Wie erstelle ich einen Bewerberpool?
Am besten lässt sich ein eigener Bewerberpool in einer E-Recruiting-Software erstellen. Aber auch ohne dieses Extra ist es möglich, anhand aller eingegangenen Bewerbungen einen Pool an Kandidaten zusammenzustellen, die entweder für die aktuell zu besetzende Stelle vorgemerkt werden sollen, oder aber bei zukünftigen Ausschreibungen von Interesse sein könnten.
Dabei ist es seit Mai 2018 besonders wichtig, die Einwilligung aller Bewerber einzuholen, wenn personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden sollen.
Inhalt
- Definition: Was ist ein Bewerber- oder Talentpool?
- DSGVO: Was muss ich beachten?
- So legen Sie Ihren Bewerberpool an
- So erstellen Sie automatisierte Standard-Nachrichten für die Kandidaten im Bewerberpool
- So sortieren Sie Ihre Kandidaten im Talentpool
- Wo finde ich Kandidaten für meinen Bewerberpool?
- Was sind die Vorteile eines Talentpools?
- Fazit
Im folgenden Ratgeber erhalten Arbeitgeber eine detaillierte Anleitung, wie sich in der gängigen E-Recruiting-Software ganz leicht ein eigener Pool möglicher Bewerber anlegen lässt.
Definition: Was ist ein Bewerber- oder Talentpool?
Ein Bewerberpool oder auch Talentpool (oder Kandidatenpool) ist eine unternehmensinterne Datenbank, die eine Liste an potenziellen Kandidaten für noch zu besetzende Stellen beinhält. In der Regel sind die im Pool enthaltenen Bewerber für die Position qualifiziert und daran interessiert, eine Stelle in Ihrem Unternehmen anzunehmen.
Man unterscheidet in Talentpools, die sich entweder aus internen Mitarbeitern oder aus externen Kandidaten zusammensetzen. So kann bei einer Neubesetzung einer Position sowohl aus dem Pool an spezialisierten eigenen Mitarbeitern als auch externen Kandidaten aus unterschiedlichen Quellen geschöpft werden.
Folgende Profile sind typischerweise in einem Talentpool enthalten:
- Bewerber zweiter Wahl
- Potenzielle Kandidaten von Karrieremessen
- Potenzielle Kandidaten von Social Media
- Mitarbeiterempfehlungen
- Qualifizierte ehemalige Mitarbeiter
DSGVO: Was muss ich beachten?
Für Unternehmen macht es aus verschiedenen Gründen Sinn, die Bewerbungsunterlagen einer Person unabhängig von einer konkreten Stelle für künftige offene Positionen aufzuheben. Geht z. B. eine Initiativbewerbung ein, kommt es vor, dass zu diesem Zeitpunkt keine passende Stelle verfügbar ist, jedoch könnte dies in Zukunft der Fall sein.
Unternehmen dürfen die Daten eines Bewerbers nicht ohne dessen explizite Einwilligung verarbeiten.
Die Rechtsgrundlage hierfür ist nach Art. 88 DSGVO die Regelung zur Beschäftigtendatenverarbeitung in § 26 Abs. 1 BDSG, der die Verarbeitung u. a. zur Begründung von Beschäftigungsverhältnissen erlaubt – die Verarbeitung der Daten dient vorvertraglicher Maßnahmen (für den gewünschten Arbeitsvertrag).
Möchten Sie die Bewerberdaten jedoch über diese Basis hinaus aufbewahren, müssen Sie sich die Einwilligung des Bewerbers einholen, damit die Verarbeitung der Daten DSGVO-konform ist (Art. 6 Abs. 1 a).
Die Einwilligung des Bewerbers ist nur gültig, wenn diese freiwillig erfolgt und wenn der Bewerber ausführliche Informationen darüber erhält, wofür und wie lange die Daten verarbeitet werden. Geben Sie also auch an, für wie lange Sie planen, die Daten aufzubewahren.
Sobald eine Person ihre Einwilligung allerdings widerruft, sind die Daten sofort zu löschen.
So legen Sie Ihren individuellen Bewerberpool an
In jeder gebräuchlichen Recruiting-Software findet sich im Menü ein Punkt in den Einstellungen, in denen sich einzelne Phasen erstellen lassen.
