„Ich leite den Vorgang an den zuständigen Sachbearbeiter weiter.“ Dieser Satz erklingt regelmäßig nicht nur in Finanzämtern, Agenturen für Arbeit, Krankenversicherungen und Banken, sondern auch in allen weiteren Unternehmen und Institutionen, bei denen Büroarbeit im Vordergrund steht, wie etwa Anwaltskanzleien. Manchmal werden auch Positionen von Akademikern, die einen bestimmten Sachbereich bearbeiten, als Sachbearbeiter bezeichnet. Bei diesem Wort handelt es sich nicht etwa um eine Berufsbezeichnung: Es umschreibt vielmehr die Funktion des Mitarbeiters, der sowohl auf einen Fachbereich spezialisiert, weisungsgebunden und ohne Führungsverantwortung tätig ist. Außerdem sind die zu bearbeitenden Aufgaben meist Tätigkeiten, die sich in ihrer Art wiederholen.

Infos zum Aufgabengebiet des Sachbearbeiters

Welche Tätigkeiten sind typisch für einen Sachbearbeiter?

  • In seinem beruflichen Alltag hat man es als Bürosachbearbeiter mit der Stammdatenpflege, der Erstellung und Prüfung von Rechnungen, der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit Kunden, Auftraggebern und weiteren Personen und der Erstellung von Angeboten zu tun.
  • Als Sachbearbeiter für Hausverwaltung gehören Heizkostenabrechnungen, die Übergabe von Wohnungen, das Anfertigen von Mietverträgen und die Führung von Mietakten und das Koordinieren von Instandhaltungen zum Berufsalltag.
  • Der Personalsachbearbeiter ist für die Personaladministration zuständig. Wesentlich sind hier die Stammdatenverwaltung sowie die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.
  • Auch in weiteren Bereichen können Sachbearbeiter tätig sein und müssen jeweils entsprechende Kenntnisse mitbringen: Der Auftrags-, Export- oder Vertriebssachbearbeiter,  Buchhaltung Jobs, Controlling, Datenmanagement, Logistik oder Qualitätsmanagement, der kaufmännische Sachbearbeiter,…

Ausbildung: Wie kommt man an eine solche Position?

Da der Begriff „Sachbearbeitung“ zur Bezeichnung sehr unterschiedlicher Tätigkeiten verwendet wird, kommen verschiedenste Berufsausbildungen infrage. Typische Ausbildungen sind beispielsweise Kauffrau für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte.

Eine weitere Möglichkeit, eine Position als Bürosachbearbeiter zu ergattern, ist das Absolvieren eines entsprechenden Fernlehrgangs, der den Berufseinstieg erleichtern kann. Ein solcher Fernlehrgang eignet sich für Personen, die bereits im Büro tätig sind, jedoch eine Position als Sachbearbeiter anstreben.

Soll eine entsprechende Position besetzt werden, so kann es entweder sein, dass ausschließlich Absolventen mit einer genannten Berufsausbildung eingestellt werden. In anderen Fällen haben auch Quereinsteiger, die die erforderlichen Kenntnisse mitbringen, gute Chancen auf eine Anstellung: Wer beispielsweise aufgrund seines Studiums gut mit dem Computer umgehen kann, über sehr gute Deutschkenntnisse verfügt und ausreichend Motivation besitzt, um sich in den jeweiligen Bereich einzuarbeiten, kann beispielsweise als Studienabbrecher oder Absolvent einer fachfremden Berufsausbildung Sachbearbeiter werden.

Ist man im öffentlichen Dienst tätig, so besetzt der Sachbearbeiter meist eine Stelle im mittleren oder gehobenen Dienst.

Sachbearbeiterin in einer Behörde
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Persönlichkeit, Verdienstmöglichkeiten und Aufstiegschancen

