Überstunden: Wie man sie beitragsrechtlich richtig abrechnet

14.12.2009

Bei Betriebsprüfungen gibt es oft ein böses Erwachen: Überstunden wurden nicht korrekt verbeitragt. Wie lässt sich das vermeiden? Wir haben für Sie die wesentlichen Grundsätze zusammengefasst.

Anlässlich von Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung kommt es bei der Abrechnung von Überstundenvergütungen von Arbeitnehmern in den Betrieben immer wieder zu heftigen Diskussionen. Sehr oft fassen die Mitarbeiter von Lohn- oder Personalbüros bzw. Steuerkanzleien, die von einem Beschäftigten geleisteten Überstunden für mehrere Monate zusammen und rechnen sie beitragsrechtlich als einmaliges Arbeitsentgelt ab. Dies ist jedoch auf keinen Fall zulässig.

Rückrechnung: Monate rückwirkend neu aufrollen
Der Lohn bzw. das Gehalt, welches aufgrund der Ableistung von Überstunden gewährt wird, ist laufendes Arbeitsentgelt. Entscheidend ist, dass die Mehrarbeit in einem bestimmten Monat angefallen ist. Da es sich um laufendes Arbeitsentgelt handelt, müssen die von einem Arbeitnehmer geleisteten Überstunden grundsätzlich in dem Monat ausgezahlt werden, in dem sie angefallen sind. Wird die Mehrarbeitsvergütung nur alle paar Monate ausbezahlt, so müssen die jeweiligen Zeiträume, in denen die Überstunden angefallen sind, nochmals rückwirkend aufgerollt werden. Die Überstunden müssen letztlich immer in dem Monat verbeitragt werden, in dem sie tatsächlich angefallen sind. Eine Abrechnung als einmaliges Arbeitsentgelt ist nicht zulässig.

Stetige Abrechnung im nächsten bzw. übernächsten Monat zulässig
Die Auszahlung von Überstunden sorgt bei den Verantwortlichen in den Lohn- und Personalbüros, aber auch in den Steuerkanzleien, immer wieder für viel Arbeit. Hat ein Beschäftigter beispielsweise ein festes monatliches Gehalt, und leistet er in den einzelnen Monaten unterschiedlich viele Überstunden, so muss jeder Monat doppelt abgerechnet werden. Die Einzugsstellen (gesetzlichen Krankenkassen) und die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung beanstanden die Beitragsabrechnung von Überstunden nicht, wenn diese erst mit dem laufenden Lohn des nächsten bzw. übernächsten Monats überwiesen werden. Allerdings ist darauf zu achten, dass eine solche Beitragsberechnung für angefallene Überstunden nur dann rechtlich zulässig ist, wenn die Mehrarbeitsvergütungen ausnahmslos, d. h. kontinuierlich erst im nächsten bzw. im übernächsten Monat abgerechnet werden.

Keine Zusammenfassung von mehreren Monaten möglich
Betriebe, welche Mehrarbeitsstunden beitragsrechtlich nicht im nächsten bzw. im übernächsten Abrechnungsmonat auswerten, dürfen die Überstunden nicht viertel- oder halbjährlich zusammenfassen. In diesen Fällen müssen die Gehaltsabrechnungen, für die Monate, in denen Überstunden angefallen sind, rückwirkend neu erstellt werden. Dabei muss von den Mitarbeitern der Lohn- bzw. Personalbüros bzw. Steuerkanzleien beachtet werden, dass auch die Lohn- bzw. Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag neu ausgerechnet werden müssen. Die Neuberechnung der Sozialversicherungsbeiträge aufgrund der ausgezahlten Überstundenvergütungen wirkt sich auch auf das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt in der gesetzlichen Krankenversicherung aus. Gleiches gilt bezüglich des bisher erzielten beitragspflichtigen Jahresarbeitsentgelts, das bei der Verbeitragung von Einmalzahlungen eine entscheidende Rolle spielt.

Überstundenvergütungen: Bei Prüfung der JAE-Grenze irrelevant
Vergütungen für Überstunden, d. h. sowohl der hierfür gezahlte Grundlohn als auch ein evtl. Mehrarbeitszuschlag, sind bei der Prüfung des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung nicht zu berücksichtigen. Anders verhält es sich jedoch beispielsweise bei regelmäßig gewährten Bereitschaftsdienstzulagen eines Schichtarbeiters oder bei monatlicher, pauschaler Abgeltung von Mehrarbeitsstunden laut Arbeits- oder Tarifvertrag. Nur in diesen besonderen Fällen sind die Vergütungsbestandteile für Mehrarbeitsstunden bei der Prüfung der Jahresentgeltgrenze zu berücksichtigen.

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