Wie funktioniert die digitale Kollaboration?

In fast allen Abteilungen in Unternehmen ist die digitale Kollaboration von besonderer Bedeutung. Ein wichtiger Teil sind dabei die Kollaborationstools. So bieten Programme wie Microsoft Teams, Slack und Trello viele Möglichkeiten, die Techniken der modernen Kooperation zu unterstützen. Bedingt durch die Vernetzung der einzelnen Information und die Erbringung dieser über die digitalen Plattformen werden dezentrale Arbeitsteams möglich und der digitale Arbeitsplatz wird realisiert. So können die Mitarbeiter zum Beispiel aus dem Homeoffice oder von unterwegs auf Dienstreisen sehr gut arbeiten.

Einige Tools für die Strukturierung und die Organisation der Teamarbeit bieten sehr gute Lösungen zur Abdeckung der bedeutendsten Anforderungen im Unternehmen. Je nach Geschäftsfeld, Größe, Kommunikationswegen und Umfang kann es zu multilateralen Anforderungen kommen. Ehe die Entscheidung getroffen wird, macht es Sinn, sich verschiedene Fragen zu stellen.

Diese sind solche, wofür das Tool benutzt wird und welche Tätigkeiten bei der Arbeit im Vordergrund stehen. Dies sind die Kommunikation, die Verteilung der Aufgaben und die Bearbeitung verschiedener Dokumente. Auch die Frage nach den Daten und Anforderungen sowie die Fragen nach einer eigenen Organisation und die Verwaltung der Geschäftsbereiche sind von enormer Bedeutung.

Die Vorteile der digitalen Kollaboration

Die Produktivität wird durch die digitale Kollaboration erhöht, da die Tools Prozesse digital abbilden können. So können normale Aufgaben automatisch erledigt werden und die Anfälligkeit auf Fehler kann verringert werden.

Die Bindung der Mitarbeiter steigt, da neue Modelle zur Arbeitszeit wie Homeoffice möglich werden und die Mitarbeiter auf diese Weise orts- und zeitunabhängig arbeiten können. So wird die Transparenz des Flusses der Kommunikation sowie der Informationsverteilung in den Unternehmen erhöht. Zugleich erfolgt der Austausch der Informationen weniger oft über einen Appell, sondern er wird genau dokumentiert. Gleichzeitig werden die Informationen an einem zentralen Ort abgespeichert und miteinander verbunden. Auf diese Weise werden die Aufgaben digital aufgezeichnet, mit wichtigen Dokumenten angereichert und danach an den zuständigen Projektmitarbeiter verteilt.

Die Zusammenarbeit mit Kunden und Dienstleistern wird durch die digitale Kollaboration sehr erleichtert. War es einst zeitintensiv und anstrengend, externe Beteiligte des Projektes auf dem Laufenden zu halten und zusammen an denselben Dateien zu arbeiten, ist es heutzutage einfacher in den Kollaborationstools auch externe Mitarbeiter anzufügen. So wird das Verschicken der Dateien sowie die Zuweisung von Aufgaben einfach. Außerdem werden die externen Mitarbeiter zu vollwertigen Mitgliedern des Teams.

Zugleich wird der E-Mail-Verkehr erheblich reduziert, denn durch kurze Kommunikationswege wie die Video-Telefonie oder den Chat werden die meisten E-Mails überflüssig. Die Verlinkungen zu den wichtigen Dokumenten sorgen für ein überschaubares Arbeiten. Ferner wird die Sicherheit in Krisen erhöht. Wenn das Unternehmen nicht an einen physischen Standort verschrieben ist, dann kann die Arbeit von überall aus einfach und schnell erledigt werden. Auf diese Weise sorgen die Unternehmen für Situationen wie der Corona-Krise vor und garantieren, dass die Arbeit davon nicht betroffen ist.

Die Nutzung von Tools für die digitale Kollaboration

Die Kollaborationstools erleben derzeit durch die Corona-Krise einen echten Boom. Da viele größere Unternehmen bereits vor der Pandemie diese Tools für eine gute Teamarbeit verwendeten, zogen jetzt auch viele Mittelständler sowie kleine Unternehmen nach.

Diese Tools für die digitale Kollaboration haben eine hauptsächliche Aufgabe: sie müssen die Kooperation innerhalb des Teams bzw. zwischen den Mitarbeitern in einem Unternehmen optimieren. Dies beginnt vor allem bei der Verständigung. Statt sich in langen und ausführlichen Meetings zu treffen oder 100 E-Mails zu verschicken, wird zum Beispiel einfach und schnell über den Chat kommuniziert. Zudem findet eine Zusammenarbeit stets in Koinzidenz statt – zum Beispiel, indem verschiedene Kollegen zugleich an ein und demselben Dokument oder an einem Vortrag arbeiten können.

