Werkstudenten als große Stütze für Unternehmen – Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es für Arbeitgeber?

Werkstudenten sind solche Studierende, welche neben dem Studium einer Arbeit nachgehen. Diese hat bestenfalls einen direkten Bezug zur jeweiligen Studienrichtung, sodass der Student zugleich eine Praxiserfahrung bekommen kann. Viele Studierende gehen zugleich aber auch einer Werkstudententätigkeit ohne Bezug zum Studium nach, weil für sie die Bezahlung im Vordergrund steht.

Eine Anstellung auf Werkstudenten-Grundlage, die in der Regel eine Teilzeitbeschäftigung darstellt, ist eine Win-Win-Situation sowohl für Studierende als auch für Sie als Arbeitgeber. Die Studierenden können durch einen Werkstudentenjob vor allem praktische Erfahrung sammeln, können sehr gute Einblicke in das Arbeitsleben bekommen und werten zugleich den eigenen Lebenslauf auf.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist die Beschäftigung von Werkstudenten eine Bereicherung: Ihr Unternehmen bekommt durch die Studenten die Chance, qualifizierte Kräfte als Nachwuchs zu gewinnen und bestenfalls die jungen Leute nach dem Studium in dem Unternehmen anzustellen. Auf diese Weise sparen Sie sich eine lange Zeit der Personalsuche und der Einarbeitung.

Zugleich bestehen für beide Seiten finanzielle Vorteile bedingt durch steuerliche Regelungen. Sowohl für die Studierenden als auch für das Unternehmen ist die Beschäftigung besonders lohnend. So fallen für einen Werkstudenten nahezu keine Lohnnebenkosten an. Lediglich die Rentenversicherung müssen sich beide Seiten zu einem geringen Prozentsatz von 9,35 Prozent teilen. Somit erhalten Studenten nahezu den kompletten Bruttolohn und können in der preisgünstigen Studenten- oder Familienversicherung verbleiben.

Das gibt es bei der Beschäftigung von Werkstudenten zu beachten

In der Pflege-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung sind die Studierenden aufgrund ihres Studentenstatus generell versicherungsfrei. Lediglich in die Rentenversicherung müssen Werkstudenten einzahlen. Der Steuerfreibetrag lag im Jahr 2020 bei 9.048 Euro. Hat sich also das Einkommen eines Werkstudierenden unter dieser Grenze bewegt, musste er keine Abgaben zahlen. Grundsätzlich werden Werkstudenten in die Steuerklasse I eingestuft (es gibt aber auch Ausnahmen). Dabei werden erst dann Steuern vom Gehalt abgezogen, wenn das Einkommen mehr als 950 Euro im Monat beträgt. Haben Werkstudenten Lohnsteuer gezahlt, kann diese häufig über eine Steuererklärung beim Finanzamt zurückerstattet werden.

Um Werkstudenten in Ihrem Unternehmen einzustellen, sollten Sie darauf achten, dass die Studierenden während der ganzen Beschäftigungszeit an einer Hochschule oder in einer fachlichen Ausbildung in Vollzeit immatrikuliert sind, sich nicht in einem Urlaubssemester befinden und das 25. Fachsemester nicht überschritten haben. Keine Möglichkeit auf eine Anstellung als Werkstudent haben darüber hinaus auch Promotionsstudierende, Teilzeitstudierende oder Gasthörer.

Einer der zentralsten Punkte bei der Beschäftigung von Werkstudenten, die im Unterschied zu Minijobbern in Ihrem Unternehmen fest angestellt sind, ist die Beachtung der Arbeitszeit, die in der Regel nicht mehr als 20 Stunden pro Woche betragen darf. Dies ist darauf zurückzuführen, dass trotz der Werkstudententätigkeit immer noch das Studium im Fokus stehen sollte.

In einzelnen Fällen, bei einer Arbeit am Wochenende und in den Abend- oder Nachtstunden sowie in den Semesterferien, kann eine Versicherungsfreiheit auch bei einer Arbeitszeit von über 20 Stunden vorliegen. Dennoch ist hier Rücksicht auf die sogenannte 26-Wochen-Regelung zu nehmen: Pro Jahr dürfen maximal 26 Wochen mehr als 20 Stunden gearbeitet werden, ansonsten verfällt der Werkstudentenstatus und der Studierende wird regulärer Arbeitnehmer, der dann voll versicherungspflichtig ist.

