Die Rechte des Arbeitnehmers an seiner Personalakte

15.10.2009

"Das kommt in die Personalakte!", ist - mal als Drohung, mal als Scherz - ein gerne gepflegter Spruch anlässlich vermeintlicher oder echter Ausrutscher eines Arbeitnehmers. Doch was darf wirklich hinein, was muss wieder raus und welche Rechtsbeziehung hat ein Arbeitnehmer zu seiner Personalakte?

Wie sieht sie aus und was gehört dazu?
"Personalakte" im arbeitsrechtlichen Sinne sind alle Urkunden und Vorgänge eines Arbeitgebers, die persönliche und dienstliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Dabei ist es unerheblich, ob es nur eine einzige Personalakte oder aber Haupt- und Nebenakten gibt. Ebenfalls ist es ohne Bedeutung, ob die Personalakte in Papierform und/oder computergestützt als Personalinformationssystem geführt wird.

Einsichtsrecht
- Arbeitnehmer haben das Recht auf Einsicht in die sie betreffende Personalakte.
- Für die Einsicht braucht kein konkreter Anlass zu bestehen.
- Der Arbeitnehmer kann auch Abschriften aus seiner Personalakte erstellen oder (gegen Entgelt) Kopien hieraus anfertigen.

Allerdings hat der Arbeitgeber das Recht, dass die Einsichtnahme nur in seiner eigenen Gegenwart oder in Anwesenheit einer von ihm beauftragen Person (z.B. aus der Personalabteilung) erfolgt.

Arbeitnehmer haben zudem die Möglichkeit, bei der Einsichtnahme zur Unterstützung ein Mitglied eines etwaig bestehenden Betriebsrates hinzuziehen (§ 83 Abs.1 BetrVG). Das betroffene Betriebsratsmitglied unterliegt insoweit einer besonderen Verschwiegenheitsverpflichtung.

Schutz vor Einsichtnahme durch Dritte
Der Arbeitgeber hat die Personalakte vor dem Zugriff und der Einsichtnahme durch Dritte zu schützen. Dies gilt insbesondere für Angaben über den Gesundheitszustand des Arbeitnehmers.

Beispiel zum Datenschutzanspruch
Zum Thema Datenschutz hatte das BAG über den folgenden Fall zu entscheiden (BAG, Urteil v. 12.9.2006, 9 AZR 271/06):

Ein Arbeitnehmer war alkoholkrank. Hierüber gab es zwischen ihm und dem Arbeitgeber einen Schriftwechsel, der Bestandteil der Personalakte war.
Der Arbeitnehmer verlangte nun, dass dieser Schriftverkehr aus der Akte entfernt bzw. zumindest dort in einem gesonderten verschlossenen Umschlag aufbewahrt wird. Das BAG folgte insoweit dem zweiten Antrag des Arbeitnehmers.

Heikles dezent verwahren
Ein Arbeitgeber darf diesbezüglichen Schriftverkehr grundsätzlich in der Personalakte aufbewahren, da die entsprechenden Fakten u.a. für eine etwaige krankheitsbedingte Kündigung des Arbeitsverhältnisses zukünftig von Bedeutung sein könnten.

Allerdings unterliegen die Angaben laut BAG einer erhöhten Vertraulichkeit und müssen daher durch einen verschlossenen Umschlag gesondert vor unberechtigter Einsichtnahme geschützt werden.

Unrichtiges raus, Einseitiges berichtigen bzw. kommentieren
Der Arbeitnehmer hat das Recht ein, schriftliche Erklärungen zum Inhalt der Personalakten, insbesondere zu Beurteilungen abzugeben, die auf sein Verlangen den Akten beizufügen sind, und zwar im räumlichen Zusammenhang mit den schriftlichen Vorgängen, zu denen sich der Arbeitnehmer äußert.

Darüber hinaus hat aber das BAG (BAG, Urteil v. 27.11.1985, 5 AZR 101/84) dem Arbeitnehmer einen im Klagewege durchsetzbaren Anspruch auf Entfernung unrichtiger Angaben aus den Personalakten zugebilligt.
Auch die Entfernung einer sachlich nicht gerechtfertigten Abmahnung aus den Personalakten kann der Arbeitnehmer verlangen und notfalls einklagen.

Selbst die Entfernung eines auf einer wahren Sachverhaltsdarstellung beruhenden Schreibens aus der Personalakte kann der Arbeitnehmer verlangen, wenn es für die weitere Beurteilung des Arbeitnehmers überflüssig geworden ist und ihn in seiner beruflichen Entwicklungsmöglichkeit fortwirkend beeinträchtigen kann (BAG, Urteil v. 13.4.1988, 5 AZR 537/86).

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