Das Kollaborationstool, das als bedeutendste oder einzige Software die unterschiedlichen Bedürfnisse des Arbeitsteams abdecken soll, muss mehrere wichtige Funktionen aufweisen. Zuviel Komplexion kann jedoch die Einarbeitung und den bestehenden den Workflow erfolglos verzögern. Bestenfalls liefert ein solches Tool in erster Linie die Features, welche die Mitarbeiter wirklich nutzen möchten.

Derartige Tools bieten hierbei viele Möglichkeiten, solche Prozesse, in welchen es auf die Kooperation mehrerer Mitarbeiter und Abteilungen ankommt, zu optimieren sowie zu beschleunigen. So ist der Nutzen auf jeden Fall vorhanden. Vor allem durch die Corona-Krise und die hiermit verbundenen Veränderungen in der Arbeitskultur erlebt eine solche Software in dieser Zeit einen wahren Boom. Erschaffen aus der Notwendigkeit, Chancen der effektiven Kooperation zu schaffen, ohne eine körperliche Anwesenheit zu garantieren, nutzen jetzt viele Unternehmen solche Kollaborationstools.

Größere Hersteller wie zum Beispiel Microsoft unterstützten eine solche Entwicklung natürlich von Anfang an und so stellte das Unternehmen das Microsoft Teams kostenfrei zur Verfügung. Dennoch drohen hier einige Schwierigkeiten. Experten für den Bereich der IT-Sicherheit nehmen bedacht zur Kenntnis, dass sich vor allem kleinere Unternehmen aus Gründen der Kosten für preisgünstige oder sogar Gratis-Lösungen entscheiden. Nur ist es hierbei nicht unbedingt gut um die Gesichtspunkte Datenschutz und Sicherheit bestellt.

Viele Unternehmen fragen sich, ob die Kollaborationstools sicher sind. Die Wahl an solchen Tools für eine effektive Zusammenarbeit ist besonders groß und es werben die Anbieter vor allem mit den vielen Vorteilen. Trotzdem kann das Unternehmen dieses günstige Schnäppchen dennoch sehr viel Geld kosten, wenn den Auswirkungen auf die Sicherheit der IT zu wenig Beachtung oder gar keine Beachtung geschenkt wird.

Die digitalen Kollaborationstools lassen sich generell in drei Gruppen einteilen. Dies sind Kommunikations-, Teamorganisationstools sowie solche zum Teilen der einzelnen Dateien. Durch die Kommunikationstools können die Mitarbeiter Abstimmungen innerhalb der eigenen Arbeitsgruppe oder unterschiedlicher Teams sowie mit Geschäftspartnern oder Kunden durchführen und organisieren.

Die Tools zur Teamorganisation helfen dabei, Aufgaben in kleinen Schritten zu verteilen und die einzelnen Phasen der Projekte zu überschauen. Dagegen können die Mitarbeiter mit den Tools zum Teilen der Dateien verschiedene Dokumente austauschen und zusammen an den Inhalten arbeiten. Die Nutzung eines Tools innerhalb einer Gruppe hilft den Kollegen somit bei der Planung, Kommunikation, Organisation und beim Tauschen von Dateien und Informationen.

Die digitale Kollaboration als Grundlage für neue Geschäftsmodelle

Der generelle Trend einer digitalen Transformation stellt die meisten Unternehmen vor jene Herausforderung, ihre bestehenden Geschäftsprozesse neu zu überdenken oder im Erwerbskampf den Anschluss nicht zu verlieren. Hiervon betroffen sind vor allem Dienstleister, Industriebetriebe und sämtliche Branchen, in welchen es darauf ankommt, die Anliegen der Kunden verstehen zu können und die erforderlichen Lösungen preisgünstig und schneller auf dem Markt zu platzieren als die Konkurrenz.

Wenn auch in einigen Ländern noch gesetzmäßige Hürden den Anbieter Uber zurückhalten, wird der in schon 514 Städten auf der Welt tätige Vermittler von Fahrten auf lange Sicht gesehen schwer zu stoppen sein. Im B2B-Bereich gibt es noch weitere Beispiele, welche auf einer neuen Art der Innovation fundieren. Diese Aspekte weisen Gemeinsamkeiten auf. Hierin wird das Bedürfnis der Endkunden in das Zentrum gerückt und es werden durch die Chancen der Digitalisierung und durch die Sammlung, Verwertung und Vernetzung der Daten ganz neue Dienstleistungen erschaffen.

In den meisten Branchen ist für eine Realisierung dieser Angebote die Zusammenarbeit mehrerer Unternehmen nötig, was in Echtzeit erfolgen muss. Hierfür müssen die Dokumente und die Daten mobil zur Verfügung stehen und es müssen persönliche Rechte zum Zugriff vergeben werden. Workflows für die Verarbeitung der Informationen müssen digitalisiert, automatisiert und normiert werden.