Beachten Sie zudem, dass auch Werkstudenten einen Anspruch auf Urlaub haben, der sich in Abhängigkeit der gearbeiteten Tage pro Woche berechnet sowie einen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Kündigungsschutz, Elternzeit und Mutterschutz.

Do’s im Umgang mit Werkstudenten

Werkstudenten können, wie bereits genannt, eine große Bereicherung für Ihr Unternehmen darstellen, weil Sie bei zahlreichen Projekten Unterstützung leisten und ihr fachliches Know-how, das sie sich durch ihr Studium bereits aneignen konnten, anwenden können. Deshalb sollten Sie als Arbeitgeber für die fachliche Weiterbildung in der Praxis sorgen, indem Sie für Ihre Werkstudierenden Aufgaben priorisieren, die mit deren Studium zu tun haben.

Geben Sie Ihren Werkstudenten zu Beginn des Arbeitsverhältnisses dennoch lieber einfache Arbeiten, damit sie sich in den neuen Arbeitsalltag einarbeiten können. Dabei ist es auch nützlich, wenn Sie Ihre Studierenden in den ersten Tagen auch in die in Ihrem Unternehmen gängigen Tools und PC-Programme einarbeiten.

Wichtig ist zudem, dass Sie als Führungskraft dafür sorgen, dass Ihre Werkstudenten eine Art Vertrauensperson zugeteilt bekommen, die sie bei Fragen oder Problemen kontaktieren können. In Zusammenarbeit mit der zuständigen Person und dem Werkstudenten sollten Sie als Arbeitgeber zu Beginn der Beschäftigung Ziele formulieren – sowohl auf Ihrer Seite als auch auf Seite des Werkstudierenden.

Seien Sie offen für innovative Ideen Ihrer Werkstudenten und bieten Sie Hilfestellung bei Abschlussarbeiten an. Für Studierende, die möglicherweise zum ersten Mal Praxisluft in Ihrem Unternehmen schnuppern, ist es von Vorteil, wenn Sie ihnen bei Beendigung der Tätigkeit ein Arbeitszeugnis ausstellen, das zukünftige Arbeitgeber über die Leistungen und Kompetenzen des Werkstudenten informiert.

Das sollten Sie im Umgang mit Werkstudenten vermeiden

Als Arbeitgeber sollten Sie unbedingt darauf achten, Ihren Werkstudenten nicht zu unter- und überfordern. So sollten Sie Aufgaben, wie beispielsweise Kopieren der Botengänge, den Studierenden wirklich nur am Anfang zuteilen. Schnell kann es nämlich passieren, dass sich Studenten oft unterfordert fühlen, weil sie wissen, dass eigentlich noch mehr in ihnen steckt und sie dann enttäuscht sind, weil sie ihre Lernziele nicht erreichen konnten.

Andererseits kann es auch passieren, dass sich Werkstudenten überfordert fühlen, wenn sie Aufgaben erhalten, die in keiner Weise inhaltlich mit ihrem Studienfach verbunden sind und die Schwierigkeit der zu erledigenden Aufgabe schlicht und ergreifend die Kenntnisse der Werkstudenten übersteigt, sodass die To Do-Liste nicht mehr motiviert, sondern belastet.

Dennoch sollten Sie als Arbeitgeber auch aufpassen, Ihre Werkstudierenden nicht mit unliebsamen Aufgaben ärgern. Die Studenten merken schnell, wenn sie Arbeitsaufträge zugewiesen bekommen, die sonst kein anderer Arbeitskollege erledigen möchte. Dies wird dann als Zeichen mangelnden Respekts aufgefasst.

Interessiert an unserem Produktportfolio?

Sie sind auf der Suche nach einer reichweitenstarken und individuellen Stellenanzeige oder möchten Ihr Employer-Branding etwas aufleben lassen? Kein Problem, wir haben mit Sicherheit das perfekte Produkt für Sie. Auch spezielle Leistungen, um noch mehr Reichweite generieren zu können finden Sie bei uns im Portfolio. Schauen Sie doch einfach mal vorbei!