Welche Eigenschaften man mitbringen sollte

  • Kommunikationsfähigkeit: Du kennst keine Telefonangst, kannst dich gut ausdrücken, und auch mit deinem persönlichen Auftreten vermagst du zu überzeugen? Das ist wichtig, denn je nach Position musst du viel mit Menschen kommunizieren.
  • Computeraffinität: Am PC oder im Umgang mit weiteren Bürogeräten hast du zwei linke Hände? Dann solltest du lieber einen anderen Beruf ergreifen. Der Papierstau im Drucker oder der abstürzende PC sollten dir nicht so schnell Angst einjagen.
  • Gewissenhaftigkeit: Von einem Sachbearbeiter wird erwartet, dass er seine Aufgaben zuverlässig erledigt. Das bedeutet: Wenn dir ein Fall weniger Spaß macht, dann darf dieser nicht einfach beiseitegelegt werden. Außerdem gibt es bei der Sachbearbeitung bestimmte Regeln zu befolgen.
  • Fremdsprachenkenntnisse: Da man je nach Einsatzbereich auch mit ausländischen Personen kommunizieren muss, die keine Deutschkenntnisse haben, sind zumindest gute Englischkenntnisse wichtig, um solche Situationen meistern zu können.
  • perfekte Umgangsformen: Es wird ein gepflegtes Äußeres erwartet, und der Knigge sollte für Personen in dieser Funktion kein Buch mit sieben Siegeln sein.
  • Organisationstalent: Häufig müssen bestimmte Fristen eingehalten oder Termine vereinbart werden. Damit der Mitarbeiter stets einen guten Überblick behält, ist ein organisatorisches Talent von Vorteil.
  • Hilfsbereitschaft: Insbesondere dann, wenn man bei einer Behörde tätig ist, ist es wichtig, dass man dazu bereit ist, fachlich weniger versierten Bürgern mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Doch auch von einem Sachbearbeiter in einer anderen Einrichtung oder in einem Betrieb werden eine gewisse Freundlichkeit sowie eine zuvorkommende Art erwartet, denn als Sachbearbeiter ist man aufgrund des häufigen Kontakts mit Menschen ein Aushängeschild für den eigenen Arbeitgeber.
  • Teamfähigkeit: Viel Wert wird auch darauf gelegt, dass man Teamgeist mitbringt und gute Resultate in Teamarbeit erzielen kann.

Wieviel man als Sachbearbeiter verdient

Da es, wie erwähnt, zahlreiche unterschiedliche Einsatzbereiche gibt, können an dieser Stelle keine allgemeinen Orientierungswerte zu den Verdienstmöglichkeiten dargestellt werden. Laut Robert Half liegt das Einstiegsgehalt im Bereich Logistik am höchsten, und auch Mitarbeiter mit Berufserfahrung verdienen im Bereich Logistik am besten.

Aufstiegsmöglichkeiten

  • In dieser Position findet man nicht nur Absolventen dualer kaufmännischer Berufsausbildungen, sondern auch Akademiker. Hat man ein Studium absolviert, das inhaltlich etwas mit der jeweiligen Fachrichtung des Jobs zu tun hat, also beispielsweise Betriebswirtschaftslehre oder Sozialwissenschaften, so kann man dank des Studiums bessere Aufstiegschancen haben oder gleich von Beginn an in einer höheren Position tätig sein.
  • Doch ein Studium ist nicht der einzige Weg, um als Sachbearbeiter aufzusteigen: Gezielte Fortbildungen, in denen du dein Fachwissen vertiefst, können dir zu einem Aufstieg zum Abteilungs- oder Projektleiter verhelfen. Beispielsweise kann es dir je nach Bereich weiterhelfen, wenn du eine Ausbildung zum Bürofachwirt absolvierst. Diese dauert in Teilzeit 3-5 Monate (Quelle: Arbeitsagentur).
  • Eine berufliche Selbstständigkeit macht als Sachbearbeiter im Übrigen keinen Sinn, da man in dieser Funktion in der Regel sehr gute Kenntnisse über die Interna des jeweiligen Unternehmens benötigt.

Fazit

Wer sich eine anspruchsvolle Teilzeitstelle wünscht, deren Aufgaben sich dennoch wiederholen, der kann auf interessante Positionen stoßen, wenn er nach Sachbearbeiter-Stellenangeboten sucht. Auch in Vollzeit lässt sich dieser Job gut ausüben. In der Regel hat man einen Nine-to-Five-Job zu erwarten, und aufgrund der zahlreichen Teilzeitmöglichkeiten lässt sich ein solcher Job auch gut mit einer eigenen Familie vereinbaren.

Der Großteil der Tätigkeit besteht im Normalfall in der ‚administrativen Begleitung eines Vorgangs‘, wie bachelorprint.de es so schön formuliert. Das Bild des bequemen Büromenschen trifft jedoch nicht immer zu: Denn auch im Außendienst können Sachbearbeiter eingesetzt werden. Wenn du jedoch unbedingt im Innendienst tätig sein möchtest, dann solltest du dir eine Stelle aussuchen, bei der der du ausschließlich im Büro eingesetzt wirst.

Von einem Sachbearbeiter können unterschiedliche Kenntnisse erwartet werden. Beispielsweise muss der kaufmännische Sachbearbeiter ein Ass in Rechnungswesen sein, während sich der Mitarbeiter bei einem Studentenwerk in einen Bereich einarbeiten muss, der in keiner Berufsausbildung gelehrt wird: die Beratung zukünftiger BAföG-Empfänger.

Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl einer Stelle ist, dass man sich für den jeweiligen Bereich wirklich interessieren sollte und auch von den Anweisungen, die man umzusetzen hat, überzeugt sein muss: Beispielsweise kann ein Job als Sachbearbeiter in der Arbeitsagentur oder in der Ausländerbehörde schwierig werden, wenn man nicht hinter den umzusetzenden Richtlinien steht.

Jobs als Sachbearbeiter


 

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum), z. B. „der Mitarbeiter“. Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung. Die verkürzte Sprachform hat redaktionelle Gründe und ist wertfrei.