Zeiterfassung am Arbeitsplatz: Was dürfen Arbeitgeber, was nicht?

Die Jahre 2018 und 2019 haben wegweisende Entscheidungen zutage gebracht, die die Arbeitswelt für die Zukunft verändert haben. Im Mai 2018 trat in der Europäischen Union zunächst die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Sie hat den Umgang mit personenbezogenen Daten grundlegend verändert. Rund zwölf Monate später fällte der Europäische Gerichtshof (EuGH) das Urteil, das innerhalb der EU künftig allen Arbeitgebern vorschreibt, flächendeckend Systeme zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.

Die Ära der Vertrauensarbeitszeiten ist damit auf absehbare Zeit beendet. Die Mitgliedsstaaten der EU müssen das EuGH-Urteil zuvor aber noch in nationale Gesetze gießen.

Sie wollen wissen, was derzeit bei der Zeiterfassung erlaubt ist? Dann werfen Sie einen Blick in diesen Beitrag.

Systeme zur Zeiterfassung müssen DSGVO konform sein

Die Arbeitszeiten gelten als personenbezogene Daten. Schließlich ist es möglich, anhand der Uhrzeiten Personen eindeutig zu identifizieren. Damit die eingesetzten Systeme zur Arbeitszeiterfassung zulässig sind, müssen sie DSGVO konform sein. Die Daten müssen gemäß dem geltenden Recht mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

So ist es sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zu späteren Zeitpunkten möglich, einen Nachweis über die geleisteten Stunden zu erbringen. Damit die Datenerfassung den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung entspricht, müssen unter anderem die folgenden Faktoren erfüllt werden:

Es ist erforderlich, die Daten zweckgebunden einzusetzen. Sie dürfen ausschließlich für die Bereiche genutzt werden, für die sie erhoben werden.
Bei der Arbeitszeiterfassung dürfen nur so viele Daten erhoben werden, wie zur Verarbeitung erforderlich ist.
Die erhobenen Daten müssen sowohl sachlich als auch inhaltlich korrekt sein.
Personenbezogene Daten dürfen nur dann erhoben werden, wenn die Personen dazu eingewilligt haben.
Bei der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung der Daten ist deren Schutz zu gewährleisten.

Welche Möglichkeiten haben Arbeitgeber bei der Zeiterfassung?

Nicht selten findet man heute noch einfache Excel-Dateien in Unternehmen, in denen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter festgehalten werden. Diese sind zwar auf internen Datenträgern gespeichert, auf die nur die Mitarbeiter Zugriff haben. Doch in den Listen sind sämtliche Arbeitszeiten ganzer Abteilungen oder der Firma einzusehen. Ein expliziter Schutz der personenbezogenen Daten ist nicht gewährleistet.

Deswegen haben sich Softwarelösungen zur Arbeitszeiterfassung etabliert. Im Vergleich zu klassischen Stempeluhren bieten sie den Vorteil, dass sie auch mobil am Laptop oder am Smartphone bedient werden können. Für die Mitarbeiter ist keine physische Präsenz im Unternehmen erforderlich.

Arbeitgeber, die Softwares einsetzen, haben im Wesentlichen zwei Möglichkeiten. Entweder sie kaufen die entsprechenden Lizenzen für die Anwendungen und richten diese selbst ein. Oder sie nutzen die Programme als sogenannte “Software as a Service”.

In diesem Fall tritt der Entwickler oder ein anderes Unternehmen als Dienstleister auf. Das hat den Vorteil, dass der Arbeitgeber nicht sicherstellen muss, dass die Zeiterfassung DSGVO konform ist. Das ist hier die Aufgabe des Dienstleisters.

Zeiterfassung mit GPS-Daten: Das muss beachtet werden

Gerade für Mitarbeiter im Außendienst ist es sinnvoll, die Arbeitszeiten mit GPS-Daten zu erfassen. Dabei bestehen nämlich Anknüpfungspunkte, mit denen es möglich ist, das Projektmanagement und Abrechnungen effizienter zu gestalten. So können Unternehmen minutengenau erfassen, wie lange Mitarbeiter für einen Kunden oder Auftraggeber tätig sind.

