentischen Hilfskräften. Unterschiede sind auch durch Organisationsform und Größe der ausschreibenden Organisationen erklärt.
Rahmenbedingungen für die Bewerberauswahl festlegen
Jeder Prozess dokumentiert personelle Ressourcen. Dies bedeutet einen zeitlichen Verlust und verursacht daher auch zugleich hohe Kosten. Die meisten Unternehmen setzen daher in erster Linie bei der Besetzung anspruchsvoller Stellen auf den Beistand durch verschiedene Personalvermittler oder Personaldienstleistungen.
Diese externen Personaldienstleister haben die Möglichkeit, auf einen aktuellen und großen Pool geeigneter Bewerber zurückzugreifen und sind auf die Wahl und Bewertung von Profilen spezialisiert. Das vermindert die Gefahr einer falschen Entscheidung, denn passt ein Bewerber eventuell doch nicht wie erwartet in das Unternehmensprofil, sind die resultierenden Folgekosten zumeist erheblich.
Es gibt allerdings noch weitere Rahmenbedingungen, welche bei der Bewerberauswahl zu beachten sind. An der Entscheidung der Auswahl sind nicht nur Personalverantwortliche beteiligt. Je nach Unternehmen gibt es noch weitere Akteure, deren Meinung eine bedeutende Rolle spielt und die meist schon bei den Bewerbungsgesprächen zugegen sind. Dies sind Abteilungsleiter, Führungskräfte, Betriebs- und Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte und die Schwerbehindertenvertretung.
Der Weg zu einer Übereinstimmung ist schon daher sehr anspruchsvoll und komplex. Eine Entscheidung gegen einen Bewerber muss allerdings nicht immer nur an fehlender Qualifikation liegen, vor allem bei großen Unternehmen und komplexen Jobs müssen oftmals auch viele rechtliche Grundlagen eingehalten werden.
Dies ist ein wenig wie im Alltag – eine begründete Entscheidung verlangt, dass hinreichend Informationen zur Verfügung gestellt werden. In dem Prozess der Auswahl der Bewerber gibt es deshalb unterschiedliche Phasen, zu welchen unterschiedliche Informationen gewonnen werden können. Lediglich eine schriftliche Bewerbung könnte nicht ausreichen, um eine sinnvolle Entscheidung für einen Kandidaten zu treffen. Die eigentliche Gewissheit herrscht deshalb meistens erst nach den Vorstellungsgesprächen.
Checkliste für Personalverantwortliche zur Bewerberauswahl
Bevor Personalverantwortliche eine Entscheidung über die Auswahl eines Bewerbers treffen, ist es wichtig, dass sie eine Checkliste durchgehen, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Schritte unternehmen, um den bestmöglichen Kandidaten zu finden. Hier ist eine Liste von Schritten, die Sie bei der Auswahl eines Bewerbers beachten sollten:
1. Stellenbeschreibung erstellen:
Zuerst sollte eine detaillierte Stellenbeschreibung erstellt werden, die die Anforderungen an den Job, die Verantwortlichkeiten und die zu erwartenden Ergebnisse enthält.
2. Stellenanzeige veröffentlichen:
Als nächstes sollten Sie eine Stellenanzeige erstellen und an den richtigen Orten online veröffentlichen, um potenzielle Bewerber zu erreichen.
3. Bewerbungen sichten:
Sobald Bewerbungen eintreffen, sollten Personalverantwortliche sie sorgfältig durchgehen und diejenigen heraussuchen, die am besten zu der ausgeschriebenen Stelle passen.
4. Telefoninterviews durchführen:
Nachdem die besten Bewerber ausgewählt wurden, sollten Personalverantwortliche telefonische Interviews durchführen, um mehr über die Bewerber zu erfahren.
5. Erste Interviews und Tests durchführen:
Als nächstes sollten Personalverantwortliche die Kandidaten für ein persönliches Interview einladen und sie dann auf verschiedene Fähigkeiten hin testen, um sicherzustellen, dass sie für die Stelle geeignet sind.
6. Referenzen überprüfen:
Es ist auch wichtig, dass Personalverantwortliche die Referenzen der Bewerber überprüfen, um sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen.
7. Bewerber auswählen:
Nachdem alle Interviews durchgeführt und alle Tests abgeschlossen wurden, sollten Personalverantwortliche die besten Bewerber auswählen und sie zur Annahme der Stelle einladen. Ziehen Sie bei Ihrer Auswahl auch in Betracht, ehemalige Mitarbeiter wiedereinzustellen. So können Sie z. B. Zeit und Kosten bei der Einarbeitung sparen.
8. Vertragsverhandlungen:
Sobald der Bewerber die Stelle angenommen hat, ist es Zeit, die Vertragsverhandlungen abzuschließen, damit beide Seiten mit dem Ergebnis zufrieden sind. Durch die Durchführung dieser Schritte können Personalverantwortliche sicherstellen, dass sie den bestmöglichen Bewerber auswählen. So können sie sicher sein, dass sie die richtige Entscheidung treffen und den richtigen Kandidaten einstellen.
Fazit: Gut strukturierte Prozesse bei der Bewerberauswahl zahlen sich aus
Die Bewerberauswahl ist generell ein mehrstufiger Prozess, welcher im Unternehmen festen Regeln folgt und für alle Entscheider deutlich sein muss. Es gibt daher wichtige Informationen, die maßgeblichen Kriterien folgen sollten. Hierzu gehören Qualifikation, formale Kriterien und die Erscheinung der Bewerbung. Die Berufsbiografie sollte einen roten Faden aufweisen und der persönliche Eindruck ist zudem entscheidend.
Am Anfang des Prozesses stehen immer die formalen Kriterien. Hat ein Kandidat den erwünschten Bewerbungsprozess nicht genau befolgt, dann gibt es große Fehler. Passt hingegen die Qualifikation bereits nicht zu den Mindestanforderungen, ist die Verfügung für eine Absage sehr schnell gefallen.
Wenn nun diese Hürden genommen sind, steht der Einladung zu einem Vorstellungsgespräch nichts mehr im Weg. Bei den formalen Ansprüchen wird oftmals zwischen “Kann” und “Muss” unterschieden. Je mehr Zusatzqualifikationen der Kandidat mitbringt, umso besser ist es. Welche Eigenschaften dies sind, erfahren die Bewerber zumeist schon in der Stellenausschreibung.
Anhand dieser Arten der Kriterien erfolgt dann die Vorauswahl. Je nach Resonanz auf die Stellenausschreibung kann es allerdings sein, dass nach dem ersten Schritt trotzdem viele Bewerbungen übrig sind. Jedoch sind die Kapazitäten für die nachfolgenden Vorstellungsgespräche stets begrenzt.
Ein weiterer bedeutender Faktor, welcher bei der Auswahl der möglichen Bewerber eine Rolle spielt, ist oftmals der Gesamteindruck, welchen eine Bewerbung macht. Vor allem bei der Gestaltung sollte daher auf einen konsistenten und sauberen Gesamteindruck geachtet werden.
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Bildquelle: „Bewerber sitzen und warten auf Vorstellungsgespräch“ ©Prostock-Studio – istockphoto.com, „Vorstellungsgespräch“ ©dragana991– istockphoto.com, „Bewerber unter der Lupe“ ©AndreyPopov– istockphoto.com
- Kategorie: Recruiting
- 19. Januar 2023
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