Bei einigen Softwarelösungen ist die Bedienung überaus intuitiv, bei anderen Produkten kann das Handbuch Auskunft darüber geben, wo sich die Einstellungen zum Recruiting durch den Arbeitgeber vornehmen lassen.
Die erstellten Phasen müssen im nächsten Schritt Kategorien zugewiesen werden, also zum Beispiel dem Bewerberpool.
Es lassen sich beliebig viele Phasen anlegen, also zum Beispiel „ Eingangsphase“, „Online Assessment Center“, „Gespräch“ oder auch „wartend“ kann eine nützliche Phase für Arbeitgeber sein.
Werden einzelne Bewerber der Kategorie „Bewerberpool“ zugeordnet, können Arbeitgeber später jederzeit mit nur einem Klick nachsehen, in welcher Phase sich der betreffende Kandidat derzeitig befindet.
Auch, welche Dokumente bereits eingereicht worden sind, ob ein persönliches Interview schon stattgefunden hat und alle Kontaktanfragen des Jobanwärters lassen sich dann in kürzester Zeit checken.
Erstellen Sie automatisierte Standard-Nachrichten für die Kandidaten im Bewerberpool
Es lassen sich durch den Arbeitgeber verschiedene Standard-Nachrichten vollständig automatisiert an alle Bewerber versenden.
Dazu kann der Bewerberpool dahingehend aufgeteilt werden, dass Bewerbungen über ein Online-Portal anders beantwortet werden als per E-Mail eingegangene Bewerbungsunterlagen oder Unterlagen, die den Arbeitgeber auf dem Postweg erreichen.
Durch diese Unterteilung im Bewerberpool lassen sich später etwaige Initiativbewerbungen mit nur wenigen Klicks schnell identifizieren, die nicht aufgrund einer Stellenausschreibung im Unternehmen angekommen sind.
Noch interessanter und vor allem ein riesiger Zeitgewinn für jeden Arbeitgeber ist jedoch die Option, dass eine Standard-Stellenausschreibung in der E-Recruiting-Software vom Arbeitgeber angelegt werden kann.
Je nach Art der verwendeten Softwarelösung kann dabei selbst die Corporate Identity berücksichtigt werden, was für Arbeitgeber vor allem im Fall von digitalen Stellenausschreibungen besonders wichtig ist.
Eine neue Stellenausschreibung lässt sich aber innerhalb der Software auch als Sammelbehälter für besonders interessante Kandidaten verwenden. Auch hier ist es möglich, eine eigene Benachrichtigung einzustellen, welche dann automatisch an alle Bewerber in der Gruppe gesendet werden kann.
Dies kann für Arbeitgeber sinnvoll sein, um zum Beispiel die Einwilligung gemäß DSGVO einzuholen, die Bewerberdaten für die Zukunft aufbewahren zu können.
Kategorisieren und sortieren Sie Ihre Kandidaten im Bewerberpool
Mit nur einem Klick lassen sich die einzelnen Kandidaten beliebig in der Software verschieben und sortieren. Geht eine Initiativbewerbung ein, die sich auf keine ausgeschriebene Stelle bezieht, landet diese zunächst unsortiert im vom Arbeitgeber erstellten Bewerberpool.
Über die Funktion „verarbeiten“ lassen sich alle Jobanwärter beliebig sortieren und nach ihren Kompetenzen ablegen. Erst nach der Verarbeitung durch den Arbeitgeber wird dann die voreingestellte Standard-Benachrichtigung an den Bewerber geschickt.
Soll ein Bewerber neu in den Bewerberpool aufgenommen werden, muss dies vorab bewilligt werden. Bei dieser Gelegenheit kann der Arbeitgeber über Belange zur Speicherung der Bewerberdaten hinweisen, auf Besonderheiten im Bewerbermanagement aufmerksam machen oder die Erlaubnis einholen, bei weiteren offenen Stellen im Unternehmen automatisch auf den jeweiligen Kandidaten zukommen zu dürfen. Auch für diesen Fall lässt sich eine Standard-Nachricht hinterlegen.
Im bestehenden Bewerberpool lassen sich alle Kandidaten beliebig für eine Anzeige sortieren. So kann zum Beispiel vom Arbeitgeber nachgeprüft werden, wann der Erstkontakt stattgefunden hat, wann die Bewerbung eingegangen ist, aber auch, ob diese vollständig war.