Vor allem bei GPS-Daten kommt der oben aufgeführte Grundsatz der Datensparsamkeit zum Tragen. Denn Arbeitgebern ist es nicht gestattet, die Positionsdaten permanent zu erfassen. Das käme einer Überwachung der Mitarbeiter gleich. Die Daten ließen unter anderem eine unrechtmäßige Überprüfung des Fahrstils zu.

Damit die Arbeitszeiterfassung mit den Datenschutzbestimmungen in Einklang zu bringen ist, kommt es vor allem darauf an, dass der Mitarbeiter die Aktivierung des Systems selbst in der Hand hat. Er muss sich also virtuell ein- und ausstempeln. Dies erfolgt über eine entsprechende App für das Smartphone oder das Tablet.

Auch hier gelten die oben genannten Bestimmungen: Implementiert ein Arbeitgeber das System selbst, trägt er die Verantwortung für den Datenschutz. Bezieht er die Software von einem Dienstleister, muss dieser die Sicherheit der Daten gewährleisten.

Methoden zur Zeiterfassung müssen mit Mitarbeitern abgestimmt sein

Wenn es um die Arbeitszeiterfassung geht, kommen einigen Arbeitnehmer sicherlich auch einige unkonventionelle Methoden in den Kopf, wie sie von ihren Arbeitgebern kontrolliert werden könnten. Der eine befürchtet möglicherweise, dass seine Eingaben in den Computer protokolliert werden. Andere könnten vermuten, dass ihre Telefone abgehört werden.

Zum Glück ist keine der genannten Methoden zur Zeiterfassung DSGVO konform! Sie dürfen also nicht eingesetzt werden.

Gleiches gilt für die Überwachung der Mitarbeiter mit einer Videokamera. Nur in öffentlichen Bereichen dürfen Videoaufzeichnungen angefertigt werden, wenn mit Hinweisschildern sicher darauf hingewiesen wird. Dabei ist es nicht gestattet, ebenfalls den Ton aufzunehmen.

Grundsätzlich können Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung ein System verwenden, bei dem sich die Mitarbeiter mit ihren Fingerabdrücken an- und abmelden. Das muss allerdings im Einvernehmen der Mitarbeiter passieren. Haben diese Vorbehalte und weigern sich, diese Art der personenbezogenen Daten preiszugeben, können sie nicht dazu gezwungen werden.

Der Arbeitgeber muss dann eine andere Form der Authentifizierung anbieten. Vertritt ein Betriebsrat in einem Unternehmen die Interessen der Mitarbeiter, so hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung.

Fazit: Kennen Sie die Grenzen Ihrer Kompetenzen

Im Zeitalter der Datenschutz-Grundverordnung haben sich die Befugnisse zur Erfassung von personenbezogenen Daten deutlich geändert. Das gilt für das private ebenso wie für das betriebliche Umfeld.

Der Datenschutz hat ein deutlich größeres Gewicht bekommen, was die Position der Mitarbeiter bei der Arbeitszeiterfassung zunehmend schützt. Der Spielraum für Arbeitgeber ist deutlich definiert.

Es gibt inzwischen hilfreiche Software- und App-Lösungen, mit denen sich Arbeitszeiten DSGVO konform erfassen lassen. Sie als Arbeitgeber sollten sehr genau darauf achten, dass Sie Ihre Kompetenzen nicht überschreiten.

Dabei haben Sie die Wahl: Entweder richten Sie die Software selbst ein oder Sie beauftragen einen Dienstleister damit. Je nach Verantwortung verschiebt sich dann auch die Zuständigkeit bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Es obliegt jedem Unternehmer, selbst zu entscheiden, ob er die Aufgabe wahrnimmt oder sie lieber in die Hände eines Fremden legt. Bei zertifizierten Drittanbietern sind die Daten sicher. Hier ist nicht zu befürchten, dass falsch mit ihnen umgegangen wird.

Wie regeln Sie in Ihrem Unternehmen die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter? Wir freuen uns über Ihre Erfahrungen in den Kommentaren.

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