Für eine solche agile Kollaborationsanwendung, welche hohe Kosten spart, zugleich die Produktivität erhöht und die Grundlage für neue Geschäftsmodelle schafft, werden in aller Regel Cloud-Lösungen verwendet. Bedeutende Kriterien für die Wahl eines qualitativ hochwertigen Anbieters von Cloud-Lösungen sind hohe zertifizierte Compliance- und Sicherheitsstandards, langjährig bekannte Cloud-Lösung und die Möglichkeit für die Anpassung durch den Kunden, sowie ein sehr schneller, qualifizierter und persönlicher Support.

Die Prozesse müssen rechtskonform kontrolliert und automatisiert werden. Eine große Zahl von Unternehmen investiert derzeit in viele digitale Transformation. Gemäß einer aktuellen Studie des IDC mit Wachstumsraten von über 16 Prozent bis in das Jahr 2019. Allerdings muss bei der Umsetzung dieser Projekte in den meisten Unternehmen auf die Einhaltung von Vorschriften und Zertifikaten Rücksicht genommen werden.

Was seinerseits oft wie ein Hindernis klingt, klärt sich andererseits als große Chance auf. Wenn die für die Einhaltung von Richtlinien oder die Zertifizierung nötigen Prozesse in eine Cloud-Lösung eingebunden werden, erspart dies sehr hohe Kosten, steigert die Qualität der Kontrollmechanismen der zu dokumentierenden Prozesse und erhöht die Produktivität.

Verschiedene Cloud-Lösungen in Europa sind für diesen Zweck als revisionssicher zertifiziert. Dies erfolgt nach dem Standard IDW PS 880. Die automatische Versionierung der Dokumente, Daten und ganzer Prozessstände ermöglicht die Erledigung der Compliance-Richtlinien wie beispielsweise der ISO 9001 für Qualitätsmanagement.

Wenn die Cloud-Lösung außerdem digitale Signaturanteile, Funktionen und eine Authentifizierung wie zum Beispiel Auditing anbietet, dann können auch die harten GxP-Richtlinien für Pharmaunternehmen oder in der Medizintechnik sicher erfüllt werden. Wenn eine Cloud-Lösung schon nach EU GxP Annex 11 zertifiziert wurde – wie zum Beispiel die Fabasoft Cloud –, erspart sich das Unternehmen in diesem geregelten Umfeld Geld und viel Zeit für die Validierung des auf dieser Cloud-Lösung basierenden elektronischen Systems.

Die Cloud kann auch die Grundlage für eine neue Einnahmequelle sein. Gemäß den Angaben des IDC fließen mehr als 40 Prozent der IT-Budgets bis Ende des Jahres 2020 in die Projekte rund um das Thema digitale Transformation ein. Einer der Kernpunkte ist für viele Unternehmen die Erhöhung der Leistungsfähigkeit sowie die Senkung der Kosten.

Doch hiermit laufen viele Unternehmen in die Gefahr, sich lediglich innerhalb der traditionellen Modelle im Geschäft zu bewegen. Neue Chancen auf dem Markt tun sich nur dann auf, wenn diese nicht darauf fokussiert sind, wie sie durch die Verwendung der Cloud-Lösung Geld einsparen können, sondern sich auf der Grundlage auf dem Bedürfnis der Kunden überlegen, wie durch die Cloud-Lösungen neuartige Leistungen angeboten werden und hiermit Geld verdient werden kann.

Innovative Leistungen zu entwickeln, welche auf der Digitalisierung basieren, ist eine wichtige Angelegenheit. Die hierfür notwendigen Daten müssen gesammelt und mit Attributen zu wichtigen Informationen geformt werden. Die höchste Stufe aber ist, mit dem Branchenwissen, Erfahrung aus dem Unternehmen und den Standards jene Informationen zu Wissen zu erstellen.

Mit der Kollaborationsanwendung, welche auf einer Cloud-Lösung basiert, wird ein solches Wissen verschiedener Unternehmen kontrolliert und sicher zur Verfügung gestellt. Somit werden die Dokumente synchronisiert, geteilt sowie bearbeitet. Zugleich laufen die Workflows automatisiert und sehr gut nachvollziehbar ab, wie zum Beispiel die Freigabe der Dokumente. Die Partnerunternehmen tragen auf diese Weise zur Zunahme des eigenen Wissens bei.

Fördern Sie die digitale Kollaboration auch in Ihrem Unternehmen? Welche Kollaborationstools verwenden Sie? Wir würden uns sehr über Ihren Kommentar freuen.

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