Weiterhin lassen sich den Bewerbern einzelne Attribute zuweisen. So kann es sinnvoll sein, unsichere Kandidaten in einer eigenen Gruppe zusammenzufassen, Bewerber mit einem hohen Potenzial auf eine Einstellung zu gruppieren oder aber nach in- wie externen Empfehlungen zu ordnen.
Die Möglichkeiten in einem selbst erstellten Bewerberpool sind nahezu grenzenlos und lassen sich individuell an die persönlichen Bedürfnisse eines jeden Arbeitgebers anpassen. Es kann zum Beispiel für den Arbeitgeber ebenso hilfreich sein, besonderen Talenten innerhalb der E-Recruiting-Software direkt eine mögliche Führungsposition zuzuweisen. So bleibt auf einen Blick ersichtlich, wohin es mit welchen Bewerbern in Zukunft gehen kann, ohne dass zu viele Kandidaten für dieselbe Stelle auflaufen.
Wo finde ich passende Kandidaten für meinen Bewerberpool?
Es lassen sich in der Software für Arbeitgeber nicht nur Personen listen, welche sich aktiv auf eine freie Stelle beworben haben. Aus dem Unternehmen ausgeschiedene Mitarbeiter lassen sich in einem selbst erstellten Bewerberpool ebenso erfassen wie Praktikanten oder Werkstudenten und andere Aushilfskräfte. Rehiring hat viele Vorteile und kann Ihnen z. B. Zeit und Kosten bei der Einarbeitung sparen.
Grundvoraussetzung ist dabei immer, dass die Einwilligung zur Aufbewahrung und Verarbeitung der persönlichen Daten nicht mit Austritt aus dem Unternehmen widerrufen worden ist.
Bleiben Studenten zum Beispiel im eigenen Bewerberpool bestehen, obwohl das Praktikum bereits abgeschlossen ist, kann der Arbeitgeber nach einigen Jahren auf ein großes Potenzial an jungen und gut ausgebildeten Fachkräften zurückgreifen, die obendrein über eine gute praktische Erfahrung (nämlich in der eigenen Firma des Arbeitgebers) verfügen!
Das Einverständnis des Bewerbers vorausgesetzt, sollten ausschließlich diejenigen Kandidaten im eigenen Bewerberpool aufbewahrt werden, die ein Potenzial für die Weiterentwicklung der unternehmerischen Tätigkeiten, zum Beispiel im Fall einer Expansion sein können.
Alle Kandidaten, die nicht über die nötige Qualifikation oder eine gewisse persönliche Eignung verfügen, um im eigenen Unternehmen angestellt zu werden, sollten den selbst erstellten Bewerberpool nicht unnötig belasten.
In einer eigenen Gruppe lassen sich besser alle Kontakte erfassen, die sich auf einem Seminar, auf einem Messeauftritt oder einer anderen Firmenveranstaltung ergeben haben. Auch diese lassen sich wie oben beschrieben ganz leicht vom Arbeitgeber kategorisieren.
Warum brauchen Sie einen Bewerberpool? Das sind die Vorteile
Ein unternehmenseigener Talentpool bringt viele Vorteile mit sich. Damit stellen Sie eine schnellere Einstellung von qualitativ hochwertigen und vielfältigen Talenten sicher.
Sie können geeignete Talente in Ihre Datenbank aufnehmen und mit ihnen in Kontakt treten, auch wenn derzeit keine Stelle frei ist. Wenn also eine Position frei wird, haben Sie sofort gute Kandidaten zur Hand.
Hier sind fünf wichtige Gründe, warum Sie einen Talentpool in Ihre Recruiting-Strategie aufnehmen sollten:
1. Live-Datenbank mit qualifizierten Bewerbern
Es ist wichtig, den Wert von „Live“-Talentpools zu betonen. Da sie „live“ sind, sind die Profile der Bewerber mit ihren Fähigkeiten, ihrer Verfügbarkeit und ihrer Erfahrung auf dem neuesten Stand. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern reduziert auch den manuellen Verwaltungsaufwand, so dass Sie sich auf andere Aspekte Ihrer Aufgabe konzentrieren können.
2. Bessere Candidate Experience
Mit einem Bewerberpool verbessert sich die Erfahrung der Bewerber, da diese nicht mehr abgelehnt werden müssen. Teilen Sie den Kandidaten mit, dass Sie sie in den Talentpool mit aufnehmen, anstatt sie auf der Grundlage eines bestimmten Stellenangebots abzulehnen.
So stellen Sie sicher, dass Bewerber wissen, dass Sie nicht sagen: „Sie sind nicht der Richtige für unser Unternehmen“, sondern vielmehr: „Sie sind nicht die beste Besetzung für diese Stelle, zu diesem Zeitpunkt.„
Auch die Kontaktaufnahme mit einem Bewerber, nachdem Sie ihm versprochen haben, seine Daten in den Akten zu speichern, kann sehr motivierend sein und sich positiv auf seine Wahrnehmung Ihrer Marke als Arbeitgeber auswirken.
3. Verbesserte Vielfalt und Integration
Ein Bewerberpool fördert die Vielfalt in der Belegschaft, da sich hier viele unterschiedliche Profile sammeln und Sie jeden ansprechen können, unabhängig von Geschlecht, Rasse und anderen Gruppen.
Im Gegensatz zur traditionellen Methode, bei der sich jemand für eine bestimmte Stelle mit bestimmten Kriterien bewirbt, wird bei der Besetzung einer Stelle mithilfe des Talentpools die Berücksichtigung eines größeren Anteils an unterschiedlichen Bewerbern ermöglicht.
4. Kürzere Einstellungszeit
Mit einem gut verwalteten Talentpool können Sie bei jeder Neueinstellung sofort loslegen. Verlassen Sie sich nicht mehr nur auf den traditionellen Ansatz, sich durch Bewerbungen zu arbeiten, um geeignete Kandidaten zu finden, sondern finden Sie die richtigen Talente in Ihrem Talentpool und sprechen Sie sie direkt an.
Mit einem Talentpool können Sie nicht nur die Zahl der abgelehnten Bewerber verringern, sondern auch die Zeit bis zur Einstellung verkürzen, da Sie weniger Bewerber prüfen und ansprechen müssen.
5. Geringere Kosten pro Einstellung
Die proaktive Einstellung senkt die Kosten pro Einstellung, da Sie direkten Zugang zu einem Pool von willigen und interessierten Bewerbern haben. Anstatt also Geld in Anzeigen und andere Einstellungsmarketingmaßnahmen zu stecken und darauf zu warten, dass die Bewerber zu Ihnen kommen, können Sie diese direkt ansprechen.
Wenn Sie den Einstellungsprozess mit Bewerbern beginnen, von denen Sie wissen, dass sie über die gesuchten Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sich der Kandidat als Fehleinstellung entpuppt und Sie die Kosten dafür tragen müssen.
Fazit: Ein Talentpool lohnt sich!
Talentpools ermöglichen es Recruitern, proaktiv mit engagierten Bewerbern in Kontakt zu treten. Da die Einstellung von externen Mitarbeitern nach wie vor eine Herausforderung für viele Einstellungsteams darstellt, ist alles, was den Kontakt zu großartigen Talenten unterstützt, von unschätzbarem Wert.
Damit das Anlegen eines Bewerberpools ein Erfolg wird, müssen Unternehmen kontinuierlich drei einfache Schritte befolgen:
1. Aktualisieren – die kontinuierliche Aktualisierung der Datenbank mit potenziellen Bewerbern ist entscheidend für die Schaffung einer möglichst breiten Palette von Talentoptionen für Personalverantwortliche.
2. Pflegen – wenn Sie einfach nur neue Personen in die Datenbank aufnehmen, wird diese wahrscheinlich schnell irrelevant und veraltet sein. Es ist wichtig, Ihren Talentpool als eine sich ständig weiterentwickelnde Informationsquelle zu betrachten und sicherzustellen, dass er „live“ und auf dem neuesten Stand ist.
3. Nutzen – es mag offensichtlich klingen, aber ein Talentpool bringt nur dann einen Mehrwert, wenn er auch genutzt wird! Gestalten Sie Ihren Talentpool so, dass er einfach zu nutzen und zu aktualisieren ist, und schaffen Sie einen Prozess, an den sich alle für Einstellungen in Ihrem Unternehmen Verantwortlichen halten können.
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- Kategorie: Personalmanagement, Recruiting
- 14. September 2022
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